E-Mails kontoabhΣngig in Ordner sortieren

Sie verwalten mehrere E-Mail-Konten fⁿr geschΣftliche und private Mailadressen und m÷chten sicherstellen, dass die von unterschiedlichen Konten empfangenen Nachrichten nicht durcheinander geraten. Aus diesem Grund soll Outlook die Mails am besten automatisch in unterschiedliche Ordner ablegen.

Diese Aufgabe k÷nnen Sie unter Outlook XP mit dem Regel-Assistenten l÷sen, den Sie ⁿber ╗Extras | Regel-Assistent½ starten. Um eine neue Regel zu definieren, klicken Sie im Regel-Assistenten auf ╗Neu½. WΣhlen Sie im folgenden Dialog die Option ╗Regel ohne Vorlage erstellen½ aus und markieren Sie im Feld direkt unter dieser Option den Eintrag ╗Nachricht bei Ankunft prⁿfen½. So verwendet Outlook diese neue Regel bei allen eingehenden E-Mails. Klicken Sie auf ╗Weiter½.
Jetzt k÷nnen Sie eine oder mehrere Bedingungen auswΣhlen, die eine E-Mail erfⁿllen muss. Setzen Sie in die KontrollkΣstchen vor den gewⁿnschten Bedingungen einen Haken. Im beschriebenen Fall setzen Sie einen Haken vor die Bedingung ╗ⁿber Konto Kontoname½. Sie k÷nnen dabei beobachten, wie sich die Regel Schritt fⁿr Schritt im Feld ╗Regelbeschreibung½ zusammensetzt. Bei dem soeben hinzugekommenen Teil ╗ⁿber Konto Kontoname½ nutzt Outlook zur Darstellung des Begriffs ╗Kontoname½ einen Link. Klicken Sie auf diesen Link, um im Dialog ╗Konto½ das Mailkonto auszuwΣhlen, dessen eingehende Nachrichten Sie mit dieser Regel bearbeiten m÷chten. BestΣtigen Sie Ihre Wahl mit ╗OK½ und klicken Sie auf ╗Weiter½.
Auf der nΣchsten Seite legen Sie fest, welche Aktion Outlook durchfⁿhren soll, falls die soeben definierte Bedingung auf eine eingehende E-Mail zutrifft. Setzen Sie im Beispiel einen Haken vor die Aktion ╗diese in den Ordner Zielordner verschieben½ und wΣhlen Sie im Feld ╗Regelbeschreibung½ ⁿber den Link ╗Zielordner½ den Ordner aus. Auf der dritten Seite des Assistenten k÷nnen Sie bestimmen, ob es Ausnahmen von der soeben definierten Regel geben soll. Die Angabe der Ausnahme funktioniert analog zu der Definition der Bedingung und der Aktion. Klicken Sie danach auf ╗Weiter½, um der Regel auf der letzten Seite des Assistenten einen sinnvollen Namen zu geben und mit ╗Fertig stellen½ endgⁿltig anzulegen.
Schlie▀en Sie den Regel-Assistenten mit ╗OK½. Vergewissern Sie sich zuvor, ob die soeben angelegte Regel im Listenfeld ╗Regel in dieser Reihenfolge ausfⁿhren½ mit einem Haken gekennzeichnet ist; anderenfalls ignoriert Outlook die Regel. Die Ausfⁿhrungsreihenfolge k÷nnen Sie beeinflussen, indem Sie eine Regel markieren und mit Hilfe der SchaltflΣchen ╗Nach oben½ und ╗Nach unten½ verschieben. In Zukunft kopiert Outlook automatisch alle E-Mails, die ⁿber das in der Regel angegebene Mailkonto eintreffen, in den ebenfalls in der Regel definierten Ordner.