Alle D-Mark-BetrΣge einer Tabelle in Euro umrechnen

Mit Access verwalten Sie in einer Tabelle bereits mehrere Hundert DatensΣtze, die Felder mit BetrΣgen in D-Mark enthalten. Nun kommt zum 1. Januar 2002 der Euro, und Sie m÷chten die vorhandenen DEM-Werte m÷glichst schnell und einfach umrechnen.

Um eine Methode fⁿr die Euro-Umstellung zu beschreiben, bedient sich der folgende Tipp eines kleinen Beispiels. Sie haben in Access eine Tabelle namens ╗EuroUmrechnung½ definiert, die ein Feld namens ╗Betrag½ enthΣlt. Das Feld ╗Betrag½ hat den Datentyp ╗WΣhrung½ mit dem gleichnamigen Format ╗WΣhrung½, so dass die in der Windows-Systemsteuerung unter ╗LΣndereinstellungen½ festgelegten Einstellungen fⁿr negative BetrΣge, Dezimal- und WΣhrungssymbole sowie Dezimalstellen zum Tragen kommen. Nun m÷chten Sie die in ╗Betrag½ vorhandenen Eingaben nach Euro konvertieren.
In einem ersten Schritt rechnen Sie mit Hilfe einer so genannten Aktualisierungsabfrage die in der Tabelle enthaltenen DEM-Werte in Euro um. Gehen Sie wie folgt vor: Erzeugen Sie mit dem Menⁿbefehl ╗Einfⁿgen | Abfrage | Entwurfsansicht½ eine neue Abfrage. Im Dialog ╗Tabelle anzeigen½ fⁿhren Sie einen Doppelklick auf die Tabelle ╗EuroUmrechnung½ aus, um sie in die Abfrage zu integrieren. Schlie▀en Sie danach den Dialog ╗Tabelle anzeigen½.
Das Fenster zum Abfrage-Entwurf unterteilt sich in zwei Bereiche. Im oberen Bereich finden Sie die integrierten Tabellen mit deren Feldern und û falls es sich um mehrere Tabellen handelt û mit den Beziehungen zwischen den Tabellen. Im unteren Bereich k÷nnen Sie die eigentliche Abfrage definieren. Als Grundeinstellung unterstⁿtzt dieser Dialog den Entwurf einer ╗Auswahlabfrage½. Um eine ╗Aktualisierungsabfrage½ zu entwerfen, nutzen Sie den Menⁿbefehl ╗Abfrage | Aktualisierungsabfrage½.
Klicken Sie im oberen Bereich doppelt auf das Feld ╗Betrag½ der Tabelle ╗EuroUmrechnung½, um dieses Feld in den unteren Teil des Entwurfsfensters zu ⁿbernehmen. Nachdem ein Euro genau 1,95583 Deutsche Mark sind, mⁿssen Sie die unter Betrag eingetragenen Werte durch 1,95583 dividieren, um die entsprechenden Euro-Werte zu erhalten. Tragen Sie zu diesem Zweck im unteren Bereich in der Spalte ╗Betrag½ unter ╗Aktualisieren½ den String ╗[Betrag]/1,95583½ ein. So legen Sie fest, wie Access die Daten umrechnen soll.
Speichern Sie nun die Abfrage unter einem beliebigen Namen. Danach k÷nnen Sie mit dem Menⁿbefehl ╗Abfrage | Ausfⁿhren½ die Tabelle ╗EuroUmrechnung½ aktualisieren. Access wird Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie DatensΣtze Σndern und diese ─nderung nicht rⁿckgΣngig machen k÷nnen. BestΣtigen Sie diesen Hinweis mit ╗Ja½.
Nachdem jetzt die Werte in der Tabelle ╗EuroUmrechnung½ korrekt sind, mⁿssen Sie nur noch die Anzeige dieser Werte korrigieren, die immer noch von den in der Windows-Systemsteuerung angegebenen LΣndereinstellungen ausgeht.
Bei Access 2000 und XP k÷nnen Sie zu diesem Zweck einfach die Definition des Tabellenfelds geringfⁿgig Σndern. ╓ffnen Sie die Tabelle ╗EuroUmrechnung½ in der Entwurfsansicht und wΣhlen Sie das Feld ╗Betrag½ aus. Belassen Sie den Felddatentyp als ╗WΣhrung½, Σndern Sie allerdings das Format von ╗WΣhrung½ auf ╗Euro½. Durch diese ─nderung verwendet Access, v÷llig unbeeinflusst von den in der Systemeinstellung definierten LΣndereinstellungen, fⁿr die in diesem Feld eingetragenen Werte das Euro-WΣhrungssymbol. Da Access 97 fⁿr den Datentyp ╗WΣhrung½ noch nicht ⁿber das Format ╗Euro½ verfⁿgt, empfiehlt es sich hier, das Format von ╗WΣhrung½ auf ╗Festkommazahl½ oder ╗Standardzahl½ umzustellen. Access 97 stellt den Betrag daraufhin zwar ohne Euro-Symbol dar, doch wenigstens verzichtet die Anwendung auch auf das falsche WΣhrungssymbol fⁿr DEM.
Die in diesem Tipp beschriebenen Schritte mⁿssen Sie mit jedem WΣhrungsfeld durchfⁿhren, in dem Sie zukⁿnftig Euro-BetrΣge anstatt DEM-BetrΣge erfassen m÷chten. Nachdem es sich um einen erheblichen Eingriff sowohl in Ihre Datenbasis als auch in die Datenstruktur handelt, empfiehlt es sich, vor der Umstellung eine Sicherheitskopie Ihrer Datenbank anzufertigen, die Sie bis zum erfolgreichen Ende der Umstellung aufbewahren.