Aus Organigrammen automatisch Telefonlisten erstellen

Flowcharter ist nicht nur ein praktisches Werkzeug zur optischen Gestaltung von Diagrammen und Organigrammen. Man kann ihn auch sehr gut dazu verwenden, um komplexe Informationen zu sammeln und zu verwalten. Dafⁿr sind die Datenfelder zustΣndig, denn mit ihnen k÷nnen die Informationen zu allen Objekten und Symbolen komfortabel wie in einer Datenbank eingetragen werden.
Das Sammeln dieser Informationen macht vor allem dann Sinn, wenn man sie in anderen Programmen weiterverwenden kann. Das erleichtern ausfⁿhrbare Programmcodes, die Ihnen die neue Version des Flowcharter bietet. Mit deren Hilfe k÷nnen Sie die in den Diagrammen vorhandenen Informationen per Knopfdruck an andere Anwendungen ⁿbergeben.
Besonders praktisch ist diese M÷glichkeit zum Beispiel, wenn Sie eine Telefonliste aller Mitarbeiter herstellen wollen. Bei einem Mitarbeiterwechsel oder bei ─nderungen des Personalbestands mⁿssen Sie die Symbole im Organigramm ohnehin korrigieren. Ohne weiteren Aufwand k÷nnen Sie mit diesem Trick anschlie▀end per Knopfdruck eine neue und aktuelle Telefonliste in Excel anlegen.
Um die Vorgehensweise nachvollziehen zu k÷nnen, ÷ffnen Sie die Beispieldatei »Orgdemo.flo«, die sich im Unterverzeichnis »Samples« des Ordners »FlowCharter« befindet. Dort finden Sie bereits ein komplettes Organigramm vor. Speichern Sie die Datei mit »Datei | Speichern unter« unter einem anderen Namen, damit Sie das Original nicht ⁿberschreiben, und wΣhlen Sie dann aus dem Menⁿ »Einfⁿgen« den Punkt »Datenfeld«.
In dieser Dialogbox schreiben Sie in »Feldname« »Name« und stellen als »Feldart« »Text« ein. Danach markieren Sie die Option »Verborgenes Feld« und erzeugen das Feld mit »Hinzufⁿgen«.
ErgΣnzen Sie so die Feldnamen »Vorname«, »Position« und »Telefon« alle mit der Feldart »Text« und der Eigenschaft »Verborgenes Feld«. Nachdem Sie mit »OK« bestΣtigt haben, markieren Sie im Organigramm ein Mitarbeitersymbol mit einem
Mausklick und wΣhlen »Ansicht | Feldbetrachter«. Die zuvor definierten Datenfelder erscheinen in einer Eingabemaske, in der Sie die Mitarbeiterinformationen eintragen k÷nnen. Wenn Sie Name, Vorname und Position eingetragen und eine Telefonnummer ergΣnzt haben, klicken Sie das nΣchste Mitarbeitersymbol an und erfassen so alle Informa-tionen des Organigramms in Datenfeldern.
Diese Informationen sollen nun mit einem Programmcode an die Tabellenkalkulation Excel ⁿbergeben werden. Als "Schalter" fungiert dafⁿr das Objekt »Organisationsdiagramm« oben auf der Seite. Markieren Sie das Feld mit einem Mausklick und wΣhlen Sie dann »Extras | Objektscript bearbeiten«. Sie gelangen in einen Script-Editor, in dem Sie im Feld »Proz.« den Eintrag »OnClick« auswΣhlen. Einige Zeilen sind bereits vorbereitet. L÷schen Sie alle Zeilen au▀er der ersten und der letzen Zeile und fⁿgen Sie dazwischen das im Kasten abgedruckte Makro ein.
Wenn Sie anschlie▀end den Script-Editor verlassen und auf das Feld »Organisationsdiagramm« klicken, wird Excel gestartet. In einer neuen Excel-Tabelle wird eine alphabetisch sortierte Liste mit den Namen, der Position und der Telefonnummer der erfa▀ten Mitarbeiter ausgegeben, die Sie ganz nach Wunsch einfach nur ausdrucken oder auch speichern k÷nnen.