Excel: Minuszeiten in Excel darstellen

M÷chte man in Excel Arbeitszeiten von Mitarbeitern erfassen, steht man hΣufig vor dem Problem, da▀ die Tabellenkalkulation Schwierigkeiten hat, negative Zeiten, die etwa beim Vergleich von Soll- und Istzeiten leicht anfallen k÷nnen, richtig darzustellen. Versucht man einen gr÷▀eren von einem kleineren Zeitwert abzuziehen, fⁿllt Excel die Zelle mit Gittern, die sich nur durch eine Standardformatierung als Zahl, nicht aber als Zeit beseitigen lassen. Dezimalwerte sind jedoch in Zeiterfassungstabellen meist nicht erwⁿnscht. Befriedigende Ergebnisse erhΣlt man erst dann, wenn man diese Zahlen in eine Hilfszeile setzt.
M÷chten Sie in Zeile 10 die Mehrstunden und in Zeile 11 die Minderstunden darstellen, um mit diesen Werten weiterzurechnen, verwenden Sie die Zeile 9 als Hilfszeile, die in der fertigen Tabelle ausgeblendet wird. In dieser Zeile erfolgt die Berechnung Ist- minus Soll-Stunden.
Solange dieser Wert positiv ist, hat Excel kein Problem, doch ist er negativ, kommt es zum oben beschriebenen Effekt. Mit dem »Format | Zellen | Zahlen | Uhrzeit« lΣ▀t sich dieser Wert nicht darstellen. Wohl aber kann er zur weiteren Berechnung herangezogen werden, nΣmlich dann, wenn die Funktion »ABS« verwendet wird. Sie entbindet eine Zahl ihres Vorzeichens, schafft also den hinderlichen negativen Wert aus der Welt.
Damit in Zeile 10 die tΣglichen ▄berstunden und in Zeile 11 die zuwenig geleisteten Stunden erscheinen, tragen Sie dort folgende Formeln ein: in Zelle »B10« die Formel »=WENN(B9>0;(B9);0« und in Zelle »B11« »=WENN(B9<0;ABS(B9);0)«. Kopieren Sie diese Formeln ⁿber sΣmtliche Spalten der Woche und formatieren Sie anschlie▀end die Zeilen 10 und 11 mit »Format | Zellen | Zahl | Uhrzeit« im gewⁿnschten Format.
Eine Besonderheit werden Sie noch in der Summenspalte feststellen: Excel ist so "intelligent", Zeiten nur bis zu 24 Stunden zu addieren und danach wieder bei 0 zu beginnen. Versuchen Sie also, eine Summe aus den 5 Arbeitstagen α 8 Stunden zu bilden, wird Excel beharrlich die Stundenzahl 16:00 ausgeben. Sie k÷nnen die in diesem Fall unerwⁿnschte EigenmΣchtigkeit umgehen, indem Sie diejenigen Zellen, die Zeitensummen ⁿber 24 Stunden anzeigen sollen, mit einem benutzerdefinierten Format ausgeben.
WΣhlen Sie dazu »Format | Zellen | Zahlen | Benutzerdefiniert« und geben Sie dann unter »Formate« die Zeichenfolge »[h]:mm« ein. Durch die eckigen Klammern im Zellenformat wird Excel angewiesen, Stundenwerte auch ⁿber 24 Stunden hinaus auszugeben.
Norbert Weise