Auf Mails immer zum richtigen Zeitpunkt reagieren

Sie k÷nnen auf eine Mail zum Zeitpunkt des Empfangs noch nicht antworten, da Ihnen wichtige Informationen fehlen. Sie mⁿssen die Antwort jedoch innerhalb einer festgelegten Frist schreiben, so dass Sie nun befⁿrchten, die Mail v÷llig zu vergessen. Deshalb suchen Sie wie bei den Aufgaben nach einer Erinnerungsfunktion fⁿr E-Mails.

Mit der Funktion ╗Nachverfolgung½ weisen Sie Outlook an, Ihnen bestimmte Mails zu einem angegebenen Zeitpunkt erneut vorzulegen. Auf diese Weise vergessen Sie die Mails nicht und k÷nnen gegebenenfalls noch innerhalb von festgesetzten Fristen antworten.
Und so wirdÆs gemacht: Klicken Sie im Posteingang von Outlook oder einem anderen E-Mail-Ordner mit der rechten Maustaste auf den Eintrag der E-Mail, auf die Outlook Sie spΣter wieder aufmerksam machen soll. Rufen Sie den Kontextbefehl ╗Zur Nachverfolgung½ auf. Sie k÷nnen auch im Nachrichtenfenster einer bereits ge÷ffneten E-Mail auf das Symbol ╗Zur Nachverfolgung½ klicken oder den Befehl ╗Aktionen | Zur Nachverfolgung½ aufrufen.
Im folgenden Dialog ╗Zur Nachverfolgung kennzeichnen½ k÷nnen Sie im gleichnamigen Kombinationsfeld eine ╗Kennzeichnung½ auswΣhlen. Diese Einstellung hat keine spezielle Funktion; sie ist nur ein Hinweistext, der Ihnen bei der Wiedervorlage die Kategorisierung erleichtern kann.
Im Kombinationsfeld ╗FΣllig½ tragen Sie das Datum ein, an dem Outlook Ihnen die Mail erneut vorlegen soll. Seit Outlook 2000 ist dabei die Angabe einer Uhrzeit nicht mehr zwingend erforderlich û Sie k÷nnen also auch nur einen Tag bestimmen. Abschlie▀end bestΣtigen Sie Ihre Anweisungen noch mit der SchaltflΣche ╗OK½.
Alle zur Nachverfolgung vorgesehenen E-Mails kennzeichnet Outlook durch eine kleine rote Fahne. Um die Kennzeichnung vor der Wiedervorlage zu entfernen, klicken Sie im Kontextmenⁿ der gekennzeichneten Mail auf den Eintrag ╗Als erledigt kennzeichnen½ oder ╗Kennzeichnung l÷schen½.
Wenn der Zeitpunkt der Wiedervorlage erreicht ist, ÷ffnet Outlook einen speziellen Hinweisdialog mit der SchaltflΣche ╗Element ÷ffnen½, mit der Sie direkt auf die entsprechende E-Mail zugreifen k÷nnen. Outlook XP listet alle fΣlligen E-Mails in einem Dialog auf. Per Doppelklick auf einen solchen Eintrag k÷nnen Sie die betreffende E-Mail dann ÷ffnen. Auch hier stehen Ihnen fⁿr die NachrichteneintrΣge die Kontextbefehle ╗Als erledigt kennzeichnen½ und ╗Kennzeichnung l÷schen½ zur Verfⁿgung.
Wenn Sie sich die E-Mail zu einem spΣteren Zeitpunkt erneut vorlegen lassen m÷chten, setzen Sie im Kombinationsfeld am unteren Rand des Dialoges die neue Frist und klicken dann auf ╗Erneut erinnern½. Im Posteingang kennzeichnet Outlook alle E-Mails, deren Frist zur Wiedervorlage bereits abgelaufen ist, mit roter Farbe.