Flexible Unterberichte richtig verwenden

Eine Tabelle in Ihrer Access-Datenbank hat mehrere 1:n-Beziehungen zu anderen Tabellen. Nun m÷chten Sie in einem Bericht alle DatensΣtze der Tabelle zusammen mit den damit in Beziehung stehenden DatensΣtzen ausgeben.

Die L÷sung lΣsst sich am besten mit einem Beispiel verdeutlichen: Produzieren Sie eine Datenbank mit den drei Tabellen ╗Person½, ╗Bewerbung½ und ╗Praktikum½. Diese Tabellen sind ⁿber das Feld ╗PK_Person½ aus ╗Person½ miteinander verknⁿpft, wobei die korrespondierenden Felder jeweils ╗FK_Person½ hei▀en. Dabei ordnet Access einem Datensatz aus ╗Person½ wahlweise keinen, einen oder mehrere DatensΣtzen aus den anderen Tabellen zu. Nun m÷chten Sie in einem Bericht alle erfassten Personen mit ihren Bewerbungen und Praktika ausdrucken. Diese Anforderung erfⁿllen Sie mit Hilfe von Unterberichten oder Unterformularen.
Erzeugen Sie zuerst auf Grundlage der Tabelle ╗Person½ den Bericht ╗rptPerson½ und ÷ffnen Sie diesen in der Entwurfsansicht. Nur das Feld ╗PK_Person½ muss zwingend zur Datenbasis des Berichts geh÷ren, ansonsten haben Sie dabei alle Freiheiten.
Jetzt fⁿgen Sie die beiden Unterberichte fⁿr die Tabellen ╗Bewerbung½ und ╗Praktikum½ ein. Aktivieren Sie dazu in der ╗Toolbox½ das Werkzeug ╗Unterformular/-bericht½ und klicken Sie auf die Stelle, an der Sie den ersten Unterbericht zum Beispiel fⁿr die Tabelle ╗Praktikum½ platzieren m÷chten. Es ÷ffnet sich der Unterberichts-Assistent. Auf der ersten Seite des Assistenten wΣhlen Sie die Option ╗Bereits vorhandene Tabellen und Abfragen verwenden½, da bisher kein verwendbarer Bericht existiert.
Auf der nΣchsten Seite suchen Sie im Kombinationsfeld ╗Tabellen/Abfragen½ die Tabelle oder Abfrage aus, die Access dem Unterbericht zu Grunde legen soll. In diesem Beispiel ist das der Eintrag ╗Tabelle: Praktikum½. Au▀erdem mⁿssen Sie im unteren Bereich der Seite angeben, welche Felder der Tabelle erscheinen sollen. Achten Sie darauf, dass Sie auch das Feld ╗FK_Person½ auswΣhlen, ⁿber das die gewΣhlte Tabelle ╗Praktikum½ mit der Tabelle ╗Person½ verbunden ist.
Auf der dritten Seite mⁿssen Sie den neuen Unterbericht mit ╗rptPerson½ verknⁿpfen. Aktivieren Sie hierzu die Option ╗Eigene definieren½ und wΣhlen Sie in den Kombinationsfeldern unter ╗Formular-/Berichtsfelder½ bzw. ╗Unterformular-/Unterberichtsfelder½ die EintrΣge ╗PK_Person½ beziehungsweise ╗FK_Person½. Geben Sie dem Unterbericht auf der vierten Seite einen Namen und erzeugen Sie ihn anschlie▀end mit der SchaltflΣche ╗Fertig stellen½.
Im Bericht ╗rptPerson½ finden Sie nun ein neues Steuerelement, das den soeben erzeugten Unterbericht reprΣsentiert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Element und rufen Sie den Kontextbefehl ╗Eigenschaften½ auf. WΣhlen Sie fⁿr die Eigenschaften ╗Vergr÷▀erbar½ und ╗Verkleinerbar½ jeweils den Wert ╗Ja½. Diese Einstellung veranlasst Access, die H÷he des Unterberichtes automatisch so anzupassen, dass die Anwendung alle im Steuerelement enthaltenen Daten darstellen kann. Alle in Beziehung stehenden DatensΣtze aus ╗Praktikum½ werden so aufgelistet, dass im fertigen Bericht kein unerwⁿnschter Leerraum bleibt.
Auf die gleiche Art und Weise k÷nnen Sie nun auch weitere Unterberichte zum Beispiel fⁿr die Tabelle ╗Bewerbung½ produzieren.