Serienbriefe in Word 7 mit Outlook-Kontakten

In WIN-Spezial 8/98 haben Sie erlΣutert, wie man die Kontakte von Outlook als Quelle fⁿr Serienbriefe nutzen kann. Leider funktioniert die L÷sung bei uns nicht. Das mag daran liegen, da▀ wir Word 7.0 einsetzen. Gibt es auch in dieser Version eine M÷glichkeit, Kontakte aus Outlook fⁿr Serienbriefe zu nutzen?

TatsΣchlich kann Word 95 das Adre▀buch von Outlook 97 nicht direkt als Quelle fⁿr Serienbriefe verwenden. Es besteht jedoch die M÷glichkeit, die betreffenden Adressen zunΣchst in Outlook zusammenzustellen und sie anschlie▀end zu exportieren. Dieses Dokument verwenden Sie dann wie gewohnt als Datenquelle.
Um die gewⁿnschten Kontakte in Outlook auszuwΣhlen, legen Sie zunΣchst mit dem Befehl Datei ûNeu û Ordner einen neuen Ordner an. Geben Sie ihm einen passenden Namen und wΣhlen im Kombinationsfeld Ordner enthΣlt den Eintrag Kontakt-Elemente. Outlook legt nun ein neues Kontakte-Symbol in der Ordnerleiste an. Jetzt k÷nnen Sie die gewⁿnschten Adressen in Ihrem bisherigen Kontakte-Ordner markieren und û wΣhrend Sie die Taste [Strg] gedrⁿckt halten û in den neuen Ordner kopieren.
Anschlie▀end klicken Sie auf den neu angelegten Ordner und starten mit dem Befehl Datei û Importieren/Exportieren den gleichnamigen Assistenten. Markieren Sie in der Auswahlliste den Eintrag Export in eine Datei. BestΣtigen Sie Ihre Auswahl ⁿber die SchaltflΣche Weiter. Um die Daten als Serienbriefquelle zu verwenden, eignet sich am besten das Exportformat Durch Kommata getrennte Werte (Windows).
Anschlie▀end geben Sie noch einen Dateinamen und einen Zielort wie beispielsweise C:\MYADRESS.TXT ein. Auf der folgenden Dialogseite k÷nnen Sie mit der SchaltflΣche Felder zuordnen noch unbenutzte oder nicht ben÷tigte Felder vom Export ausschlie▀en, bevor Sie den Export mit der SchaltflΣche Fertigstellen starten.
Um die Adre▀daten nun in Word zu benutzen, ÷ffnen Sie den Seriendruck-Manager mit dem Befehl Extras û Seriendruck. Im zweiten Schritt wΣhlen Sie Daten importieren, dann Datenquelle ÷ffnen und anschlie▀end die gerade exportierte Datei aus. Dann fahren Sie wie gewohnt mit der Gestaltung Ihres Serienbriefs fort.