Datenbank-Strukturen dokumentieren

Mit Access 97 oder 2000 haben Sie eine umfangreiche Datenbank-Anwendung entwickelt. Nun m÷chten Sie die Struktur der Tabellen dokumentieren und auch ausdrucken.

Access enthΣlt sowohl in der Version 97 als auch in der Version 2000 den Dokumentierer, mit dem sich Datenbank-Anwendungen in schriftlicher Form beschreiben lassen. Sie erreichen dieses Werkzeug ⁿber den Menⁿbefehl ╗Extras | Analyse | Dokumentierer½. Aktivieren Sie auf der Registerkarte ╗Tabellen½ all jene Tabellen, die Sie betrachten m÷chten. ▄ber die SchaltflΣche ╗Optionen½ k÷nnen Sie angeben, welche Informationen Access auswerten soll. So k÷nnen Sie die Eigenschaften von Tabellen und deren Beziehungen zu anderen Tabellen sowie die Berechtigungen fⁿr Benutzer und Gruppen dokumentieren. Eine Liste der Felder und Indizes rundet den Bericht ab, wobei Sie entweder nur die Namen, Datentypen und Gr÷▀en der Felder oder zusΣtzlich auch deren Eigenschaften niederschreiben k÷nnen. Mit der SchaltflΣche ╗OK½ schlie▀en Sie die Einstellungen ab, und Access erzeugt den gewⁿnschten Bericht. Diesen k÷nnen Sie anschlie▀end mit zwei Methoden weiterverwenden: Entweder schicken Sie den Bericht mit dem Menⁿbefehl ╗Datei | Drucken½ direkt auf Ihren Drucker oder Sie exportieren ihn mit dem Befehl ╗Extras | Office-Verknⁿpfungen | Mit MS Word ver÷ffentlichen½ in eine RTF-Datei. Anschlie▀end k÷nnen Sie ihn zum Beispiel mit MS Word ÷ffnen und dort bearbeiten. Abgesehen von der Dokumentation der Tabellen, inklusive ihrer Felder, Indizes und Beziehungen, eignet sich der Dokumentierer auch, um alle Objekttypen von Access zu betrachten. Damit ist es m÷glich, alle Abfragen, Formulare, Berichte, Makros, Module und sogar die aktuelle Datenbank selbst zu betrachten. Genau wie bei den Tabellen bestimmen Sie in der SchaltflΣche ╗Optionen½ die im Report erwⁿnschten Informationen. Es besteht sogar die M÷glichkeit, den in Formularen enthaltenen VBA-Code oder den SQL-Code von Abfragen zu dokumentieren. Auf diese Art k÷nnen Sie ein umfangreiches Dokument generieren, das eine Vielzahl nⁿtzlicher Informationen zu Ihrer Datenbank-Anwendung inklusive den jeweiligen Quelltexten enthΣlt.