DatensΣtze einer Abfrage benutzerdefiniert sortieren

In einer Datenbank mit Adressdaten speichern Sie auch die Geburtstage von Freunden und Bekannten. Diese Daten liegen im Format TT.MM.JJJJ vor. Sie m÷chten aber eine Liste erzeugen, in der die Geburtstage nur nach Monat und Tag sortiert sind.

Bei Access 97 und 2000 basieren Berichte auf Auswahlabfragen. Definieren Sie nun eine Abfrage, die die jeweiligen DatensΣtze in der gewⁿnschten Sortierung vorlegt. Gehen wir davon aus, dass Ihre Daten in der Tabelle ╗Person½ gespeichert sind und die relevanten Felder die Bezeichnungen ╗Name½, ╗Vorname½ und ╗Geburtsdatum½ tragen. Erzeugen Sie eine neue Abfrage, indem Sie im Datenbankfenster unter ╗Abfragen½ auf die SchaltflΣche ╗Neu½ klicken. Markieren Sie im folgenden Dialog den Eintrag ╗Entwurfsansicht½ und klicken Sie auf ╗OK½. Jetzt ÷ffnet sich der Dialog ╗Tabelle anzeigen½. WΣhlen Sie dort die Tabelle ╗Person½ aus und klicken Sie dann auf die SchaltflΣche ╗Hinzufⁿgen½. Schlie▀en Sie den Dialog ╗Tabellen anzeigen½ mit ╗Schlie▀en½. Im oberen Bereich der neuen Abfrage sehen Sie die Tabelle mit den Feldern, auf denen die Abfrage basiert. Im unteren Bereich listet Access spaltenweise die Felder auf, deren Daten Sie anzeigen und fⁿr die Sie Auswahlkriterien oder Sortierungen festlegen wollen. Fⁿhren Sie einen Doppelklick auf die Felder ╗Name½, ╗Vorname½ und ╗Ge-burtsdatum½ aus, die Sie im unteren Bereich aufnehmen m÷chten. Jetzt legen Sie noch die Auswahlkriterien und die Sortierung fest. Klicken Sie im unteren Bereich in die Zeile ╗Feld½ der ersten freien Spalte und tragen Sie ╗Monat([Geburtsdatum])½ ein. Diese Angabe bezieht sich auf das Ergebnis der Funktion ╗Monat()½, die Sie auf das Tabellenfeld ╗Geburtsdatum½ anwenden. Diese Funktion liefert Ihnen nun den Monat des ⁿbergebenen Datums als numerischen Wert zurⁿck. Analog zur letzten Angabe fⁿgen Sie nun in der Zeile ╗Feld½ der nΣchsten Spalte ╗Tag([Geburtsdatum])½ ein. Deaktivieren Sie in den beiden letzten Spalten das KontrollkΣstchen ╗Anzeigen½ und wΣhlen Sie im Feld ╗Sortierung½ die Option ╗Aufsteigend½ aus. Speichern Sie jetzt die Abfrage unter dem Namen ╗Geburtstagsliste½ ab. Die soeben definierte Abfrage k÷nnen Sie nun nutzen, um einen Bericht zu generieren, in dem alle erfassten Geburtstage Ihrer Freunde und Bekannten sortiert nach Monat und Tag niedergeschrieben sind.