Probleme beim Adressimport aus Excel vermeiden

Aus einer Excel-Datei m÷chte ich die Adressen und Telefonnummern von Freunden in den Bereich ╗Kontakte½ ⁿbertragen. Der Assistent von Outlook scheitert jedoch dabei kurz vor dem Fertigstellen. Wie kann ich nun meine Daten problemlos ⁿbertragen?

Beim Import von Excel-Daten nach Outlook gibt es mehrere m÷gliche Fehlerquellen, die Sie im Vorfeld oder wΣhrend des Imports ausschlie▀en sollten: ╓ffnen Sie in Excel das Tabellenblatt mit Ihren Kontaktdaten. In der ersten Zeile sollten hier die Feldbezeichnungen fⁿr die einzelnen Spalten stehen und in den folgenden Zeilen Ihre Kontaktdaten. Fⁿgen Sie bei Bedarf eine erste Zeile mit Feldbezeichnungen ein, weil Outlook die Daten sonst nicht richtig zuordnen kann. Vorteilhaft ist es, wenn Sie bereits an dieser Stelle die Feldnamen von Outlook eingeben. Damit k÷nnen Sie spΣter die manuelle Zuordnung der Felder ⁿbergehen. Outlook kann diese Aufgabe dann automatisch fⁿr Sie ausfⁿhren. Die richtigen Feldnamen finden Sie in CHIP 10/2000 w Web-Code LISTE. Im nΣchsten Schritt mⁿssen Sie in Excel einen oder mehrere Bereiche festlegen, wo die Daten fⁿr den spΣteren Import stehen. Dazu markieren Sie den Tabellenbereich mit Ihren gesamten Adressdaten einschlie▀lich der darⁿber stehenden Feldnamen. Nun klicken Sie direkt links oberhalb der Tabelle in das Kombinationsfeld mit der Bezeichnung ╗Namenfeld½ und geben dort einen Namen fⁿr diesen Bereich ein. In der Excel-Datei k÷nnen Sie so mehrere Bereiche festlegen, die Sie spΣter getrennt oder kombiniert in Outlook importieren k÷nnen. Jetzt mⁿssen Sie die Datei noch speichern und schlie▀en, bevor Sie in Outlook mit dem Import beginnen k÷nnen. Nach dem Start von Outlook fⁿhren Sie den Befehl ╗Datei | Importieren/Exportieren½ aus. Im Assistenten wΣhlen Sie die Aktion ╗Import aus anderen Programmen/Dateien½ und den Dateityp ╗Microsoft Excel½. Geben Sie den vollstΣndigen Pfad der zu importierenden Excel-Datei ein oder navigieren Sie ⁿber die SchaltflΣche ╗Durchsuchen½ dorthin. Falls Sie bereits Kontakte in Outlook erfasst haben, achten Sie auf eine geeignete Option fⁿr die Behandlung von Duplikaten. Im folgenden Dialog mⁿssen Sie einen kompatiblen Zielordner von Outlook auswΣhlen, der Ihre Daten aus Excel auch tatsΣchlich importieren kann. Wenn Sie etwa versuchen, Ihre Kontaktdaten in den Ordner ╗Posteingang½ zu importieren, erhalten Sie eine irrefⁿhrende Fehlermeldung ⁿber einen Fehler im Konverter. Markieren Sie ╗Kontakte½ als geeigneten Zielordner und klicken Sie auf ╗Weiter½. Wenn Sie in der Excel-Datei mehrere Bereiche definiert haben, k÷nnen Sie nun den gewⁿnschten Bereich fⁿr den Import auswΣhlen. Dazu aktivieren Sie das KontrollkΣstchen vor dem entsprechenden Bereich in der Auswahlliste. Vor dem Fertigstellen mⁿssen Sie unbedingt auf die richtige Zuordnung der einzelnen Datenfelder achten. Klicken Sie dazu auf die SchaltflΣche ╗Felder zuordnen½. Im nΣchsten Dialog sehen Sie links die Felder der Quelldatei und rechts diejenigen von Outlook. Manche Outlook-Felder sind gruppiert. Mit einem Klick auf das links davon stehende Pluszeichen ÷ffnen Sie diese Gruppen. Nun mⁿssen Sie nacheinander alle Felder der Quelldatei den richtigen Feldern von Outlook zuordnen. Dazu klicken Sie links ein Feld an und ziehen es nach rechts auf das entsprechende Outlook-Feld. Um den Datenimport durchzufⁿhren, klicken Sie dann nacheinander auf ╗OK½ und ╗Fertig stellen½.