EXCEL 7.0: AUTOAUSF▄LLEN-LISTE UM EIGENE EINTR─GE ERWEITERN

Gibt man in eine Zelle von Excel die Zeichenfolge »Mo« fⁿr Montag ein und kopiert diese Zelle mit der Maus nach unten, werden die Zellen darunter mit den Abkⁿrzungen der folgenden Wochentage, also Di, Mi, Do, Fr, Sa und So gefⁿllt. Diese Liste liegt ebenso wie eine Liste mit den Monaten unter »Extras | Optionen | AutoAusfⁿllen« vor.
Sie k÷nnen in dieser Dialogbox auch eigene Listen anlegen. Denkbar ist zum Beispiel das Alphabet, das Sie nach einem Klick auf »Einfⁿgen« eingeben k÷nnen. Besonders praktisch ist die Funktion »AutoAusfⁿllen« auch, wenn Sie zum Beispiel erreichen wollen, da▀ Excel in Listen die Rechnungsnummern automatisch fortfⁿhrt.
Dafⁿr ist allerdings ein wenig Vorarbeit n÷tig. Normalerweise sind Rechnungsnummern so aufgebaut, da▀ sich die laufende Nummer nicht am Ende, sondern irgendwo in der Mitte der Zeichenfolge befindet. Dies ist zum Beispiel bei der Rechnungsnummer "Li 81 / 97" fⁿr die 81. Lieferung im Jahr 1997 der Fall. Damit Sie bei Rechnungslisten nicht in jeder Zeile die lange Rechnungsnummer eintippen mⁿssen, sollten Sie sich die Listen von Excel lieber automatisch erzeugen lassen.
Und das geht so: Verwenden Sie fⁿr jeden Bereich der Rechnungsnummer eine eigene Spalte, im Fall der Rechnungsnummer "Li 81 / 97" wⁿrden Sie drei Spalten ben÷tigen. In die Zelle »A1« schreiben Sie »Li«, in »B1« eine »1« und in »C1« die »97«. Die Zelle »A1« kopieren Sie nun nach unten, indem Sie die Zelle markieren und den Mauszeiger ⁿber die rechte untere Ecke der Zelle bewegen, bis sich der Cursor in ein Plus-Symbol verwandelt.
Ziehen Sie dann bei gedrⁿckter Maustaste nach unten, bis Sie die Zelle »A100« erreicht haben. Excel fⁿllt alle so markierten Zellen mit der Zeichenfolge »Li«. Sollte sich in dieser Zelle eine Zeichenfolge befinden, die Excel ergΣnzen will, zum Beispiel »Mo« durch »Montag«, mⁿssen Sie wΣhrend des Aufziehens des Zellbereichs die Taste [Strg] gedrⁿckthalten.
Mit dem gleichzeitigen Drⁿcken dieser Taste hindern Sie Excel, den nΣchsten Eintrag der Liste zu verwenden, und bringen es dazu, den Inhalt der markierten Zelle zu kopieren. Kopieren Sie auch die Zellen »B1« und »C1« jeweils 100 Zeilen nach unten. Beim Kopieren der Zelle »B1« halten Sie die [Strg]-Taste gedrⁿckt, wΣhrend Sie den Ausfⁿllbereich aufziehen. In der vierten Spalte fassen Sie die drei vorherigen Spalten mit Hilfe des kaufmΣnnischen Und (&) zusammen. Schreiben Sie in die Zelle »D1« die Zeichenfolge »=A1&" "&B1 &" / "&C1«. Die Anfⁿhrungszeichen umrahmen die Leerzeichen und den SchrΣgstrich, die in der Rechnungsnummer auftauchen sollen.
Kopieren Sie auch diese Formel bis zur Zelle »D100« nach unten und lassen Sie die Zellenmarkierung bestehen. BetΣtigen Sie anschlie▀end die Tastenkombination [Strg] [C], um diese Zellen in die Zwischenablage zu kopieren. Danach setzen Sie die Markierung auf »E1«, wΣhlen »Einfⁿgen | Inhalte einfⁿgen«, markieren die Option »Werte« und klicken auf »OK«.
Die Formeln werden jetzt in "echte" Rechnungsnummern umgewandelt. Diese Markierung k÷nnen Sie nun beliebig viele "Jahre" nach rechts kopieren, indem Sie den Mauszeiger ⁿber die rechte untere Ecke der Markierung bewegen und dann bei gedrⁿckter Maustaste einige Spalten nach rechts erweitern. Lassen Sie die Markierung weiterhin bestehen, wΣhlen Sie das Registerblatt »Auto-Ausfⁿllen« im Menⁿ »Extras | Optionen« und betΣtigen Sie die SchaltflΣche »Importieren«. Excel fragt in einer Dialogbox nach, ob Sie die Liste aus Zeilen oder Spalten importieren wollen. WΣhlen Sie »Spalten« und bestΣtigen Sie mit »OK«.
Excel hat nun fⁿr jedes Jahr eine Liste mit 100 Rechnungsnummern angelegt.
Kai Beckhaus