Suchergebnis von Outlook drucken und speichern

Wir verwalten in unserer Firma umfangreiche DatenbestΣnde mit Outlook. Dabei setzen wir recht hΣufig die Suchfunktion ein. Es kommt auch vor, da▀ bestimmte SuchvorgΣnge mehrfach wiederholt werden. Wie lassen sich die Suchergebnisse am besten ausdrucken, und k÷nnen wir die Parameter fⁿr einen Suchvorgang auch speichern?

Outlook bietet verschiedene M÷glichkeiten zur Ausgabe von Suchergebnissen an und erleichtert auch das wiederholte Suchen. Nachdem Sie eine Suche ausgefⁿhrt haben, erscheint das Ergebnis zunΣchst als Liste auf dem Bildschirm. Auf Wunsch druckt Outlook die Daten aber auch aus. Dazu rufen Sie im Dialog Suchen nach den Befehl Datei û Drucken auf. Sie k÷nnen aus drei verschiedenen Druckformaten wΣhlen oder mit Hilfe der SchaltflΣche Formate definieren eigene Vorlagen anlegen. Achten Sie bitte auch auf die Druckoptionen, die sich in AbhΣngigkeit vom Druckformat verΣndern. WΣhrend die Listenformate standardmΣ▀ig zunΣchst alle Elemente der Ergebnisliste einbeziehen, kⁿmmert sich das Memoformat nur um markierte Elemente. Mit der SchaltflΣche Seitenansicht k÷nnen Sie sich vor dem Drucken ein Bild von der Ausgabe machen. Alternativ zum Drucken k÷nnen Sie das Suchergebnis auch als Datei auf Festplatte oder Diskette speichern. Dazu markieren Sie in der Ergebnisliste die gewⁿnschten Elemente und rufen den Befehl Datei û Speichern unter auf. Fⁿr einzelne Elemente stehen als Dateitypen neben dem entsprechenden hauseigenen Format von Outlook auch die beiden Standardformate TXT (Text) und RTF (Rich Text Format) zur Auswahl. Mehrere Elemente lassen sich jedoch immer nur als TXT-Datei ablegen. Die so gespeicherten Informationen k÷nnen Sie spΣter mit jedem beliebigen Texteditor unter Windows weiterverarbeiten. Wenn Sie eine Suche mehrfach anwenden m÷chten, brauchen Sie nicht immer alle Einstellungen erneut vorzunehmen. Die meisten Eingabefelder sind Kombinationsfelder, in denen Outlook die zurⁿckliegenden Eingaben speichert. So k÷nnen Sie alte Angaben bequem aus der Liste auswΣhlen. Bei komplexen SuchvorgΣngen mit vielen Einstellungen empfiehlt sich die Speicherung der Suche. Dazu rufen Sie nach erfolgreicher Suche den Befehl Datei û Suche speichern auf. Die Ablage auf der Festplatte erfolgt als OSS-Datei. Darin sind dann alle Parameter der aktuellen Suche gespeichert. Wenn Sie die Suche erneut ausfⁿhren m÷chten, rufen Sie den Befehl Datei û Suche ÷ffnen auf und laden dann die entsprechende Datei.