Word-Serienbrief mit Access als Datenquelle

Wir verwenden aus dem MS-Office 95 Access als Adre▀datenbank und Word zum Druck von Rundschreiben. Gibt es eine Technik, die Adre▀informationen direkt von Access nach Word zu ⁿbernehmen?

Ja, Sie k÷nnen die Access- Tabelle als Datenquelle Ihres Serienbriefs definieren. Die Felder der Tabelle stehen Ihnen dann in Word automatisch als Serientext-Felder zur Verfⁿgung. Definieren Sie zunΣchst einen Brief als Hauptdokument. Dazu fⁿhren Sie den Befehl Extras û Seriendruck aus und wΣhlen im Seriendruck-Manager das aktive Fenster als Hauptdokument. Im Anschlu▀ klicken Sie auf den Button Daten importieren und wΣhlen aus dem Menⁿ den Eintrag Datenquelle ÷ffnen. Im gleichnamigen Dialog stellen Sie im Feld Datei- typ den Eintrag MS Access Datenbank (.MDB) ein und suchen an- schlie▀end die gewⁿnschte Datenbank auf Ihrem System. Nachdem Sie die Datenbank ausgewΣhlt haben, startet Word die Datenbank-Anwendung. Nun k÷nnen Sie eine Datenbank-Tabelle als Datenquelle auswΣhlen. Word bindet die Datei-Informationen ein und stellt Ihnen die Felder der Tabelle ⁿber den gew÷hnlichen Button Seriendruckfeld einfⁿgen zur Verfⁿgung. Nun k÷nnen Sie Ihren Serienbrief wie gewohnt mit den Feldern aus der Access-Datenbank vervollstΣndigen. Um langfristig weniger Arbeit zu haben, k÷nnen Sie auch ⁿber eine Access-Abfrage als Datenquelle nachdenken. Diese erlaubt Ihnen vor dem Schreiben des Briefs eine Auswahl der EmpfΣnger in Access. Falls Ihnen Word die Auswahl des Dateityps .MDB nicht zur Verfⁿgung stellt, fehlt Ihnen der notwendige Treiber. Sie k÷nnen ihn dann ⁿber das Office-Setup unter MS Access û Datenzugriff û MS Desktop ODBC Treiber û Option Σndern û MS Access ODBC-Treiber nachtrΣglich installieren. BestΣtigen Sie alle Dialoge mit OK und schlie▀en Sie die Installation wie gewohnt ab. Falls Sie im Netzwerk arbeiten und eine Netzwerkinstallation einsetzen, sollten Sie vor der Installation Ihren Netzwerkadministrator informieren.