Gruppen in Access-Berichtenanlegen

Ich m÷chte mit Access 7.0 Berichte erzeugen. Bei meinen Daten kommen einige EintrΣge hΣufiger vor (ein Autor fⁿr mehrere Bⁿcher). Ich m÷chte solche Informationen nicht unn÷tig oft im Bericht erscheinen lassen. Die Eigenschaft Duplikate ausblenden erzeugt unnⁿtze Leerzeilen. Was kann ich tun?

Das Aktivieren der Eigenschaft Duplikate ausblenden veranla▀t Access, die Wiederholung eines mehrfach vorhandenen Feldwerts im Bericht zu unterbinden. Statt alle Felder des folgenden Detailbereichs zu zeigen, beschrΣnkt sich Access auf diejenigen mit unterschiedlichen Werten. Wenn zum Beispiel das auszublendende Feld 1,5 Zentimeter und ein weiteres Feld 2,5 Zentimeter vom oberen Rand des Detailbereichs entfernt ist, zeigt Access zwar nur das zweite Feld an, reduziert jedoch nicht den Abstand zum Detailbereichsrand. Das sieht auf dem Ausdruck hinterher ganz nach ungewollten Leerzeilen aus. Um dieses Problem zu umgehen, bleiben Ihnen zwei L÷sungen: Entweder Sie vermeiden die leere Zeile, indem Sie neben das Duplikatfeld ein kontinuierlich eingeblendetes Feld anordnen, oder Sie verwenden die Gruppierungsfunktion. Die erste L÷sung eignet sich lediglich fⁿr kleinere Berichte mit wenigen Feldern. Um in gro▀en Listen die ▄bersichtlichkeit zu wahren, sollten Sie besser die Gruppierungsfunktion verwenden. Dazu ÷ffnen Sie den Bericht und wΣhlen den Befehl Ansicht û Sortieren und Gruppieren. Im gleichnamigen Dialog weisen Sie der linken Tabellenspalte den Namen des Duplikatfelds zu. In der rechten Spalte geben Sie die Sortierreihenfolge dieses Feldes an. Am effizientesten ist es, wenn Sie diese Auswahl bereits in der Abfrage treffen. Im Bereich Gruppeneigenschaften stellen Sie die Einstellung Gruppenkopf auf Ja. Access blendet daraufhin einen weiteren Berichtsbereich ein. In diesen k÷nnen Sie das betreffende Feld via Drag & Drop verschieben. Von jetzt an sollten Ihnen die Leerzeilen erspart bleiben.