Excel: Zeitangaben runden

Ich m÷chte meine Arbeitszeiten mit Excel erfassen und verwalten. Dabei stellt sich mir das Problem, da▀ die tΣgliche Arbeitszeit immer auf eine Viertelstunde abgerundet werden mu▀. Mit welchen Formeln kann man diese Berechnungen in Excel erreichen?

Das Rechnen mit Datums- und Zeitangaben ist in der Tat etwas knifflig. Excel verwaltet solche Werte nΣmlich intern als Zahlen, wobei der 1. Januar 1900 den Wert 1 hat, der 2. Januar 1900 den Wert 2 und so weiter (negative Werte, also Daten vor 1900, sind nicht erlaubt). Uhrzeiten laufen Excel-intern als Nachkommastellen, zum Rechnen mit solchen Zahlen ben÷tigen Sie daher ein paar elementare Kenntnisse in Dreisatz und Bruchrechnung: 24 Stunden sind ein Tag und entsprechen dem Wert 1,0. Damit entsprechen zw÷lf Stunden dem Wert 0,5, sechs Stunden dem Wert 0,25 und so weiter. Allgemein entspricht also jede Stunde der Zahl 1/24, jede Minute der Zahl 1/1 440 (denn ein Tag hat 1 440 Minuten) und jede Sekunde der Zahl 1/86 400. Durch Kombination von Datum (also positiven ganzen Zahlen) und Uhrzeit (beliebig genauen Nachkommawerten) kann man nun jeder Zahl einen exakten Zeitpunkt zuordnen und umgekehrt. Zum Beispiel entspricht die Zahl 35 000,907 genau dem 28. Oktober 1995, 23:41:17 Uhr. Zum Umrechnen der Zahlen in Datumsangaben gibt es natⁿrlich Funktionen in Excel. Normalerweise ben÷tigen Sie diese aber nicht, sondern Sie wΣhlen einfach ein entsprechendes Datumsformat aus. Au▀erdem erkennt Excel bei korrekter Eingabe, ob ein Datum oder eine Uhrzeit gemeint ist, und nimmt die Umrechnung in eine Zahl sowie die Wahl eines geeigneten Anzeigeformats selbstΣndig vor. Dieses Vorwissen fⁿhrt nun zu Ihrem Problem mit der gerundeten Arbeitszeit: Wenn Sie die Ankunftszeit im Bⁿro von der Zeit, zu der Sie das Bⁿro verlassen, abziehen, erhalten Sie die Arbeitszeit in Stunden und Minuten. Unter der Voraussetzung, da▀ Sie niemals um Mitternacht arbeiten, ergibt die rechnerische Differenz also immer eine Zahl zwischen Null und Eins. Exakt acht Stunden Arbeitszeit ergeben nach obigem Muster zum Beispiel die Zahl 8*1/24=1/3=0,333.Mit dieser Zahl k÷nnen Sie nun rechnen, zum Beispiel mit den Excel-Funktionen Abrunden, Aufrunden oder Runden. Diese Funktionen runden aber immer auf eine von Ihnen festzulegende Anzahl von Nachkommastellen. Das wⁿrde bei den durch die Brⁿche entstehenden ungeraden Werten so aber nicht funktionieren, da sich auf diese Weise nur auf ganze Tage runden lie▀e. Mit einem einfachen Rechentrick ist das Abrunden von Uhrzeiten aber dennoch m÷glich: Der Trick besteht darin, da▀ man die Zahl mit der Rundungseinheit multipliziert, die Nachkommastellen abschneidet und das Ergebnis wieder durch die Einheit dividiert. Dies entspricht faktisch einem Runden auf die nΣchste ganze Einheit. Hier ein Beispiel: Die Zeitangabe 12:07 Uhr soll auf 12 Uhr abgerundet werden. Die Zeit 12:07 entspricht der Zahl 0,50486111 (oder als Bruch 727/1 440, nΣmlich 12*60+7 = 727 Minuten, multipliziert mit 1/1 440). Gerundet werden soll auf eine volle Stunde, also entspricht einer Einheit (einer Stunde) die Zahl 1/24. Wenn man nun die 727/1 440 mit 24 multipliziert, erhΣlt man 727/60 = 12,11666, das ist die exakte Zeit in Stunden. Die Nachkommastellen ben÷tigen Sie nicht, man teilt also nur die ganze Zahl 12 durch die Einheit 24 und erhΣlt 0,5. Dies entspricht in Excel exakt 12 Uhr und wⁿrde dann auch als 12:00 Uhr angezeigt.Das Abrunden auf eine Viertelstunde funktioniert genauso, nur da▀ die Einheit nicht eine Stunde, sondern 15 Minuten oder 15*1/1 440 = 1/96 betrΣgt. Also lautet die Formel zum Umrechnen in Worten folgenderma▀en: Auf Viertelstunde gerundete Zeit = Ganze Zahl (exakte Zeit multipliziert mit 96) dividiert durch 96. In Excel lautet die Formel GANZZAHL(x*96)/96, wobei x die Zelle mit der exakten Arbeitszeit bezeichnet.Die Abbildung zeigt als Beispiel eine Arbeitszeittabelle fⁿr den November. In den beiden Hilfsspalten E und F sind auch die Zwischenwerte angezeigt, also der exakte Zahlenwert und die genaue Anzahl der gearbeiteten Viertelstunden. Spalte G enthΣlt dann die korrekten Formeln, also etwa =GANZZAHL(D4*96)/96 fⁿr die vierte Zeile.Noch ein Tip: Wenn Sie mathematisch exakt runden m÷chten, lautet die Formel =RUNDEN(x*96;0)/96. Damit wird die Anzahl der Viertelstunden nicht einfach abgeschnitten (sprich abgerundet), sondern gegebenenfalls auch auf die nΣchste Viertelstunde aufgerundet (Spalte H).