─nderungen kennzeichnen

Wir setzen in unserer Firma Outlook als Mail- System ein. Dabei nutzen wir die elektronische Post auch fⁿr Diskussionen und Abstimmungen. Wenn Nachrichten aber mehrfach weitergeleitet wurden, hat bald keiner mehr den rechten ▄berblick, wer welche ─nderungen gemacht hat. Lassen sich diese Modifizierungen irgendwie kennzeichnen?

Mit den richtigen Einstellungen einiger Optionen von Outlook k÷nnen Sie jederzeit erkennen, wer welche ─nderungen oder Kommentare eingefⁿgt hat. Wenn Sie sich innerhalb einer Arbeitsgruppe zum Beispiel auf bestimmte Farb- und Formateinstellungen fⁿr jedes Mitglied einigen, erkennen Sie auf einen Blick den Absender. Um Ihre pers÷nlichen Formateinstellungen fⁿr das Schreiben von Nachrichten festzulegen, rufen Sie den Befehl Extras ù Optionen auf, aktivieren die Registerkarte Senden und klicken dort auf den Button Schriftart. Ab so- fort schreiben Sie den Text Ihrer Nachrichten in diesem Format. Diese Einstellung mu▀ anschlie▀end jedes Mitglied Ihrer Arbeitsgruppe fⁿr sich entsprechend vornehmen. ─hnliche Einstellungen k÷nnen Sie auch zur Kennzeichnung von ─nderungen in empfangenen Nachrichten festlegen. Dazu aktivieren Sie in den Optionen die Registerkarte Lesen. Dort k÷nnen Sie fⁿr das Beantworten und Weiterleiten von Nachrichten jeweils verschiedene Regeln bestimmen. Hinter dem Button Schriftart verbergen sich wieder die eben beschriebenen Einstellungen. Im Kombina- tionsfeld legen Sie fest, was mit dem Text der Originalnachricht passieren soll. Sie k÷nnen beispielsweise den Text der ursprⁿnglichen Nachricht beifⁿgen und einrⁿcken lassen. Im unteren Bereich der Registerkarte befindet sich zusΣtzlich die Op- tion Meine Kommentare markieren mit. Wenn Sie diesen Befehl einschalten, k÷nnen Sie im Feld dahinter einen Markierungstext wie zum Beispiel Ihren Namen oder Ihre Initialen eingeben. Dieser Text erscheint dann in eckigen Klammern vor jeder ErgΣnzung in der Originalnachricht und identifiziert Sie somit eindeutig als Autor. Wenn Ihnen das noch nicht ausreicht und Sie MS-Office einsetzen, k÷nnen Sie zum Beispiel Winword als E-Mail-Editor verwenden und dort auf die reichhaltige Palette der verschie-denen Formatierungen zurⁿckgreifen. Au▀erdem bietet Ihnen Outlook dann sogar bunte Vorlagen sozusagen als Briefpapier an. Um Winword als Editor fⁿr Ihre Mails zu aktivieren, schalten Sie in den Optionen auf der Registerkarte E-Mail den Befehl Microsoft Word als E-Mail-Editor verwenden ein.