Automatisch archivieren mit Outlook

Ich arbeite als Au▀endienstmitarbeiter sehr viel mit Outlook und E-Mail. Dabei fallen in kurzer Zeit viele Nachrichten an, von denen ich zur besseren ▄bersicht immer wieder Σltere Nachrichten in einen dafⁿr vorgesehenen Ordner verschiebe. Dabei kostet das Aussuchen der alten Nachrichten anhand des Datums viel Zeit. Kann ich das vielleicht automatisieren?

Outlook kⁿmmert sich automatisch um das Archivieren von alten Elementen aus Mail-Ordnern in einer Archivdatei. Wann ein Element alt ist, k÷nnen Sie durch eine Zeitangabe fⁿr jeden Ordner separat festlegen. Bei einigen Ordnern ist nach der Installation bereits eine Standardverfallszeit eingestellt. Die Archivierung selbst ist standardmΣ▀ig aber ausgeschaltet. Zuerst bereiten Sie deshalb die Ordner fⁿr das Archivieren vor und prⁿfen die Standardverfallszeiten. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewⁿnschten Ordnereintrag in der Ordnerleiste und rufen den Befehl Eigenschaften auf. Auf der Registerkarte AutoArchivierung nehmen Sie nun die Einstellungen fⁿr Verfallszeit und Archivdatei (PST-Datei) vor oder Σndern diese entsprechend. Alternativ zum Archivieren k÷nnen Sie Outlook auch anweisen, alte Elemente endgⁿltig zu l÷schen. Nachdem Sie die Einstellungen in den Eigenschaften der Ordner abgeschlossen haben, mⁿssen Sie die automatische Archivierung noch aktivieren. Rufen Sie dazu den Befehl Extras û Optionen auf. Stellen Sie auf der Registerkarte AutoArchivierung das Intervall fⁿr die Archivierung ein und teilen dann Outlook mit, ob Sie vor der Archivierung eine BestΣtigung wⁿnschen. Au▀erdem k÷nnen Sie eine Standardarchivdatei mit der Endung PST festlegen, die sich in jedem Laufwerk und Ordner befinden kann. Am besten ist sie in einem Datenordner aufgehoben, den Sie regelmΣ▀ig per Backup sichern. Wenn Sie archivierte Elemente wieder in den alten Ordner zurⁿckkopieren m÷chten, archivieren Sie die Archivdatei mit Datei û Importieren/Exportieren und der Aktion Import aus einem pers÷nlichen Ordner (PST-Datei). M÷gliche Duplikate lassen sich dabei anlegen, verbieten oder ⁿberschreiben. Alternativ dazu k÷nnen Sie das Archiv auch als eigenen Ordner dauerhaft in Outlook einbinden. Dafⁿr rufen Sie den Befehl Extras û Dienste auf und klicken auf Hinzufⁿgen. WΣhlen Sie aus der Liste verfⁿgbarer Dienste den Eintrag Pers÷nlicher Ordner und im folgenden Dialog die Archivdatei aus. Au▀erdem k÷nnen Sie dem Ordner einen Namen geben und ein Kennwort fⁿr den Zugriff festlegen. Ab sofort haben Sie auf den Inhalt der Archivdatei immer Zugriff wie auf jeden anderen Ordner auch. Einzelne Elemente lassen sich beliebig per Drag & Drop verschieben.