▄bersicht: Arbeitszeiten in Excel

Seit WIN in der Ausgabe 4/97 eine m÷gliche L÷sung fⁿr die Berechnung von Arbeitstagen mit Excel vorgeschlagen hat, sind viele Leserbriefe mit weiteren Anregungen zu diesem Thema eingetroffen. Wir haben uns den Fragen gestellt und die L÷sungen als Beispiele in einer Excel-Tabelle zusammengestellt (pro Excel-Version eine), die auf der WIN-Monats-CD und in den WIN-Online-Foren enthalten ist. Im folgenden werden die darin benutzen Formeln kurz erlΣutert. Die Spaltenangaben beziehen sich immer auf die mitgelieferte Tabelle. Vorab ein wichtiger Hinweis fⁿr den korrekten Einsatz der Formate von Excel, die û falsch angewendet û zur Verwirrung fⁿhren k÷nnen: Das Zeitformat dient nur der Darstellung von Uhrzeiten und ist deshalb auf 24 Stunden begrenzt. Fⁿr komplexere Berechnungen von Arbeitszeiten reicht das oft nicht aus. Wenn also Teil- oder Endergebnisse gr÷▀er als 24 Stunden m÷glich sind, ben÷tigen Sie Zahlenformate oder eine entsprechende Umrechnung. Oft beginnen die Probleme schon bei der Erfassung der tΣglichen Arbeitszeiten. Um die Anfangs-, Pausen- und Endzeiten elegant erfassen zu k÷nnen, bietet sich noch das Uhrzeitformat an (Spalten C, D und E). Da die Zeitangaben innerhalb eines Tages 24 Stunden nicht ⁿberschreiten, k÷nnen Sie die tΣgliche Arbeitszeit durch einfache Subtraktion der Werte im Uhrzeitformat ermitteln. Schreiben Sie dafⁿr in Zelle F3 die folgende Anweisung: 

=E3-D3-C3
Da das Ergebnis in Stunden und Minuten auf jeden Fall kleiner als 24 Stunden ist, k÷nnen Sie fⁿr die Darstellung weiterhin das Uhrzeitformat verwenden. Ratsam ist dies allerdings nicht. Die Quittung dafⁿr erhalten Sie bereits, wenn Sie beispielsweise eine Nachtschicht berechnen wollen. Da der Anfangszeitpunkt mit 22:00 Uhr einen gr÷▀eren Wert als der Endzeitpunkt mit 7:00 Uhr hat, gibt Excel einen Fehler aus. Um in diesem Fall dennoch mit den Uhrzeiten rechnen zu k÷nnen, mⁿssen Sie die oben angegebene Formel noch wie folgt erweitern: 
=WENN (C3>E3;24-(C3-E3)-D3;E3-D3-C3)
Eine Mitternachtsschicht liegt vor, wenn der Wert in C3 gr÷▀er als der in E3 (C3>E3) ist, also innerhalb eines Tages der Anfangszeitpunkt hinter dem Endzeitpunkt liegt. Da sich die 24 Stunden eines Tages immer nur in Arbeit und Nicht-Arbeit aufteilen, ziehen Sie zur Berechnung der korrekten Arbeitszeit einfach die Zeit der Nicht-Arbeit (C3-E3) von den insgesamt 24 Stunden ab. Vergessen Sie dabei nicht die Pause in D3. Das Ergebnis dieser Berechnungen ist eine fiktive Uhrzeit. Auch wenn die Ausgabe 09:35 so aussieht, als hΣtten Sie das gewⁿnschte Ergebnis von 9 Stunden und 35 Minuten errechnet, so steht der Wert in Excel doch fⁿr 9 Uhr 35. Noch deutlicher erkennen Sie den Unterschied, wenn Sie eine Differenz zu einer Sollarbeitszeit bilden m÷chten. Auch die Sollarbeitszeit von beispielsweise 7 Stunden und 54 Minuten k÷nnen Sie als 07:54 Uhr darstellen und von den 09:35 Uhr subtrahieren. Als Ergebnis erhalten Sie 01:41. Sie sto▀en aber auf ein unl÷sbares Problem, sobald Sie weniger als die Sollarbeitszeit gearbeitet haben. Negative Uhrzeiten sind auch fiktiv nicht realisierbar. Es bleibt also nur der Wechsel in ein anderes Format. Die Transformation der Uhrzeiten in die entsprechenden Dezimalwerte ist mit Hilfe folgender Formel m÷glich: 
=24*ZEIT (STUNDE (F3);MINUTE (F3);0)
Die Funktion Zeit ermittelt aus den ⁿbergebenen Werten fⁿr Stunde, Minute und Sekunde eine Flie▀kommazahl, die den bereits verflossenen Teil der 24 Stunden angibt. Wenn Sie das Ergebnis der Funktion dann mit 24 multiplizieren, erhalten Sie ein dezimales ─quivalent zur Uhrzeit. Das bedeutet: 0,1 Stunden entsprechen 6 Minuten. Mit diesen Zahlen k÷nnen Sie nun beliebig rechnen. Auch Summen ⁿber 24 Stunden oder negative Zeiten st÷ren nicht mehr. Um die Zahl wieder aufzul÷sen, benutzen sie folgende Formeln: Tage: 
=WENN (K3>0;GANZZAHL (K3/24);GANZZAHL (K3/24)+1)╢
Stunden: 
=WENN (K3>0;GANZZAHL (K3);GANZZAHL (K3)+1)-(( WENN (K3>0; GANZZAHL (K3/24);GANZZAHL (K3/24)+1)*24)╢
Minuten: 
=WENN (K3>0;K3-GANZZAHL (K3);K3-(GANZZAHL (K3)+1))*60╢
K3 steht dabei fⁿr eine Zelle, die beispielsweise eine Arbeitszeit enthΣlt. Um alle Informationen zusammen in einer Zelle auszugeben, k÷nnen Sie die folgende Formel verwenden: 
=WENN (K3>0;GANZZAHL (K3/24);GANZZAHL (K3/24)+1)& ô Tage ô & WENN  (K3>0;GANZZAHL (K3);GANZZAHL (K3)+1)-(( WENN (K3>0;GANZZAHL (K3/24); GANZZAHL (K3/24)+1)*24) & ô Stunden ô & WENN (K3>0;K3-GANZZAHL  (K3);K3-(GANZZAHL (K3)+1))*60 & ô Minutenô╢
Wenn Sie m÷glichen Fehlern beim Abschreiben der Formeln vorbeugen wollen, k÷nnen Sie die Zellinhalte auch aus der Beispieltabelle in Ihre Anwendung kopieren. Achten Sie dabei darauf, da▀ Excel die Zellbezeichnungen automatisch anpa▀t.