Access: Rechnen und Formatieren von Zeitangaben

Ich m÷chte die Verwaltung meiner CD-Sammlung von Excel auf Access umstellen. Dabei habe ich Schwierigkeiten mit Zeitangaben, denn ich m÷chte nicht nur die LΣngen einzelner Titel speichern, sondern mir in Berichten aus diesen Angaben auch die jeweilige Gesamtspielzeit jeder CD berechnen lassen (in Minuten und Sekunden). Leider habe ich in Access aber keine M÷glichkeit gefunden, ein entsprechendes Zeitformat (also [mm]:ss) zu definieren. Wie kann ich das in Access l÷sen?

Sowohl in Excel als auch in Access k÷nnen Sie Anzeigeformate selbst definieren, wenn Sie die Zeichencodes kennen. Fⁿr die Datums- und Zeitformate ben÷tigen Sie meist die Buchstaben t, m, j, h, n und s. Leider gibt es hier einige Unterschiede zwischen Excel und Access.Den in Excel fⁿr die Anzeige von Minuten verwendeten Buchstaben m interpretiert Access als Monat (Excel benutzt fⁿr Monate ein M). Access verlangt fⁿr Minuten ein n, wobei es die Eingabe eines Zeitcodes in Excel-Form immerhin selbstΣndig umwandelt (aus m wird n). Im Gegensatz zu Excel k÷nnen Sie mit Access-Formaten auch Kalenderwochen, Quartale und Σhnliches anzeigen lassen.Fⁿr die Zeitangaben der einzelnen CD-Titel definieren Sie ein Tabellenfeld vom Felddatentyp Datum/Zeit (etwa mit dem Namen TitellΣnge) und geben als Format Zeit, lang an, damit auch die Sekunden sichtbar sind. Die Formatierung bei der Anzeige innerhalb von Berichten nehmen Sie dann im Entwurfsmodus des entsprechenden Berichts vor. Fⁿr die Anzeige der TitellΣngen setzen Sie die Formateigenschaft des TitellΣnge-Feldes auf nn:ss. Damit haben Sie die Anzeige der Stunden ausgeblendet. Die Anzeige der Gesamtspielzeit ist etwas schwieriger: ZunΣchst einmal gruppieren Sie dafⁿr im entsprechenden Bericht die Daten nach CDs. Nur so ist es m÷glich, Zwischenauswertungen (in unserem Fall die Berechnung der Gesamtspielzeit) vorzunehmen. WΣhlen Sie dazu im Menⁿ Ansicht den Befehl Sortieren und Gruppieren und definieren das entsprechende Feld (zum Beispiel Aufnahmetitel) als Gruppe. Setzen Sie die Gruppeneigenschaften fⁿr Kopf und Fu▀ auf Ja.Um Berechnungen ausfⁿhren zu k÷nnen, verwenden Sie berechnete Felder. Definieren Sie sich dazu im Gruppenfu▀ mit der Toolbox ein normales Textfeld und tragen als Steuerelementinhalt die gewⁿnschte Formel ein, die wie in Excel mit einem Gleichheitszeichen eingeleitet ist. SelbstverstΣndlich stehen Ihnen die gebrΣuchlichsten Funktionen zur Verfⁿgung, etwa auch die Summenfunktion. Um sich in Access auf Felder zu beziehen, schreiben Sie einfach den Feldnamen in eckige Klammern. Die korrekte Formel fⁿr die Berechnung der Gesamtspielzeit aus den Laufzeiten der einzelnen Titel lautet also =Summe([TitellΣnge]). Damit die Funktion die Summe nicht im internen Zahlenformat anzeigt, tragen Sie als Format sinnvollerweise h:nn:ss ein, damit erhalten Sie die Gesamtspielzeit im normalen Zeitformat.Die Anzeige der Gesamtspielzeit in Minuten und Sekunden ist in Access ebenfalls nur ⁿber Umwege zu erreichen. Excel bietet hier die M÷glichkeit, die entsprechenden Buchstaben (h oder m) in eckige Klammern zu setzen. Mit dem Zeitformat [mm]:ss zeigt Excel beispielsweise eine Gesamtspielzeit von einer Stunde, zehn Minuten und 12 Sekunden nicht als 1:10:12, sondern als 70:12 an. Leider besitzt Access diese Option nicht, hier mu▀ man sich auf andere Weise behelfen: Geben Sie dem berechneten Feld mit der Gesamtspielzeit den Namen GesamtlΣnge, dann legen Sie sich ein weiteres Feld an und tragen dort folgende Formel ein, die das von Ihnen gewⁿnschte Anzeigeformat simuliert:=60*Stunde([GesamtlΣnge])+Minute([GesamtlΣnge]) & ":" & Sekunde([GesamtlΣnge])Um nur noch die Gesamtspielzeit in Minuten und Sekunden zu sehen, blenden Sie das Feld GesamtlΣnge einfach aus, indem Sie dessen Sichtbar-Eigenschaft auf Nein setzen.