Word 7.0:
Dokumentvorlagen-Feld fⁿr ein automatisches Erstellungsdatum
Wenn man fⁿr hΣufig verwendete Dokumente eine Dokumentvorlage anlegt, darf
normalerweise auch ein sich selbstΣndig aktualisierendes Datumsfeld nicht fehlen. Man
spart sich damit einiges an Arbeit und macht sicher keinen Fehler beim Eintragen des
Datums. Allerdings hat das selbstΣndig aktualisierende Datumsfeld auch einen Nachteil:
Nur auf dem ausgedruckten Durchschlag kann man nachvollziehen, wann das Dokument abgeschickt wurde. Fⁿr das papierlose Bⁿro ist diese L÷sung denkbar ungeeignet, denn wenn Sie spΣter das Dokument ÷ffnen, um das Datum zu ⁿberprⁿfen, erscheint nΣmlich das aktuelle Datum, nicht das des letzten Ausdrucks. Auch die Funktion »ErstellDat«, die man in Word unter »Einfⁿgen | Feld« im Bereich »Datum und Uhrzeit« findet, ist fⁿr Dokumentvorlagen keine L÷sung. In diesem Datumsfeld erscheint nΣmlich nicht der Tag, an dem das Dokument, sondern der, an dem die Dokumentvorlage erzeugt wurde.
Allerdings k÷nnen Sie mit Hilfe eines Makros, das Sie in der Dokumentvorlage ablegen,
dafⁿr sorgen, da▀ Word beim Anlegen eines neuen Dokuments das aktuelle Datum als Text eintrΣgt. Damit bleibt auch beim spΣteren ╓ffnen nachvollziehbar, wann das Dokument erzeugt wurde. Um das Makro anzulegen, wΣhlen Sie »Extras | Makro« und tragen als »Makroname« die Bezeichnung »AutoNew« ein. Tippen Sie dann das unten angefⁿhrte Listing ab und speichern das Makro. Nun ÷ffnen Sie die Vorlage, in der Sie das tagesaktuelle, aber nicht aktualisierbare Datum verwenden wollen, und setzen den Cursor an die Stelle, an der das Datum erscheinen soll. An dieser Stelle mⁿssen Sie nun eine Textmarke setzen. Dafⁿr ÷ffnen Sie das Menⁿ »Bearbeiten | Textmarke« und tragen unter »Name der Textmarke« den Namen »Datum« ein. Nach einem Klick auf »Hinzufⁿgen« schlie▀t sich das Fenster »Textmarke«, und Sie k÷nnen ⁿber das Menⁿ
»Extras | Makro | Organisieren« das Makro »AutoNew« der Dokumentvorlage zuweisen.
Dafⁿr markieren Sie das Makro »AutoNew« und betΣtigen die SchaltflΣche »Kopieren«,
um es in die Dokumentvorlage zu ⁿbernehmen. Danach »L÷schen« Sie das Makro mit einem Klick aus der »Normal.dot« - sonst wⁿrde das Makro am Anfang jedes neuen Dokuments das aktuelle Datum einfⁿgen. Schlie▀en Sie dann die geΣnderte Dokumentvorlage. In das nΣchste Dokument, das Sie, basierend auf dieser Vorlage,
erzeugen, wird das Erstellungsdatum als Text eingetragen.
Christian Kiefer