Excel: Datenbanken richtig konvertieren

Excel ist ein einfaches, aber sehr brauchbares Werkzeug, um Datenbanken von
einem veralteten Format in die gewⁿnschte neue Form zu konvertieren. Der Grund: Die meisten Datenbanken unterstⁿtzen Textdateien mit Trennzeichen sowohl als Format fⁿr den Import als auch fⁿr den Export. Auch Excel kann dieses Format problemlos ÷ffnen und speichern. Fⁿr den Feinschliff zum Beispiel das Vertauschen von Feldreihenfolgen oder das VerΣndern des Datumsformats ist Excel zudem geeigneter als beispielsweise ein Texteditor.
Sie k÷nnen in Excel auch gleich Fehler ausmerzen, die eventuell in der alten Datenbank gemacht wurden. Ein typischer Fehler findet sich zum Beispiel in der Beispieldatenbank Nordwind von Access 7.0: Hier stehen alle Vor- und Nachnamen gemeinsam in einem Feld statt sinnvollerweise in zwei getrennten Feldern. So ist die Datenbank fⁿr Serienbriefe v÷llig ungeeignet, weil man im Feld fⁿr die Anrede nur den Nachnamen, aber nicht den Vornamen ben÷tigt.
Mit zwei Hilfsspalten und einer Formel k÷nnen Sie solche Fehler jedoch ausmerzen und den Inhalt der Spalte mit dem Vor- und Nachnamen auf zwei Spalten aufteilen. Steht zum Beispiel in der Spalte »A« der komplette Name, markieren Sie die gesamte Spalte »B« mit einem Klick auf den Spaltenkopf und wΣhlen nach einem rechten Mausklick »Zellen einfⁿgen«.
Die Inhalte der bisherigen Spalte »B« stehen jetzt in Spalte »C« und Sie haben eine leere Spalte zur Verfⁿgung. Die Spalte »B« ist noch markiert. Klicken Sie sie ebenfalls mit der rechten Maustaste an und wΣhlen Sie nochmals »Zellen einfⁿgen«, um die zweite Hilfsspalte einzufⁿgen.
Schreiben Sie dann in die Zelle »B1« die Formel »=LINKS(A1;FINDEN(" ";A1;1)-1)«. In dieser Zelle erscheint nun lediglich der Vorname aus Zelle »A1«. Kopieren Sie die Zelle ⁿber die gesamte Tabellenh÷he nach unten. In die Zelle »C1« schreiben Sie die Formel »=RECHTS(A1;L─NGE(A1)-FINDEN(" ";A1;1))«. In dieser steht nun der Nachname aus der Zelle »A1«.
Kopieren Sie auch diese Formel ⁿber die gesamte Tabellenh÷he nach unten. Noch sind diese Spalten jedoch von der Spalte A abhΣngig. Bevor Sie diese Spalte l÷schen k÷nnen, mⁿssen Sie die Formeln in Werte umwandeln. Lassen Sie die Markierung bestehen und betΣtigen Sie die Tastenkombination [Strg] [C], um den markierten Bereich in die Zwischenablage zu kopieren.
WΣhlen Sie dann »Bearbeiten | Inhalte einfⁿgen« und markieren Sie »Werte«. Nachdem Sie mit »OK« bestΣtigt haben, stehen in den markierten Feldern nicht mehr die Formeln, sondern ihre Ergebnisse. Wandeln Sie ebenso die Formeln in der Spalte »B« in Werte um und Sie k÷nnen die Spalte »A« l÷schen, weil sie nicht mehr ben÷tigt wird.