Word 7.0 und Exchange: Umlaute aus Nachrichten fⁿr das Internet entfernen

Wer eine Mail ⁿber das Internet versendet, sollte m÷glichst keine Umlaute verwenden. Sie werden nicht korrekt ⁿbertragen und erscheinen beim EmpfΣnger als Sonderzeichen; die Nachrichten sind dadurch sehr schwer zu lesen.
Da es aber nicht jedermanns Sache ist, die Umlaute schon wΣhrend des Verfassens der Mail zu umgehen, ist es sinnvoll, diese Arbeit dem Rechner zu ⁿberlassen. Voraussetzung ist, da▀ sowohl Exchange als auch Word 7.0 sowie Wordmail installiert sind. Wordmail geh÷rt zum Lieferumfang von Word 7.0.
Um die Umlaute in den Griff zu bekommen, Σndern Sie den Word-Befehl »Datei Senden« so ab, da▀ alle Umlaute vor dem Senden mit Suchen und Ersetzen in Internet-taugliche Schreibweise umgewandelt werden. Verwenden Sie dafⁿr das untenstehende Makro. Statt es jedoch komplett Zeile fⁿr Zeile abzutippen, ist es einfacher, den Grundstock durch eine Makroaufnahme zu legen.
Wechseln Sie dafⁿr in das Menⁿ »Extras | Makro« und geben Sie dort im Feld »Makroname:« die Bezeichnung »DateiSenden« ein. Nach einem Klick auf »Aufzeichnen« wΣhlen Sie im Menⁿ »Bearbeiten« den Punkt »Ersetzen«. Geben Sie im Feld »Suchen nach:« ein »Σ« und in »Ersetzen durch:« die Zeichenfolge »ae« ein. Stellen Sie sicher, da▀ die Option »Gro▀-/Kleinschreibung beachten« mit einem HΣkchen aktiv gesetzt ist, und starten Sie den Vorgang mit »Alle ersetzen«.
Schlie▀en Sie die Dialogbox und stoppen Sie die Makroaufzeichnung durch einen Klick auf die SchaltflΣche mit dem Rechteck im Makrofenster. Mit »Extras | Makro | DateiSenden | Bearbeiten« k÷nnen Sie nun das soeben erzeugte Makro editieren.
Kopieren Sie die vorhandene Zeile und fⁿgen Sie sie sechsmal ein. Die eingefⁿgten Zeilen k÷nnen Sie nun mit den anderen Umlauten versehen. ErgΣnzen Sie anschlie▀end die Zeile »DateiSenden«, und das Makro ist ohne gro▀e Tipparbeit fertiggestellt.
Beim nΣchsten Start von Exchange tritt das Makro in Aktion, wenn Sie eine Datei versenden. Allerdings sollten Sie jetzt eines beachten: Das Makro wandelt alle Nachrichten um, also auch jene E-mails, die nicht ⁿber das Internet versendet werden. M÷chten Sie das Makro nur fⁿr Internet-Mails verwenden, k÷nnen Sie dafⁿr eine eigene Vorlage einsetzen.
Wordmail greift im Standard auf die Dateivorlage »EMAIL.DOT« im Verzeichnis »WINWORD \ WORDMAIL« zu. Allerdings k÷nnen Sie die verwendete Vorlage in Exchange jederzeit mit »Verfassen | WordMail Optionen | Vorlage« Σndern. M÷chten Sie also etwa »EMAIL.DOT« fⁿr hausinterne Nachrichten und »EMAIL2.DOT« fⁿr die Nachrichten ins Internet verwenden, sollten Sie das Makro »DateiSenden« direkt mit der Vorlage »EMAIL2.DOT« verknⁿpfen.
Kopieren Sie dafⁿr die Datei EMAIL2.DOT (im Unterverzeichnis »WORDMAIL« des Winword-Verzeichnisses) etwa in das Unterverzeichnis »Memos« des Verzeichnisses »Vorlagen« und wΣhlen Sie anschlie▀end in Word ⁿber den Menⁿpunkt »Datei | Neu | Memos« die Vorlage »EMAIL2.DOT« aus. ▄ber »Extras | Makro | Organisieren« klicken Sie nun auf das Makro »DateiSenden« und kopieren es in die Vorlage »EMAIL2.DOT«.
Anschlie▀end entfernen Sie das Makro mit »L÷schen« aus der Dateivorlage »NORMAL.DOT«. In Exchange stellen Sie nun, je nachdem, in welchem Netz die Nachricht versendet wird, mit »Verfassen | WordMail Optionen | Vorlage Σndern« die gewⁿnschte Vorlage ein. Achten Sie beim Versenden der Dateien darauf, da▀ das Makro nur funktioniert, wenn der Cursor im Textfeld steht. Befindet sich die Eingabemarke im EmpfΣngerfeld, geht die Nachricht mit Umlauten ins Netz.
Diese Eigenart k÷nnen Sie sich natⁿrlich auch alternativ zur Technik mit den verschiedenen Vorlagen zunutze machen: Verschicken Sie die Datei ins Internet, setzen Sie den Cursor zum Absenden in das Textfeld geht sie aber den Weg ⁿber das hausinterne Netz, dann setzen Sie den Cursor in das EmpfΣngerfeld.
Bernhard Witt