Outlook-Notizen besser als Post-it

Ich setze schon seit lΣngerer Zeit Outlook ein und habe von Zeit zu Zeit einen Blick in den Ordner Notizen geworfen. Doch es fehlen mir noch Ideen, wie ich den Ordner sinnvoll in meine tΣgliche Arbeit einbinden kann. Ich finde ihn nΣmlich recht un-ⁿbersichtlich. Was bieten die elektronischen Notizen eigentlich mehr als ihre gelben Papierkollegen?

Auf den ersten Blick scheint der Ordner Notizen wirklich nur die digitale Umsetzung der selbstklebenden Haftnotizen zu sein. Damit lassen sich dann PC-Bildschirm und Desktop mit digitalen Notizzetteln vollkleben. Am nⁿtzlichsten erscheint noch die automatische Erinnerung durch ▄bernahme von Notizen in den Windows-Ordner Autostart. Doch wer genauer hinschaut, entdeckt weitere nⁿtzliche Funktionen, die den digitalen Notizblock zu einem ⁿbersichtlichen Informationsspeicher machen. Wenn Sie mit Hilfe der Notizen wichtige Informationen verwalten und vor allem wiederfinden m÷chten, mⁿssen Sie den ▄berblick behalten. Da die Standardansicht Symbole nicht besonders ⁿbersichtlich ist, wΣhlen Sie zunΣchst eine Listenansicht wie Notizenliste aus dem Kombinationsfeld in der Symbolleiste. Alternativ k÷nnen Sie eigene Ansichten entwerfen. Outlook verwendet die erste Zeile einer Notiz automatisch als Betreff, der als Kennzeichnung dient. Das Zeilenende signalisieren Sie Outlook mit der Taste [Enter]. Lassen Sie sich nicht vom automatischen Zeilenumbruch am Fensterrand tΣuschen, sonst ist Ihr Betreff am Ende so lang wie die ganze Notiz. Am besten beginnen Sie mit einer prΣgnanten ▄berschrift und drⁿcken dann [Enter]. Fⁿr die Klassifizierung Ihrer Notizen bietet Outlook zwei kombinierbare Konzepte an: Farben und Kategorien. ZunΣchst k÷nnen Sie jede Notiz durch eine variable Farbdarstellung in fⁿnf Klassen unterteilen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Notiz und wΣhlen im Untermenⁿ Farbe eine der fⁿnf Farben aus. Die Grundeinstellung Gelb lΣ▀t sich mit dem Befehl Extras û Optionen im Register Aufgaben/Notizen verΣndern. ZusΣtzlich zur Farbe k÷nnen Sie jeder Notiz Kategorien zuordnen. Dazu rufen Sie im Kontextmenⁿ den Befehl Kategorien auf und wΣhlen im folgenden Dialog die gewⁿnschten Kategorien aus. Mit Hilfe der SchaltflΣche Hauptkategorienliste k÷nnen Sie die Liste bei Bedarf erweitern. Die verschiedenen Farben und Kategorien eignen sich sehr gut als Kriterien zum Sortieren, Filtern und Gruppieren der Notizen. Die beiden vordefinierten Ansichten Nach Kategorie und Farbe demonstrieren das. Einmal Notiz, immer Notiz? Auf keinen Fall, denn Notizen sind Verwandlungskⁿnstler. So erzeugt der Kontextbefehl Weiterleiten eine Nachricht, fⁿr die Sie nur noch den EmpfΣnger auszuwΣhlen brauchen. Und via Drag & Drop auf die entsprechenden Ordner lassen sich Notizen im Handumdrehen als Termine im Kalender oder als Aufgaben ablegen.