╓ffentliches Adre▀buch
Wir arbeiten im Netzwerk mit Outlook auf einem Exchange Server. Mal abgesehen von ganz pers÷nlichen Adressen, ist es fⁿr unsere Arbeitsgruppe wenig sinnvoll, wenn jedes Mitglied seine eigenen Kontakte verwaltet. LΣ▀t sich nicht irgendwie ein zentrales Adre▀register fⁿr gemeinsame Adressen anlegen? Und wie lassen sich dabei unterschiedliche Rechte berⁿcksichtigen?
Auch der Exchange Server arbeitet nach der Devise: Jeder kocht sein eigenes Sⁿppchen. Das fⁿhrt unweigerlich zu Mehrfachspeicherungen (Redundanz). Abhilfe k÷nnen hier ÷ffentliche Ordner schaffen, mit denen sich auch ein zentrales Adressenregister verwalten lΣ▀t. ZunΣchst legen Sie dafⁿr auf dem Exchange Server einen neuen ÷ffentlichen Ordner an. Klicken Sie in der Ordnerleiste mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Alle ÷ffentlichen Ordner (Unterordner von ╓ffentliche Ordner) und wΣhlen Untergeordneten Ordner erstellen. Im folgenden Dialog geben Sie dem Ordner einen Namen und wΣhlen im Kombinationsfeld Ordner enthΣlt den Eintrag Kontakt-Elemente. In den neu angelegten Ordner k÷nnen Sie wie gewohnt Kontakte eingeben oder aus anderen Kontakt-Ordnern kopieren. Aber welche Benutzer k÷nnen nun wie auf den neuen ÷ffentlichen Ordner zugreifen? Wer den Ordner angelegt hat, ist automatisch der sogenannte Besitzer mit allen Zugriffsrechten (Stufe 7). Fⁿr die ⁿbrigen Benutzer gelten zunΣchst die eingeschrΣnkte Rechte der Stufe 3. Sie haben nur einen schreibgeschⁿtzten Zugriff auf das Adressenregister, k÷nnen also Kontakte suchen und ÷ffnen, aber nicht bearbeiten oder neu anlegen. Um die Rechte zu verΣndern, mu▀ der Besitzer des Ordners mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag in der Ordnerleiste klicken und den Befehl Eigenschaften aufrufen. Auf der Registerkarte Rechte lassen sich die Einstellungen verΣndern. Welche Stufen es gibt, lesen Sie im Kasten Die Berechtigungsstufen von Exchange. Neben den Standardeinstellungen k÷nnen Sie mit Hinzufⁿgen noch spezielle Rechte fⁿr einzelne User festlegen. In der Praxis arbeitet ein ÷ffentlicher Ordner wie jeder andere auch. Ihren Rechten entsprechend k÷nnen Sie Elemente anlegen, bearbeiten, kopieren, verschieben und l÷schen. Falls zwei Benutzer gleichzeitig denselben Kontakt verΣndern, speichert Outlook die erste ─nderung und weist den zweiten Benutzer auf den Konflikt hin. Der kann dann seine ─nderungen verwerfen oder eine Kopie des Kontakts anlegen lassen. Fⁿr den schnellen Zugriff auf das Adressenregister richten Sie sich am besten eine Verknⁿpfung in der Outlook-Leiste ein. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag in der Ordnerleiste und rufen den Befehl Zur Outlook- Leiste hinzufⁿgen auf. Da ÷ffentliche Ordner nicht an der automatischen Archivierung teilnehmen, sichern Sie die Adressen am besten von Zeit zu Zeit durch den Export in eine pers÷nliche Ordnerdatei. Dazu markieren Sie den Ordnereintrag in der Ordnerleiste und rufen Datei û Importieren/Exportieren auf. WΣhlen Sie die Aktion Export in einen Pers÷nlichen Ordner (PST- Datei), folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.
Die Berechtigungsstufen von Exchange Stufe
7
(
Besitzer
) darf alle Elemente anlegen, lesen, bearbeiten und l÷schen sowie die Berechtigungsstufen anderer Personen fⁿr den Ordner Σndern. Stufe
6 darf alle Elemente anlegen, lesen, bearbeiten und l÷schen sowie Unterordner anlegen. Stufe
5 darf alle Elemente anlegen, lesen, bearbeiten und l÷schen. Stufe
4 darf Elemente anlegen und lesen, Unterordner anlegen und selbst erstellte Elemente und Ordner bearbeiten und l÷schen. Stufe
3 darf Elemente anlegen und lesen sowie selbst erstellte Elemente l÷schen. Stufe
2 darf Elemente lesen (im Posteingang auch l÷schen). Stufe
1 darf Elemente anlegen. Der Inhalt des Ordners wird nicht angezeigt. Stufe
Benutzerdefiniert darf AktivitΣten ausfⁿhren, die vom Ordnerbesitzer festgelegt sind. Stufe
Keine darf den Ordner nicht ÷ffnen.