Backup von Outlook-Daten

Ich habe bei Outlook Probleme mit dem Sichern von Daten. ZunΣchst habe ich vergeblich versucht, in den Office-Ordnern irgendwelche Dateien fⁿr Projekte, Notizen, Kontakte und so weiter zu finden. Dann habe ich die Funktion Exportieren als Excel- oder Accessdatei versucht. Das geht im Prinzip, aber beim Reimportieren ist immer eine manuelle Zuordnung der Felder n÷tig. Beim Archivieren sind anschlie▀end die archivierten Daten verschwunden. Wie kann ich meine Daten denn nun sichern?

Outlook verwaltet seine Daten nicht in einzelnen Dateien. Es benutzt dafⁿr eine eigene Datenbankstruktur und die Pers÷nlichen Ordner in Form einer Datei mit der Endung PST. Im lokalen Betrieb von Outlook befindet sich diese Datei in einem Ordner auf Ihrer Festplatte. Den Speicherort k÷nnen Sie herausfinden, indem Sie nach Dateien mit der Endung PST suchen oder direkt in den Einstellungen nachschlagen. Dazu rufen Sie den Befehl Extras û Dienste auf, markieren im Register Dienste den Eintrag Pers÷nlicher Ordner und klicken dann auf Eigenschaften. Das Feld Pfad verrΣt Ihnen, wo sich die Daten verstecken. Wenn Sie diese Datei kopieren, haben Sie alle Outlook-Daten gesichert. Sofern Sie nur bestimmte Informationen û zum Beispiel alle Adressen û sichern m÷chten, k÷nnen Sie diese exportieren. Allerdings mⁿssen Sie dabei nicht den Umweg ⁿber ein Fremdformat wie Excel oder Access gehen. Rufen Sie Datei û Importieren/Exportieren auf und wΣhlen die Aktion Export in einen Pers÷nlichen Ordner (PST-Datei). Dann folgen Sie den Anweisungen des Assistenten und wΣhlen in unserem Beispiel nur den Ordner KONTAKTE aus. Vorteil: PST-Dateien lassen sich als Dienst jederzeit in Ihre eigene oder fremde Outlook-Installation einbinden. Ein Import ist auch m÷glich, aber nicht zwingend erforderlich. Die Feldzuordnung mⁿssen Sie bei Import und Export immer nur einmal vornehmen, wenn Sie mit demselben Dateinamen arbeiten. Sobald Sie wieder aus derselben Datei importieren, zeigt Outlook die alte Feldzuordnung an und erm÷glicht Anpassungen. Das Archivieren hingegen kⁿmmert sich wirklich nur um das Ablegen der Daten. Dabei k÷nnen Sie fⁿr jeden Ordner getrennt festlegen, ob Outlook die Daten ins Archiv verschieben oder vollstΣndig l÷schen soll. Auf jeden Fall sind die Daten nach dem Archivieren aus Outlook verschwunden. Als Sicherungsma▀nahme eignet sich die Archivierung daher eher nicht. Allerdings legt Outlook die Archivdaten ebenfalls in einer PST-Datei ab. Bei Bedarf k÷nnen Sie diese Datei auch wieder als Dienst in Ihre Outlook-Installation integrieren. Dazu rufen Sie den Befehl Extras û Dienste auf und klicken im gleichnamigen Register auf Hinzufⁿgen. Klicken Sie im folgenden Dialog doppelt auf den Listeneintrag Pers÷nliche Ordner und geben dann die entsprechende Datei an.