Winword 7.0
Beliebiges Adreßformat beim Einbinden von
Schedule-Adressen in Word
Antwort
Tip: Nach dem Betätigen der Schaltfläche »Adresse einfügen« in der
Standard-Symbolleiste von Word für Windows kann man im Handumdrehen eine
Adresse aus der Kontakte-Liste von Schedule+ auswählen und in das Dokument
einfügen. Theoretisch zumindest, denn das Adreßformat, das Word dabei verwendet,
ist sehr einfach -
lediglich der Name des Empfängers und die Anschrift werden als Adresse eingefügt.
Möchte man weitere Angaben wie Firmennamen, Titel oder Abteilung in die Adresse
aufnehmen oder gar ausländische Adreßschreibweisen verwenden, muß jedoch
getrickst
werden. Möchten Sie selber bestimmen, in welcher Form Word die Adressen in das
Dokument einbindet, können Sie die Funktion »Bearbeiten | Auto-Text« für diesen
Zweck mißbrauchen. Geben Sie dafür zunächst den Aufbau der auszugebenden
Adresse in Form von Platzhaltern in das Dokument ein - eine Auflistung der Platzhalter
sehen Sie im
nebenstehenden Kasten "Die Schedule-Felder im Überblick". Möchten Sie also das
Adreßformat
Firma
Abteilung
Ansprechpartner
Anschrift
PLZ Ort
verwenden, müßten Sie zunächst folgenden Text vorbereiten:
<PR_COMPANY_NAME>
<PR_DEPARTMENT_NAME>
<PR_GIVEN_NAME> <PR_
SURNAME>
<PR_STREET_ADDRESS>
<PR_POSTAL_CODE>
<PR_LOCALITY>
Markieren Sie danach die komplette Adreßvorlage und
wechseln in das Untermenü »Bearbeiten | AutoText«.
Dort tragen Sie dann im Feld »Name« die Bezeichnung
»Adreßlayout« ein und klicken auf die Schaltfläche
»Hinzufügen«. Der Name »Adreßlayout« sorgt dafür, daß Word dieses Format anstelle
seines Standard-Adreßformats verwendet. Beim nächsten Einfügen einer Adresse aus
Schedule+ über die Schaltfläche »Adresse einfügen« erscheinen die Einträge des
ausgewählten Datensatzes
in der als »Adreßlayout« definierten Form.
Falls Sie oft mit wechselnden Adreßlayouts arbeiten,
zum Beispiel weil Sie häufig Briefe und andere Post ins
Ausland verschicken, können Sie auch mehrere Autotexte
anlegen, die Sie bei Bedarf in »Adreßlayout« umbenennen.
Legen Sie also zum Beispiel für jedes Land ein eigenes
Adreßlayout an und benennen es »USA«, »Frankreich« und
»Italien«. Wenn Sie das Adreßlayout ändern wollen, schreiben Sie den Namen des
Layouts - also zum Beispiel »Frankreich« - in das Dokument und betätigen Sie die
Taste [F3]. Word fügt die Vorlage für das Adreßlayout in das Dokument ein. Diesen
Text markieren Sie und wählen »Bearbeiten | AutoText«. In das Feld »Name«
schreiben
Sie die Bezeichnung »Adreßlayout« und klicken auf »Hinzufügen«. Beantworten Sie
danach die Frage, ob
Sie den Autotext-Eintrag neu definieren wollen, mit »Ja«,
und das Adreßlayout wird bis zur nächsten Änderung in der
soeben definierten Form beibehalten. Die Schedule-Felder im Überblick Adreßfeld
Vorname <PR_GIVEN_NAME>
Nachname <PR_SURNAME>
Anschrift <PR_STREET_ADDRESS>
PLZ <PR_POSTAL_CODE>