Winword 7.0
Beliebiges Adressformat beim Einbinden von
ScheduleAdressen in Word
Antwort
Tip: Nach dem Betätigen der Schaltfläche »Adresse einfügen« in der
Standard-Symbolleiste von Word für Windows kann man im Handumdrehen eine
Adresse aus der Kontakte-Liste von Schedule+ auswählen und in das Dokument
einfügen. Theoretisch zumindest, denn das Adreßformat, das Word dabei verwendet,
ist sehr einfach -lediglich der Name des Empfängers und die Anschrift wird als Adresse
eingefügt. Möchte man weitere Angaben wie Firmennamen, Titel oder Abteilung in die
Adresse aufnehmen, oder gar ausländische Adreßschreibweisen verwenden, muß
jedoch getrickst werden. -Möchten Sie selbst bestimmen, in welcher Form Word die
Adressen in das Dokument einbindet, können Sie die Funktion »Bearbeiten | Autotext«
für diesen Zweck mißbrauchen. Geben Sie dafür zunächst den Aufbau der
auszugebenden Adresse in Form von Platzhaltern in das Dokument ein - eine Auflistung
der Platzhalter sehen Sie im nebenstehenden Kasten Die Schedule-Felder im Überblick.
Möchten Sie also das Adreßformat Firma- Abteilung-Ansprechpartner Anschrift
PLZ Ort verwenden, müßten Sie zunächst folgenden Text vorbereiten:
<PR_COMPANY_NAME> <PR_DEPARTMENT_NAME>
<PR_GIVEN_NAME> <PR_ SURNAME> <PR_STREET_ADDRESS>
<PR_POSTAL_CODE> <PR_LOCALITY> Markieren Sie danach die komplette
Adreßvorlage und wechseln Sie in das Untermenü »Bearbeiten | AutoText«. Dort
tragen Sie dann im Feld »Name« die Bezeichnung »Adreßlayout« ein und klicken auf
die Schaltfläche »Hinzufügen«. Der Name »Adreßlayout« sorgt dafür, daß Word
dieses Format anstelle seines Standard-Adreßformats verwendet. Beim nächsten
Einfügen einer Adresse aus Schedule+ über die Schaltfläche »Adresse einfügen«
erscheinen die Einträge des ausgewählten Datensatzes in der als »Adreßlayout«
definierten Form. Falls Sie oft mit wechselnden Adreßlayouts arbeiten, zum Beispiel
weil Sie häufig Briefe und andere Post ins Ausland verschicken, können Sie auch
mehrere Autotexte anlegen, die Sie bei Bedarf in »Adreßlayout« umbenennen. Legen
Sie also zum Beispiel für jedes Land ein eigenes Adreßlayout an und benennen Sie es
»USA«, »Frankreich« und »Italien«. Wenn Sie das Adreßlayout ändern wollen,
schreiben Sie den Namen des Layouts - also zum Beispiel »Frankreich« - in das
Dokument und betätigen Sie die Taste [F3]. Word fügt die Vorlage für das
Adreßlayout in das Dokument ein. Diesen Text markieren Sie und wählen »Bearbeiten |
AutoText«. In das Feld »Name« schreiben Sie die Bezeichnung »Adreßlayout« und
klicken auf »Hinzufügen«. Beantworten Sie danach die Frage, ob Sie den
Autotext-Eintrag neu definieren wollen mit »Ja« und das Adreßlayout wird bis zur
nächsten Änderung in der soeben definierten Form beibehalten.
Die Schedule-Felder im Überblick
Adressfeld: Vorname <PR_GIVEN_NAME>
Nachname <PR_SURNAME> Anschrift <PR_STREET_ADDRESS>
PLZ <PR_POSTAL_CODE> Ort <PR_LOCALITY> Land
<PR_COUNTRY> Bundesland <PR_STATE_OR_PROVINCE>
Position <PR_TITLE> Firma <PR_COMPANY_NAME>
Abteilung <PR_DEPARTMENT_NAME>
Büro <PR_OFFICE_LOCATION> Sekretariat <PR_ASSISTANT>
Telefonnummern: Firma <PR_PRIMARY_TELEPHONE_NUMBER>
Privat <PR_HOME_TELEPHONE_NUMBER>
Fax <PR_PRIMARY_FAX_NUMBER>
Mobiltelefon <PR_MOBILE_TELEPHONE_NUMBER>
Funkruf <PR_PAGER_TELEPHONE_NUMBER>
Sekretariat <PR_ASSISTANT_TELEPHONE_NUMBER>
Firma2 <PR_OFFICE2_TELEPHONE_NUMBER>
Privat2 <PR_HOME2_TELEPHONE_NUMBER>