INDEX

PlanPoint

Planning journalier, Planning hebdomadaire, Planning mensuel, A FaireNuméros de téléphone importants, Liste d’adresses - saisie et modifications

Notes

Espèces

Objectifs, Projets, Tâches, Vue d’ensemble

Calendrier, Installation, Evénements, Externe

Fonction d’annotation,

Fonction de recherche,

l'impression


Fonction d’annotation

Le système prend en charge une fonction d’annotation accessible à tous les niveaux de PLANPOINT. Cette fonction vous permet d’associer des notes à un élément d’information particulier (pour l’expliciter ou encore la mettre en évidence, p.ex.). Pour ouvrir la fonction d’annotation (NOTE), cliquez sur l’icône NOTE placée en regard de l’information que vous souhaitez annoter. Un bloc-note apparaît alors à l’écran. Son en-tête reprend les données auxquelles la note est associée.

Vous pouvez associer des notes aux données suivantes:

- 	Rendez-vous

- 	A faire

- 	Adresses

- 	Projets

- 	Tâches

- 	Notes diverses (non associées)

Chaque élément d’information ne peut être associé qu’à un seul bloc-note. En d’autres termes, si vous souhaitez introduire plusieurs notes relatives à un même élément d’information, vous devrez toujours les saisir dans le même bloc-notes (dont la capacité est du reste illimitée). Une fois la note introduite, vous fermez le bloc-notes en cliquant sur le bouton OK. Après la fermeture du bloc-notes, l'icône se modifie pour indiquer qu'une note est associé au texte.

* Pour annoter un élément d’information, procédez comme suit:

Souris:

Cliquez sur l’icône NOTE.

Clavier:

Appuyez sur <TAB> pour atteindre l’icône NOTE. Celle-ci s’entoure d’un contour en pointillés lorsqu’elle est sélectionnée. Appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT> pour ouvrir le bloc-notes.

* Pour fermer une note, procédez comme suit:

Souris:

Cliquez sur le bouton OK.

Clavier:

Appuyez sur <ALT> + <O> ou appuyez sur <TAB> pour atteindre le bouton OK et appuyez enfin sur la <BARRE D’ESPACEMENT>.

* Pour supprimer une note, procédez comme suit:

Souris:

Cliquez sur le bouton SUPPRIMER.

Clavier:

Appuyez sur <ALT> + <S> ou appuyez sur <TAB> pour atteindre le bouton SUPPRIMER et appuyez enfin sur la <BARRE D’ESPACEMENT>.

* Pour imprimer une note, procédez comme suit:

Souris:

Cliquez sur le bouton IMPRIMER.

Clavier:

Appuyez sur <ALT> + <I>, ou encore, appuyez sur <TAB> pour atteindre le bouton IMPRIMER et appuyez enfin sur la <BARRE D’ESPACEMENT>.


Fonction de recherche

PLANPOINT dispose d’une puissante fonction de recherche qui vous permet de retrouver rapidement la donnée souhaitée, où qu’elle se trouve dans le système. Les recherches peuvent s’effectuer jusqu’aux niveaux les plus bas du système. PLANPOINT examine tout d’abord les titres des données pour y trouver le critère de recherche indiqué, et passe ensuite au niveau de chaque ligne d’information. En d’autres termes, PLANPOINT analyse tous les niveaux du système, en quête du critère de recherche que vous lui avez soumis. Le système vous permet même d’inclure les annotations dans vos opérations de recherche. A cela s’ajoute que le module ABC possède lui aussi sa propre fonction de recherche.

Des commandes de recherche peuvent être exécutées dans les sections suivantes:

•	JOUR

•	ADRESSES

•	NUMEROS IMPORTANTS

•	NOTES

•	A FAIRE + FICHIER

•	CAISSE

•	OBJECTIFS

•	PROJETS

•	EVENEMENTS

•	ARCHIVES

•	TACHES

A la demande, le système peut également effectuer des recherches dans les notes associées aux informations contenues dans ces différentes sections.

La fonction CHERCHER est activée en cliquant sur Recherche dans la barre de menus. Dans la boîte de dialogue qui apparaît alors, vous devez indiquer:

-  le critère de recherche (Que recherchez-vous?)

-  le module de PLANPOINT dans lequel la recherche doit s’opérer

-  si vous souhaitez ou non inclure les annotations dans la recherche.

* Pour lancer la recherche, procédez comme suit:

Souris:

Cliquez deux fois sur Recherche pour ouvrir une fenêtre. Cliquez de manière à amener le curseur dans la champ du critère de recherche. Tapez-y alors le libellé de l’élément que vous recherchez. Utilisez le pointeur pour sélectionner la section dans laquelle la recherche doit avoir lieu et pour préciser si les annotations doivent ou non être prises en compte dans la recherche.

Cliquez ensuite sur le bouton CHERCHER pour lancer la recherche.

Clavier:

Appuyez sur <F4> pour faire apparaître la boîte de dialogue.

Appuyez sur <TAB> pour amener le pointeur dans le champ du paramètre de recherche.

Dans ce champ, tapez le libellé de l’élément que vous recherchez. Appuyez sur <TAB> pour atteindre la zone indiquant les sections. Appuyez sur flèches pour sélectionner la section dans laquelle effectuer la recherche. Spécifiez également si la recherche doit être effectuée sur la note jointe au texte. Appuyez sur <Entrée> ou sur <ALT>+<C> pour lancer la recherche.

Recherche à débouchés multiples

Si la recherche débouche sur plusieurs possibilités, le système affiche une liste reprenant les intitulés et les dates de saisie des données. Vous devez alors sélectionner un des articles de la liste en question.

* Pour sélectionner un article dans la liste, procédez comme suit:

Souris:

Cliquez deux fois sur l’article de votre choix. Il s’affiche alors en surbrillance et les données apparaissent à l’écran.

Clavier:

Appuyez sur <TAB> pour atteindre la zone indiquant le résultat de la recherche. Appuyez sur  les flèches pour sélectionner la donnée de votre choix. Appuyez sur <Entrée> pour faire apparaître la donnée sélectionnée.


Planning journalier

Le planning journalier a pour objet de vous donner un aperçu complet de tous vos rendez-vous,  tâches et choses à faire durant une journée déterminée. Vous pouvez également y introduire les nouveaux rendez-vous, y reprogrammer des tâches et opérer toutes les modifications ou changements nécessaires.

* Programmation des rendez-vous : description et durée

1. Placez le curseur sur la ligne de texte à droite de l’heure de votre choix.

2. Tapez le texte précisant l’objet ou la nature de votre rendez-vous.

3. Pour introduire la durée du rendez-vous, cliquez sur le bouton DUREE.

4. Dans la boîte de dialogue DUREE, tapez le temps que vous souhaitez réserver au rendez-vous et cliquez sur OK. PLANPOINT calcule automatiquement l’heure de fin du rendez-vous et introduit celui-ci sous forme d’un bloc dans votre agenda. Une barre de durée figurant la période  retenue apparaît entre la colonne horaire et la zone texte.

Sauf spécification contraire, PLANPOINT suppose que le rendez-vous ne se répète pas.

* Programmation de rendez-vous récurrents

Certains rendez-vous sont récurrents: ils se répètent à intervalles réguliers durant une période déterminée. Cette fonction accélère la planification, dans la mesure où elle vous évite de devoir réintroduire à chaque fois un même rendez-vous.

1. Cliquez sur le bouton FREQUENCE dans l’en-tête.

2. Dans la boîte de dialogue FREQUENCE, tapez la fréquence (p.ex. chaque jour, chaque semaine, chaque mois, tous les x jours...), ainsi que la période durant laquelle vous souhaitez voir se répéter les rendez-vous (p.ex. du 01.01.1997 au 12.12.1997).

3. Cliquez sur OK pour confirmer.

Le bouton <SUPPRIMER> vous permet de supprimer totalement ou partiellement un rendez-vous répétitif.

4. Programmation d’un rendez-vous en conflit avec un rendez-vous existant

* Conflit de Temps

Si vous souhaitez planifier un rendez-vous à un moment pour lequel un autre rendez-vous a déjà été fixé, PLANPOINT affiche un message CONFLIT DE TEMPS ! au-dessus des fenêtres d'informations.

* Programmation d’un rendez-vous à une heure non-standard

Même si la division horaire de votre agenda ne reprend que les heures entières, vous pouvez néanmoins programmer un rendez-vous à un autre moment (p.ex. 11H15). Une fois les données du rendez-vous introduites, le planning journalier est alors réorganisé en conséquence et le rendez-vous enregistré au moment demandé. PLANPOINT insère pour ce faire le nombre de lignes requis dans le planning journalier.

Souris:

Cliquez sur une heure standard suivie d’une ligne vierge et, sur l’heure standard, tapez l’heure à laquelle le rendez-vous doit effectivement avoir lieu (p.ex. 11H15). Sur la ligne réservée au texte, tapez l’objet ou la nature du rendez-vous.

Clavier:

Utilisez les flèches pour positionner le curseur sur une heure standard suivie d’une ligne vierge et, sur cette heure, tapez l’heure non-standard à laquelle doit avoir lieu le rendez-vous (p.ex. 11H15). Appuyez sur <TAB> pour passer à la ligne de texte et tapez-y l’objet ou la nature du rendez-vous.

* Reprogrammation des rendez-vous

PLANPOINT permet la reprogrammation automatique des rendez-vous. Dans ce cas, le nouveau rendez-vous a lieu un autre jour, mais à la même heure que le rendez-vous initial.

Si vous souhaitez également modifier l'heure du rendez-vous, spécifiez une autre heure avant de changer le jour du rendez-vous.

Si vous déplacez un rendez-vous à une date et une heure déjà bloquées pour un autre rendez-vous, Planpoint affiche le message "Conflit de temps". Vous avez alors la possibilité d'annuler votre opération (et de choisir une autre date et/ou une autre heure) ou de maintenir le rendez-vous déplacé à la date spécifiée.

Souris:

Cliquez sur le rendez-vous à reprogrammer. Celui-ci apparaît alors en surbrillance. Cliquez ensuite sur le bouton ALLER A dans l’en-tête. Dans la boîte de dialogue ALLER A, utilisez le pointeur pour sélectionner la nouvelle date du rendez-vous. Cliquez sur OK pour confirmer cette date.

Clavier:

Utilisez la touche <TAB> pour positionner le curseur sur le rendez-vous à reprogrammer. Celui-ci apparaît alors en surbrillance. Appuyez ensuite sur <ALT> + <R> pour activer le bouton ALLER A dans l’en-tête. Dans le dialogue ALLER A, utilisez les touches <TAB>,  les flèches pour sélectionner la nouvelle date du rendez-vous. Appuyez sur <ALT> + <O> pour confirmer cette date.

* Suppression d’un rendez-vous

En cas d’annulation, il est très aisé de supprimer un rendez-vous de votre agenda.

Souris:

Cliquez sur le texte du rendez-vous à supprimer. Cliquez ensuite sur le bouton SUPPRIMER dans l’en-tête. Le rendez-vous et sa barre de durée sont alors effacés de l’agenda.

Clavier:

Utilisez la touche <TAB> pour positionner le curseur sur le rendez-vous à supprimer. Appuyez sur <ALT> + <S> pour activer le bouton SUPPRIMER dans l’en-tête. Le rendez-vous et sa barre de durée sont alors effacés de l’agenda.

* Annotation des rendez-vous

La fonction NOTE de PLANPOINT vous permet d’annoter chacun des rendez-vous inscrits dans l’agenda. Pour associer une note à un rendez-vous, il suffit d’ouvrir l’icône NOTE située à droite de son libellé. La page du bloc-notes qui apparaît alors peut être utilisée pour taper la note souhaitée.

Vous ne pouvez introduire qu’une seule note par  rendez-vous. Lorsque toutes les données voulues ont été introduites, cliquez sur OK ou appuyez sur <ALT> + <O> pour fermer la note. L’icône NOTE change d'aspect.

* Sélection d’une autre date

Vous disposez de plusieurs méthodes pour choisir une autre date: vous pouvez utiliser le bouton DATE, le bouton JOUR, le bouton SEMAINE ou la combinaison de touches <Ctrl>  et les flèches.

Le bouton DATE (le grand bouton contenant la date du jour) vous permet d’afficher le calendrier mensuel, où vous pouvez alors sélectionner une autre date. Appuyez sur l'icône fléchée en bas à droite pour afficher les tâches, rendez-vous et événements planifiés à la date cerclée. Cette fonction vous permet d'obtenir immédiatement un aperçu de vos activités à la date de votre choix.

Le bouton SEMAINE  vous permet de passer au même jour d’une autre semaine, en indiquant le numéro de la semaine.

Le bouton JOUR vous permet de passer à un autre jour, en indiquant le numéro du jour.

Souris:

Cliquez sur le bouton DATE. Lorsque le calendrier est affiché, activez l'icône fléchée et/ou sélectionnez une date.

Clavier:

Appuyez sur <TAB> pour atteindre le bouton DATE (le grand bouton contenant la date du jour) et appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT>. Dans la boîte de dialogue ALLER A, appuyez sur <TAB> pour accéder au calendrier et utilisez les flèches pour spécifier la nouvelle date. Appuyez sur <ALT> + <O> pour atteindre la date en question. Appuyez sur <TAB> pour atteindre l'icône fléchée et appuyez sur <BARRE D'ESPACEMENT> pour ouvrir la fenêtre.

* Expédition/cochage des affaires courantes (‘A faire’)

Lorsque vous avez mené à bien une des choses qui étaient  ‘A faire’, il vous est loisible de la cocher pour indiquer au système qu’elle est effectivement terminée. L'activité en question disparaît alors du planning journalier et est transférée vers le fichier.

Souris:

Cliquez deux fois sur la chose ‘A faire’ de votre choix. L'objet en question est encadré par un filet et une boîte de dialogue s'affiche à l'écran, avec la question “A faire OK ?”. Cliquez sur OUI. La tâche est alors supprimée de l’agenda et stockée dans le fichier système.

Clavier:

Appuyez sur la touche <TAB>  pour vous déplacer dans la fenêtre contenant les choses ‘A faire’ et les tâches dépendant des projets. Utilisez les flèches pour sélectionner la chose ‘A faire’ de votre choix. Celle-ci apparaît alors en surbrillance et une boîte de dialogue s’affiche à l’écran, avec la question “A faire OK ?”. Répondez en appuyant sur le bouton. La tâche est alors supprimée de l’agenda et stockée dans le fichier système.

* Copie de tâches vers le planning journalier

Les tâches d’un projet planifiées pour un jour déterminé apparaissent normalement dans la fenêtre d'informations. Pour obtenir un aperçu complet de toutes les tâches ET de tous les rendez-vous programmés pour une journée donnée, il vous suffit de copier sur la page du planning journalier les tâches contenues dans sa fenêtre. Dès qu’une tâche a été copiée dans le planning journalier, vous pouvez utiliser le bouton DUREE pour lui affecter une durée. La marche à suivre est identique à celle utilisée pour préciser la durée d’un rendez-vous.

Souris:

Dans le planning journalier, positionnez le curseur sur l’heure à laquelle vous souhaitez que la tâche commence. Dans la fenêtre, cliquez ensuite deux fois sur la tâche que vous souhaitez copier dans le planning journalier.  Une boîte de dialogue s’affiche. Cliquez sur COPIER VERS AGENDA pour transférer la tâche vers le planning  journalier. La tâche y est alors enregistrée, à l’heure que vous avez précisée. Utilisez ensuite le bouton DUREE pour lui affecter le temps nécessaire.

Note: Vous devez définir une heure de début AVANT que la tâche ne puisse être transférée dans le planning journalier. Le bouton COPIER VERS AGENDA ne sera PAS activé dans la boîte de dialogue si le curseur est positionné sur un rendez-vous dans le planning journalier.

Clavier:

Dans le planning journalier, positionnez le curseur sur l’heure à laquelle vous souhaitez que la tâche commence. Appuyez sur la touche <TAB> pour accéder à la fenêtre et utilisez les flèches pour sélectionner la tâche que vous souhaitez y copier à destination du planning journalier. Une boîte de dialogue s’affiche. Utilisez la touche <TAB> pour atteindre le bouton COPIER VERS AGENDA et appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT> pour transférer la tâche vers le planning journalier. La tâche y est alors enregistrée, à l’heure que vous avez précisée. Utilisez ensuite le bouton DUREE pour lui affecter le temps nécessaire.

Note: Vous devez définir une heure de début AVANT que la tâche ne puisse être transférée dans le planning journalier. Le bouton COPIER VERS AGENDA ne sera PAS activé dans la boîte de dialogue si le curseur est positionné sur un rendez-vous dans le planning journalier.

* Mise à jour de la durée totale d’une tâche

Lorsque vous avez consacré un certain nombre d’heures à une tâche déterminée, le temps effectivement presté peut être déduit de la durée totale spécifiée lors de la planification de projet.

Souris:

Dans la fenêtre, cliquez deux fois sur la tâche à laquelle vous avez déjà consacré un certain temps. Une boîte de dialogue s'ouvre. Le nombre d'heures et de minutes que vous spécifiez sont soustraites du temps total prévu pour la tâche en question. Pour valider le décompte et fermer la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton <Réduction>. Le temps restant est indiqué dans la fenêtre d'informations. N.B. La gestion globale du projet est elle aussi mise à jour automatiquement.

Clavier:

Appuyez sur la touche <TAB> pour atteindre la fenêtre et utilisez les flèches pour sélectionner la tâche à laquelle vous avez déjà consacré un certain temps. Une boîte de dialogue s’affiche. Appuyez sur la touche <TAB> pour accéder au bouton REDUCTION et appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT>. Le nombre d’heures que vous indiquez est alors soustrait de la durée totale assignée à la tâche. Le temps restant - c’est-à-dire la durée nécessaire à l’achèvement de la tâche - s’affiche dans la fenêtre d'informations. N.B. La gestion globale du projet est elle aussi mise à jour automatiquement.

* Expédition/cochage des tâches terminées

Lorsqu’une tâche est entièrement terminée, il vous est loisible d’en informer le système, qui la supprime alors de la fenêtre du planning journalier. La gestion globale du projet est elle aussi mise à jour automatiquement. Les tâches terminées (c’est-à-dire cochées) restent visibles dans l’aperçu des tâches.

Souris:

Dans la fenêtre, cliquez deux fois sur la tâche terminée. Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur le bouton TACHE TERMINEE. La tâche est alors supprimée de la fenêtre du planning journalier et affectée d’une coche, pour indiquer qu’elle est terminée, dans la gestion globale de projets.

Clavier:

Appuyez sur la touche <TAB> pour accéder à la fenêtre et utilisez les flèches pour sélectionner la tâche terminée. Appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT> pour faire apparaître la boîte de dialogue. Appuyez sur la touche <TAB> pour atteindre le bouton TACHE TERMINEE et appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT>. La tâche est alors supprimée de la fenêtre du planning journalier et affectée d’une coche, pour indiquer qu’elle est terminée, dans la gestion globale de projets.

* Vérification du statut d’une tâche

Si la date limite d’une tâche est dépassée, le nombre d’heures restant à prester pour terminer la tâche, ainsi que le symbole de statut, sont affichées en rouge dans l’aperçu des tâches. Si le retard encouru au niveau de cette tâche implique un retard pour l’ensemble du projet, la ligne entière est alors affichée en rouge.


Planning hebdomadaire

Le planning hebdomadaire a pour objet de fournir un aperçu synoptique des activités de toute la semaine. Le planning hebdomadaire ne permet que la consultation. Pour saisir des données, cliquez sur une date pour ouvrir une fenêtre relative au jour de votre choix et tapez les données utiles dans cette fenêtre.

 * Sélection d’un jour dans le planning hebdomadaire

Il est possible, à partir du planning hebdomadaire, de passer à n’importe quel planning journalier de la semaine concernée.

Souris:

Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le jour de votre choix. Le planning journalier correspondant s’affiche alors. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur le jour que vous souhaitez sélectionner. Vous restez dans la section Planning hebdomadaire, mais la case journalière se “déplie” pour afficher toutes les données du jour en question.

Clavier:

Utilisez la touche <TAB> pour atteindre le jour de votre choix et appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT>.

* Sélection d’une autre semaine :

Vous pouvez ouvrir le planning de n'importe quelle autre semaine en cliquant sur le bouton SEMAINE situé en haut de l’écran ou en utilisant une combinaison de touches.

Souris:

Cliquez sur le bouton fléché placé en regard du numéro de la semaine et/ou du mois.

Clavier:

Utilisez la touche <TAB> pour le numéro de la semaine ou du mois. Appuyez sur les flèches  pour faire défiler les semaines ou les mois.

* Visualisation de la liste complète des rendez-vous et des tâches

A l’exception de celles correspondant aux samedis et dimanches (qui n’en affichent qu’une seule), chaque case journalière peut afficher jusqu’à quatre lignes d’informations. Si le planning journalier d’une journée déterminée comporte plus de quatre activités, vous devrez donc en faire défiler la liste à l’aide de la barre de défilement, ou “déplier” le jour en cliquant sur le bouton droit de la souris

Souris:

Cliquez sur les flèches de la barre de défilement.

Clavier:

Utilisez les flèches pour faire défiler la liste complète.


Planning mensuel

Le planning mensuel affiche une ligne du temps - verticale ou horizontale - qui vous permet de déterminer rapidement les jours et heures restant disponibles. La ligne verticale est sélectionnée en activant le Format heure et date américain dans la section INSTALLATION du module INFO. La ligne horizontale correspond quant à elle à la sélection du Format heure et date européen dans cette même section INSTALATION du module INFO. Spécialemennt élaboré pour permettre des contrôles rapides, le planning mensuel ne permet pas la saisie; cependant, vous pouvez ouvrir une fenêtre de saisie pour un jour ou une activité donnée en cliquant sur l'activité de votre choix. Les lignes du temps qu’il visualise résultent directement des activités introduites dans les plannings journaliers. Cliquez sur une ligne de temps pour afficher, en haut de l'écran, l'activité associée à la ligne choisie. Le bouton <LISTER> fournit un récapitulatif de toutes les activités du mois sélectionné.

* Sélection d’un autre planning mensuel

Le bouton MOIS permet l’ouverture de n’importe quel autre planning mensuel.

Souris:

Cliquez sur les flèches situées à côté du bouton MOIS.

Clavier:

Utilisez la touche <TAB> pour accéder au bouton MOIS dans l’en-tête et appuyez les fléches.

* Ouverture du planning mensuel.

Vous pouvez ouvrir un récapitulatif mensuel en appuyant sur le bouton <LISTER>.

Sourir:

Cliquez sur le bouton <LISTER>.

Clavier:

Appuyez sur <TAB> pour atteindre le bouton <LISTER> et ouvrez le récapitulatif en appuyant sur la <BARRE D'ESPACEMENT>.


A Faire

La rubrique “A faire” permet  d’enregistrer toutes les actions et activités qui ne sont ni des rendez-vous ni des tâches (exemples: écrire une lettre, appeler un prospect, mettre de l’ordre dans votre classement personnel,...). Les choses “A faire” qui ont été correctement “expédiées” et enregistrées comme telles sont ensuite classées dans les archives système.

Les “A faire” qui restent en suspens à la fin d’une journée sont automatiquement reportés au jour suivant.

* Saisie des “A faire”

La meilleure méthode consiste à dresser une liste de toutes les petites choses et activités que vous aimeriez “expédier” durant la journée considérée. Dès qu’une chose “A faire” a été expédiée/cochée dans le planning journalier, elle est supprimée de la fenêtre reprenant les “A faire “ et les tâches, pour être classée dans les archives système pour mémoire.

Souris:

Introduisez la date à laquelle l’action doit être menée à bien et tapez-en la description sur la ligne prévue à cet effet. Les “A faire” apparaissent dans la fenêtre du planning journalier. Les “A faire” les plus anciens figurent en tête de cette liste.

Clavier:

Introduisez la date à laquelle l’action doit être menée à bien. Appuyez sur <TAB> pour vous placer sur la ligne réservée à la description et tapez-la. Les “A faire” apparaissent dans la fenêtre du planning journalier. Les “A faire” les plus anciens figurent en tête de cette liste.

* Modification des “A faire”

Pour modifier un “A faire” existant, commencez par supprimer une partie du texte existant en utilisant la touche <SUPPR>, et tapez ensuite le nouveau texte.

* Consultation du fichier “A faire”

Tous les “A faire” menés à bien (c’est-à-dire expédiés/cochés) sont stockés dans le fichier système. Ce fichier offre un aperçu chronologique de tous les “A faire“ qui ont été correctement expédiés.

Souris:

Cliquez sur le bouton FICHIER. Une liste complète reprenant tous les “A faire” expédiés, ainsi que les notes correspondantes, apparaît alors. Utilisez la barre de défilement pour faire défiler cette liste.

Clavier:

Appuyez sur <TAB> pour activer le bouton FICHIER. Appuyez sur la <BARRE D'ESPACEMENT> pour consulter le contenu du fichier d'archivage. Une liste complète reprenant tous les “A faire” expédiés, ainsi que les notes correspondantes, apparaît alors.

Utilisez les  fléches pour faire défiler cette liste.

* Suppression d’”A faire” dans le fichier système

Après un certain temps, le stockage de tous les “A faire” menés à bien perd de son intérêt. Vous pouvez alors décider d’effacer les plus anciens, au moyen du bouton SUPPRIMER.

Souris:

Cliquez sur le “A faire” de votre choix et ensuite sur le bouton SUPPRIMER.

Clavier:

Utilisez les  fléches pour atteindre le “A faire” que vous souhaitez supprimer. Appuyez ensuite sur <ALT> + <S> pour supprimer le “A faire” du fichier.

* Expédition/cochage des “A faire”

Le transfert d'un “A faire” vers le fichier d'archivage peut s'effectuer à partir du planning journalier ou par l'intermédiaire du bouton <Terminé>. (Pour supprimer un "A faire" dans le planning journalier, reportez-vous à la section adéquate).

Souris: Cliquez sur le “A faire” que vous souhaitez expédier. Cliquez ensuite sur le bouton TERMINE et confirmez votre choix dans la boîte de dialogue en cliquant sur le bouton adéquat.

Clavier : Appuyez sur <TAB> pour atteindre les lignes de texte et utilisez les fléches pour atteindre le “A faire” que vous souhaitez expédier. Appuyez ensuite sur <ALT> + <T> pour activer le bouton TERMINE. Appuyez enfin sur <ALT> + <N> ou <ALT>.+.<O> pour confirmer votre choix et sélectionnez les actions de votre choix.


Numéros de téléphone importants

Cette section propose un répertoire téléphonique à accès rapide, où vous pouvez enregistrer les numéros d’appel principaux, en ce compris les numéros de première urgence, ceux de la famille, etc.

* Saisie des noms et numéros de téléphone

Souris:

Cliquez au début de la colonne NOM et tapez le nom et le numéro de téléphone correspondant.

Clavier:

Si le curseur se trouve au début d’une ligne vide de la colonne NOM, vous pouvez taper immédiatement le nom et le numéro de téléphone correspondant. Utilisez la touche <TAB> pour passer à la Colonne NUMERO. La touche <TAB> vous permet aussi de passer à la ligne suivante.

* Modifier ou supprimer des numéros de téléphone importants

Vous pouvez modifier des numéros existants en vous plaçant simplement dans le texte existant et en le modifiant.

Pour effacer un numéro existant, utilisez la touche <SUPPR> ou <RETOUR ARRIERE> de votre clavier.


Liste d’adresses - saisie et modifications

L’écran Adresses est utilisé pour taper de nouvelles adresses et numéros de téléphone, ainsi que pour mettre à jour votre base de données personnelle.

* Saisie et suppression d’adresses

Lorsque vous ouvrez la liste d’adresses, le curseur se positionne automatiquement dans le champ Nom, et vous pouvez donc y taper directement des données. Pour modifier des données, tapez sur les textes et numéros existants. Pour supprimer des données, utilisez la touche <SUPPR> de votre clavier. Pour ajouter une nouvelle adresse, cliquez sur le bouton <AJOUTER>. Les modifications sont enregistrées automatiquement; vous ne devez donc pas les confirmer en cliquant sur le bouton <AJOUTER>. (Si vous le faites, vous enregistrez une nouvelle occurrence de la même adresse dans le fichier.)

Souris:

Cliquez au début du champ Nom et tapez-y votre texte. Utilisez la touche <TAB> pour passer au(x) champs suivant(s).

Clavier:

Le curseur se positionne au début du champ Nom. Tapez-y votre texte. Utilisez la touche <TAB> pour passer au(x) champs suivant(s).

* Recherche de données dans le fichier d’adresses

Le section ABC dispose de sa propre fonction de recherche, qui vous permet de CHERCHER (et de trouver!) un nom, une adresse ou un numéro de téléphone en un minimum de temps. Si vous utilisez un critère de recherche unique, l’écran Adresses s’affiche immédiatement, avec le nom, l’adresse ou le numéro de téléphone recherché(s). Dans le cas contraire, le système affiche une liste de possibilités parmi lesquelles vous pouvez alors opérer votre choix.

Souris:

Cliquez au début du champ de votre choix et tapez la totalité ou le début du nom ou de l’adresse que vous cherchez. En général, il suffit de taper une partie du nom ou de l’adresse. Cliquez ensuite sur le bouton CHERCHER pour lancer la recherche.

Clavier:

Utilisez la touche <TAB> pour vous positionner au début du champ de votre choix et tapez la totalité ou le début du nom ou de l’adresse que vous cherchez. En général, il suffit de taper une partie du nom ou de l’adresse. Appuyez ensuite sur <ALT> + <C> pour lancer la recherche.

Note: 	Si vous appuyez sur le bouton CHERCHER sans définir au préalable un critère de recherche, PLANPOINT affiche une liste de tous les noms contenus dans le fichier d’adresses.

* Sélection d’un article dans une liste de recherche

Si vous utilisez un critère de recherche unique, le nom ou l’adresse correspondant apparaissent directement à l’écran. Dans le cas contraire, le système produit une liste reprenant toutes les possibilités.

Souris:

Cliquez sur le nom ou l’adresse de votre choix. Cliquez ensuite sur SELECTION pour afficher à l’écran les données que vous recherchiez.

Clavier:

Utilisez les fèches pour accéder au nom ou à l’adresse de votre choix. Appuyez sur <ALT> + <O> ou <Entrée> pour sélectionner et visualiser à l’écran les donnés que vous recherchiez.

* Annotation des noms et adresses dans la liste d’adresses

PLANPOINT vous permet d’associer une note à chacune des adresses ou noms contenus dans votre liste d’adresses. Pour ouvrir le bloc-notes correspondant à une des pages de la liste d’adresses, il vous suffit d’activer l’icône NOTE située en regard du champ Nom. Vous pouvez alors y  enregistrer toutes les informations complémentaires que vous jugez utiles.


Notes

Le module NOTES vous permet de  rédiger un nombre virtuellement illimité de notes diverses qui ne sont pas directement associées à une autre donnée des modules AGENDA ou ABC. Ce module offre un bloc-notes entier pour ce type de notes autonomes.

Les procédures s’appliquant au module NOTES sont identiques à celles qu’utilise la fonction NOTE disponible aux autres niveaux de PLANPOINT.


Espèces

Le module CAISSE de PLANPOINT permet un suivi aisé des frais liés à un projet, des frais de voyage et d'autres dépenses.

Les frais budgetés et les frais réels pouvant être introduits, vous êtes donc en mesure de gérer au plus près l’ensemble de vos dépenses, tant professionnelles que privées. Vous pouvez également utiliser ce module pour l’établissement de vos notes de frais de voiture.

Le relevé des dépenses étant en liaison directe avec le module Gestion de projets, vous êtes aussi en mesure de contrôler les budgets alloués aux divers projets et tâches.

 * Etablissement d’un relevé de dépenses

Souris:

Cliquez sur INSERER pour faire apparaître la boîte de dialogue. Tapez le titre du nouveau  relevé et cliquez sur OK pour transférer le titre vers la fenêtre Relevé. Tapez ensuite la date, la description et les montants, en utilisant <TAB> pour changer de colonne. Appuyez sur <ENTREE> pour passer à la ligne suivante.

Clavier:

Appuyez sur <ALT> + <I> pour activer le bouton INSERER. Dans la boîte de dialogue, tapez le titre du nouveau  relevé et appuyez sur <ALT>.+.<O> pour transférer le titre vers la fenêtre Relevé. Tapez ensuite la date, la description et  les montants, en utilisant <TAB> pour changer de colonne. Appuyez sur <ENTREE> pour passer à la ligne suivante.

Important!    Les montants pouvant être introduits dans le relevé de dépenses sont limités à 7 chiffres avant et à 2 chiffres après la virgule (ou le point), exception faite des Francs belges (BF), des Lires italiennes (Lit) et des Pesetas espagnoles (Pts), devises pour lesquelles vous pouvez introduire 9 chiffres avant et AUCUN chiffre après la virgule (ou le point).

* Etablissement du budget d’un projet

Le bouton SELECTION fait apparaître la liste des relevés de caisse. Cette liste mentionne les projets, qui sont passés entre crochets ([]). Lorsque vous vous trouvez sur l’intitulé du projet concerné, appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT> pour faire apparaître le relevé des dépenses associé au projet en question. Pour plus de détails, voir “Etablissement d’un relevé de dépenses” ci-dessus.

* Sélection des devises

La devise utilisée dans votre relevé de dépenses résulte du choix que vous avez préalablement opéré dans la section INSTALLATION de la rubrique INFO.


Objectifs

Le signet OBJECTIFS vous permet de jeter les bases de votre gestion de projets.

* Définition et modification des objectifs

Pour définir un objectif, vous devez préciser un code et un intitulé. Vous pouvez également associer un domaine d’activités à un objectif, mais cet élément est facultatif.

Souris:

Cliquez au début de la colonne ACTIVITE et tapez votre texte. Utilisez la touche <TAB> pour passer à la colonne CODE. Tapez-y un code, de manière à établir un lien avec vos projets. Utilisez la touche <TAB> pour passer à la colonne DESCRIPTION et tapez-y l’intitulé de votre objectif. Le cas échéant, utilisez le bloc-notes  pour une description détaillée de l’objectif en question.

Clavier:

Appuyez sur la touche <TAB> pour vous positionner au début de la colonne ACTIVITE et tapez votre texte. Utilisez la touche <TAB> pour passer à la colonne CODE. Tapez-y un code, de manière à établir un lien avec vos projets. Utilisez la touche <TAB> pour passer à la colonne DESCRIPTION et tapez-y l’intitulé de votre objectif. Le cas échéant, appuyez à nouveau sur <TAB> pour accéder à l’icône NOTE et utilisez le bloc-notes pour une description détaillée de l’objectif en question.

* Définition et modification des priorités

Souris :

Cliquez sur le bouton NO. à gauche de l’objectif. Un mini-clavier numérique apparaît. Tapez alors le chiffre correspondant au degré de priorité voulu.

Clavier:

Utilisez la touche <TAB> pour accéder au bouton NO. à gauche de l’objectif et appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT> pour faire apparaître le mini-clavier numérique. Utilisez alors les flèches pour atteindre le chiffre correspondant au degré de priorité voulu et appuyez enfin sur <Entrée> pour le sélectionner.


Projets

Le signet PROJETS vous permet de définir tous vos projets. Les données que vous entrez via cet écran constituent la base même de la gestion de projets prise en charge par PLANPOINT.   Note	Le bloc-notes et les mentions Budget et Réel se trouvent sous les boutons <Editer> et <AJOUTER>.

* Définition et mise à jour d’un projet

Souris:

Cliquez sur le bouton AJOUTER. Une boîte de dialogue s’ouvre, dans laquelle vous pouvez définir un nouveau projet. Utilisez la touche <TAB> ou la souris pour passer d’un champ à l’autre. Cliquez ensuite sur  OK pour transférer les données vers PLANPOINT.

Cliquez sur le bouton EDITER  pour modifier les données d’un projet existant. La marche à suivre est ensuite identique à ce qui est décrit plus haut.

Clavier:

Appuyez sur <ALT> + <A> pour activer le bouton AJOUTER. Une boîte de dialogue s’ouvre, dans laquelle vous pouvez définir un nouveau projet. Utilisez la touche <TAB> pour passer d’un champ à l’autre. Appuyez ensuite sur <ALT> + <O> pour transférer les données vers PLANPOINT.

Appuyez sur <ALT> + <E> pour modifier les données d’un projet existant. La marche à suivre est identique à ce qui est décrit plus haut.

Si les projets sont trop nombreux pour être visualisés simultanément sur l’écran PROJETS, utilisez les flèches pour faire défiler la liste complète.


Tâches

Chaque projet est articulé en un certain nombre de tâches. L’écran TACHES vous permet de définir et d’introduire des séries de tâches “dépendantes” et “indépendantes”.

* Définition et modification de tâches indépendantes

Par “tâches indépendantes”, on entend des tâches ressortissant à un projet mais dont le début de l’exécution n’est pas liée à celle d’autres tâches. Les tâches indépendantes sont définies au moyen du bouton EDITER.

Conseil 	Lorsque vous définissez les différentes tâches d’un projet, nous vous conseillons de commencer par les tâches indépendantes.

Souris:

Cliquez sur la première ligne vide en bas de la liste des tâches. Cliquez sur EDITER et appuyez sur <ENTREE> pour taper une nouvelle tâche sur la ligne vierge. Une boîte de dialogue s’ouvre, avec le curseur positionné dans le champ TACHES. Tapez-y la description de votre tâche. Utilisez la touche <TAB> pour passer d’un champ à l’autre.

Clavier:

Utilisez les flèches pour vous positionner sur la première ligne vide en bas de la liste des tâches. Un encadré vient entourer la ligne sélectionnée. Appuyez sur <ALT> + <E> et ensuite sur <Entrée> pour taper une nouvelle tâche sur la ligne vierge. Une boîte de dialogue s’ouvre, avec le curseur positionné dans le champ TACHES. Tapez-y la description de votre tâche. Utilisez la touche <TAB> pour passer d’un champ à l’autre.

Cliquez sur OK (ou appuyez sur <ALT> + <O>) pour fermer la boîte de dialogue et ajouter la nouvelle tâche à la liste des tâches.

Cliquez sur ANNULER (ou appuyez sur <ALT> + <A>) pour fermer la boîte de dialogue sans ajouter aucune donnée à votre liste de tâches.

* Pour modifier une tâche existante, procédez comme suit:

Souris:

Sélectionnez la tâche que vous souhaitez modifier et cliquez sur EDITER. Procédez ensuite comme pour la définition d’une nouvelle tâche.

Clavier:

Appuyez sur <ALT> + <E> pour activer le bouton EDITER. Procédez ensuite comme pour la définition d’une nouvelle tâche.

* Pour supprimer une tâche de la liste des tâches, procédez comme suit:

Souris:

Sélectionnez la tâche que vous souhaitez supprimer et cliquez sur SUPPRIMER.

Clavier:

Utilisez la touche <TAB> pour sélectionner la tâche que vous souhaitez supprimer et appuyez sur <ALT> + <S> pour activer le bouton SUPPRIMER.

* Définition et insertion d’une tâche dépendante

Dans tout projet, un certain nombre de tâches doivent être exécutées dans un ordre déterminé. Ces tâches hiérarchisées sont appelées “tâches dépendantes”. PLANPOINT vous permet de définir la relation qui unit ces différentes tâches.

Souris:

Sélectionnez la tâche “mère” - c’est-à-dire celle qui doit être partiellement achevée avant que puisse(nt) débuter la/les tâches dépendante(s) - en cliquant sur son intitulé dans la liste des tâches. Un encadré vient entourer la tâche sélectionnée. Cliquez ensuite sur INSERER. Une boîte de dialogue apparaît, avec le curseur positionné dans le champ TACHES. Tapez-y l’intitulé de votre tâche. Utilisez alors la souris ou appuyez sur la touche <TAB> pour passer d’un champ à l’autre dans la fenêtre. Le système vous suggère de prendre la date de fin de la tâche “mère” comme date de début de la tâche dépendante. Vous pouvez cependant taper une date ultérieure à celle suggérée par le système.

Clavier:

Dans la liste des tâches, utilisez les flèches pour sélectionner la tâche “mère” - c’est-à-dire celle qui doit être partiellement achevée avant que puisse(nt) débuter la/les tâches dépendante(s). Un encadré vient entourer la tâche sélectionnée. Appuyez ensuite sur <ENTREE> + <I> pour activer le bouton INSERER. Une boîte de dialogue apparaît, avec le curseur positionné dans le champ TACHES. Tapez-y l’intitulé de votre tâche. Utilisez alors la souris ou appuyez sur la touche <TAB> pour passer d’un champ à l’autre dans la fenêtre. Le système vous suggère de prendre la date de fin de la tâche “mère” comme date de début de la tâche dépendante. Vous pouvez cependant taper une date ultérieure à celle suggérée par le système.

Si vous souhaitez modifier les mentions contenues dans un des champs définissant une tâche, il vous suffit de taper votre nouveau texte sur l’ancien. Le système enregistre et mémorise automatiquement ces modifications.

* Statut d’un projet/d’une tâche

PLANPOINT utilise un certain nombre de symboles pour préciser le statut d’un projet et/ou d’une tâche. Ces symboles sont les suivants:

Symboles:

Point d’exclamation	La date de fin prévue pour la  tâche est dépassée.

Sablier 	La tâche/le projet est en cours, dans le délai prévu

Points de suspension	La tâche n’est pas encore été entamée.

Coche 	La tâche est terminée.

Supposons qu’après avoir coché une tâche en estimant qu’elle était terminée, vous découvrez que certains détails doivent encore être réglés... Dans ce cas, la tâche ne “mérite” pas d’être cochée dans la liste des tâches. Pour modifier le statut d’une tâche, faites apparaître la boîte de définition des tâches et cliquez sur le symbôle de statut (la coche, en l’occurrence). Ce faisant, vous ramenez la tâche à son état antérieur.


Vue d’ensemble

Le signet horizontal VUE D’ENSEMBLE fournit une représentation graphique de toutes les tâches appartenant à un projet. PLANPOINT utilise également un “diagramme de Gantt” pour visualiser l’état d’avancement d’un projet déterminé.

La vue d’ensemble ne permet pas la saisie ni la modification des données. Toutes les modifications et mises à jour touchant à la gestion des projets doivent être saisies dans la section PROJETS ou la section TACHES.

* Déplacement de la ligne du temps

Vous pouvez déplacer la ligne du temps vers la droite ou la gauche en fonction de la période que vous souhaitez visualiser pour vérifier le statut du projet à tel ou tel moment.

Souris:

Cliquez sur la ligne du temps et maintenez le bouton de la souris enfoncé. La ligne se déplace alors au gré des mouvements de la souris vers la gauche ou vers la droite. Utilisez les flèches pour déplacer la ligne du temps vers le haut ou vers le bas.

* Sélection d’une autre période

Souris:

Pour modifier la période, cliquez sur AFFICHER. Une zone de liste propose alors les options suivantes: 1 mois, 3 mois, 8 mois et 14 mois. Cliquez sur la période que vous souhaitez visualiser. Celle-ci apparaît automatiquement à l’écran.

Clavier:

Utilisez la touche  <TAB> pour accéder au bouton AFFICHER dans l’écran VUE D’ENSEMBLE et appuyez sur les flèches pour activer le bouton. Une zone de liste propose alors les options suivantes: 1 mois, 3rmois, 8 mois et 14 mois. La période sélectionnée apparaît automatiquement à l’écran.

* Sélection d’un autre projet/Sélection de tous les projets

Souris:

Pour visualiser la vue d’ensemble d’un autre projet, cliquez sur le bouton PROJET. Une zone de liste reprenant les codes des projets ainsi que l’option (Tous) apparaît alors. Cliquez sur le projet dont vous souhaitez visualiser la  vue d’ensemble ou cliquez sur (Tous) pour afficher la vue d’ensemble de tous les projets en cours.

Clavier:

Utilisez la touche <TAB> pour accéder au bouton PROJET et appuyez sur  les flèches pour activer le bouton. Utilisez les flèches pour vous positionner sur le projet dont vous souhaitez visualiser la vue d’ensemble. Le projet sélectionné s'affiche automatiquement. Pour afficher la vue d’ensemble de tous les projets en cours, positionnez-vous sur (Tous) et appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT>.

* Retour à DEFINITION DES PROJETS ou TACHES

Après avoir visualisé la vue d’ensemble, il se peut que vous souhaitiez modifier certains éléments dans la gestion de vos projets. Dans ce cas, choisissez le signet de la section DEFINITION DES PROJETS et introduisez-y toutes les modifications voulues.

Souris:

Cliquez sur le signet DEFINITION DES PROJETS ou TACHES, ou encore, cliquez deux fois sur la description de tâche dans la marge.

Clavier:

Choisissez Module dans la barre de menus.


Calendrier

Le signet CALENDRIER donne accès à un calendrier de douze mois, qui vous permet de vérifier des dates spécifiques en un minimum de temps. Pour visualiser une autre année, utilisez les flèches placées à côté du bouton ANNEE.

* Sélection de dates spéciales et affichage de la liste des dates spéciales

Souris:

Cliquez sur la case d’option des dates spéciales que vous souhaitez sélectionner. La liste des dates spéciales s’affiche dans une fenêtre.

Clavier:

Utilisez la touche <TAB> pour accéder à la case d’option des dates spéciales que vous souhaitez sélectionner et appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT>. La liste des données spéciales s’affiche dans une fenêtre.


Installation

La section INSTALLATION permet une personnalisation de votre système PLANPOINT au gré de vos préférences et desiderata.

* Langue

PLANPOINT offre le choix parmi six langues: anglais, allemand, français, espagnol, italien et néerlandais.

* Pays

Ce champ contient le pays dont vous souhaitez afficher les jours fériés. Pour obtenir les jours fériés de plusieurs pays, voir “Autres pays” ci-après. Les jours fériés correspondant au pays sélectionné sont pris en compte dans les calculs du module PROJETS.

* Devise

La devise utilisée dans le module CAISSE.

* Format heure et date

Utilisez ce champ pour indiquer si vous souhaitez la notation européenne (00:00 - 24:00) ou américaine (00:00 a.m. - 12:00 p.m.).

* Autres pays

Utilisez ce champ pour sélectionnez les pays dont vous souhaitez afficher les jours fériés dans votre système. Il est possible de choisir plusieurs pays en même temps (A, B, CH, D, E, F, GB, I, NL et USA).

* Changer mot de passe

PLANPOINT vous permet de protéger vos données à l’aide d’un mot de passe général ou privé. Les mots de passe peuvent être adaptés ou modifiés à tout moment.

* Imprimante

Cette zone indique l'imprimante sélectionnée dans le Gestionnaire d'impression de Windows.

Format: 	Ce champ contient le format de la page d’impression.

* Jour

Info jour:

Définit le type d’événements devant apparaître dans la fenêtre du planning journalier: Evénements, Jours fériés, Anniversaires, A faire et Tâches.

Horaire:

Définit la graduation standard  de votre planning journalier (1 H ou 30’). Si vous souhaitez une autre division, vous pouvez la spécifier également (le temps minimal que vous pouvez affecter à une graduation est de 15 minutes). Les champs DE et A précisent les heures de début et de fin de votre feuille de planning.

* Alarme

L’Alarme vous avertit des rendez-vous ou réunions imminents. Une alarme visuelle s’affiche à l’écran, si vous travaillez dans une application Windows. Vous pouvez également spécifier ici le nombre de minutes de délai entre l'alarme de Planpoint et le début de votre rendez-vous.

* Semaine

Info jour:

Définit le type d’événements devant apparaître dans votre planning hebdomadaire: Jours fériés, Anniversaires, Evénements, Lunaison.

Barre de temps:

Définit à quelle heure doivent débuter les lignes du temps des cases journalières de votre planning hebdomadaire (p.ex.  9 heures du  matin).

Longueur:

Définit la longueur de la ligne du temps dans les cases journalières de votre planning hebdomadaire.

Heures de travail:

Définit le nombre d’heures prestées chaque jour. PLANPOINT utilise cette information pour tous les calculs qu’il effectue dans le cadre de la gestion de projets (p.ex. du lundi au vendredi, de 8.00).

* Mois

Info jour	Définit le type d'événement devant apparaître dans votre planning mensuel: Jours fériés, Evénements, Anniversaires.

* Définition et modification des mots de passe

PLANPOINT reconnaît deux types de mots de passe: un mot de passe général et un mot de passe privé. Tous deux ont pour vocation de protéger les données confidentielles contenues dans votre système.

Souris:

Cliquez sur GENERAL ou PRIVE Une boîte de dialogue s’affiche. Tapez-y le nouveau mot de passe. A des fins de contrôle, vous devez introduire ce mot de passe à deux reprises après quoi, il est mémorisé dans le système.

Pour modifier votre mot de passe, vous devez tout d’abord taper le mot de passe existant avant d’en introduire un autre.

Clavier:

Utilisez la touche <TAB> pour accéder au bouton GENERAL ou PRIVE Une boîte de dialogue s’affiche. Tapez-y le nouveau mot de passe et appuyez sur <ALT> + <O> pour confirmer. A des fins de contrôle, vous devez introduire ce mot de passe à deux reprises après quoi, il est mémorisé dans le système.

Pour modifier votre mot de passe, vous devez tout d’abord taper le mot de passe existant avant d’en introduire un autre.

Le mot de passe privé s'utilise en association avec le verrou du planning journalier, des "A Faire" et des notes. Lorsqu'un mot de passe privé a été défini, les données protégées par un verrou fermé ne s'afficheront que si le mot de passe privé a été correctement spécifié lors du démarrage de Planpoint. En d'autres termes, pour masquer des informations, vous devez fermer le verrou, quitter Planpoint et redémarrer le programme sans taper le mot de passe privé. Dans ce cas, le programme n'affihe ni les données protégeés, ni le verrou. Si vous souhaitez consulter des informations masquées en cours d'utilisation du programme en mode protégé, choisissez "Mot de passe" dans la barre de menus, cliquez sur Privé et tapez le mot de passe correct. Toutes les données masquées seront alors visibles.

* Modification de l’horaire

PLANPOINT vous permet de définir votre propre horaire. La valeur par défaut correspond à des intervalles d’une 1/2 heure. Les horaires avec graduations horaires et semi-horaires sont prédéfinis et peuvent être activés à l’aide de boutons. Si vous souhaitez définir un autre type d’horaire, vous devez spécifier l’intervalle voulu.

Souris:

Cliquez sur <HEURES DE TRAVAIL>. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton 1 H. L’horaire passe à des divisions horaires, comprises entre 08.00 et 19.00. Si vous souhaitez que votre horaire commence plus tôt et/ou se termine plus tard, précisez les heures de début et de fin dans les champs DE et A, et cliquez sur le bouton 1 H. Cliquez ensuite sur OK pour confirmer vos choix.
Si vous souhaitez mettre en oeuvre, p.ex., un horaire avec graduations toutes les 20 minutes, tapez  0.20 dans le champ situé à côté de AUTRES. Cliquez sur AUTRES pour définir l’horaire. Cliquez ensuite sur OK pour confirmer.

Clavier:

Utilisez la touche <TAB> pour accéder au bouton <HEURES DE TRAVAIL> et appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT> pour activer le bouton.  Dans la boîte de dialogue, utilisez la touche <TAB> pour accéder au bouton 1 H et appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT>. L’horaire passe à des divisions horaires, comprises entre 08.00 et 19.00. Si vous souhaitez que votre horaire commence plus tôt et/ou se termine plus tard, utilisez la touche <TAB> pour vous positionner dans les champs DE et A et spécifiez les heures de début et de fin souhaitées. Appuyez ensuite sur <TAB> pour atteindre le bouton <1 H> et validez la modification en appuyant sur la <BARRE D'ESPACEMENT>.

Si vous souhaitez mettre en oeuvre, p.ex., un horaire avec graduations toutes les 20 minutes, tapez  0.20 dans le champ situé à côté de AUTRES. Utilisez la touche <TAB> pour vous positionner dans le champ AUTRES et appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT>. Appuyez sur <ALT> + <O> pour confirmer.

NB: Planpoint ignore les intervalles inférieurs à 15 minutes.

* Modification de l’horaire standard

PLANPOINT vous permet de modifier les intervalles de l’horaire standard moyennant l’introduction d’intervalles complémentaires et/ou la suppression des intervalles existants.

Pour inserer un intervalle, procédez comme suit:

Souris:

Tapez l’heure de l’intervalle en regard du bouton INSERER et cliquez sur INSERER.

Cliquez ensuite sur OK pour confirmer.

Clavier:

Appuyez sur <TAB> pour atteindre l'heure de l'intervalle, tapez l’heure de votre choix et appuyez sur <TAB> pour atteindre le bouton <INSERER>. Confirmez alors votre sélection en appuyant sur  <ALT> + <O>.

Pour supprimer un intervalle, procédez comme suit:

Souris:

Cliquez sur l'heure de l'intervalle à supprimer, puis sur le bouton <SUPPRIMER>. Confirmez la suppression en appuyant sur <OK>.

Clavier:

Appuyez sur <TAB> pour atteindre l'horaire affiché, sélectionnez l'heure de votre choix en utilisant les flèches, appuyez sur <ALT>+<S> et confirmez la suppression par <ALT>+<OK>.

* Modication de l'horaire

Vous pouvez modifier ici les jours ouvrables à prendre en considération dans la planification d'un projet. Si vous souhaitez planifier un projet sur les sept jours de la semaine, spécifiez l'horaire journalier dans les zones Samedi et Dimanche. L'horaire par défault de Planpoint est la semaine de cinq jours.

* Pour modifier l'horaire d'un jour spécifique, procédez comme suit:

Souris:

Cliquez sur le bouton <HEURES DE TRAVAIL> pour ouvrir la boîte de dialogue. Modifiez les réglages selon votre convenance. Appuyez sur <OK> pour valider vos sélections et fermer la boîte de dialogue.

Clavier:

Appuyez sur <TAB> pour atteindre le bouton <HEURES DE TRAVAIL>, puis sur la <BARRE D'ESPACEMENT> pour ouvrir la boîte de dialogue. Appuyez sur <TAB> pour sélectionner l'heure à modifier et changez-la selon votre convenance. Appuyez sur <ALT>+OK pour valider vos sélections et fermer la boîte de dialogue.


Evénements

La section EVENEMENTS permet la saisie de tous les événements particuliers revêtant une importance à vos yeux et que vous êtes susceptible de vouloir faire apparaître dans vos plannings journaliers. Il suffit de penser aux:

•	événements particuliers propres à l’entreprise: préparation des budgets, fêtes, etc.

•	événements particuliers dans votre secteur d’activités: séminaires, congrès, salons, etc.

•	vacances: les vôtres et celles de vos collaborateurs

•	foires professionnelles

•	événements privés et personnels: club sportif, enfants, etc.

* Définition des événements

Lorsque vous définissez un événement, vous précisez en fait sa date, ainsi que le moment auquel il devra apparaître dans votre planning journalier. Exemple: pour faire du 4 juillet une date-événement, vous devez introduire

* Date	 	04.07.1992 à  04.07.1999

* Description	4th of July, USA

* Fréquence	Chaque année

Il s’ensuit que cet événement apparaîtra chaque année, de 1992 à 1999, dans votre planning journalier en date  du 4 juillet.

Souris:

Tapez la date de l’événement et sa description. Cliquez ensuite sur le bouton FREQUENCE  pour préciser la fréquence de l’événement.

Clavier:

Tapez la date de l’événement et sa description. Utilisez la touche <TAB> pour accéder au bouton FREQUENCE et appuyez sur la <BARRE D’ESPACEMENT>. Tapez ensuite la fréquence de l’événement. Utilisez ensuite la touche <TAB> et la <BARRE D'ESPACEMENT> pour sélectionner la fréquence de l'événement.


Externe

Le module EXTERNE permet, à tout moment, de réaliser des copies de sauvegarde, de manière à protéger les informations contenues dans vos modules PLANPOINT ou votre Gestionnaire de Projets PLANPOINT. Le bouton SAUVEGARDER copie toutes les données significatives sur une disquette extérieure tandis que le bouton RESTAURER recopie celles-ci vers le disque dur.

Actions

* Pour réaliser une copie de sauvegarde de vos données PLANPOINT, procédez comme suit:

Souris:

PLANPOINT effectue, par défaut, la sauvegarde sur votre unité A:. Si vous souhaitez sauvegarder en utilisant une autre unité, remplacez A: par l'indicatif de l’unité de votre choix. Cliquez sur SAUVEGARDER et suivez les instructions qui apparaissent à l’écran.

Clavier:

PLANPOINT effectue, par défaut, la sauvegarde sur votre unité A:. Si vous souhaitez sauvegarder en utilisant une autre unité, remplacez A: par l'indicatif de l’unité de votre choix. Appuyez sur <TAB> pour atteindre le bouton  SAUVEGARDER et activez-le en appuyant sur la <BARRE D'ESPACEMENT>.

* Pour restaurer les données PLANPOINT, procédez comme suit:

Souris:

Insérez la disquette dans l‘unité A: et cliquez sur RESTAURER.

Clavier:

Insérez la disquette dans l’unité A: et appuyez sur <TAB> pour atteindre le bouton RESTAURER. Activez le bouton en appuyant sur la <BARRE D'ESPACEMENT> et suivez les instructions affichées sur l'écran.


l'impression

PLANPOINT permet l’impression de chaque écran sur une feuille séparée. Pour la plupart des écrans, vous lancerez l'impression en appuyant sur la touche de fonction F5 ou en utilisant la commande Imprimer de la barre de menus. Certain écrans (Bloc-notes, planning mensuel) possèdent un bouton <Imprimer> spécifique.

L’impression des plannings hebdomadaires ne reprend qu’un nombre limité de données pour chaque jour. Si de nombreux rendez-vous ont été programmés, il y aura donc lieu d’imprimer les plannings journaliers.

Pour l’impression d’adresses, PLANPOINT offre deux options:

- l’impression de toutes les adresses

- l’impression d’une sélection d’adresses, après recherche

* Pour activer la fonction IMPRIMANTE, procédez comme suit:

Souris:

Cliquez deux fois sur la commande Imprimer dans la barre de menus.

Clavier:

Appuyez sur <F5> pour activer la fonction IMPRIMANTE.

PLANPOINT prend en charge toutes les imprimantes installables sous Windows 3.1.

Les écrans de PLANPOINT peuvent être imprimés dans les formats suivants:

-	DIN A4

-	DIN A5

-	Succes Office

-	Succes Senior

-	Filofax ComPS form

-	Time/system matrix: form 15600 (15602)

-	Time/system laser: form 15985 (15603) & 15986 (15604).