ProΦ DMS

Efektivnφ sprßva dokument∙ pat°φ mezi nejjednoduÜÜφ zp∙soby zvyÜovßnφ konkurenceschopnosti firem na dneÜnφm trhu. èet°φ Φas tφm, ₧e zjednoduÜuje a zefektiv≥uje prßci s informacemi a dokumenty ve firm∞, proto₧e umo₧≥uje rychlΘ vyhledßvßnφ, tvorbu, schvalovßnφ a distribuci dokument∙. V∞tÜina firemnφch proces∙ je spojena s dokumenty, kterΘ na n∞ majφ vliv a proto je faktor Φasu velmi d∙le₧it².

Kdy nasadit DMS?

Kdy mß smysl uva₧ovat o systΘmu pro sprßvu dokument∙ (DMS)?
Pokud platφ n∞kterß z nßsledujφcφch skuteΦnostφ:

  • Firemnφ procesy schvalovßnφ a uvol≥ovßnφ dokument∙ jsou zdlouhavΘ a nepr∙kaznΘ
  • Firemnφ dokumenty je nutnΘ strukturovat a p°φstup na n∞ snadno °φdit podle p°φstupov²ch prßv
  • Vφce pracovnφk∙ pot°ebuje pracovat s jednφm dokumentem
  • Vyhledßvßnφ dokument∙ je obtφ₧nΘ
  • Sdφlenφ dokument∙ mezi odd∞lenφmi nefunguje
  • Obtφ₧nß distribuce dokument∙ mezi lokalitami
  • VelkΘ nßklady na kopφrovßnφ dokument∙
  • Nutnost °φzenφ dokumentace (nap°. dle ISO)
  • Pot°eba bezpeΦnΘho ulo₧enφ dokument∙
  • Nßkladnß archivace dokument∙
  • Pot°eba jednoduchΘ publikace dokument∙ na Intranet

    Äivotnφ cyklus dokumentu


    DMS systΘm musφ podporovat dokumenty v celΘm jejich ₧ivotnφm cyklu, tzn. jak ve fßzi tvorby, kdy vznikß obecn∞ vφce verzφ dokument∙ a dokument se m∞nφ, tak i ve fßzi kdy je dokument hotov a naopak je nutnΘ zajistit, aby se ji₧ nemohl zm∞nit, ale pracovnφci ho mohli snadno a rychle najφt.

    DMS v rßmci organizace


    • Standardnφ DMS spolupracuje s kancelß°sk²mi a CAD/CAM systΘmy
    • DMS systΘm musφ snadn²m zp∙sobem umo₧nit napojenφ na ostatnφ aplikace, kterΘ se v organizaci vyu₧φvajφ

    P°φnosy DMS

    • BezpeΦnΘ ulo₧enφ a sdφlenφ dokument∙ a informacφ
    • ╪φzenφ prßce vφce u₧ivatel∙ s informacemi
    • Zavedenφ procesnφch standard∙, zejmΘna v oblasti tvorby dokument∙ a prßce s informacemi
    • Zefektivn∞nφ prßce s dokumenty (schvalovßnφ, vyhledßvßnφ, tvorba, à)
    • Odstran∞nφ kopφrovßnφ dokument∙
    • Snadnß rozÜi°itelnost a modifikovatelnost
    • P°φmß vazba na ostatnφ informaΦnφ systΘmy
    • ProkazatelnΘ °φzenφ tvorby dokumentace