Copyright: Helpfile Generated by HelpWriter!


Správca dokumentov AiMS

Úvod

Popis programu

Použité pojmy

Správa zložiek

Skupiny zložiek - vytvorenie,  výber, úprava, rušenie

Zložky - vytvorenie, úprava, zrušenie

Vytvoriť nový dokument

Uložiť existujúci dokument - súbor

Kopírovať/Presunúť dokument v počítači a v sieti

Zrušiť dokument

Otvoriť dokument

Vytlačiť dokument

Vyhľadať dokument

Odosielať dokumenty

Zkomprimovať súbory do archívu ZIP

Dekomprimovať archív ZIP

Zašifrovať / odšifrovať súbor

Šablóny dokumentov

Tlačivá a formuláre

Uložiť došlú elektronickú poštu

Rozoslať dokumenty

Skenovať dokument

FotoEditor

Ďalšie informácie

Licenčné podmienky a záruky

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Popis programu

Program AiMS je účinný prostriedok na správu veľkého množstva dokumentov uložených v súboroch ľubovolného typu na disku vášho PC. Naviac umožňuje využívanie všetkých komunikačných služieb, ktoré sú z vášho PC dostupné. Prostredníctvom jednoduchého užívatelského	rozhrania plne integruje funkcie správy dokumentov s komunikačnými službami systému do takej miery, že z hľadiska užívateľa sa napr. odoslanie dokumentu elektronickou poštou vykonáva rovnako ako napr. kopírovanie súboru, resp. jeho tlač.

Program je zložený z týchto hlavných modulov, ktoré sú zapúzdrené v základnom rozhraní programu a ktoré vzájomnou kombináciou svojich funkcií umožňujú užívateľovi vykonávanie všetkých potrebných funkcií pre prácu s dokumentami:

- Ukladací modul - je určený na správu stromových štruktúr zložiek pre ukladanie dokumentov. Umožňuje vytvárať ľubovolné stromové štruktúry zložiek, meniť ich názvy a  vymazávať neplatné. Medzi jeho hlavné funkcie patrí i triedenie uložených dokumentov podľa názvu, veku a typu.

- Modul správy šablón - je určený pre jednotné uloženie všetkých typov a druhov šablón dokumentov  všetkých aplikácií, ktoré sú v PC nainštalované. Pri vytváraní nového dokumentu:

 ak sa jedná o vytvorenie nového dokumentu pomocou niektorej aplikácie (napr. MS Word) umožňuje výber ľubovolnej šablony , alebo

 v prípade ak sa jedná o vytvorenie nového dokumentu pomocou zoskenovania písomnosti umožňuje  vykonať aktiváciu skenovacieho modulu, alebo

 umožňuje vykonať aktiváciu modulu elektronickej pošty ak bude nový dokument zároveň správou elektronickej pošty.

- Modul digitalizácie písomností (skenovací modul) - je určený pre ovládanie a riadenie procesu digitalizácie písomných dokumentov. Umožňuje prácu v dvoch režimoch - v základnom režime umožňuje skenovanie jedno a viacstránkových čiernobielych a farebných písomných dokumentov. V tomto režime je užívateľské rozhranie prispôsobené tak, aby bolo možné efektívne skenovať večšie množstvo viacstránkových  dokumentov.

V režime pre digitalizáciu fotografických snímiek je funkčnosť užívateľského rozhrania prispôsobená pre spracovanie digitálnej fotografie. Pre efektívne využitie ukladacieho priestoru sú dokumenty ukladané vo formáte TIFF a digitálne fotografie vo formáte JPEG.

- Modul komunikácie s okolím -  je určený pre zabezpečenie komunikácie PC s okolitými počítačmi v sieti, alebo ľubovolným PC kdekoľvek na svete. Tento modul je zložený z podmodulov pre riadenie

elektronickej pošty MAPI, Internet Mail a ďalších poskytovateľov, ktorý umožňuje   odosielanie a príjem správ a dokumentov prostredníctvom elektronickej pošty.

faxových služieb, ktorý umožňuje rozosielanie a príjem faxových správ. Podporuje aj odosielanie faxov prostredníctvom internetu.

odosielania krátkych textových správ na mobilné telefóny.

súborových funkcií v sieti LAN, ktorý umožňuje kopírovanie dokumentov na iné počítače v miestnej sieti pomocou klasických služieb kopírovania a presunu súborov.

triedenia elektronickej pošty, ktorý umožňuje zatriedenie prijatých správ elektronickej pošty a súborov došlých v elektronickej pošte do vytvorených stromových štruktúr  zložiek na disku PC.

rozosielania pošty a dokumentov, ktorý umožňuje vybrať zo zložiek súbory, prípadne zoskenovať dokumenty do tzv. balíčka, tento opatriť adresami príjemcov a pokynmi pre vybavenie a následne ich rozoslať elektronickou poštou.

správy internetových a intranetových odkazov a adries, ktorý umožňuje automatické pripojenie sa k danej internetovej adrese (URL dokumenty). Pomocou týchto služieb a služieb el. pošty je možné program AiMS využívať ako rozhranie k  vášmu intranetu.

- Modul súborových služieb - 	je určný pre zaistenie všetkých potrebných služieb na spracovanie dokumentov. Zaisťuje kopírovanie, presuny, výmazy súborov, vytváranie odkazov na ostatné aplikácie nainštalované v PC, zaisťuje tlač dokumentov, spúšťanie aplikácií, ktoré sú priradené k jednotlivým typom dokumentov atď.

- Vyhľadávací modul - je určený pre zaistenie vyhĺadania dokumentov podľa ukladacích kritérií, alebo na základe nadefinovania užívatelského dotazu podľa výrazov nachádzajúcich sa v názve dokumentu.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Použité pojmy

- Hlavná ponuka programu - v texte príručky sa bude pre označenie hlavného menu programu používať pojem "hlavná ponuka programu".

- Kontextová ponuka - je pojem označujúci kontextové tzv. popup menu. T.j. menu, ktoré sa zobrazí po umiestnení ukazovateľa myši na niektorý ovládací prvok a stlačení pravého tlačítka myši. Príkazy takejto ponuky sa vždy vzťahujú k tomu ovládaciemu prvku na ktorom sa nachádza ukazovateľ myši.

- Skupina zložiek - skupinou zložiek sa rozumie hlavná zložka - zložka, ktorá sa nachádza na vrchole stromovej štruktúry zložiek zobrazenej v ľavej časti okna programu. Táto zložka má rovnaké vlastnosti ako ostatné jej podriadené zložky s tou výnimkou, že je naviac uvedená aj v otváracom zozname s názvami skupín, ktorý je umiestnený nad ovládacím prvkom stromovej štruktúry a tiež s tým rozdielom, že túto zložku nie je možné zrušiť pomocou programu AiMS (toto je možné len pomocou prieskumníka OS Windows). Počet vytvorených skupín zložiek je neobmedzený.

- Zložka - zložkou sa rozumie každá zložka v stromovej štruktúre zložiek zobrazujúcej sa v ľavej časti okna programu AiMS. Všetky zložky vrátane skupín zložiek sú bežnými zložkami - adresármi na disku PC.

- Dokument - dokumentom sa rozumie každý súbor na disku počítača s výnimkou súborov EXE t.j. programov. Pod pojmom písomný dokument rozumieme písomnosť pred jej prevedením do digitalizovaného tvaru t.j. pred jej zoskenovaním do súboru.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Správa zložiek

Ovládanie stromovej štruktúry zložiek

Ovládací prvok stromovej štruktúry je umiestnený v ľavej časti okna aplikácie. Jednotlivé jeho položky môžu byť jedna voči druhej buď vo vzťahu ako nadriadená a podriadená t.j. jedna je včlenená do druhej, alebo v rovnocennom vzťahu - vtedy sú na jednej úrovni, alebo nie sú v žiadnom vzájomnom vzťahu - vtedy ak je každá položka podriadenou podpoložkou v inej zložke resp. podzložke. Každá zložka môže mať ľubovolný počet podriadených zložiek a tie zas ľubovolný počet svojich podriadených zložiek atď.

Každá položka, ktorá obsahuje jednu alebo viac podpoložiek má pred svojim názvom buď znamienko +, alebo znamienko -. Tieto znamienka charakterizujú stav položky t.j. či je rozbalená alebo zabalená. V prípade ak je položka zabalená, znamienko + signalizuje, že v tejto zložke sa nachádza minimálne jedna jej podriadená zložka, ktorá/é sú však skryté. Po stlačení ľavého tlačítka myši na znamienku +, alebo dvojitom stlačení ĺavého tlačítka myši na názve zložky sa táto rozbalí do stavu, kedy je vidno všetky jej podriadené zložky a zmanienko + sa zmení na -. (tieto podriadené zložky zase môžu mať svoje podriadené zložky atď.).

Opačného efektu t.j. zbalenie rozbalenej zložky sa vykoná stlačením znamienka - pred názvom zložky, alebo dvojitým stlačením ľavého tlačítka myši na názve zložky.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Vytvoriť skupinu zložiek, výber skupiny, úprava názvu a zrušenie
Vytvoriť skupinu zložiek, výber skupiny zložiek, upraviť názov skupiny, jej zrušenie.

a.) Vytvorenie novej skupiny zložiek

 - po nainštalovaní programu a jeho prvom spustení je potrebné vytvoriť jednu alebo viac skupín zložiek. Skupina zložiek sa vytvorí:

   	 - Z ponuky programu "Skupiny" vyberte príkaz "Vytvoriť novú skupinu zložiek...",

-  do textového poľa "Uveďte názov novej položky ",  uveďte názov vytváranej skupiny t.j.  hlavnej zložky a stlačte tlačítko "OK". Týmto postupom vytvorte zoznam skupín zložiek.

b.) Zmena názvu skupiny zložiek

- Položte kurzor myši na hlavnú zložku - najvyššiu zložku v zobrazenej stromovej štruktúre zložiek a stlačte ľavé tlačítko myši. Zložka sa označí.

   	- Z ponuky programu "Úpravy" vyberte príkaz "Zmeniť zložku", čím sa zobrazený názov zložky prepne do editačného režimu a je možné ho prepísať,

-  upravte názov zložky a stlačte kláves Enter.

- zmenu potvrďte stlačením tlačítka "OK".

c.) Výber skupiny zložiek

- Kurzor myši umiestnite na otvárací zoznam skupín zložiek,

- stlačte ľavé tlačítko myši,

- pomocou kurzora vyberte danú skupinu zložiek a opäť stlačte ľavé tlačítko myši.

d.) Zrušenie skupiny zložiek

- skupinu zložiek nemožno pomocou programu AiMS zrušiť.

Pozn.

Skupina zložiek je zložka, ktorá je vytvorená na úrovni programu Doklady.exe. Jej zrušenie je možné napr. pomocou prieskumníka  OS Windows.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Vytvoriť, upraviť a vymazať zložku

a.) Vytvorenie zložky

- Kliknite ľavým tlačítkom myši na zložke do ktorej sa má nová zložka vložiť,

    - Z ponuky programu "Úpravy" vyberte príkaz "Vložiť zložku ...",

-  do textového poľa "Uveďte názov novej položky "  uveďte názov vytváranej zložky a stlačte tlačítko "OK".

Týmto postupom vytvorte stromovú štruktúru zložiek, ktorá najlepšie zodpovedá vami zaužívanému členeniu dokumentov.

Poznámka:

Jediným obmedzením stromovej štruktúry je, že dĺžka názvu zložky by nemala presiahnuť 200 znakov. Inak nie je táto štruktúra ničím obmedzená ani v horizontálnom ani vo vertikálnom smere a umožňuje vytvárať rôzne spôsoby členenia dokumentov.

b.) Zmena názvu zložky

- Položte kurzor myši na zložku, ktorej názov sa bude meniť a stlačte ľavé tlačítko myši. Zložka sa tým označí.

  	- Z ponuky programu "Úpravy" vyberte príkaz "Zmeniť zložku", čím sa zobrazený názov zložky prepne do editačného režimu a je možné ho prepísať,

-  upravte názov zložky a stlačte kláves Enter.

- zmenu potvrďte stlačením tlačítka "OK".

c.) Zrušenie zložky

- Vyberte zložku, ktorá sa má zrušiť,

- z ponuky programu "Úpravy" vyberte príkaz "Zrušiť zložku",

- v dialogovom okne stlačte tlačítko "OK".

Dôležité upozornenie

Každá zmena vykonaná so zložkou sa vykoná vždy na tej zložke, ktorá je práve vybraná. Táto zložka je farebne odlíšená a pred jej názvom sa nachádza červená šípka viď nasledujúci obrázok.

V prípade rušenia bude to práve táto zložka, ktorá sa zruší, v prípade vloženia novej zložky bude nová zložka vložená do takto označenej zložky a pod.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Vytvoriť nový dokument

1. V stromovej štrukúre zložiek vyberte tú zložku, v ktorej bude novovytvorený dokument trvale uložený.

Poznámky:

Dôležité je si uvedomiť, že nový dokument bude vytvorený vždy len v tej zložke, ktorá je práve vybraná.

Pri vytváraní nového dokumentu, nie je podstatné aby užívateľ zvažoval, ktorou aplikáciou nový dokument vytvorí (či to bude MS Word, alebo MS Excel...), podstatné je aby vybral ten typ dokumentu, ktorý je pre danú úlohu ten správny.

2. Z hlavnej ponuky programu "Súbor" vyberte príkaz "Nový ...", čím dôjde k otvoreniu zoznamu všetkých druhov dokumentov - šablón, ktoré slúžia pre tvorbu nových dokumentov.

3. V okne pre výber typu dokumentu označte tú šablónu - typ dokumentu , ktorý je pre danú úlohu najvhodnejší a stlačte tlačítko "Vybrať".

4. V dialogu pre uvedenie názvu zapíšte presný názov dokumentu, pod ktorým bude tento uložený vo vybranej zložke. Tento názov by mal stručne charakterizovať konkrétny obsah  dokumentu. (napr. faktúra číslo 44/1999, Prihláška do výberového konania na tvorbu informačného systému TSD Trenčín a pod.) Tento názov bude v neskoršej dobe využívaný na vyhľadávanie dokumentov pomocou užívateľského dotazu a preto by mal čo najpodrobnejšie charakterizovať konkrétny obsah. Naopak dĺžka názvu by nemala prekročiť cca 100 až 150 znakov, nemala by obsahovať špecialne znaky  a jeho maximálna dĺžka nesmie presiahnuť 200 znakov.

5. Po stlačení tlačítka "OK" dôjde k vytvoreniu a otvoreniu nového dokumentu.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Uložiť existujúci dokument - súbor

Veľké množstvo dokumentov je v súčasnej dobe už vytvorených a nachádzajú sa buď na vašom pevnom disku, disketách a iných médiách, resp. na diskoch ostatných počítačov v sieti. Tieto dokumenty tvoria rozsiahlú informačnú základňu a preto je vhodné aj tieto dokumenty zaarchivovať v programe AiMS takto:

1. V stromovej štrukúre zložiek vyberte tú zložku, do ktorej bude existujúci  dokument trvale uložený.

;

2. Z hlavnej ponuky programu "Súbor" vyberte príkaz "Vložiť ...".

3. Pomocou dialogu pre výber súboru vyberte súbor z vášho resp. iného sieťového počítača a stlačte tlačítko "Otvoriť".

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Kopírovať dokument v tomto počítači a v sieti
Kopírovať/Presunúť dokument v tomto počítači a v sieti

a.) Skopírovať do inej zložky programu AiMS

V niektorých prípadoch je potrebné aby sa ten istý dokument nachádzal vo viacerých zložkách súčasne.

1. Otvorte zložku, v ktorej sa dokument, ktorý má byť kopírovaný nachádza.

2. V zozname dokumentov označte kopírovaný dokument.

3. Z Hlavnej ponuky programu "Úpravy" vyberte príkaz "Kopírovať".

4. Otvorte zložku, do ktorej sa má vybraný dokument skopírovať.

5. Z Hlavnej ponuky programu "Úpravy" vyberte príkaz "Vložiť".

Poznámka

Skopírovaný dokument sa bude nachádzať po skopírovaní v oboch zložkách.

b. ) Presunúť do inej zložky programu AiMS

V prípade ak je dokument zaradený do nesprávnej zložky, je možné ho premiestniť do inej zložky.

1 Otvorte zložku, v ktorej sa dokument, ktorý má byť premiestňovaný nachádza.

2. V zozname dokumentov označte premiestňovaný dokument.

3. Z Hlavnej ponuky programu "Úpravy" vyberte príkaz "Vystrihnúť".

4. Otvorte zložku, do ktorej sa má vybraný dokument premiestniť.

5. Z Hlavnej ponuky programu "Úpravy" vyberte príkaz "Vložiť".

Poznámka

Skopírovaný dokument sa bude nachádzať po premiestnení iba v zložke do ktorej bol premiestnený.

a.) Skopírovať do inej zložky v tomto počítači

1 Otvorte zložku, v ktorej sa dokument/y, ktorý má byť odoslaný nachádza.

2. V zozname dokumentov označte odosielaný dokument/y.

3. Z hlavnej ponuky programu "Súbor" vyberte príkaz "Odoslať ..."

4. V okne pre určenie cieľa označte políčko "Do zložky v tomto počítači" a stlačte "OK".

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Vymazať dokument

1 Otvorte zložku, v ktorej sa dokument, ktorý má byť vymazaný nachádza.

2. V zozname dokumentov označte vymazávaný dokument.

3. Z Hlavnej ponuky programu "Súbor" vyberte príkaz "Odstrániť".

Poznámka:

Operácie kopírovania, premiesťnenia a zrušenia dokumentov je možné vykonávať aj hromadne s viacerými súbormi tak, že označíte viac dokumentov súčasne:

1. Označte prvý dokument tak ako bolo uvedené vyššie,

2. Stlačte	a držte stlačený  kláves CTRL,

3. Umiestnite Ukazovateľ myši na ďalší dokument a stlačte ľavé tlačítko myši, alebo ak sa označované dokumenty nachádzajú hneď za sebou,

2. miesto klávesu CTRL stlačte a držte stlačený kláves SHIFT,

3. umiestnite kurzor myši na posledný z označovaných dokumentov a stlačte ľavé tlačítko myši.

V prípade ak potrebujete označiť všetky súbory vo vybranej - práve aktuálnej zložke, vyberte z hlavnej ponuky "Úpravy" príkaz "Vybrať všetky".

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Otvoriť dokument

1 Otvorte zložku, v ktorej sa dokument, ktorý má byť otvorený nachádza.

2. V zozname dokumentov označte otváraný dokument.

.

3. Dokument otvoríte týmito spôsobmi:

    - stlačením klávesu Enter, alebo

    - dvojitým poklepaním ľavým tlačítkom myši, alebo

    - stlačením klávesu F12, alebo

    - z hlavnej ponuky programu "Zobraziť" vyberte príkaz "Vybraný dokument".

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Tlač dokumentu

a.) Zrychlená tlač dokumentu

Tlač dokumentu je možné vykonať obvyklým spôsobom v dobe keď je dokument práve otvorený. Tu popisovaný spôsob tlače nevyžaduje aby bol dokument pred tlačou užívateľom najprv otvorený. Z toho vyplýva aj skutočnosť, že užívateľ musí vedieť presne čo sa v tomto dokumente nachádza.

1. Otvorte zložku, v ktorej sa dokument, ktorý má byť vytlačený nachádza.

2. V zozname dokumentov označte tlačený dokument.

3. Z hlavnej ponuky programu "Súbor" vyberte príkaz "Tlačiť".

b.) Normálna tlač dokumentu

            Za normálnu tlač dokumentu sa považuje tlač dokumentu, ktorú vykonáte v dobe kedy je dokument otvorený výberom  príkazu "Tlač ..." z hlavnej ponuky daného programu "Súbor".

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Vyhľadať dokument

a.) Podľa ukladacích kritérií

Tento spôsob vyhľadávania spočíva vo vyhľadaní a otvorení príslušnej zložky a vo vyhľadaní dokumentu v zozname dokumentov uložených v aktuálnej zložke. Pre uľahčenie vyhľadávania vo veľkom množstve dokumentov program umožňuje striedenie dokumentov vo vybranej  zložke vzostupne podľa:

- názvu

- dátumu,

- typu.

Triedenie dokumentov sa zapne stlačením ľavého tlačítka myši na záhlaví zoznamu dokumentov na sekcii, podľa ktorej sa má dokumentácia striediť.

b.) Prostredníctvom vyhľadávacieho modulu

Vyhľadávanie informácií vo veľkom množstve dokumentov by nebolo možné bez špecializovaného nástroja. Týmto nástrojom je vyhľadávací modul programu AiMS. Práca s vyhľadávacím modulom je intuitívna a umožňuje nadefinovať rôzne vyhľadávacie kritériá.

Pri vyhľadávaní dokumentov postupujte takto:

1. Z hlavnej ponuky programu "Súbor" vyberte príkaz "Vyhľadať".

2. V stromovej štruktúre zložiek vyberte zložku v ktorej sa bude vyhľadávať, alebo ponechajte vybranú hlavnú zložku skupiny, čím dôjde k vyhľadávaniu v celom strome zložiek vybranej skupiny.

3. Do textového poľa "Hľadaný výraz" zapíšte výraz, ktorý by mal hľadaný súbor vo svojom názve obsahovať.

4. Stlačte tlačítko "Pridať výraz".

Opakovaním bodu 3. a 4. možno vytvoriť kombinované vyhľadávacie podmienky.

5. Stlačte tlačítko "Štart". Vyhľadané dokumenty sú umiestnené v zozname vyhľadaných dokumentov.

Pozn.

Viac krát uvedený rovnaký názov dokumentu v zozname vyhľadaných dokumentov znamená, že tento sa nachádzal vo viacerých zložkách.

Ostatné ovládacie prvky vyhľadávacieho modulu:

- Zaškrtnutím poľa "Hľadať aj v názvoch zložiek" zaistí, že ak názov zložky obsahuje hľadaný výraz, do výsledku hľadania budú zahrnuté aj všetky dokumenty, ktoré sú v tejto zložke  uložené, bez ohľadu na to či oni sami vo svojom názve hĺadaný výraz obsahujú.

- Tlačítko "Vymazať všetko" znamená, že všetky doteraz zadané vyhľadávacie kritéria sa vymažú a modul sa pripraví na definovanie nového dotazu.

- Tlačítko "Vymazať riadok" slúži k výmazu označeného riadka v zozname hľadaných výrazov. Táto možnosť je výhodná, ak program vyhľadá príliš veľké množstvo dokumentov.

- Zaškrtnutie políčka A=a znamená, že pre vyhľadanie nie je rozhodujúce či výraz obsahuje veľké, alebo malé písmená. Túto možnosť použite v prípade keď neviete presne akými písmenami je výraz v názve súboru zapísaný.

- Tlačítko "Stop" slúži k prerušeniu procesu hľadania.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Odosielanie dokumentov

a.) Elektronickou poštou

1 Otvorte zložku, v ktorej sa dokument/y, ktorý má byť odoslaný nachádza.

2. V zozname dokumentov označte odosielaný dokument/y.

3. Z hlavnej ponuky programu "Súbor" vyberte príkaz "Odoslať ..." A v položke podriadeného menu vyberte spôsob odoslania - v PC, v sieti, resp. elektronickou poštou.

4. V okne poštovej správy zadajte adresy príjemcov a stlačte ikonu pre odoslanie správy.

  Kopírovanie dokumentov  do inej zložky vo vašom PC, alebo do zložky v niektorom z PC pripojených v sieti sa vykoná rovnakým spôsobom ako odoslanie prostredníctvom elektronickej pošty s tým rozdielom, že v okne cieľ sa vyberie položka "Do zložky v tomto PC", alebo "Do sieťovej zložky".

b.) Faxom

V prípade ak má byť dokument odoslaný prostredníctvom aplikácie MS Fax je postup nasledujúci:

1 Otvorte zložku, v ktorej sa dokument/y, ktorý má byť odoslaný nachádza.

2. V zozname dokumentov označte odosielaný dokument/y.

3. Otvorte dokument, v menu Súbor vyberte položku odoslať a nasledne položku Faxom.

4. V okne MS Fax postupne zapíšte, alebo vyberte číslo faxu, popis faxovej správy, textové pokyny (tieto údaje ikrem čísla nie sú povinné) a stlačte tlačítko "Odoslať".

Týmto spôsobom možno odoslať ako faxovú správu len jeden dokument, ktorý môže mať ľubovolný počet stránok.

V prípade ak potrebujete jedným faxom odoslať viacero dokumentov, odošlite ich prostredníctvom správy E-Mail s tým, že miesto poštovej adresy v okne poštovej správy zapíšte číslo faxu v tomto formáte:

    - napr.  [FAX:580536]

Poznámka:

Prostredníctvom faxu je možné odosielať len dokumenty, ktoré sa dajú vizualizovať pomocou niektorej aplikácie napr. MS Word, skenované dokumenty apod. Nie je možné odosielať binárne súbory - EXE, knižnice DLL, zvukové dokumenty a pod.

Binárne súbory je možné z počítača na počítač zasielať pomocou telefonického pripojenia vtedy ak je na obidvoch stranách nainštalovaná aplikácia MS Fax a AiMS, alebo MS Exchange, alebo MS Outlook.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Šablóny dokumentov

Jedným zo základných predpokladov pre bezchybné riadenie administratívnych procesov v podniku (firme, úrade, kancelárii...) je aj stanovenie zodpovednosti za ich jednotlivé fázy. Z pohľadu dokumentov ide o stanovenie pracovísk, alebo pracovníkov, ktorí sú za vznik, resp. doplnenie, vybavenie atď. konkrétnych dokumentov v danej fázi administratívneho procesu zodpovední. T.j. malo by byť jednoznačne stanovené, ktoré typy dokumentov na ktorom pracovisku vznikajú, kade  prechádzajú a kde sa archivujú, odosielajú a pod. Zároveň by mala byť stanovená jednotná formálna úprava týchto dokumentov. Aby bolo možné tohoto stavu dosiahnuť, doporučuje sa vytvoriť šablony všetkých dokumentov, ktoré v organizácii vznikajú bez ohľadu na to v akej aplikácii sú vytvárané;  tieto odsúhlasiť z hľadiska formálnej úpravy a administratívnych noriem (napr. podľa zásad pre spracovanie obchodnej korešpondencie a iných) a následne ich rozdeliť pre jednotlivé pracoviská a nakopírovať do zložiek "Sablony" programov AiMS tým pracovníkom, ktorí budú dané dokumenty vytvárať. T.j. každý pracovník by mal mať len tie šablony dokumentov, ktoré na jeho pracovisku vznikajú a prípadne niektoré obecné šablony ako je čistý papier, hlavičkový paier a pod.

Šablonou može byť každý dokument. resp. súbor o ktorom uznáte že sa vám ako šablona hodí pre uľahčenie vytvárania nových dokumentov v budúcnosti. T.j. ak niektorý dokument obsahuje takú časť, ktorá sa dá opakovane využiť (nezáleží na tom či je to text, tabuľky alebo obrázky).

Šablonami môžu byť aj multimediálne dokumenty t.j. zvukové záznamy, videozáznamy ap. - napr. úvod každého nového telefonického odkazu môže byť vytvorený pomocou šablony.

Takýto dokument sa výstižne pomenuje a uloží sa do adresára programu ...AiMS\NewFiles\Sablony.

Názov šablony by však mal byť obecnejší ako názov dokumentu, ktorý by mal výstižne  charakterizovať konkrétny obsah dokumentu. Napríklad šablona objednávky môže byť pomenovaná obecne ako "Objednávka materiálu", naproti tomu dokument, ktorý jej použitím vznikne by mal mať konkrétny názov  napr. "Objednávka kancelárskeho materiálu - marec 1999".

Poznámka:

V prípade ak do uvedeného adresára vložíte ľubovolný súbor, ktorý pomenujete napr. "Skenovať dokument" a dáte mu koncovku ".TIF", dôjde po výbere takejto šablony pri vytváraní nového dokumentu k  spusteniu skenera a vytvoreniu nového dokumentu zoskenovaním písomnosti, ktorá je práve vložená v skeneri. Úkony užívateľa pri vytváraní nového dokumentu v napr. objednávky  sú teda rovnaké ako pri skenovaní písomnosti.

Názov súboru šablony pre spúšťanie skenera nerozhoduje - dôležitá je jej koncovka ".TIF"! (t.j. šablona ktorá spúšťa skener sa môže volať akokoľvek napr."Skenuj.TIF", alebo "Zoskenovať dokument.TIF" , "Čokoľvek.TIF"). Na obsahu tohoto súboru nezáleží, takže jeho vytvorenie je možné obyčajným premenovaním ktoréhokoľvek iného súboru akéhokoľvek typu.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Tlačivá a formuláre

a.) Uloženie tlačiva

Vzhľadom k tomu, že program AiMS umožňuje skenovať dokumenty do vybranej zložky, je možné tejto schopnosti využiť pre uloženie zoskenovaných tlačív, ktoré potom nie je potrebné nakupovať, ale vždy v prípade potreby si tlačivo vytlačiť.

Uloženie tlačiva sa vykoná takto:

1. Vyberte alebo vytvorte zložku, v ktorej budú tlačivá uložené.

2. Z hlavnej ponuky "Súbor" vyberte príkaz "Nový .."

3. Tlačivo vložte do skenera.

4. Z ponuky šablón - typov dokumentov vyberte šablonu "Skenovaný dokument" a  tlačivo pomenujte.

 	5. Po stlačení tlačítka "OK" dôjde k zoskenovaniu prvej stránky tlačiva.

b.) Vytvorenie čistého tlačiva sa vykoná takto:

1. Vyberte zložku v ktorej sú tlačivá uložené.

2. Označte tlačivo, ktoré sa má vytlačiť.

3. Klávesom Enter ho otvorte a vytlačte ho spôsobom zaužívaným pre tlač otvorených súborov (spravidla ponuka "Súbor" príkaz "Tlač...").

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Uloženie elektronickej pošty

Aby bolo možné všetky informácie ukladať rovnakým spôsobom na rovnakom mieste umožní modul Triedenie pošty  uložiť do zložiek programu aj poštové správy, odkazy a súbory, ktoré vám boli doručené elektronickou poštou. Aj informácie doručené elektronickou poštou, týkajúce sa danej veci sú potom uložené na rovnakom mieste ako ostatné dokumenty, ktoré sa  týkajú tejto istej veci.

Modul triedenia pošty má v hornej polovici okna zobrazený obsah schránky "Došlá pošta" nainštalovaného  poštového systému. V jej ľavej časti je zobrazený zoznam došlých správ. (Správy, ktoré ešte neboli čítané majú pred svojim názvom symbol "*") V pravej časti hore je umiestnené textové pole, ktoré obsahuje text správy, ktorá je  v zozname došlých správ práve vybraná. V pravej časti dole pod textovým poľom je zoznam súborov, ktoré boli spoločne s vybranou poštovou správou doručené.

V spodnej časti okna modulu triedenia pošty je v ľavo zobrazená  stromová štruktúra zložiek a v pravej časti zoznam dokumentov, ktoré sú vo vybranej zložke uložené. (funkčnosť spodnej časti je totožná s hlavným oknom aplikácie).

Ovládacie prvky sú umiestnené na spodnej časti okna a zaisťujú tieto funkcie:

- "Len nečítané" - toto políčko je vhodné zatrhnúť v prípade ak je treba zobraziť len nové správy, ktoré ste doposiaľ nemali otvorené. Správy sa  zobrazia v požadovanom tvare až po stlačení tlačítka "Doručiť".

- "Doručiť" - po stlačení tohoto tlačítka program AiMS aktivuje všetkých poskytovateľov poštových služieb (Internet Mail, MAPI, MS Mail a pod.) a zaistí postupné stiahnutie doručených správ do schránky "Doručená pošta". Táto operácia môže byť časovo náročná a preto sa neodporúča vykonávať ju opakovane v krátkych časových intervaloch.

- "Prehliadnuť" - pomocou tohoto tlačítka môžete otvoriť a prehliadnuť si obsah súboru, ktorý vám bol spoločne s práve vybranou správou doručený. Daný súbor však musí byť vybraný, preto pred stlačením tlačítka najprv pomocou ľavého tlačítka myši kliknite na názov súboru, ktorý sa má zobraziť. Rovnaký efekt dosiahnete dvojitým kliknutím na názve súboru.

- "Ulož text" - pomocou tohoto tlačítka  môžete	 uložiť text správy, ktorá je práve vybraná do súboru, ktorého názov zadáte v dialógu pre zadanie mena dokumentu. Súbor bude uložený do zložky programu AiMS, ktorá je vybraná v stromovej štruktúre zobrazenej v ľavej spodnej časti okna.

- "Ulož súbor" - pomocou tohoto tlačítka sa súbor doručený s práve vybranou správou uloží do zložky, ktorá je práve vybraná v stromovej štruktúre zložiek zobrazenej v ľavej dolnej časti. Daný súbor však musí byť vybraný (k jednej správe môže byť pribalených niekoľko súborov), preto pred stlačením tlačítka najprv pomocou ľavého tlačítka myši kliknite na názov súboru, ktorý sa má uložiť.

- "Vymazať" - pomocou tohoto tlačítka sa správa, ktorá je v zozname správ práve vybraná vymaže natrvalo. Vymazané budú aj všetky súbory, ktoré s ňou boli doručené.

Poznámka:

Užívatelia, ktorí sú zvyknutí pracovať viac s myšou uvítajú možnosť pretiahnuť správu, resp. súbor pomocou myši do vybranej zložky takto:

- kdekoľvek v tele textu správy stlačte ľavé tlačítko myši, toto držte stále stlačené, ukazovateľ myši premiestnite na zoznam dokumentov  vo vybranej zložke a tlačítko myši uvoľnite. Podobným spôsobom postupujte aj v prípade ukladania súboru (len ukazovateľ najprv umiestnite na súbor doručený so správou, ktorý chcete uložiť).

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Rozosielanie dokumentov

Ďalším výkonným nástrojom programu AiMS je modul Rozosielanie pošty a dokumentov. Tento modul vám umožní povyberať zo zložiek stromovej štruktúry programu AiMS dokumenty a tieto odoslať jednotlivcom i  skupinám užívateľov.

V prípade ak je odosielaný dokument len v písomnej podobe umožní tento modul aj jeho naskenovanie. Ak odosielaný dokument ešte neexistuje, umožní ho vytvoriť.

V ľavej časti sú pod sebou umiestnené zoznam skupín zložiek, stromová štruktúra zložiek programu AiMS a zoznam dokumentov uložených v práve vybranej zložke. V pravej časti okna sú pod sebou umiestnené jednotlivé časti poštovej správy - popis, text správy a zoznam priložených dokumentov, ktoré sa spoločne so správou odošlú.

Rozoslanie dokumentov je veľmi vhodné v prípade keď je potrebné odoslať viacero dokumentov na rôzne adresy, ak tieto dokumenty sa nachádzajú v rôznych zložkách programu AiMS, alebo sa nachádzajú na disku PC, alebo v sieti, alebo sa majú zoskenovať. Zoznam zasielaných dokumentov si možno predstaviť ako "balík" dokumentov, ktorý sa  postupne nabalí a potom sa rozošle na rôzne adresy alebo jedinú adresu.

Odporúča sa takýto postup činnosti:

- Najprv vyplňte popis zásielky.

- Vyplňte text správy resp. pokyny na vybavenie dokumentov.

- Ak sa odosielaný dokument nenachádza v práve vybranej zložke, pomocou stromového zoznamu zložiek, prípadne aj zoznamu skupín (ak sa zložka s dokumentom nachádza v inej skupine zložiek) vyberte zložku v ktorej sa odosielaný dokument nachádza.

- V zozname dokumentov kliknite na dokument, ktorý sa má odoslať a stlačte tlačítko ">>". (viacnásobný výber sa vykoná ak po označení prvého dokumentu stlačíte a držíte stlačený kláves CTRL a myšou kliknete na ďalší dokument).

Dokumenty z iných zdrojov ako zložiek programu AiMS:

Ak sa dokument, ktorý chcete odoslať v žiadnej zložke programu AiMS nenachádza, ale je možné ho kopírovať z inej zložky na vašom disku, alebo z disku iného počítača v sieti:

- vyberte zložku, do ktorej sa dokument najprv uloží.

- na zozname dokumentov uložených v tejto zložke stlačte pravé tlačítko myši. 	Zobrazí sa kontextová ponuka, z ktorej vyberte príkaz "Vložiť..." a

- v dialogu pre otvorenie súboru vyberte dokument, ktorý sa má vložiť do zložky programu AiMS.

Podobne ak sa má dokument zoskenovať, alebo vytvoriť úplne nový postupujte rovnako s týmto rozdielom:

- vyberte miesto príkazu "Vložiť.." príkaz "Nový...". Potom výberom príslušnej šablóny dokument vytvorte, alebo výberom šablóny "Skenovaný dokument" písomnosť vloženú v skeneri zoskenujte.

Či už vložený, práve vytvorený, alebo zoskenovaný dokument sa nakoniec zobrazí v zozname dokumentov v práve vybranej zložke a môže byť vyššie uvedeným spôsobom zaradený do "balíka" dokumentov na odoslanie.

Poznámka

Odosielaný dokument je možné premiestniť do zoznamu odosielaných dokumentov len z práve vybranej zložky. Nie je teda možné napr. do zoznamu odoslaných dokumentov priamo zoskenovať dokument.

- Dokumenty sa odošlú/rozošlú po stlačení tlačítka "Odoslať..".

Stlačením tlačítka odoslať sa vytvorí klasická E-Mail správa, v ktorej vyberiete adresy na ktoré sa má odoslať a stlačíte ikonu s obrázkom obálky.

Popis ovládacích prvkov:

- "Odoslať" - pomocou tohoto tlačítka sa dokument odošle.

- "Nová" - tlačítko slúži k vyčisteniu všetkých polí tvoriacich telo odosielanej správy. T.j. všetky polia na pravej strane okna. Tým sa pripraví na odoslanie novej správy.

- ">>" - Slúži k presunutiu označených dokumentov z vybranej zložky do zoznamu odosielaných dokumentov.

- "<<" - Slúži k odobratiu označeného dokumentu zo zoznamu dokumentov určených k odoslaniu.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Skenovanie dokumentov

Pre riadenie procesu digitalizácie písomných dokumentov využíva program AiMS  externý modul pre podporu technológie DIP (document image processing). Tento modul zapúzdruje všetky potrebné funkcie pre spracovanie čierno-bielych a farebných jedno a viac stránkových dokumentov. Podrobnosti týkajúce sa jeho ovládania nájdete v užívateľskej príručke programu AutoScan.

Zoskenovanie dokumentu sa vykoná takto:

1. Vyberte alebo vytvorte zložku, v ktorej budú tlačivá uložené.

2. Z hlavnej ponuky "Súbor" vyberte príkaz "Nový .."

3. Prvú stránku dokumentu vložte do skenera.

4. Z ponuky šablón - typov dokumentov vyberte šablonu "Skenovaný dokument" a  dokument pomenujte.

 	5. Po stlačení tlačítka "OK" dôjde otvoreniu programu AutoScan a k zoskenovaniu prvej stránky tlačiva.

6. Ďalšie stránky sa zoskenujú pomocou aplikácie AutoScan.

Pre skenovanie a spracovanie digitálnych fotografií je program AiMS vybavený špeciálnym interným modulom, ktorý umožňuje skenovanie pozitívnych i negatívnych farebných fotografií a filmového materiálu. Disponuje širokým rozsahom funkcií na úpravu digitálnej fotografie. Podrobnosti týkajúce sa jeho ovládania nájdete v samostatnej kapitole. Modul modul okrem iných funkcií umožňuje ukladanie súborov JPEG v rôznej kvalite a umožňuje užívateľovi vytypovať a odskúšať kvalitu snímku v porovnaní s  veľkosťou súboru na disku.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Ďalšie informácie o programe

Využitie služieb internetu a intranetu

Ako bolo v úvode príručky uvedené jednou z hlavných predností programu AiMS je jednotné ovládanie všetkých funkcií, bez ohľadu na to či sa jedná o spracovanie dokumentu, komunikáciu, alebo ovládanie niektorých zariadení.

Funkcie pre prácu s internetom a intranetom sú prostredníctvom programu AiMS zapúzdrené do takej miery, že užívateľ vôbec nemusí postrehnúť či pracuje s lokálnym dokumentom, dokumentom na vedľajšom počítači, alebo dokumentom v celosvetovej sieti internet.

Prístup k informáciám umiestneným na "podnikovom" intranete, alebo internete sa vykonáva prostredníctvom dokumentov URL, protokolu HTTP a poštových služieb protokolu SMTP, resp. POP3 čo však z hľadiska užívateľa nie je vôbec podstatné. Dôležité je, že k dokumentom  umiestneným v internete a intranete sa pristupuje rovnakým spôsobom ako k informáciám v dokumente na vašom disku. T.j. užívateľ dokument otvorí - v tomto prípade otvorí dokument URL  a o nadviazanie spojenia s danou WEB adresou sa postará systém.

Poznámka

Dokumenty URL sú súbory, ktoré v sebe obsahujú adresu na niektorú WEB stránku na internete, alebo v intranete, podľa ktorej vie program ako napr. web prehliadač, s ktorou adresou sa má spojiť aby mohol požadovaný dokument otvoriť. Slúžia najmä pre otváranie HTML dokumentov (webových stránok) a ich použitie sa spája s ukladaním tzv. "Obľúbených stránok".

Dokumenty URL sa ukladajú rovnako ako ostatné dokumenty do tých zložiek v stromovej štruktúre, do ktorých svojim obsahom patria takto:

- Spustite WEB prehliadač (MS Internet Explorer, alebo Netscape Navigator) a otvorte v ňom stránku, ktorú si potrebujete uložiť.

- Po otvorení stránky ju uložte medzi obľúbené položky (príkaz hlavnej ponuky web prehliadača "Obľúbené" - príkaz "Pridať k obľúbeným položkám").

- Prejdite do programu AiMS.

- V programe AiMS vyberte zložku do ktorej sa má dokument URL.

- Z hlavnej ponuky "Súbor" vyberte príkaz "Vložiť URL...".

- V dialógu pre otvorenie súboru URL vyhľadajte súbor URL, ktorý ste uložili ako obľúbený odkaz a stlačte tlačítko "OK".

V prípade ak chcete uložiť WEB stránku, ktorej obsah sa nemení, alebo nepožadujete mať neustále najaktuálnejší obsah danej stránky, môžete túto uložiť ako súbor do zložiek programu AiMS takto:

- Vo WEB prehliadači otvorte stránku, ktorú chcete uložiť.

- V hlavnej ponuke prehliadacieho programu "Súbor" vyberte príkaz "Uložiť ako..".

- V dialógu pre uloženie súboru vyhľadajte príslušnú podzložku hlavnej zložky programu "AiMS" a súbor uložte ako HTML.

Služby spojené s odosielaním a príjmom elektronickej pošty sú zapúzdrené v moduloch, ktoré sú popísané v predošlých odstavcoch. Správca elektronickej pošty zabezpečuje aj odosielanie a príjem pošty  pomocou protokolu SMTP a stiahnutie pošty pomocou POP3, ak táto je uložená u poskytovateľa.

Program AiMS je teda aj rozhraním medzi správou súborov na lokálnom disku a dokumentami a informáciami z internetu či intranetu. V zložke programu AiMS určenej na ukladanie dokumentov týkajúcich sa danej problematiky sú rovnakým spôsobom uložené nielen dokumenty a poštové správy ale aj odkazy na informácie, ktoré majú vzťah danej problematike, ale fyzicky sú uložené buď na inom počítači, alebo v inom meste, či krajine.

K otvoreniu týchto dokumentov dôjde rovnakým spôsobom ako u ostatných dokumentov (napr. dvojitým kliknutím ľavého tlačíka myši na názve dokumentu - viď. odstavec "Otvoriť dokument")

 Multimediálne dokumenty

Program v plnej miere podporuje aj spracovanie a archiváciu multimediálnych dokumentov. Zvukové, či video záznamy sa  obsluhujú rovnakým spôsobom ako ostatné typy dokumentov. Program AiMS umožňuje spoluprácu so všetkými typmi 32 bitových multimediálnych aplikácií.

Podpora aplikácií MS OFFICE, MS BackOffice, Software 602,  a serverov Automation

Program AiMS podporuje komponentovú technológie COM a Automation, čím umožňuje dokonalú spoluprácu s bežne používanými kancelárskymi balíkmi. Svojou otvorenosťou a možnosťou rozširovania funkčnosti pomocou riadenia behu aplikácií ako napr. MS Office je program AiMS mimoriadne vhodný ako centrálny ovládací modul pre kancelárske aplikácie na bazi MS Office alebo Software602. Prostredníctvom modulu pre riadenie serverov Automation môže rovnakým spôsobom rozšíriť svoju funkčnosť o funkcie ľubovolného servera Automation. Tieto moduly sú vytvárané zákazníckym spôsobom a inštalujú sa osobitme. Ovládanie funkcií jednotlivých modulov sa však vykonáva z programu AiMS rovnako ako u bežných dokumentov.

Záver

Napriek tomu, že rozsah pokrytých služieb programu AiMS je veľký, nekladie nároky na samotného užívateľa. Umožňuje vykonávať veľké spektrum činností a funkciíí bez potreby špeciálnych, odborných znalostí z oblasti informatiky.

Svojim charakterom je určený najmä pre užívateľa, ktorého hlavnou činnosťou - odbornosťou  nie je oblasť informatiky a počítač, resp. softvér mu  slúži na zefektívnenie  práce.

Rozsah poskytovaných služieb programu AiMS je dostatočne široký na to aby každý z užívateľov využil tú časť služieb, ktorá jeho práci najviac vyhovie.

Programové moduly pracujú na základe štandardných rozhraní, čo činí celé riešenie ako otvorené a pripravené k ďalšiemu rozširovaniu o ľubovolné funkcie, ktoré budú z hľadiska užívateľa v budúcnosti  potrebné.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Úvod

Program AiMS je určený pre zautomatizovanie administratívnych činností spojených s tvorbou, spracovaním a správou dokumentov, obsluhou PC, používaním komunikačných systémov a zariadení pripojených k PC. Podstatným spôsobom zefektívňuje vytváranie, ukladanie, vyhľadávanie a iné spracovanie dokumentov, obsluhu programového vybavenia a zjednodušuje komunikáciu s okolím.

Umožňuje jednoduchým a účinným spôsobom využívať všetky potrebné funkcie operačného systému, aplikácií nainštalovaných v PC, ale aj zariadení, ktoré sú k PC pripojené bez potreby hlbších znalostí o podrobnostiach jednotlivých funkcií, programov a zariadení.

Prostredníctvom programu AiMS je možné spracovávať všetky typy dokumentov, šablón a formulárov jednotným spôsobom. (za dokumenty sú považované všetky registrované typy súborov napr. DOC, XLS, TIF, JPG, WPD, HTM, URL atď...) Prostredníctvom svojho rozhrania umožňuje ovládať všetky nainštalované programy a komunikačné služby  rovnakým spôsobom akoby sa jednalo o iné bežné činnosti so súbormi, čím umožňí vašu komunikáciu v podnikovej sieti rovnako ako s PC nachádzajúcim sa kdekoľvek na svete.

Aj napriek tomu, že program AiMS je vysoko výkonný systém správy dokumentov a komunikácie, jeho užívateľské rozhranie a obsluha nevyžadujú od užívateľa žiadne špeciálne znalosti.

Každodenným používaním programu AiMS sa vaša práca s dokumentami stane efektívnou, vyhľadanie potrebných informácií a komunikácia s okolím nebude pre vás  žiadnym problémom. Pri práci s dokumentom budete môcť venovať všetkú pozornosť jeho obsahu a  tomu čo s dokumentom  robiť, a nie tomu ako to urobiť.

Je dosiahnutý stav kedy sa užívateľ nezaujíma, či sa jedná o dokument vo Worde, v Exceli, alebo o skenovaný dokument. Zaujíma sa iba o obsah dokumentu - o to akú vec práve rieši - či je to žiadosť, hlásenie, smernica a pod.

Kombináciou jednotlivých funkcií programu môžete dosiahnuť zefektívnenie vašej práce a úspory v rôznych oblastiach napr. dokument možno zoskenovať a odoslať faxovou službou, čím je možné nahradiť klasický faxový prístroj; ak zoskenujete tlačivá a tieto si uložíte do niektorej zložky, nie je potrebné naďalej tieto nakupovať, pretože si ich môžete kedykoľvek vytlačiť a to aj farebne atď...

Staršie dokumenty, ktoré sú vďaka programu AiMS aj prehľadne zakatalógované je možné uložiť na externé médiá (napr. CD-ROM) a tým vytvoriť prehľadný elektronický archív napr. na CD-ROM. Prístup k dokumentom v takomto archíve je rovnako rýchly a efektívny, pretože sa použije ten istý program - AiMS.

V prípade ak je program AiMS nainštalovaný v prostredí s niektorým so systémov tzv. groupware napr. MS Exchange, alebo MS BackOffice a pod. stane sa jeho vhodným doplnkom určeným pre správu dokumentov na lokálnom disku vášho PC.

Ak ste majiteľom prenosného počítača, program AiMS vám umožní pripraviť si dokumenty na jednanie do pripravených zložiek, nebude potrebné nosiť na jednania haldy dokumentov a v prípade potreby vám umožní vyhľadať aj ďalšie dokumenty, s ktorými ste pri príprave na jednanie nepočítali. Komunikačné funkcie programu vám umožnia pripojiť sa k sieti vo vašej firme z ktorého koľvek telefónneho prístroja, v spojitosti s digitálnym fotoaparátom vám umožní priebežne katalogizovať získané fotografické snímky a v spojení s ručným skenerom vám umožní ukladať ľubovolné dokumenty.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Licenčné podmienky a záruky

AiMS je sharewareový program so skúšobnou dobou 30 dní.

Licenčné podmienky užívania programu AiMS

Tento program je chránený autorským zákonom a medzinárodnými dohodami o autorských právach ako aj ďalšími dohodami o ochrane duševného vlastníctva. Tento softwarový produkt nie je predmetom predaja, ale udeľuje sa licencia na jeho užívanie. Použitím software AiMS, súhlasíte s ďalej uvedenými podmienkami a zaväzujete sa ich dodržiavať. Pokiaľ s týmito podmienkami nesúhlasíte, musíte program vymazať.  Súčasťou programu AiMS je skenovací modul AutoScan.exe. Použitie tohoto modulu po uplynutí skúšobnej doby 30 dní  je povolené len registrovaným užívateľom programu AiMS.

Nezaregistrovaný program AiMS môžete používať po dobu 30 dní. Po uplynutí tejto doby musíte program odinštalovať, alebo zaregistrovať.

Pre každý počítač na ktorom chcete program AiMS používať musíte zaregistrovať samostatnú licenciu. Jednu  užívateľskú licenciu nemožno zdieľať na niekoľkých rôznych počítačoch. Počet licencií t.j. počet počítačov na ktorých je možné program  AiMS používať je uvedený buď v licenčnej dohode, alebo inom dokumente, ktorý obdržíte od dodávateľa programu.

Nesmiete vykonať analýzu alebo spätný preklad software.

 	Zodpovednosť za chyby programu - záruky

Program AiMS sa poskytuje v stave v akom sa nachádza ku dňu distribúcie danej verzie. T.j. v programe sú odstránené všetky  funkčné vady a iné nedostatky programu o ktorých sa autor do tohoto  termínu dozvedel.

Za chyby programu sa považujú všetky chyby, ktoré bránia riadnemu použitiu programu resp. jeho jednotlivých modulov  tak ako je uvedené v užívateľskej príručke.  V prípade výskytu takýchto závad má registrovaný užívateľ nárok na bezplatné zaslanie opravenej kópie programu (elektronickou poštou), alebo na bezplatné stiahnutie si opravenej kopie programu z určenej WWW adresy.

Za chyby programu sa nepovažujú závady spôsobené operačným systémom počítača, poškodenia dátových súborov, spôsobené výpadkom el. energie, nesprávnym ukončením programu, resp. vypnutím počítača, alebo inou manipuláciou so súbormi aplikácie AiMS, závady spôsobené   aplikáciami spustenými súčasne s programom AiMS a iné závady, ktorých zdroj, alebo príčina nie je v programovom súbore AiMS.EXE.

Licenčný poplatok pre 1 PC je 750,- Sk (Kč), pre viac počítačov zľava.

Registrácia programu:

Autor programu: Miroslav Mrázik          E-Mail:          mrazik@alfanet.sk

                                Halalovka 54               WEB:            www.mms.canaris.sk

                   911 08 Trenčín, SR

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


FotoEditor

Modul skenovania a ďalšieho spracovania digitálnej fotografie a fotoeditor sú internými modulmi tohoto programu. Umožňujú:

- skenovanie fotografických pozitívnych i negatívnych snímkov a diapozitívov,

- upraviť fotografiu pomocou funkcií vstavaného fotoeditora (zmena rozmerov, zaostrenie, jas, kontrast a pod)

Program DokMan obsahuje modul spracovania digitálnej fotografie, ktorý umožňuje ovládenie samotného skenovacieho zariadenia (resp. digitálneho fotoaparátu) priamo z rozhrania programu, tak aj niektoré úpravy ukladanej fotografie napr. zjasnenie, stmavenie, upravenie kontrastu, zaostrenie, pootočenie a pod. Tento modul je univerzálny a je používaný ako pri skenovaní a úpravách fotozáberov, taj aj pri ich prehliadaní.

Zoskenovanie fotozáberu:

1. Pri vytváraní hlavného dokumentu vyberte šablonu "Skenovať fotografiu.JPG". Dôjde k otvoreniu okna fotoeditora.

2. V hlavnom menu "Súbor" okna fotoeditora vyberte príkaz "Skenovať pozitív", alebo "Skenovať negatív" podľa toho či sa jedná o pozitívny alebo negatívny materiál. Rovnaký efekt sa dosiahne stlačením ikony s vyobrazením skenera (pozitívne alebo negatívne znázorneného v ikone). Po vybratí príkazu "Skenuj ...", alebo stlačení príslušnej ikony dôjde k otvoreniu systémového dialogového okna daného skenera  a zoskenovaniu fotozáberu, ktorý je vložený do skenera. Pomocou tohoto dialogu je vhodné prekontrolovať a prípadne upraviť skenovanú oblasť a ostatné parametre skenovanej fotografie.

3. V skenovacom dialogu stlačte tlačítko ktorým sa fotozáber zoskenuje.

4. Zoskenovaný záber sa zobrazí v okne fotoeditora:

5. Uzavrite okno fotoeditora. Snímok sa zobrazí v zozname dokumentov.

Poznámka

Skenovacie zariadenie je vhodné nastaviť na režim maximálneho počtu farieb ( tzv. True Color  Full Color, 32, alebo 24 bitové farby) bez ohľadu na to či sa bude skenovať čiernobiela alebo farebná fotografia.

Ovládanie fotoeditora

Menu Súbor

-  Otvoriť - umožní vo fotoeditore otvoriť ľubovolný súbor vo formáte BMP. Po otvorení je možné so snímkom pracovať ale do doby než vykonáte uloženie zmien, nebude tento obrázok uložený do databáze.

- Obnoviť - v prípade ak ste s obrázkom vykonali také zmeny, že zobrazenie nevyhovuje vašim predstavám, tento príkaz vráti obrázok do pôvodného stavu, resp. stavu keď ste naposledy uložili zmeny.

- Uložiť zmeny - s obrázkom môžete vykonávať ľubovolné operácie. Tieto budú opticky vykonané avšak nebudú trvalo uložené. Vykonané zmeny sa natrvalo uložia pomocou tohoto príkazu.

- Uložiť ako - uloží zobrazený snímok v stave v ako sa práve nachádza - t..j. napr. aj s vykonanými, ale neuloženými zmenami do súboru JPG na váš pevný disk alebo disk iného počítača v sieti.

- Skenovať pozitív - spustí skenovacie zariadenie a zoskenuje fotozáber.

-Skenovať negatív - spustí skenovacie zariadenie a zoskenuje fotozáber avšak v negatívnom vyobrazení voči predlohe.

- Vybrať skener - v prípade ak je k počítaču pripojených viac skenerov, alebo digitálnych fotoaparátov, pomocou tohoto príkazu vyberte to zariadenie s ktorým sa má pracovať.

- Tlačiť - vytlačí zobrazený snímok v skutočnej veľkosti.

- Zavrieť - uzatvorí okno fotoeditora.

Úpravy snímkov

Skenovací modul, ktorého súčasťou je aj vsatvaný fotoeditor umožňuje s obrázkami vykonávať niektoré základné operácie ako sú napríklad zjasnenie, stmavenie, nastavenie kontrastu, zaostrenie, pootočenie a otáčanie, lupu, výber a zobrazenie detailu, tlač obrázka a detailu a iné.

Menu Foto

- Lupa - umožňuje zväčšovanie snímku v nastavených pomeroch.

- Zoom +/- - umožňuje postupné zväčšovanie/zmenšovanie zobrazenej snímky.

- Otočiť - umožňuje otáčanie zobrazenej snímky o 90 a 180 stupňov.

- Pootočiť - umožňuje otáčať zobrazenú snímku od 0 do 360 stupňov.

- Otočiť okolo osi - umožňuje zrkadlovo otáčať zobrazenú snímku okolo horizontálnej alebo vertikálnej osi.

- Rolovať - umožňuje plynulé rolovanie obrázka vo vertikálnom a horizontálnom smere.

- Príkazy Kontrast, Zaostriť, Zjemniť, Pridať jas, Stmaviť a iné vykonajú uvedené úpravy pomocou dialogového okna pre nastavenia stupňa zmeny.

Vykonané úpravy obrázka v tomto okne sa prenesú do fotoeditora po stlačení tllačítka "OK". Po stlačení tlačítka "Storno" sa zmeny vykonané v tomto dialogovom okne do zobrazenia vo fotoeditore neprenesú !

Upozornenie

Po stlačení tlačítka "OK" sa síce zmeny vykonané v predošlom okne prenesú do zobrazenia vo fotoeditore, avšak snímka uložená v databázi programu FotoArchív sa tým ešte nezmení.

K dosiahnutiu toho aby sa zmeny vykonané v zoskenovanom obrázku na trvalo uložili je nutné v hlavnom menu fotoeditora "Súbor" vybrať príkaz "Uložiť zmeny"!!!

K dosiahnutiu toho aby sa zmeny vykonané v zoskenovanom obrázku na trvalo uložili je nutné v hlavnom menu fotoeditora "Súbor" vybrať príkaz "Uložiť zmeny"!!!

- Negatív - prevedie snímok na negatív a naopak.

- Odtiene šedej - zobrazí snímok v odtieňoch šedej farby.

Menu Možnosti

- Kvalita JPEG - umožní nastaviť optimálny pomer kompresia /  kvalita snímku. program používa formát digitálnej fotografie JPEG. Ide o typ stratovej kompresie - t.j. čím je výsledný súbor obrázka meší tým je menšia aj jeho kvalita. Doporučený a prednastavený kompresný pomer je 75. Tento pomer nie je potrebné bez vážnejších dôvodov meniť.

- Zmeniť rozmery - umožní prepočítať obrázok na iný na nastavenú veľkosť. Táto operácia  spravidla znamená aj ďalšiu stratu obrazovej informácie.

- Na pozadie Windows - umožní zobrazenú snímku umiestniť na pracovnú plochu systému Windows.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Zkomprimovať súbory do archívu ZIP

1. Vyberte zložku v ktorej sa súbory, ktoré sa majú komprimovať nachádzajú.

2. Postupne označte všetky súbory, ktoré sa majú komprimovať.

3. V menu Súbor vybrte položku Vytvoriť archív ZIP.

4. V dialogu zadajte názov súboru ZIP a stlačte tlačítko OK.

5. V prípade ak chcete vymazať zbalené súbory, odpovedzte na otázku, či sa majú súbory vymazať stlačením tlačítka Ano. Ak sa majú zbalené súbory ponechať stlačte tlačítko Nie.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Zašifrovať / odšifrovať súbor

Program AiMS umožňuje ochranu Vašich súborov pomocou šifrovacieho algoritmu s 128 bitovým klúčom. Pre bezpečné použitie ochrany šifrovaním je potrebné dodržiavať najmä tieto zásady:

•	Rozhodujúcim prvkom ochrany celého systému je ochrana citlivých údajov. T.j. zbytočne chránime údaje aj pomocou silnej šifry, keď knim bude volný prístup v kancelárii, po pracovnej dobe a pod.

•	Najdôležitejšou súčasťou systému sú tzv. heslové diskety. Je veľmi dôležité tieto diskety chrániť. Heslové diskety sú vytvárané v pároch pre každý smer šifrového spojenia iný pár diskiet. Nikdy nemožno rozmnožiť obsah týchto diskiet na viac ako dve diskety. Odovzdávať tieto diskety možno len osobe, s ktoru udržujeme chránené spojenie alebo ním osobne poverenej osobe.

•	Ihneď po ukončení zašifrovania, resp. odšifrovania súboru disketu vyberte z mechaniky a uložte na bvezpečné miesto. Neponechávajte disketu v mechanike !!!

•	V prípade straty diskety, alebo podozrenia že sa k jej obsahu mohla dostať nepovolaná osoba, disketu ihneď zničte a oznámte to vášmu proťajšku. Pre komunikáciu využívajte v takomto prípade záložnú sadu diskiet.

Program na generovanie heslových diskiet nie je súčasťou programu AiMS. Registrovaní užívatelia ho obdržia na základe objednávky. Spoločne s programom na generovanie heslových diskiet obdržia registrovaní užívatelia aj podrobný postup a návrh organizačných opatrení k zaisteniu bezpečnej komunikácie.

Dôležité upozornenie:

Zvlášť u dôležitých súborov je nutné neustále udržiavať záložnú bezpečnostnú kopiu každého dôležitého súboru zvlášť. Tieto kopie sa nesmú nachádzať na rovnakom PC ako sú ich pracovné kopie. Mali by byť uchovávané na inom mieste, resp. v inom objekte.

Nikdy sa nespoliehajte na jedinú kopiu dôležitého súboru a už vôbec nie na zašifrovanú !!!

Šifrová ochrana informácií je v tomto prípade určená len na ochranu pracovných kopií súborov pred nepovolanými osobami a na ochranu citlivých údajov pri preprave elektronickou poštou.

Postup pre zašifrovanie

1. Vyberte zložku, v ktorej sa archívny súbor určený na zašifrovanie nachádza.

2. Kliknutím označte tento súbor.

3. V ponuke Súbor vyberte položku Zašifrovať súbor.

4. Do disketovej mechaniky vložte heslovú disketu a stlačte tlačítko OK.

Zašifrované súbory majú koncovku MMS.

Postup pre odšifrovanie

1. Vyberte zložku, v ktorej sa archívny súbor MMS nachádza.

2. Kliknutím označte tento súbor.

3. V ponuke Súbor vyberte položku Odšifrovať súbor.

4. Do disketovej mechaniky vložte heslovú disketu a stlačte tlačítko OK.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.


Dekomprimovať archív ZIP

1. Vyberte zložku, v ktorej sa archívny súbor ZIP nachádza.

2. Kliknutím označte tento súbor.

3. V ponuke Súbor vyberte položku Rozbaliť archív ZIP.

Help file generated by HelpWriter for Delphi.