Copyright: KProgram


CompSale - všeobecně
 CompSale

Program je vybaven 4 úrovněmi dokumentace.
1. úrověň je obecná a slouží k všeobecnému seznámení se systémem. Jméno dokumentu je DEALER.DOC, ŠKOLENÍ.RTF, prezentace v Powerpointu. Na CD jsou další dokumenty.
2. úroveň je dána touto dokumentací a umožňuje získat hlubší znalosti o programu a jeho použití.
3. úroveň je vložena přímo do kódu programu a reaguje na konkrétní problém v závislosti na aktuální činnosti uživatele. Umožňuje získat nejpodrobnější informace o programu. Obsah této dokumentace se vypisuje na spodním systémovém řádku. Stiskem tlačítka INFO, případně tlačítka s obrázkem otazníku se tento text zobrazí v celé své délce v tímto tlačítkem otevřenén formuláři.

Využitelnost programu

Koncepce

Organizace práce

Dokumentace

Licence


CompSale - všeobecně:Využitelnost
 CompSale

Úvod

Činnost programu

Použití programu v síti

Příbuzné funkce


 CompSale

Úvod

Program byl vytvářen se záměrem pomoci při organizaci práce v reklamní, personální a vydavatelské agentuře. Jeho záběr je však podstatně širší. Obecně lze říci, že je použitelný v  libovolné  firmě, jejíž  marketingové oddělení má za úkol získávat nové zákazníky, udržovat s nimi dlouhodobý kontakt  a nezatěžovat je svými nabídkami více než je zapotřebí. Mít o zákaznících dokonalý přehled, znát jejich názory, potřeby a třeba po roce plynule navázat na poslední téma, slib atd.

Program do značné míry pokrývá obecné požadavky firem jmenovaného zaměření. Pomocí individuálního naplnění číselníků je možno chování programu přizpůsobit konkrétním požadavkům. Nicméně firma Kprogram nabízí i další úpravy programu dle potřeb zákazníka.

Příbuzné funkce


 CompSale

Činnost programu

-evidence zákazníků od prvního kontaktu, v němž prodejce nabízí své služby/výrobky až po realizaci. Sleduje historii kontaktů, umožňuje je hodnotit, zapisovat si k nim poznámky, termíny aj. Firmy lze zatřiďovat dle vlastních kriterií

-přidělení firmy 1 prodejci. Každému prodejci je přidělen jeho okruh firem (který ostatní prodejci vidí, ale nemohou měnit).

-organizace. Pomáhá při organizaci termínů kontaktu se zákazníkem. (Plán práce, upozornění na kolizi v termínu schůzky)

-výběry. Umožňuje výběry dle libovolných kriterií  s následným tiskem, či exportem do EXCELua WORDu

-synchronizační funkce programu (vzájemná aktualizace databází) umožňuje práci neomezeného množství současně pracujících uživatelů. Viz. synchronizace.

-uživatelsky nastavitelné funkce. Mnohé funkce programu lze uživatelsky nastavit. Každý program v síti může mít individuální nastavení dle potřeb uživatele a možností PC.

 Zatřiďování dle kriterií vychází z číselníků uživatele

-centrálně nastavitelné funkce. vybrané funkce, ovlivňující chování celé sítě jsou nastavitelné centrálně z pracoviště správce databáze. Příbuzné funkce


 CompSale

Použití v síti

Program používá síťové prostředí WINDOWS 3.11, respektive WINDOWS 95 a vyšší.

Program je vybaven synchronizačním modulem, jenž umožňuje provést synchronizaci na N oddělených databázích. Neexistuje-li síť, lze provést aktualizaci pomocí externího media. (disketa, ZIP, E-mail, aj.) Díky tomuto řešení není omezen počet současně pracujících počítačů a lze bez problémů použít i přenosné počítače, které jsou schopny po návratu na pracoviště předat data  z terénu do počítače v kanceláří  a  opět se naplnit novými daty pro další samostatnou existenci. Příbuzná témata naleznete v popisech formulářů: F100130a F100100

Použitelnost programu s ohledem na HW a SW

Program je spustitelný na všech počítačích, pracujících s operačním systémem WINDOWS 3.11 a vyšším.

Operační systém:	Windows 3.11 a vyšší

Programováno v:	ACCESS 2.0

Maximální velikost databáze: 1 GB

Typ databáze:	sdílená, distribuovaná - dle volby

Počítač:	minim. procesor 486, 12 MB RAM, optimálně Pentium 150, 32 MB RAM

Monitor:	VGA, SVGA

Pro pomalé počítače lze vypnout některé automatické funkce, a tak za cenu menšího komfortu získat rychlejší čas odezvy.

Příbuzné funkce


 CompSale

 Koncepce programu

Koncepce programu sleduje činnost prodejce k zajištění realizace určité služby, případně prodeje výrobku. To znamená: Je nutno najít potencionálního zákazníka a shromáždit o něm potřebné informace, (jméno firmy, adresa, jméno kontaktní osoby a její funkce, čísla telefonů, faxů, internetu, zatřídit firmu dle oboru podnikání, IČO, DIČ.). Tuto část označujeme jako kontakty. Program zajišťuje, aby nebylo možno založit do databáze stejnou firmu vícekrát. Pro co nejrychlejší přístup k informacím je možno rozdělit firmy na aktivní (pracuje se s nimi) a neaktivní (jsou v zásobě).

Nyní následuje druhá, pro prodejce namáhavější část, a sice přesvědčit potencionálního zákazníka aby se stal zákazníkem reálným. Tuto část označujeme jako jednání. Z každého styku je vyhotoven zápis, tj. s kým bylo jednáno, s jakým výsledkem,  kdy je nutno se opět ozvat. Program zajistí, aby jste byli upozorněni na případný konflikt v termínech schůzek.

K zvýšení komfortu obsluhy program některé postupy předpokládá a sám je doplní - například jméno osoby převezme z posledního kontaktu, dle jména pozná, jedná-li se o muže, či ženu, čehož následně využije pro tvorbu oslovení při tisku samolepek, nebo pro data Hromadné korespondence WORDu. Automaticky za uživatele doplní termín dalšího kontaktu aj. Více k hromadné korespondeci

Dojde-li prodejce k cíli, tedy přesvědčil-li zákazníka, nastává etapa označená jako realizace. Opět i zde prodejce vyhotoví zápis o akci, tedy s kým jednal, kolik a co prodal, jak byl zákazník spokojen. Příbuzné funkce


CompSale - všeobecně:Ovládání myši
 CompSale

Klepnutí.

Znamená jeden stisk tlačítka myši.

Poklepnutí.

Znamená dvojitý, rychle po sobě jdoucí stisk tlačítka myši.


CompSale - všeobecně:Kopírování a zálohování databáze
 CompSale

Organizace práce - návrh.

Jeden pracovník by měl být pověřen funkcí správce databáze s těmito právy a povinnostmi:
PC všeobecně -
-Provádět hygienu počítače

-Provádět zálohování  a obnovu souborů

-Starat se o funkčnost sítě a hardware

-Evidovat veškerá přístupová hesla (hesla doporučuji evidovat ještě u vedoucího pracovníka)

Databáze -

-Provádět synchronizaci databází. (Na synchronizaci vymezit pevný čas)

-Provádět import dat z jiných databází

-Dle interních potřeb organizace může být pověřen zakládáním nových firem, jejich přidělováním prodejcům a zápisem provedených realizací.

-Jsou-li reklamace k funkci programu, správce chybnou činnost zdokumentuje pomocí sestav a závadu reklamuje u firmy KProgram.

-Správce metodicky vede spolupracovníky, neboť má s PC i databází největší zkušenosti.

(Je možné, aby byl správce databáze vyškolen autorskou firmou)

-Správce by měl být garantem racionálního využívání výpočetní techniky. (Tj. měl by zajistit, aby se v organizaci vycházelo z jediného zdroje dat, tedy popisované databáze).

-Správce databáze by měl ovládat DOS, WORD, EXCELa tuto aplikaci.

Příbuzné funkce


CompSale - všeobecně:Hlavní formulář
 CompSale

Tuto nápovědu zobrazíte stiskem F1

Detailní nápovědu získáte (v nejnižší části obrazovky) ke každému poli, na které ukážete myší

Další zajímavé informace se dozvíte v adresáři DocNew a prostřednictvím ukázek v Powerpointu

Funkce programu

Dokumentace

Při startu

Klient

Klient

Plánování

Hromadná korespondence

Nastavení

Přízpůsob chod programu

Přizpůsob tabulky

Přidělení prodejce

Rozbory

Údržba dat


Pro bezproblémový chod PC je nutno, aby jste prováděli očistu Vašeho disku. K tomu účelu slouží program DOSu DEFRAG, repektive SCANDISK. Nastudujte si prosím jejich použití. Očista neprospěje pouze této aplikaci, ale kterékoliv jiné.

Dle četnosti práce s databází, spouštějte občas fci komprimace DB

Příbuzné funkce


CompSale - všeobecně:Klient
 CompSale

Úvod

 Stěžejní  formulář databáze. (formulář F100920). Umožňuje jak založení nového záznamu (nová firma, jednání, realizace), tak i aktualizaci. Součástí jednání je tvorba nabídkového listu, součástí realizace je rvorba dodacího listu a faktury. Program provádí kontroluduplicit a kontrolu úplnosti zadávaných dat. Správcem databáze je možno zakázatprodejcům zakládání nových firem.Toto řešení je velmi výhodné a lze doporučit, aby zápisem nových firem a jejich přidělovaní prodejcům byla pověřena jedna osoba, tedy správce databáze. Obdobně může být správce databáze pověřen zápisem realizací. Program zajišťuje systémem kontrol, aby do databáze nevnikly chybné údaje. Dále zajišťuje, že pouze prodejce, který je vlastníkem záznamu, má přístup k jeho aktualizaci. Pořizování a aktualizace v databázi je pouze jednou částí problému. Druhou částí je, jak se v ní rychle orientovat. K tomu slouží formulář F100840, umožňující vytvářet  podmnožiny záznamů dle splnění zadaných kritérií a následnou práci nad touto množinou, tj. tisky, exporty do WORDu, nebo EXCELu , případně vytvořit soubor pro faxování. Popis těchto funkcí naleznete ve formuláři F100640

Příbuzné funkce


CompSale - všeobecně:Kontroly
 CompSale

Kontroly.

Kontrola duplicit je zaměřena na: jméno firmy, IČO a spojové číslo

Kontrola úplnosti zadávaných dat je rozložena do 3 fází.

1. při založení nové firmy. Bude vyžadovat pouze jméno firmy a telefon. (F100960)

2. při práci na jednání. Bude vyžadovat navíc adresu včetně kontaktní osoby.

3. při práci na realizaci.Bude navíc vyžadovat ještě IČO a DIČ. /lze potlačit nastavením v přizpůsobení/

Nastavení kontrol:


CompSale - všeobecně:Vlastník záznamu
 CompSale

Vlastník záznamu

Vlastník záznamu je ten prodejce, kterému byl záznam, tedy firma přidělena správcem databáze (formulář F101120). Každý z prodejců může vidět záznamy svých kolegů. Nemá však možnost cizí  údaj aktualizovat. Správce má možnost toto implicitní nastavení změnit ve formuláří přizpůsobení . Prodejce má možnost založit do databáze novou firmu. Potom patří tomu, koho uvedl jako prodejce-vlastníka. (Implicitně nová firma bude patřit tomu, kdo ji založil, není-li to správce. Správce nemůže mít přidělenu firmu). Uživatelské jméno prodejce není tajné. K prolomení ochrany údajů by stačilo, aby se prodejce přihlásil jako jeho kolega a měl by k dispozici i jeho záznamy. Aby se tak nestalo, má každý z prodejců možnost zadat heslo. Heslo zná pouze prodejce a sám si ho mění. Heslo  je nezjistitelné. Stane-li se, že uživatel heslo zapomene, může správce založit nového uživatele a všechny firmy starého, převést na nového uživatele.

Výhradní postavení v přístupu k záznamům má správce databáze.

Přihlášení správce k databázi by mělo být vždy jištěno heslem!.

Počet vlastníků záznamů je dán obsahem licenční smlouvy

Příbuzné funkce


CompSale - všeobecně:Prodejci
 CompSale

 PRODEJCI

Úvod

Přidělení firmy prodejci, přesuny firem z a  do  archivu. (formulář F101120).

Formulář je přístupný pouze správci databáze

Definice prodejce. Správce definuje přihlašovací jméno prodejce ve tvaru Uxx, kde xx je číslo v intervalu 00 až 75 .Platí, že jedno přihlašovací jméno je rovno jedné licenci programu.

Přidělení firmy. Správce může firmy přidělovat po jedné, nebo po větších celcích. Z každé změny lze i dodatečně provést výpis obsahující nově předělené firmy v definovaném dni a v rámci dne v dělení dle serie.

Archivní / aktivní firmy. Databáze nemá omezení v množství zapsaných firem. Jediným omezením jsou kapacitní možnosti hardware. Nemá však smysl, aby byla práce s databází zdržována manipulací se záznamy, které nejsou přiděleny reálnému prodejci. Z tohoto důvodu program umožňuje rozdělit databázi na dvě části.

První část - aktivní, má přiděleny reálné prodejce.

Druhá část - archivní, má přiděleny fiktivní prodejce. Tyto firmy jsou v zásobě.

Příbuzné funkce


CompSale - všeobecně:Přizpůsobení
 CompSale

 PŘIZPŮSOBENÍ  (formulář F100660)

Na každém počítači zvlášť je možno upravit některé funkce programu, tj. lze nastavit interval automatické kopie; způsob kontrol zadávaných dat; na kterých polích se má zastavit kurzor; definovat aktivní obrazovku při startu a její obsah; definovat nové heslo, kdy vypisovat harmonogram schůzek a upozornit na možný časový konflikt při plánování další schůzky. Některé volby programu jsou s ohledem na centrální působnost přístupny pouze správci databáze, jiné slouží  prodejci k přizpůsobení jeho pracoviště.

Příbuzné funkce


CompSale - všeobecně:Údržba dat
 CompSale

 ÚDRŽBA DAT  -  kopírování, synchronizace, obnova


Kopírování a synchronizace databáze

Všeobecný popis

Bližší popis

Návrh organizace

Kopie a obnova

Synchronizace

Obnova databáze


Doplnění databáze. Prostřednictvím souboru v EXCELu je program COMPSALE schopen převzít data z jiných databází. Nejste-li schopni provést konverzi Vaše databáze - EXCEL, je možno se obrátit na výrobce. (Data lze teoreticky převzít z čehokoliv, například ze sestavy, musí se však napsat převodní program). Blíže, viz. F101000


 Provede fyzické zrušení označených záznamů. Blíže, viz. F100110


Obnova, údržba, zhuštění, databáze + pomoc při hledání duplicit v databázi.


COMPSALE standardně pracuje s databází ARCHIV.MDB. Chcete-li pracovat s jinou DB, která bude obsahovat naprosto odtažitá data, je možno provést uvedenou změnu ve formuláři F101284


CompSale - všeobecně:Kopírování
  CompSale

Všeobecný popis kopírování

Bezpečnost dat.

K databázi je na ukázku přidán BAT soubor (ARCHIV.BAT), provádějící zálohování v systému pěti generací. Soubor si uživatel může upravit dle toho, jaký komprimační program vlastní. Jinou možností je použití funkce BACKUP, která je součástí systému.

Zálohování databáze neberte na lehkou váhu. (Zálohování  čehokoliv na PC neberte na lehkou váhu). Možná, že pokud jste zatím neměli problémy, bylo to tím, že Vaše aplikace jely jen několik minut denně. Každá aplikace, jedoucí celou pracovní dobu je ohrožena kvalitou stávající rozvodné sítě, ve které dochází k celé řadě poruch. Vaše PC většinu zvládne, ale některé také ne. Problém kvality sítě lze vyřešit pomocí vhodné UPS, nebo R-LINE.

Systému zabezbečení dat je v aplikaci věnována velká péče. Lze říci, že databáze je v nebezpečí vždy, je-li nestandardně ukončena. To znamená: čím kvalitnější PC, operační systém a seznámený uživatel, tím lépe. Zdůvodním ve stejném pořadí. Máte-li PC, které je každé 2 hodiny  třeba RESETovat, máte každé 2 hodiny možnost zničení databáze. Máte-li operační systém WINDOWS 3.11, budete mít databázi ohroženu alespoň 1x za týden, neboť je značně nespolehlivý a co se týče stability, zcela nesrovnatelný s WINDOWS 95. Pokud máte kvalitní PC, WINDOWS 95 ale prodejce, který ukončuje aplikaci vytažením zásuvky ze zdi, máte problém v okamžiku, kdy tento přijde do práce. Slovy klasika, kde blb, tam nebezpečno.

Systém zálohování  je založen na automatickém uschovávání  novinek v databázi, což označujeme jakoHodinová kopie. Příbuzné funkce


CompSale - všeobecně:Kopie hodinová
  CompSale

Hodinová kopie.

V přizpůsobení programu (formulář F100660) si můžete nastavit interval v minutách od 0 do N minut, po kterých  má program vytvořit záložní kopii. Kopie je provedena po kladné odpovědi na dotaz, nebo po 10 sec, nedojde-li žádná odpověď. Jsou vykopírovány pouze záznamy, u kterých došlo ke změně od poslední kopie, tj. synchronizace databáze, tvorby synchronizační diskety, nebo automatické kopie. Program si datum poslední synchronizace pamatuje, lze ho však změnit. Pracujete-li v režimu distribuované, potom po provedené synchronizaci máte vytvořeno tolik kopií databáze, kolik PC pracuje s tímto programem, čehož můžeme při obnově databáze využít, neboť je možno aplikaci, nebo data překopírovat z jiného PC. Navíc je možno na serveru po synchronizaci vytvořit disketu z přírůstky databáze celé sítě a tuto uložit do doby, než provedeme zálohování celé databáze, například pomocí výše uvedeného BAT souboru. Při obnově databáze  (formulář F100130) postupujeme tak, že nakopírujeme poslední zálohu z BAT souboru a aktualizujeme databázi tolikrát, kolik máme od té doby uschovaných přírůstkových denních disket. Uživatel má možnost povolením zápisu (formulář F100660) do adresáře ZALOHA uschovávat jednotlivé hodinové kopie. Obnovovací práce z tohoto adresáře jsou potom velmi rychlé a jednoduché. Program vždy při aktualizaci provede rušení starých záznamů v ZALOHA. (Přesně, ruší se záznamy od D - 7 po D - 17, kde D je datum synchronizace. Z toho plyne i případná možnost nezrušení starých záznamů, bude-li program spouštěn například 1x měsíčně. V tom případě staré záznamy musí zrušit uživatel. Příbuzné funkce


CompSale - všeobecně:Kopie a databázové soubory
  CompSale

 Bližší popis kopírování

Program pracuje s několika databázemi.

ARCHIV.MDB 	data nad kterými přímo pracujete.(firmy, jednání

KOPIE.MDB	přírůstky v ARCHIV.MDB od určitého datumu

DEALER.MDB	programový kód aplikace

DLRCONST.MDB	konstantní údaje - tabulky

DLRPLUS.MDB	nadstandardní funkce, které jsou načteny do DEALER.MDB při 1. použití.

COMPACT.MDB	programový kód pro kondenzaci

DTRANS.MDB	programový kód pro opravu poškozené databáze. (Pracuje pouze s programy na C:\)

Vlastní kopírování je je řešeno formulářem F100130.

Z hlediska kopírování dat jsou důležité první dvě databáze.

Každý ze záznamů v databázi obsahuje údaj o datumu+času změny a který prodejce ji způsobil.

Funkce kopírování zjistí v ARCHIV.MDB, které záznamy byly od zadaného data modifikovány a tyto přepíše do KOPIE.MDB. COMPSALE si pamatuje datum i čas kopírování. To mu umožňuje, že do KOPIE.MDB pouze přidává záznamy, které vznikly, nebo byly opraveny od poslední kopie. (Je-li nastaven interval automatického kopírování na 60 minut, potom tedy kopíruje data z předchozích 60 minut). Pokud dojde k chybě na disku a KOPIE.MDB se poškodí, opravná funkce COMPSALE databázi opět vytvoří od počátku. Provedete-li na konci každého dne vykopírování KOPIE.MDB na disketu, máte na ní vše, co jste ten den udělali. Příbuzné funkce .


CompSale - všeobecně:Kopie a její organizace
  CompSale

Návrh organizace kopírování

Jako záložní medium můžete použít diskety, ZIP aj. Zálohovat do jiného adresáře na disku Vašeho PC je možné, není však s ohledem na bezpečnost vhodné. Pohodlné, rychlé a bezpečné může být zálohování na jiném PC v síti. K takovému zálohování lze požít program COMPACT.MDB, jenž je součástí dodávky.

Budete-li zálohovat na diskety, pásky, ZIP aj., je možno použít následující schéma:

Záložní media pro týdenní kopírování si označte jako ARCHIV1 a ARCHIV2

Záložní media pro denní kopírování si označte KOPIE1 až KOPIE7, pracujete-li 7 dní v týdnu.

1 x týdně proveďte vykopírování ARCHIV.MDB na diskety. (cca 10 minut)

v liché týdny použijte media ARCHIV1, v sudé ARCHIV2

1 x denně zálohujte přírůstky databáze (cca 1 minutu na disketu)

v pondělí použijte KOPIE1, ... v neděli KOPIE7

dle data, které zvolíte, můžete mít na KOPIE1 pondělí, ... na KOPIE7 neděli,

nebo na KOPIE1 pondělí, na KOPIE2 pondělí+úterý, na KOPIE7 pondělí až neděli

Příbuzné funkce


CompSale - Přidelení firmy a nový prodejce
  CompSale

Přidělení prodejce, firmy, přesun firmy aktivní/neaktivní.

V následujících návazných formulářích máte možnost založit/upravit/zrušit záznam týkající se prodejce. Přesunout firmy mezi neaktivní/vrátit ji mezi  aktivní. Proč ? , Jak ?


 CompSale

 Synchronizace databází na více PC (formulář F100100)

Úvod.

Pracujete-li v režimu distribuované databáze, je nutno - nejlépe 1 x denně provést synchronizaci databází všech spolupracující počítačů. Cílem synchronizace je sladit databáze všech počítačů v síti tak, aby obsahovaly totožná data. Synchronizace využívá existence databáze KOPIE.MDB

Synchronizací databáze by měl být pověřen správce databáze. Jeho PC označujeme jako server, ostatní PC v síti jako pracovní stanice. Správce  musí před synchronizací zajistit, aby všichni uživatelé ukončili práci na svých PC (jedná-li se o synchronizaci na síti).  Funkcí journal (formulář F100090) je každý uživatel informován o proběhlé synchronizaci.

Průběh synchronizace na síti


Průběh synchronizace na síti.

Úkolem synchronizace je, aby se databáze všech PC vzájemně obohatily o své novinky. Výsledkem jsou naprosto totožné databáze na všech PC, které se synchronizace zúčastnily. Není na závadu, pokud se některé z PC určitou dobu nezúčastňuje synchronizace. Až toto PC bude synchronizováno, COMPSALE bude vědět, která data odebrat  a která předat.

Synchronizace je řešena formulářem F100100

Průběh synchronizace pomocí disket.

Záměr synchronizace na disketách je totožný z popsanou synchronizací na síti. Provedení je však náročnější na obsluhu. Použije se, pokud síť neexistuje. Je možné, aby se například synchronizovaly databáze prodejců, kteří se setkají na služební cestě.

Synchronizace je řešena formulářem F100130


 CompSale

Obnova databáze

Totální zničení - zničený disk

Zničení databáze - disk je čitelný


 CompSale

Totální zničení - zničený disk

1. instalace z instalačních disket

2. nakopírovat poslední ARCHIV.MDB, 	viz. Bližší popis kopírování

viz. Návrh organizace kopírování

3. aktualizovat databázi z disket nesoucích KOPIE.MDB. (formulář F100130)

Máte-li spuštěno automatické zálohování na generační kopie, můžete využít funkce oprava databáze v tomto formuláři

příklad: poslední kopie ARCHIV.MDB provedena v neděli večer. Dnes je středa. Máme k dispozici následující diskety s KOPIE.MDB: První s daty za pondělí, druhá s daty za úterý. Třetí s daty za středu nemáme.

Krok 3 provedeme: a) aktualizace databáze z pondělní diskety. b) aktualizace databáze z úterní diskety.

Výsledek: databáze obnovena do úterý. O středu jsme přišli.

Příbuzné funkce


 CompSale

Zničení databáze - disk je čitelný

1. Vyvolejte program DTRANS.MDB. Jeho funkcí je oprava databáze a z 95 % je úspěšný. Pokud nepomůže, pokračujet bodem 2.

Program DTRANS.MDB opravuje vše v adresáři C:\DEALER. Máte-li data /ARCHIV.MDB/ mimo tento adresář, nakopírujte je do C:\DEALER, proveďte opravu a vraťet je na původní místo.

2. před záchrannou akcí vykopírujte celý adresář aplikace například do adresáře CHYBA. (Pro jistotu. Při chybné manipulaci je možno se vrátit na počátek)

3. nakopírovat poslední ARCHIV.MDB, 	viz. Bližší popis kopírování

viz. Návrh organizace kopírování

3. ve formuláři (formulář F100130) volbou  ulož kopii na disketu si uschováme  poslední hodinovou kopii na disketu.

4. aktualizovat databázi z disket nesoucích KOPIE.MDB.

5. aktualizovat databázi z diskety (KOPIE.MDB , která vznikla v bodě 3).

(máme-li povolen zápis do adresáře ZALOHA, kroky 4,5 provedeme z něho)

příklad: poslední kopie KOPIE.MDB provedena v neděli večer. Dnes je středa. Máme k dispozici následující diskety: První s daty za pondělí, druhá s daty za úterý. Třetí s daty za středu vytvoříme dle bodu 3.

Krok 4 provedeme: a) aktualizace databáze z pondělní diskety. b) aktualizace databáze z úterní diskety.

Krok 5 aktualizace databáze z diskety vytvořené dle bodu 3.

Výsledek: databáze obnovena do středy. Byl-li nastaven interval automatického kopírování na 1 hodinu, přišli jsme v horším případě o poslední hodinu práce, v lepším případě o nic.

Příbuzné funkce


CompSale - všeobecně:Tabulky
 CompSale

Tabulky

Obsah tabulek je plně v kompetenci uživatele a do značné míry umožňuje  přizpůsobení činnosti programu potřebám uživatele. Tabulky jsou naplněny ve formuláři, jenž se otevře:

a) Stiskem tlačítek /z úvodní obrazovky/ nastavení, přizpůsob tabulky

b) Uvedením hodnoty, která v tabulce doposud neexistuje. /například zadání s.r.o do typu společnosti otevře formulář pro evidenci typů společností - pokud tam s.r.o ještě není/

Příbuzné funkce


CompSale - všeobecně:Journal
 CompSale

 Journal

Výpis o kopírování, (formulář F100090)

Každá kopie je zaevidována. Pokud kopie nesloužila pro synchronizaci databází v síti, nebo sice sloužila, ale synchronizace byla provedena na disketách, bude vyplněn pouze sloupec odesláno. Pokud sloužila k synchronizaci, bude vyplněn i sloupec přijato. Počty záznamů slouží při synchronizaci ke kontrole čtených dat na serveru.

Příbuzné funkce


CompSale - všeobecně:Journal:Licence
  CompSale

 Licence

Licenční ujednání  mezi firmou KProgram (dále jen výrobce) a uživatelem programového produktu.

Oprávnění a povinnosti řádně registrovaného uživatele:

a) Program může být v jednom okamžiku aktivován pouze tolika uživateli, kolik je zakoupeno licencí.

b) Pořídit si kopii programového produktu je dovoleno, potřebujete-li ji pro archivní účely. V případě, že pořídíte jakékoliv další kopie programového produktu, vyjma případů a za podmínek uvedených v tomto Licenčním ujednání, berete na vědomí, že tím narušujete autorská práva firmy Kprogram .

c) Zaplacením faktury uživateli vzniká nárok na:
- 	90-ti denní záruku

- 	nákup vyšší verze za sníženou cenu

-	DEALERSKOU činnost při prodeji produktu

d) Uživateli vlastnícímu zakoupenou multilicenci je poskytnuto právo jej provozovat výlučně pro vnitřní potřebu a pouze útvary a organizačními jednotkami tvořícími součást dané organizační struktury uživatele na takovém počtu počítačů, jaký je uveden v multilicenční smlouvě.

e) Licenční ujednání se vztahuje také na všechny případné další jednorázové aktualizace programu.

Je zakázáno

a) Používat program na více počítačích s vyjímkou případů a za podmínek stanovených v tomto licenčním ujednání.

b) Pořizovat kopie s vyjímkou případů výše uvedených

c) Jakýmkoliv způsobem programový produkt upravovat, překládat do jiných programovacích a národních jazyků, zahrnout do jiných programových produktů a šířit produkty takto vzniklé

d) Převádět získané oprávnění na jinou osobu, půjčovat, pronajímat či jiným nepovoleným způsobem nakládat s programovým produktem

Záruka

Výrobce zaručuje 3 měsíce záruku na provoz programového produktu v souladu s uživatelskou dokumentací. Odpovědnost za vady se výrobce může zbavit zasláním opravené verze uživateli. Výrobce nenese v žádném případě odpovědnost za škody, ať jsou jakékoliv (včetně  a bez omezení, škody ze ztrát na zisku z podnikání, přerušení podnikání, ztráta informací, nebo jakékoliv další finanční ztráty), i když vznikly na základě použití, nebo nemožnosti použití produktu firmy Kprogram®, dokonce byla-li firma Kprogram®  označena jako původce těchto škod. Případná výše náhrady škody v žádném případě nepřesáhne smluvní pokutu ve výši ceny programového produktu

Zprostředkování prodeje produktu

Jako uživatel tohoto programu, máte možnost zprostředkovat jeho prodej dalším zájemcům. Protože s tímto produktem budete pracovat a dokonale se s ním seznámíte, můžete vysvětlovat jeho jednotlivé vlastnosti a způsoby užití a doporučit také jeho koupi svým známým, kolegům a jiným zájemcům. Z toho Vám samozřejmě plynou výhody - finanční provize ve výši 5% z prodejní ceny

Závěr

V programu jsou zabudovány obranné mechanismy, bránící nelegálnímu užití mimo platnost licenčního ujednání. Snažte se proto prosím podmínky dodržovat, vyvarujete se potížím, které mohou nastat při jejich nedodržování.

Ostatní mimolicenční nabídky

Mimo licenční smlouvu je možné uzavřít zvláštní smlouvy s tímto zaměřením:
Školení správce databáze,

Školení WORD,  EXCEL, ACCESS

Převod dat z externích databází

Üprava programu dle požadavku uživatele

Metodické vedení

Příbuzné funkce


 Uživatelem nastavitelné hodnoty v tabulkách. Tabulka výsledku kontaktu, prodejců, zatřídění firem, měst+PSČ aj. jejichž naplnění je v kompetenci uživatele.


Synchronizační modul / funkce. V běžné síti jsou data uložena na serveru. Pracovní stanice v síti tato data sdílejí, což je veliká výhoda, neboť data jsou neustále aktuální. Nevýhodou je, nastane-li  v síti porucha, nebo server přestane pracovat. V tom okamžiku přestanou pracovat i pracovní stanice.

Každé PC má vlastní databázi a tím při své běžné práci neptřebuje síť. Úkolem synchronizace je sladit všechny databáze v síti, aby byly obsahově stejné. (synchronizaci lze provést jak prostřednictvím sítě, tak pomocí disket, či jiných nosičů)

Blíže k synchronizaci, viz. F100100


ACCESS je databázový prostředek. Jeho výhodou je, že s ním dokáže po několik minutách začít pracovat i začátečník, ale má takové možnosti, že odborník, ani po roce práce není schopen říci, že již umí vše.

Největší klad vidím v tom, že zapadá do jediné koncepce, označované jako MICROSOFT OFFICE. ACCESS si rozumí s EXCELemi WORDemnaprosto bez problémů


 WORD je textový editor firmy MICROSOFT. Slouží k tvorbě textových dokumentů - což od něho předpokládá i laik. Tuto tvorbu však dokáže velmi zefektivnit. Několik příkladů. Vaše korespondence se dá rozčlenit na několik typů. Každý z nich může být vložen do tzv. šablony. Nový dopis otevřete s odkazem na šablonu, např. upomínka1 a máte připraveno vše, co lze mít v dopise obecně, včetně centrování adresy do obálky s okénkem. Šablona může být navíc napojena na  Hromadnou korespondenci. Tím získáte do WORDu všechny adresy, které Vám dodá databáze  COMPSALE. Výhodou centralizace dat je to, že v momentě, kdy se změní, například adresa zákazníka, stačí změnu podchytit pouze na jediném místě. Všechny ostatní dokumenty čerpají pouze z tohoto místa, takže pracují s aktuálními daty. WORD též může spolupracovat z EXCELem. WORD patří do balíku programů MICROSOFT OFFICE.


EXCEL je tabulkový kalkulátor firmy MICROSOFT. Dokáže provádět matematické oparace nad daty. Tato jsou umístěna v řádcích a sloupcích. Pracujete na úrovni buňky, sloupce, řádku. Své výstupy můžete realizovat pomocí tabulek i grafu. Je velice vhodný pro analýzy dat. Stejně jako WORD,  tak i EXCEL má možnost užití šablon. Zde se jedná o možnost uschovat si formulář pouze ze vzorci. Využijete-li při tvorbě nové tabulky takovou šablonu, stačí jen zadávat data a EXCEL již ví, co s nimi dělat. Výstup z databáze COMPSALE je směrován i do EXCELu. Z takto poskytnutých dat můžete provádět další analýzy, výběry, třídění, grafy atd. EXCEL patří do balíku programů MICROSOFT OFFICE


Databáze obsahující všechny Vaše záznamy o firmách, jednáních, PSČ, prodejcích atd.


Soubor DOSu s příponou BAT (například AUTOEXEC.BAT, MUJ.BAT,... obsahuje sled příkazů, který by jste jinak museli zadávat ručně do příkazového řádku DOSu.


Program je součástí dodávky. Jeho úkolem je provést komprimaci databáze. Nové a rušené záznamy způsobují určité narušení organizace v databázi, což se po čase uživateli projeví ve zpomalení přístupu k datům.


 Distribuovaná databáze. Každé z PC má vlastní databázi, do níž se nepromítají změny na ostatních PC. Aby bylo zajištěno sjednocení dat, musí program disponovat funkcí, která dokáže sladit data všech PC tak, aby data byla opět jednotná. COMPSALE však také umí pracovat se sdílenou databází.


 Sdílená databáze. Databáze programu existuje pouze v jediném exempláři na PC, které označujeme jako server. V tomto případě není zapotřebí žádné synchronizace, neboť změna na libovolném PC se projeví okamžitě na serveru, odkud je přístupná všem ostatním.

Aby databáze pracovala jako sdílená,

A) musíte do příkazového řádku v zástupci programu doplnit po mezeře text /excl. Příklad: ... \DEALER.MDB /EXCL.

B) v přizpůsobení programu nastavit cestu k sdíleným datům.


Na disku dochází neustále k vzniku a zániku souborů, prodlužování  jedněch a zkracování druhých souborů. Postupem času vzniká na disku chaos a Vašemu PC trvá čím dále tím delší čas, než se v něm orientuje. DEFRAG soubory opět sjednotí do souvislých částí. Pokud však narazí na problém, odkáže Vás na SCANDISK.


Heslo volte tak, aby jste ho Vy nezapomněli a nenechaví kolegové na něho nepřišli. Není vhodné zadat jako heslo jména svých blízkých. Raději skládejte heslo z písmen a číslic. Heslo lze měnit třeba denně. Pokud ho zapomenete, nedostanete se k datům ani VY!. V tom případě pomůže správce databáze. Nastavení hesla, viz.přizpůsobení


Takto označujeme část úlohy, která zajišťuje zápis a aktualizaci údajů o firmě, tedy její jméno, IČO, DIČ, adresu,...


Databáze obsahující všechny všechny záznamy, které vznikly, nebo byly aktualizovány od zadaného datumu.


Uživatel sám nastaví interval, po kterém požaduje provést zálohování své práce. Zálohují se pouze přírůstky v databázi od data poslední synchronizace, nebo data posledního vykopírování na disketu. Před vlastní kopií se program zeptá, je-li pro kopii vhodná chvíle. Nedostane-li do 10 sec odpověď, kopíruje. Dostane-li zamítavou odpověď, zkusí to za 5 minut znovu.


Program kontroluje interval mezi 01 až 75 jen z organizačních důvodů. Počet uživatelů není omezen (po odstranění kontroly na limit).


Jednání, tj. nabídky služby, nebo výrobku zákazníkovi.


 Program opravuje soubory, jejichž tvar neodpovídá konvencím. Velmi často se jedná o soubory, jejichž jméno začíná znakem ~. Bývají to pomocné soubory, které si WINDOWS tvoří a měl by je posléze sám zrušit, což však nedělá příliš pečlivě. Tyto soubory bývají v adresáři DOS, WINDOWS aj. Je vhodné do AUTOEXECu dát příkaz SET TEMP=C:\TEMP. Potom jsou uloženy pouze v adresáři TEMP. Před DEFRAGem soubory v TEMP můžete ručně zrušit.


Může rušit záznamy, přidělovat firmy prodejci, udělovat/odebírat oprávnění k přístupu  do tabulkových souborů - číselníků, vystupovat jménem určitého prodejce, provádět změny v záznamech libovolného prodejce. (V databázi však bude poznamenán jako autor změny). Správci databáze však nemůže být přidělena žádná firma. Návrh organizace práce


Prodejce je ve smyslu tohoto programu každý uživatel, kterému bylo přiděleno uživatelské jméno, (tj. jméno, kterým se přihlašuje k programu) a alespoň jedna firma.


Tj. prodejce označený jediným znakem, např. a,b,c,.. .Takový prodejce se k databázi nemůže přihlásit. Slouží pouze pro označení neaktivních firem.


Zákazníka se podařilo přesvědčit, zakoupil naši službu či výrobek


Číslo telefonu, faxu, WWW, E-mailu, mobilu. Uvozeno písmeny T,F,W,E,M, nebo O, je-li telefon=fax. Uživatel může škálu písmen rozšířit, nikoliv nahradit. Počet spojových čísel není omezen.

Další informace, viz. F101211


Program umožňuje práci na oddělených databázích. Tj. každé PC má vlastní databázi. Jednou denně je vhodné provést synchronizaci všech databází. Databáze jednotlivých PC se vzájemně obohatí o svá data a budou opět totožné. Lze provést na síti, nebo prostřednictvím diskety, ZIP disku aj. Další informace k synchronizaci


UPS - záložní zdroj s baterií. Existuje ON nebo OFF LINE. ON-napájení jde přes baterie, OFF-napájení jde ze sítě, na baterii se přeone je-li výpadek. R-LINE - vyhlazuje extrémní kmity v síti, nemá baterie


GENERACE  Systém zálohování, jenž se snaží minimalizovat ztráty z titulu zničení databáze.

Generace je sada mediií z jednoho kopírování

1. Zálohujte na externí medium.

2. Používejte minimálně 2 generace

3. Zálohujte vždy na nejstarší generaci, poznačte datum vytvoření

4. Obnovujte z nejnovější generace

Princip kopírování v generacích je v tom, že se při každé nové kopii bude zapisovat-přepisovat nejstarší soubor. Máte-li zadány 3 generace, potom v pondělí se kopíruje na A-soubor, v úterý na B-soubor, ve středu na C-soubor, ve čtvrtek opět na A-soubor, v pátek na B-soubor atd. Výhodou generačních kopií je jejích bezpečnost. (Je-li pouze jedna kopie, může se stát, že se poškozená databáze na ni při prvním staru překopíruje. Máte potom zničen jak originál, tak kopii. Jiné nebezpečí - při obnově databáze zjistíte, že je poškozená i kopie. V případě více generací, máte ještě možnost se vrátit o 1 a více dní zpět a zachránit maximum).


 Při svém startu program COMPSALE  kontroluje, jestli nenastaly okolnosti, které by bránily jeho správné funkci.

Kontrola počtu záznamů

Chyba datumu Hlášení o chybě datumu věnujte pozornost. Může mít velmi nepříjemné důsledky. (Program může ohlásit chybu přetečení při práci s datumem, těžko zjistíte plán práce, jetliže Vám datum poskočí o 50 let atd.)


  Nabídkový list vychází z ceníku. Je-li vytvořen, potom při tvorbě nového jednání na tlačítko nabídky (ikona nabízející ruky). Následuje otevření tabulky s texty, která může obsahovat často používané fráze, jako dovoluji si Vám nabídnout ... atd. Výběrem fráze, nebo zavřením tabulky textu se dostanete do formuláře F100021, což je ceník. Číslo aktuálního ceníku si COMPSALE pamatuje, můžete ho však změnit. Klepnutím na tlačítko NÁKUP vybíráte Vaše zboží-služby  do nabídkového listu. Do poznámky k jednání se automaticky vygeneruje text, za kolik Kč bylo zákazníkovi nabídnuto. Ve formuláří přizpůsobení  je možno nastavit variantu nabídkového listu.


  COMPSALE vytváří dodací list (DL) automaticky při realizaci. Fakturu (FA) pouze na PC, na němž to správce povolil ve formuláří přizpůsobení   Tvorba DL a FA je řešena obdobně jako u nabídkového listu


Hromadna korepondence
 HROMKOR

Hromadná korespondence. (dále jen HK)

Data v jednom místě

Hromadná korespondence - obecně

Hromadná korespondence - COMPSALE

Hromadná korespondence - omezení

Příbuzná témata1

Příbuzná témata2


 Program COMPSALE má, respektive může mít dokonalý přehled o Vašich kontaktech. Bylo by jen rozumné, soustředit veškeré poznatky o Vašich klientech do jediného místa - tedy databáze COMPSALE a upustit od dalších duplicitních souborů s adresami, poznámkani atd. Výhoda sjednocení dat v jednom místě je v tom, že jakákoliv změna týkající se Vás, nebo Vašeho klienta je podchycena na jediném místě. Vaše, či klientovo přestěhování na jinou adresu znamená změnu v jediném místě. Od té chvíle nemůže z Vaší organizace odejít dopis, jenž tuto změnu nerespekuje.Máte-li takovou databázi, můžete přejít k hromadné korespondenci


 Pod pojmem hromadná korespondence je myšlena běžná kancelářská praxe, tedy -  jeden obsah dopisu je rozesílán na více míst.

Náš zákazník je zaplavován spoustou neosobních, okopírovaných dopisů. Snad má větší šanci dopis, jenž bude více osobní. Program COMPSALE to umožňuje. Nabízí různé typy oslovení, máte přehled o jednáních, které s ním byly vedeny.

Hromadná korespondence je realizována prostřednictvím WORDu na základě dat COMPSALEu.

Data COMPSALE jsou uložena do parametrů KONTAKTY.DOC


 Hromadnou korespondenci (dále je HK) můžete v COMPSALE aktivovat na více místech. Záleží na Vás, jaký způsob zvolíte - na Vaší organizaci práce.

1. HK k jedné firmě, tj. v době, kdy je firma zobrazena na formuláři F100920 ji odešlete veškerou korespondenci a už se k firmě nemusíte vracet.

2. Konkrétní dopis s využitím parametrů HK, tj. nikoliv obecný dopis využitelný pro X firem, ale určitý dopis, jako reakce na jedinečný problém zákazníka.

3. HK k více firmám, tj. budete si v průběhu pracovní doby označovat firmy, kterým chcete odeslat korespondenci. Můžete označovat i typ HK (dopis1, dopis2, ...). Na konci pracovní doby potom vytisknete HK pro všechny firmy naráz.

4. HK v soukromém plánu , tj. určíte, které firmě, jak často, co napsat.


KONTAKTY.DOC

Standardní cesta X:\dealer\dlrword\kontakty.doc. X = písmeno reprezentující logickou jednotku, na níž je program nainstalován. Cestu můžete změnit v přizpůsobení programu, viz tlačítko sdílení a office.  Dle způsobu užití bude KONTAKTY.DOC obsahovat data k jedné firmě, nebo ke všem firmám, které splnily podmínku výběru. Pojmete-li KONTAKTY.DOC jako zdroj dat do hromadné korespondence, získáte ve formě parametrů údaje o firmě, jako jméno firmy, jméno kontaktní osoby, adresu, ... jméno prodejce, včetně různých druhů oslovení kontaktované osoby, IČO, DIČ, ale i adresu nadřízené firmy aj.

Od verze 3.7 je soubor kontakty vytvářen s koncovkou RTF, tedy kontakty.rtf. Důvodem je WORD2000, jenž není kompatibilní s předchozí verzí WORD7.


1. HK k jedné firmě

Jedná se o obecné dopisy připravené pro určité situace.

1. způsob.

a) Ve WORDU vytvořte potřebný dopis s napojením na data HK.

b) V tabulce INDEX_FIRMY (do které se dostanete z hlavního formuláře F100770) musíte dát programu na vědomí, který dopis napojit.

Užití.

V poli  INDEX FIRMY ve formuláři F100920 vyberete typ dopisu, viz: Ukázka2. způsob.

Pro uvedený typ dopisu je vhodné použít pravé tlačítko myši pro WORD v jednání. Otevře se tabulka, v níž vyhledáte potřebný dokument.


2. Konkrétní dopis s využitím parametrů HK

Pro uvedený typ dopisu je vhodné použít levé tlačítko myši pro WORD v jednání. Data pro hromadnou korespondenci týkající se právě zobrazené firmy jsou přístupny v KONTAKTY.DOC. Dopis se stane součástí databáze COMPSALE. Nemusíte si tedy pamatovat jeho název. Jedná se o korespondenci k tomuto jednání. Existuje-li dopis, je tlačítko pro WORD prosvětlené.


3. HK k více firmám

.

 Na index firmy můžete, ale nemusíte napojit určitý objekt. Pokud žádný objekt nenapojíte, COMPSALE si bude pamatovat pouze číselnou hodnotu, kterou jste firmě přidělili v danému indexu firmy. (V Ukázka se jedná  o ty položky, kde je ve sloupci DOPIS EXISTUJE napsáno NE) Ve formuláři F100840 můžete následně zadat výběr dle indexu firmy. (Například: všechna červená pole s hodnotu = 3). Stiskem tlačítka SESTAVY formuláře F100840 se otevře formulář F100640, jenž obsahuje mj. tlačítka pro vyvolání WORDu. Takto vyvolaný dokument WORDu může využívat pro hromadnou korespondenci data v souboru KONTAKTY.DOC. Soubor bude obsahovat data všech firem, které splnily zadanou podmínku, tedy v uvedeném příkladu - všechna červená pole s hodnotu = 3.


Obecný dopis


Konkrétní dopis

Poznámka. Pokud dopis existuje, Je tlačítko označené W prosvícené.


 Hromadná korespondence, respektive spuštění více aplikací za běhu COMPSALE vyžaduje dostatečné množství paměti.  16 Mb RAM při operačním systému Windows 95 je skutečně velmi skromné minimum. Při nedostatku paměti se může stát, že aplikace COMPSALE není schopna spustit prostředky hromadné korespondence. Pokud se ohlásí chyba vážící se k nedostaku paměti, je nutno systém ukončit a resetovat. Máte-li malou paměť, šetřete s ní. Uzavírejte již nepoužívané aplikace. Zlikvidujte okrasy, jako krásný barevný tygr-podlad základní obrazovky Windows -, muchy místo kurzoru  a spoustu ostatních zbytečností. Snažte se vyniknout něčím jiným, než originálně nesmyslnou úpravou prostředí Windows.


Ceník a nabídkový list, dodací list, faktura
 F100021

Tvorba nabídkového listu, dodacího listu, nebo faktury.

Popisovaná funkce je přístupná pouze pro variantu programu číslo 1. (Nastaveno v přizpůsobení F100660).

Na základě zvoleného ceníku je možno vytvářet na straně poptávky nabídkový list, na straně realizace dodací list a je-li správcem povoleno i fakturu. Tyto dokumenty se stávají součástí databáze COMPSALE. Je tedy možno i po letech zjistit, co se zákazníkovi nabízelo a za kolik, nebo co kupoval a v jaké ceně.  (S ceníkem mohou být spojeny i dokumenty WORDu - prospekty)

Doklady generované SW CompSale

Tvorba a údržba ceníku

Užití ceníku


Volba neomezeného množství ceníků. Alfanumerické pole na 50 znaků. Při tvorbě jednoho dokladu (nabídkový list, faktura, ...) lze použít i více druhů ceníku.


Rozlišení ceníku na podčásti. Numerická hodnota. Například 1=materiál, 2=služby, 3= ...


Aktivní pouze při tvorbě dokladu (nabídkový list, faktura, ...). Použijte chcete-li dávat na všechna vybraná zboží stejnou slevu.


Filtr k tvorbě podmnožiny ceníku.


Křížek v poli = označení záznamu, na němž hodláme aplikovat procentuelní změnu ceny.


Tlačítko způsobí naplnění údaje změna cen křížkem od místa posledně zadaného křížku po místo, na němž jste stiskli toto tlačítko. Příklad: Označíme křížkem první záznam. Na padesátem záznamu stiskneme toto tlačítko. Označí se nám prvních padesát záznamů.


Alfanumerická hodnota. V rámci ceníku nesmí být duplicitní. Udává číslo zboží.


Alfanumerická hodnota. Název zboží.


Požadavek na přepočet cen. Výchozí hodnota je pořizovací cena. Od ní se budou odvíjet všechny následující ceny.


Požadavek na přepočet cen. Výchozí hodnota je standardní cena. Od ní se budou odvíjet všechny následující ceny.


V těchto místech se zobrazuje pokračování aktivního řádku.


Výmaz všech křížků.


Období platnosti daného ceníku.


Nový doklad je možno vytvořit duplikací libovolného předchozího dokladu.


Export ceníku do EXCELu (verze 5.0). V EXCELu možno upravit a vrátit zpět


Import ceníku z EXCELu (verze 5.0). Možno exportovat do EXCELu, pravit a vrátit zpět


Omylem zrušený ceník je možno vrátit zpět. Předpokladem je, že neproběhlo fyzické rušení.


Logické rušení ceníku.


Tvorba nového ceníku na základě některého předchozího, nebo zcela od počátku.


Tisk ceníku. Pomocí filtru lze vypsat pouze část ceníku.


Stiskem tlačítka volíte zboží, nebo službu, kterou zákazníkovi nabízíte.


 V této části máte přehled o zboží, které jste již nabídli. Máte možnost upravit měrnou jednotku, počet a cenu. Cenu můžete ovlivnit zapsáním procenta, nebo přímo přepsáním ceny.


Ve formuláři F100920 je možno definovat typ ceny daného zákazníka. Použitím typu ceny můžete aplikovat pro daného zákazníka jinou výši cen. Příklad. Ve formuláři F100920 /po stisku tlačítka index firmy/ definujete, že zákazník je typu ceny B. V ceníku mu budou automaticky nabíhat B-ceny. Nicméně cenu vytváří uživatel a má možnost ji kdykoliv modifikovat. /přepsáním ceny, změnou procenta na řádku, slevou za všechny řádky/


Je-li křížek, je záznam aktivní. Záznam (logicky) zrušíte výmazem křížku, nebo označením záznamu a stiskem tlačítka DEL.


Přidání položky, která není definována v ceníku.


Sleva aplikovaná na všechny řádky.


Přepočet cen, odstranění logicky zrušených záznamů.


Zápis dokladu.


Doklady generované SW CompSale.

Tvar čísla dokladu:

94RRRRxxxxxx	proforma faktura /jako faktura, ale není daň. doklad/

95RRRRxxxxxx	náklady

96RRRRxxxxxx	dobropis

97RRRRxxxxxx	zálohová faktura

98RRRRxxxxxx	nabídkový list

99RRRRxxxxxx	kupní smlouva /nabídka k dopracování/

    RRRRxxxxxx	faktura

příjmový doklad, zvolíte-li fakturu č.7

Program umožňuje :

více číselných řad

volbu z více bankovních účtů

tvorbu slev na řádku

tvorbu slev za všechny řádky

přepočet ceny dle zadaného procenta

dodání neceníkové položky

předdefinování až 5 typů cen dle zákazníka

ke každé ceníkové položce lze připojit Word dokument  prospekt zařízení

jakýkoliv typ dokladu lze vytvořit použitím libovolného typu předchozího dokladu. /př.nabídkový list -> zálohová faktura -> faktura -> dobropis/

napojit fakturaci na sklady /nabídka k dopracování/

Vysvětlení zkratek:

RRRR	rok na 4 místa

Xxxxxx	pořadové číslo na 6 míst

Tvar sestav:

Program dává k dispozici obecné sestavy k volnému použití.

Po domluvě s uživatelem jsou vytvářeny sestavy na míru. Tyto jsou přístupné po zadání hesla.

Nabídkové listy:

Jsou vytvářeny při založení nového jednání

Ostatní doklady

 jsou vytvářeny při založení nové realizace


Zpět


Zpět


Evidence chyb
 F100181

Možná chyba při startu programu COMPSALE.

CompSale při svém startu ověřuje, jestli neexistuje chyba, která by bránila ve správné funkci programu. Jednou z možností, kdy mohou nastat problémy je, že spustíte omylem dva COMPSALE. Zkontrolujte pomocí ALT+TAB, není-li tomu tak.. Je-li vše v pořádku, znamená to, že jste předchozí spuštění programu neukončili korekně. V tom případě věnujte pozornost počtu záznamů. Zelená barva signalizuje, že je vše OK. Modrá barva, že záznamů je více. Červená barva, že záznamů je méně. Sami musíte posoudit, jsou-li záznamy v pořádku, či nikoli. (Vysvětlením může být proběhlá synchronizace, která změní počty záznamů v databázi). V každém případě se snažte zadat důvod, když nevíte, napište nevím.

Obrázek


 COMPSALE zde vypisuje, o jaké chyby se může jednat.


 Počty záznamů při posledním spuštění a v současné době.

Zelená barva signalizuje, že je vše OK. Modrá barva, že záznamů je více. Červená barva, že záznamů je méně. Sami musíte posoudit, jsou-li záznamy v pořádku, či nikoli. (Vysvětlením může být proběhlá synchronizace, která změní počty záznamů v databázi).


 Počty záznamů a Vaše odpovědi jsou evidovány. Zde se můžete podívat, kolik bylo záznamů včera, předevčírem atd. Zde také zjistíte, kdy se Vám případně záznamy ztratily. Program COMPSALE nabízí velké možnosti při obnově databáze. Je však nutno reagovat ihned, jakmile se o chybě dozvíte. Obnovovat záznamy s týdenní prodlevou bude pro Vás obtížnější, než okamžitá obnova.


 Do pole vepište důvod, proč COMPSALE ohlašuje tuto chybu. (Elektřina, restart PC, ...)


 Tlačítko ihned ukončí program COMPSALE.


Zpět


Uživatelsky  definovaná pole  MOD = 3
 F100638

Uživatelsky definovaná pole (UDP), modifikace 3.

Modifikace 3 se stává aktivní nastavením v přizpůsobení Funkce

Tlačítko organizace 2, volba MOD = 3 - hmotnost zásilky.

Formulář je vyvolán stiskem tlačítka uživatelská pole (levé tlačítko myši) ve formuláři F100920.

Standardní verze formuláře UDP je vyvolána stiskem tlačítka uživatelská pole (pravé tlačítko myši) F100954.

Při MOD = 3 je možno používat oba formuláře, jinak pouze standardní verzi.

MOD = 3 používá k uložení dat pole P1 až P6 a P40.

Do pole P40 dosazuje konstantu 3S pro software, konstantu 3  pro dárky a katalogy. Chcete-li, ostatní pole můžete využít pro sebe. Lepší však je  použít jiný typ karty, viz. F100954

Volba MOD = 3 zajišťuje, že ve výběrovém formuláři F100840

máte možnost určit, kterým zákazníkům odeslat katalogy. Program dle váhy katalogů zajistí i případný tisk balíkového lístku, tisk samolepicích etiket a poznamená do databáze jejich odeslání.

Formulář slouží k:

  evidenci SW,

  evidenci katalogů,

  evidenci dárků,

které zákazník od nás dostal.

Poslední akce se zobrazí na sestavě vyvolané z menu rozbory, vypsat jednání na firmu

Ovládání formuláře


Logické zrušení záznamu.


Datum licence. Poklepnutím se dosadí dnešní datum. Jeho tvar odpovídá nastavení edice - tj. je-li pole deklarováno jako textové, nebo datumové. Implicitní nastavení je textové.


Jméno předaného software. Jedná se o výběrové pole, tj. možno vybírat z již předaných SW, aby nevznikaly stále nové názvy stejného SW.


Číslo verze předaného software.


Zde zvolíte, budete-li vybírat ze seznamu katalogů, nebo dárků. Vstupní tabulku naplníte z formuláře F100770 pomocí tlačítek: nastavení,přizpůsob tabulky, katalogy a dárky.


Vyberte požadovaný údaj a poklepněte na něj. Vybraná data se automaticky přenesou do pravého okna - tj. co od Vás zákazník dostal.


Poznámka k software.


Logické zrušení záznamu.


 Automaticky dosazené datum výběru - dnes.


Jméno katalogu, nebo dárku, který od Vás zákazník obdržel.


Datum odeslání. Jedná-li se o katalogy, vyplnění údaje nechte na programu. Doplní ho sám, až provedete jeho odeslání. V případě dárků ho vyplňte - opět stačí poklepnout na pole a dosadí se dnešní den.


Zpět


výběry, filtry, psion, hromadná korespondence, samolepicí etikety
 F100640

Druhy výstupů z F100840.

Formulář F100840, umožňuje vytvářet  podmnožiny záznamů dle splnění zadaných kritérií a následnou práci nad touto množinou, tj. tisky, exporty do WORDu, nebo EXCELu , případně export dat pro hromadné faxování.

Klepnutím pravého tlačítka myši na určitý sloupec provedete jeho setřídění.

Poklepnutím na levé tlačítko myši provedete detailní zobrazení firmy aktivního řádku.

Pro všechny funkce vyvolané dle obrázku platí, že do nich vstupuje pouze podmnožina databáze, tj. ta data, která splnila podmínky předchozího výběru zadaného ve formuláři F100840.


 Vytištění samolepicích etiket. můžete se vybrat z připravených rozměrů, nebo exportovat data etiket do Wordu a vytvořit si etikety dle vlastního estetického cítění. Při tisku můžete zadat /obdobně jako u jiných sestav/ požadavek na setřídění, ale i požadavek, kolik etiket má být na 1. listě vynecháno.

Speciality.

Pokud vyberete pouze jednu firmu, program se zeptá, jestli s ní má pokrýt celý arch. Funkce je určena k tisku zpáteční adresy.

Ve formuláři, v němž zadáváte požadavek na setřídění, je možno také zadat, od které etikety má být započato s tiskem na prvním listě. Funkce je určena k tisku na částečně popsaný arch.


 Hromadná korepondence, případně hromadné zasílání faxů, e-mailů, SMS zpráv.

Při instalaci je nakopírována ukázka hromadné korepondence. z ní budou zřejmé možnosti, které vám může přinést. Obecně, pro každou z vybraných firem, jsou naplněny parametry, jako je název firmy, její sídlo, sídlo nadřízené organizace, jejich IČO, DIČ, ale i oslovení (Vámi uvedené, nebo generované programem .. Vážená paní doktorko, ... Vážení obchodní partneři, ... . Vhodnou volbou parametrů můžete zajistit, aby program nenapsal takovou hrůzu), jako:

Novák

Vážený pan Novák

Lipská ...


 Tisk sestav. Chcete-li výpis údajů - uživatelsky definovaná pole, musíte zajistit, aby se data těchto polí objevila na formuláři. Tj. musíte provést výběr některého z uživatelsky def. polí. /zadejte třeba */


 Export dat pro PSION.

Poznámky k exportu:

Telefon domů: v poli poznámka u spojového čísla musíte zadat text privat.

Domácí adresa: musí být uvedena u definice jména.

spojové číslo - lhostejno, jde-li o telefon, fax,... - je-li čísel více a některé z nich preferujete, dejte na jeho konec znak vykřičník


Zpět


customizace, přizpůsobení programu
 F100660

Formulář pro přizpůsobení chodu programu.

K čemu slouží přizpůsobení

Klepnutím na zarámované části formuláře, jenž se objeví po výběru některého z následujících obrázků, získáte popis činnosti daného pole.

Obrázek 1

Obrázek 2

Obrázek 3

Obrázek 4

Obrázek 5


 F100660

 K čemu slouží přizpůsobení

Formulář Vám do určité míry dovolí přizpůsobit  program tak, aby chod programu vyhovoval jak rychlosti Vašeho počítače, tak i Vašim požadavkům na práci. Můžete nastavit různé typy reakcí programu na zjištěnou duplicitu záznamu, co chcete vidět při startu úlohy, nebo kde chcete, aby se zastavoval kurzor při pořizování nového záznamu, či při jeho úpravě. Podstatná část přizpůsobení se týká chování formuláře F100920


Způsob kontroly duplicitních údajů.

Aby nedocházelo k organizačním nedostatkům v tom smyslu, že dva prodejci mají přidělenu jednu firmu a nezávisle na sobě jí nabízejí totéž, snaží se program rozpoznat duplicitní firmu.

Duplicitní firma je pro něj:

a) firma se stejným jménem.

b) firma se stejným číslem telefonu, faxu, internetu, ...

c) firma se stejným IČO

d) /firma se stejným DIČ /

Reálný život nás přesvědčí, že žádný z těchto údajů nezaručuje 100% bezpečnost. Mnohdy Vás program bude informovat o duplicitě, například v případě stejného čísla telefonu. Vy ale víte, že se jedná o dvě různé firmy s jednou ústřednou - záznam tedy zapíšte a hlášení si nebudete všímat. Po čase můžete spustit dávkovou akci - hledání firem podezřelých z duplicity. Program vyhledá firmy podobného názvu, jsou-li ve stejném městě a stejném jménu ulice. (Funkce se spouští stiskem pravého tlačítka myši na tlačítko nová firma).

Existuje také možnost spojit jednání a spoje z duplicitních firem do firmy jediné.


kontrola č.1 je provedena až v okamžiku zápisu. Uživateli je ohlášena duplicita k dané firmě, ale který údaj ji způsobil se nedozví.  (bylo to jméno firmy ?, nebo číslo telefonu ?, nebo ...

Pro uživatele nepříjemný způsob reakce na duplicitu je vyvažován okamžitou reakcí počítače na chybu. Zvolte ho na pomalých počítačích.

kontrola č.2 je prováděna v okamžiku, kdy byl změněn některý z klíčových údajů, nebo při jakékoliv aktualizaci záznamu.Pro uživatele příjemný způsob reakce na duplicitu vyžaduje po počítači vyšší výkon.

Zvolte ho na rychlejších počítačích

kontrola č.3 je prováděna pro každý záznam, který se objeví na formuláři.

Je vhodná pro jednorázovou kontrolu databáze prováděnou jejím správcem.


Harmonogram při startu úlohy

Nastavujeme, chceme-li být při každém startu úlohy informování a úkolech na tento den.. Tím, že harmonogram nepožadujeme automaticky na počátku své práce se nezbavujeme možnosti ho vyvolat explicitně kdykoliv za běhu programu


Plánování  /    upozornění na schůzky

Upozornění na domluvenou schůzku můžete získat 3 způsoby.
1. V okamžiku zápisu času
2. Poklepnutím na údaj o čase (informace o nejbližším období)
3. Automaticky, po vypršení zadaného intervalu

Požadujete-li automatické plánování, je zapotřebí definovat, v jakých intervalech má být plánovač spouštěn a na jak dlouhé časové období má plánovat. Plánovač Vás bude upozorňovat na schůzky budoucí, ale i ty, které jste měli vyřešit dříve a neučinili jste tak. Aby jste nebyli zbytečně obtěžováni informacemi o tom, na co jste zapomněli, je nutno dát programu na vědomí, že úkol je splněn. Pro COMPSALE je úkol splněn v momentě, kdy jste v poptávce zapsali vyšší termín kontaktu, nebo čas kontaktu, než je současný.Více se o plánování dozvíte v dokumentaci  Plánování práce. Při výběru volby chování programu zvažte, na jakém počítači pracujete. Automatické funkce je vhodné volit pro rychlejší PC (486, Pentia).


Heslo.

Každý prodejce má možnost průběžně měnit heslo. Tím, že heslo budete držet v tajnosti, chráníte svá data. Heslo volte raději jako kombinaci písmen a číslic, nikoliv například své jméno - na to přijde každý ... . Jednou za čas ho změňte a hlavně nezapomeňte, neboť se nedá zjistit. Soubory obsahující Vaše hesla se jmenují SYSTEM.LDB a SYSTEM.MDA. Naleznete je v adresáři aplikace. Systém hesel je možno vytvořit na jednom PC a potom vykopírovat na ostatní.

Důležité upozornění. heslo si musíte zapamatovat včetně velkých a malých písmen !!!

heslo: a1k11 se nerovná A1K11

Při změně hesla musíte naplnit tři údaje

Staré heslo	vynecháte, pokud žádné nebylo

Nové heslo	zadáte

Heslo k ověření	musí být totožné s Nové heslo


Nastavení kurzoru.

Označení jednotlivých polí křížkem dávate programu na vědomí, že se má kurzor  na daném poli zastavit. Ostatní pole jsou přeskočena, ale lze se na ně dostat pomocí myši. Tímto ovlivňujete chování formuláře F100920


 Číslo typu nabídkového listu. Forma nabídkového listu může být tak mnohotvará, že byla umožněna její volba. Pokud Vám nevyhovuje ani jeden z nabízených tvarů, spojte se s výrobcem a na základě Všeho návrhu vytvoříme další variantu.


  Implicitní hodnota typu společnosti. Tj. hodnota, kterou budete mít automaticky připravenu při zakládání nové firmy. Hodnotu můžete samozřejmě při zápisu nové firmy změnit. Zvolte takovou implicitní hodnotu, která odpovídá nejčastěji zpracovávaným firmám.


 Implicitní hodnota oboru činnosti společnosti. Tj. hodnota, kterou budete mít automaticky připravenu při zakládání nové firmy. Hodnotu můžete samozřejmě při zápisu nové firmy změnit. Zvolte takovou implicitní hodnotu, která odpovídá nejčastěji zpracovávaným firmám.


Kolik dní připočíst k dnešnímu datumu pro implicitní tvorbu datumu nového kontaktu při zakládání nové firmy, nebo tvorbě nového záznamu poptávky. Tj. Je-li dnes 10.7 a počet dní = 2, bude do termínu kontaktu připravena hodnota 12.7. Tuto hodnota můžete samozřejmě změnit dle potřeby. V Indexu firmy - 11.pole je možno zadat spec. interval pro určitou firmu. Je-li zadán, má přednost před zde definováným počtem dnů a platí pouze pro termín kontaktu v poptávce. Interval se zadává v  textové části indexu firmy a má tvar: @?999, kde ?=D,T,M,R tj. den, týden, měsíc, rok. 999 je číslo. Příklad: @T2 znamená, že nový termín kontaktu se vypočte tak, že k aktuálnímu datu se připočtou 2 týdny; @D10 ... 10 dnů; @M1 ... 1 měsíc, @R2 ... 2 roky. (Index firmy je 11 barevných polí ve formuláři F100920)


Zálohování dat.

Uživatel si může zvolit interval automatického zálohování svých dat. Interval se nastavuje v minutách od 0 do n. data jsou zapisována do databáze KOPIE.MDB.

Po zadaném intervalu program vykopíruje všechny záznamy, které vznikly, nebo byly aktualizovány od posledního zálohování na disketu, či synchronizace databáze, nebo od poslední automatické kopie. Pokud uživatel povolil zápis do adresáře ZALOHA, je navíc každá vytvořená kopie uložena do adresáře aplikace ...\ZALOHA\RRMMDD pod jménem KOPIEHH.mdb, kde RRMMDD znamená rok+měsíc+den vzniku a HH hodinu vzniku. Uvedené soubory, jejichž vytvoření spadá do intervalu aktuální datum - 7 až -17 dnů jsou každé pondělí zrušeny.

Start kopírování může uživatel oddálit, pokud mu v dané chvíli nevyhovuje. (Program se zeptá, jestli může kopírovat. Záporná odpověď odsune kopírování o 5 minut).

Při zálohování vznikne databáze KOPIE.MDB, která mj. slouží i pro synchronizaci databází více PC.
Máte-li dostatečné místo na disku, můžete požadovat, aby Vám program vždy při prvním startu v rámci dne, udělat 100% kopii databáze (ARCHIV.MDB). Zadáte-li počet generací větší než 0, bude vytvářet tyto Generační kopie Příbuzná témata


Obsahuje-li pole text NE, není prováděna žádná uzávěrka. Obsahuje-li pole písmeno logické jednotky ukončené dvojtečkou, například D:, znamená to, že požadujete provádět měsíční uzávěrku databáze, a to na disk D. Na disku D se vytvoří adresář DEALERxx, kde xx=obsahuje aktuální rok, tj. v roce 1997 se vytvoří adresář DEALER97. Uvedený adresář bude obsahovat databázi ARCHIVyy..MDB, kde yy=aktuální měsíc, tj. v květnu se vytvoří ARCHIV05..MDB. Program nemaže obsah adresářů DEALERxx. Záleží jen na Vás, jak dlouho chcete archiv udržovat.


Popis firmy - majtele programu COMPSALE. Hodnoty zde zadané můžete následně využívat v datech hromadné korespondence.


 Správce může povolit/zakázat, jestli na daném PC je možno vytvářet faktury.


 COMPSALE je schopen k firmě udržovat i více jmen. V případě hromadné korespondece můžeme psát dopisy adresované na HLAVNÍ jméno, nebo na všechna evidovaná  jména ve firmě. Pouze jedno jméno může být HLAVNÍ.
HLAVNÍ  jméno určíme jednou ze dvou voleb:

1. Hlavní jméno zapsat a případně měnit přímo ve formuláři F100920

2. Hlavní jméno bude to, které jsme naposledy zapsali do poptávky ve formuláři F100920.


 Načtení licenční diskety umožní rozšíření počtu uživatelů v souladu s licenční smlouvou. COMPSALE je v distribuován v základní verzi, která je použitelná jako DEMO. Plnohodnotný program získáte teprve po načtení dodané diskety.


 Základní databází programu COMPSALE je ARCHIV.MDB. Odozené a vedleší databáze mohou být nazvány ARCHIVxx.MDB. (Například ARCHIVkp, nebo ARCHIV01, ...). V praxi můžete tuto možnost využít například pro naprosté oddělení firemní databáze od soukromé.


 Informační pole, obsahující název právě aktivní databáze..


 Typy databáze a rušení.

Rušit firmu může pouze správce. Rušit poptávku, nebo realizaci může i prodejce, pokud mu to bylo povoleno správcem a je mu tato firma přidělena.

COMPSALE může pracovat v režimu sdílené i distribuované databáze.

Sdílená databáze znamená, že na počítačích v síti pouze jeden obsahuje data - tomu říkáme server. Všechny okolní počítače si pro data chodí na server. Tím je zajištěno, že každý uživatel okamžitě vidí, co jeho kolega na jiném počítači právě provedl. Nutný předpokladem sdílené databáze je tedy funkční síť. Porucha serveru, nebo na síti, způsobí zastavení všech počítačů v síti.

Distribuovaná databáze znamená, že každý počítač obsahuje vlastní databázi. Počítače tedy nemusí být propojeny v síti, mohou být od sebe libovolně vzdáleny, mohou být užívány na služební cestě atd. COMPSALE pro tento typ databáze má připravenu synchronizační funkci, která dokáže sladit databáze mnoha počítačů tak, aby opět obsahovaly stejná data.

Možná je také kombinace, tj. část počítačů pracuje se sdílenou databází, část s distribuovanou.

Je-li sdílená databáze pro všechna PC, potom nastavte na všech PC

 Typ=ON, tj. Sdílená DB. (1 databáze pro N počítačů)

Rušení záznamů je provedeno při ukončení práce správce.

Je-li na všech PC distribuovaná databáze, potom nastavte na všech PC

Typ=OFF, Distribuovaná DB. (Nutno synchronizovat)

Rušení záznamů je provedeno při synchronizaci

Je-li část PC v síti na sdílené databázi a část používá distribuovanou, potom nastavte

Typ=ON, na všech sdílených PC (krom serveru)

Typ=OFF, na všech nesdílených PC

Typ=OFF, nastavte na serveru

Rušení záznamů je provedeno při synchronizaci.


 Pole definující, kde má COMPSALE najít WORD, či EXCEL.


 Pomocí těchto tlačítek snadno naleznete cestu k WORDu, či EXCELu.


 Pokud do pole zapíšete předčíslí města, nebude se vytáčet s telefonním číslem. Příklad: Napíše-li pražský uživatel COMPSALE zde 02, potom se u čísla telefonu zapsaného ve tvaru 02/223355  nebude vytáčet předčíslí 02. Toto opatření má tu výhodu, že v momentě, kdy jste například na služební cestě mimo Prahu, stačí předčíslí v tomto formuláři vymazat a COMPSALE bude vytáčet i předčíslí 02 .


 Je-li pole=OFF, potom COMPSALE číslo pouze připraví  a uživatel ho může ještě modifikovat. Je-li pole=ON, číslo se okamžitě začne vytáčet.


údržba dat, synchronizace, zálohování, obnova dat
 F100730

Údržba dat.

Vzhledem k nebezpečnosti, jsou některé funkce přístupny pouze správci.)

Obrázek


 Úschova/obnova  starých jednání a realizací.


 Vypisuje obsah vybraných tabulek dle data aktualizace


Do programu CompSale je možno načíst data z více zdrojů.

1. EXCEL	Program vytvoří ukázkový sešit, do něhož vložíte svá data. Přenos se děje na základě stejně pojmenovaných sloupců

2.ABRA	Účetnictví ABRA, pracuje se soubory BV.DBF, BX.DBF, LIDI.DBF
3.SpecProgram	Na zakázku vytvořený SW

4.Many2000	firmy z Many převedené do EXCELu

Přesný popis získáte na CD v adresáři DOCNEW

Doplnění databáze daty z jiných zdrojů.


 Fyzické zrušení označených (logicky zrušených záznamů). Tlačítko je ovládáno levým i pravým stiskem myši.

Levé tlačítko myši způsobí fyzické zrušení označených záznamů.

Pravé tlačítko logicky zruší záznamy těch firem, ketré jste označili v poli POM  výběrového formuláře

/Logické rušení provádíte tak, že záznam označíte a stisknete tlačítko DELETE. V případě rušení celé firmy je k dispozici tlačítko ZRUŠ ve formuláři, přístupné pouze správci.

V případě JEDNÁNÍ může správce zakázat prodejcům rušení.

NEPROVÁDĚJTE FYZICKÉ RUŠENí, BUDETE-LI SYNCHRONIZOVAT.

V případě synchronizace se rušení provede automaticky.


 Synchronizace počítačů připojených do sítě, pracujících na vlastních databázích.  Například návrat ze služební cesty s notebookem.


 Synchronizace počítačů nepropojených do sítě. Například synchronizace poboček v různých městech


 Řeší:

a/ Opravu KOPIE.MDB. Při nedokončené synchronizaci způsobené zhroucením systému se soubor může poškodit. Tato fce ho opět opraví - vytvoří nový.

b/ Komprimaci databáze. Dle intenzity zakládání a rušení v databázi je vhodné spustit tuto funkci. pracuje obdobně jako DEFRAG. Pozor, předpokládá, že všechny soubory jsou umístěny v adresáři DEALER, což v případě ARCHIV.MDB nemusí být vždy pravda. v tom případě doporučujeme soubor překopírovat do adresáře C:\DEALER, komprimovat a potom vrátit zpět.

d/ Novou verzi programu. Vždy, když obdržíte novou verzi, je nutno data původní verze upravit tak, aby byla s novou verzí kompatibilní. Tato funkce data upraví a případně opraví nalezené chyby.

e/ Obnovu databáze z kopie. Máte-li zapnuto automatické zálohování, potom tato funkce pomůže při obnově zničené databáze z generačních kopií.


Zpět


výběry z databáze
 F100840

Formulář pro vyhledávání záznamů dle libovolných kriterií.


výběry z databáze:Výběrová kriteria
  F100840

Výběrová kriteria

Do horních světlemodrých řádků zadejte údaj OD.	(od které hodnoty)

Do spodních světlemodrých řádků zadejte údaj DO.	(do které hodnoty)

Hodnotu nemusíte zadat celou - můžete užít znak *.

Příklad:

*HA 	najde PRAHA, NOHA, VÁHA

HA*	najde HAVANA, HAVÍŘOV, HAVLBROD

*HA*	najde NOHAVICA, VAHADLO, MAHAGON

Vyplníte-li kriterii více sloupců, budou vybrány ty záznamy, pro které jsou splněna všechna kriteria současně. Kriteria je možno uschovat do filtru. Po spuštění vyhledávání je vytvořena podmnožina záznamů, vyhovující kriteriím.  Na takto vytvořenou podmnožinu je možno aplikovat další výběrová kriteria a neustále své požadavky upřesňovat. Navíc můžeme záznamy ručně označit v poli POM.

Výsledná podmnožina dat vstupuje do všech sestav, které si v tomto formuláři vyvoláte, případně do exportu dat pro EXCEL, či WORD. Vyjímkou jsou filtry vyvolané tlačítkem. Toto omezení lze však obejít pomocí formuláře pro práci s filtry

Příbuzná témata


výběry z databáze:Filtr
 F100840

Filtr

Vzhledem k tomu, že mnohé dotazy budou opakovány velmi často, je možno si výběrová kritéria uschovat pro příští použití. (Kriteriím budeme říkat filtry). Každý filtr je možno pojmenovat a doplnit i poznámku, jaké je jeho zaměření. Záznamy o obsahu filtrů podléhají zálohování, stejně jako jiná data. Pojmenujete-li filtr jménem A,B,...G, můžete ho vyvolat stejnojmennými tlačítky, které naleznete jak v tomto formuláři, tak ve formuláři F100920. Filtr můžete pojmenovat libovolně, například moje firmy - potom jeho vyvolání provedete pomocí  formuláře F100850. Začíná-li jméno filtru S_, je tím řečeno, že se jedná o filtr společný, jenž má být všem přístupný. V opačném případě si každý uživatel vytváří svůj soukromý filtr. (Filtr A, jenž vytvořil Novák, je jiný než filtr A, vytvořený Kasalem - záleží na tom, kdo je právě přihlášen k databázi)

Příbuzná témata


 Klepnutí myši = 1 x klepnout na levé tlačítko, poklepnutí = 2 x rychle za sebou na levé tlačítko


 F100840

Jak pracovat s vybranou firmou.

Výsledkem aplikace výběrových kriterií bude zřejmě více než jedna firma. Poklepnutím

na pole FIRMA se vrátíme do předchozího formuláře F100920 a v něm na takto vybranou firmu.


Firmy můžeme rozdělit na aktivní a archivní.

Archivní firma je v zásobě Nezdržuje nás při výběrech, neboť je uložena ve spec. tabulce, která se používá pouze při zadávání nové firmy. V tom případě se kontroluje, není-li firma již založena.

Archivní firma je však proti aktivní podstatně ochuzena. Nemůže obsahovat navazující jednání, ani realizace. Ztráce veškeré spoje. Spoje a poznámka z posledního jednání se umístí do pole poznámka ve firmě. Chcete-li udržovat 100% informací k firmě, je spíše vhodnější použít jinou databázi a do ní umístit tyto firmy. Program Vám umožňuje přepínání mezi libovolným množstvím databází.

Přechod firmy z aktivních do archivních a zpět řeší formulář - přidělování firem.

Tlačítko slouží k přepínání firem z aktivních do archivních a zpět.


Výběrové pole obsahuje názvy proměnných, které chcete ve sloupci vidět. Program si tak přizpůsobite svým požadavkům, neboť zadaná hodnota se zapamatuje pro opětné použití. Můžete si poskládat vlastní pořadí položek ve sloupcích.


Relací zadáte požadavek na výběr. Například vše, co je větší než 7, nebo vše, mimo Prahy, nebo vše, kde není nic uvedeno ...


Chcete-li zadat výběr OD hodnoty, DO hodnoty, potom do toho horního řádku zadáte hodnotu OD které chcete vybírat. Hledáte-li pouze jednou hodnotu, nezapisujte ji zde, ale do spodního řádku. Příklad OD 1 DO 7. Výběrová kriteria


Chcete-li zadat výběr OD hodnoty, DO hodnoty, potom do toho spodního řádku zadáte hodnotu DO které chcete vybírat. Hledáte-li pouze jednou hodnotu, zapisujte ji zde. Příklad OD 1 DO 7, nebo hledáme pouze 150. Výběrová kriteria


Pomocí zaškrtávacího pole si můžete označit záznamy, které se mají následně vybrat.

Příklad: Vytvoříte dotaz, jenž Vám dodá všechny dobré zákazníky z Olomouce, zabývající se strojírenstvím. Po výběru se zobrazí 200 řádků. Nyní budete ručně, pomocí zaškrtávacího pole označovat řádky k firmám, které jsou Vám sympatické - takové kriterium v databázi nemáte (ale mohli by jste mít. K tomu může posloužit index firmy /formulářF100021/). Následně provedete výběr pouze zaškrtnutých řádků a těmto pošlete například pozvánku (pomocí hromadné korespondence programu).


Hromadná záměna - naplnění zaškrtávacího pole poslední hodnotou.

Příklad: Dáte křížek do 10. řádku. Klepnete na toto tlačítko na 20. řádku. Výsledek = 10. až 20. řádek je vyplněn křžkem. Stejným způsobem funguje i umazávání křížků.


Popis hlavních údajů na řádku. Poslouží Vám, posunete-li se ve formuláři vpravo a ztratíte přehled o údajích na počátku řádku.


Ruší veškeré křížky v zaškrtávacím poli POM. Program si křížky pamatuje. Toho můžete využít, pracujete-li několik dnů na stejné práci, nebo pracuje-li více lidí na stejné práci. Jakmile ji však dokončíte, je nutno křížky vymazat, aby se Vám nespojovaly údaje z předchozích akcí.


Výmaz kritérií v řádcích OD a DO. Doporučuje se tlačítko stisknout před každým výběrem. Tím si zajistíte, že nevybíráte podle kritérií, která jste zadali dříve - hlavně se to týká sloupců, například index firmy, které jsou příliš vpravo a vy je na první pohled nevidíte.


Stiskem tlačítka spouštíte výběr dle zadaných kritérií.


Stiskem tlačítka zvětšíte/zmenšíte výšku řádku. Má smysl, chcete-li vidět celý text, jenž je díky malé šířce sloupce neúplný.


Stiskem tlačítka vytvoříte, nebo spustíte vybraný filtr.

Filter vytvoříme:

Provedete libovolný výběr.

Stisknete toto tlačítko.

Zadáte jeho jméno

filtr


Tato tlačítka umí vyvolat stejnojmenný filtr. Jméno filtru A,B,... je uvedeno na jejich spodní části. Vzhledem k tomu, že jméno filtru, například A, toho mnoho neřekne, stačí nad tlačítko dát ukazatel myši a na spodním řádku se dozvíte nápovědný text - tedy co vlastně filtr dělá.


Vrátí formulář do jeho výchozí polohy. Stejného výsledku docílíte použitím vodorovného posuvníku.


Přesune formulář tak, aby jste viděli uživatelsky definovaná pole. Stejného výsledku docílíte použitím vodorovného posuvníku.


Otevře formulář pro rozbory, tj. kdo kolikrát provedl návštěvu, za co a kolik bylo fakturováno, jaké byly uzavřeny kupní smlouvy aj.


fExporty, tisky, samolepicí etikety, hromadná korespondence, fax, E-mail.

Jak dále pracovat s vybranou podmožinou databáze


Uživatelsky definovaná pole
 F100954

Uživatelsky definovaná pole.

Ke každé firmě je možno připojit libovolné množství karet, z nichž každá má 40 polí.

Karty se dělí dle svého obsahu do typů.

Typy značíme číslem, počínaje nulou. Počet typů je neomezen.

Ke každé kartě je možno připojit libovolné množství OLE  objektů

Použití polí a s tím související definice názvů a formátu polí /každý typ karty zvlášť, formát text, číslo, datum/ je v rukou uživatele.

Na karty dané firmy možno aplikovat výběry, provádět jejich aktualizaci i duplikaci (i hromadně),

Veškeré údaje jsou dohledatelné ve výběrovém formuláři (F100920 tlačítko výběr). Funkci vyvoláme z formuláře F100920 stiskem tačítka uživatelská pole.

Tvar formuláře může být modifikován F100638

Příklady použití

Popis


Prodejce automobilů:

Každá karta popisuje jedno z  N vozidel zákazníka

Ve 40 polích karty jsou popsány sledované údaje jako:

1.Rok výroby

2.Koupě v hotovosti/leasing

…

40.Číslo podvozku

+

připojené  obrázky vozu a jeho detailů /OLE/

mohlo by být I například připojení fotokopie technického průkazu, dokumentace o opravě aj.

prodejce elektrosoučástí

1.jaký katalog zaslán

2.kdy zaslán

…

40. …

malobchodní síť

1.název zboží

2.cena

3.sleva při nákupu na fakturu

40.sleva při nákupu za hotové

+ úprava pro výpočet cen na základě % slev


Přípojení dokumentu aplikace. Příklad: dokument Wordu, Excelu, obrázek, zvuk, ...


Typ Karty. Číslo od 0 do N. Imlicitně 0. Založení nové karty provedete zápisem doposud neexistujícího čísla. Pomocí výběrového pole si vyberete kartu ze seznamu. Nadpisy polí jsou pro každou kartu samostatné.

Edice polí jsou pro každé pole a každou kartu samostatné.

Příklad:

Karta č.0, 1. pole obsahuje název datum, obsah pole je 1.1.2000, edice je datum

Karta č.1, 1. pole obsahuje název množství, obsah pole je 4520,20, edice je číslo

Karta č. 2 1. pole obsahuje název jméno, obsah pole je Ford Mondeo, edice je text

Karta č. N ... velikost N není omezena


Přehled o obsahu všech karet zvoleného typu na dané firmě. Klepnutím se karta nalezne.


Název pole. Změnit může pouze uživatel přihlášený jako správce.


Obsah pole. Standardně je pole nastaveno na textové. Maximální velikost řetězce je 255 znaků. Poklepnutím na pole se dosadí datum. Klepnutí na pole pravým tlačítkem myši vyvolá proceduru pro výběry. Vytvořenou podmnožinu můžete použít pro tisky, nebo hromadnou aktualizaci, nebo hromadnou duplikaci


Číslo informující o počtu připojených OLE  objektů


 Stiskem tlačítka vyvoláte formulář pro připojení

OLE  objektů. Jejich počet není omezen.


Podrobná programová nápověda.


Požadavek na změnu edice pole. Edice může být: text, číslo, datum. Změnu může provést pouze správce.


Tisk karet. Obsah sestavy lze ovlivnit výběrem. Výběr provedete stiskem pravého tlačítka myši na položce, na jejíž obsah se chcete dotázat.


Logické zrušení záznamu = karty.


 Zápis nové karty.


Zpět


Nová verze programu
 F101072

Změna verze programu.

Nová verze programu obsahuje i upravenou strukturu dat. (Nové položky,změna délky položky aj.). Data staré verze není tedy možno pouze překopírovat obecným kopírovacím programem, ale je nutno je programově upravit.

Máte-li program nainstalován na více PC, je nutno změnu verze provést na všech.

Instalaci si můžete výrazně zjednodušit. Provedete-li následujících 5 bodů na jednom PC, stačí adresář DEALER překopírovat na ostatní PC. Uvedené zjednodušení je možné pouze tehdy, byl-li program na výstupním PC alespoň jednou nainstalován a za předpokladu, že všechny monitory mají shodné rozlišení.

Změna verze je velmi jednoduchá.

1. Nejnovější data musí být v adresáři C:\DEALER. (nejsou-li, nakopírujte je)

2. Přejmenujte adresář C:\DEALER například na C:\DEALER1.

3. Naistalujte novou verzi programu.

4. Spusťte tuto funkci.

5. Máte-li dokumenty v DLRWORD, či DLREXCEL, zkopírujte je do nové verze obecným kopírovacím programem

Funkce převodu verze je spouštěna z formuláře F101072

k němuž se dostane z úvodního formuláře F100770, po stisku tlačítek údržba dat, oprava datbáze a výběru - nová verze programu


Stiskem tlačítka vyvoláte funkci, která Vám umožní najít původní data. Řídíte-li se příkladem, potom C:\DEALER1\ARCHIV.MDB


Cesta k datům se generuje po stisku tlačítka na pravé straně pole. Ruční změna je zakázána.


Stiskem tlačítka vyvoláte funkci, která Vám umožní najít původní program. Řídíte-li se příkladem, potom C:\DEALER1\DEALER.MDB.

Ze starého programu se převedou uložené dotazy a jeho nastavení (oprávnění, jméno Vaší firmy,...).

Necháte-li cestu ve tvaru C:\DEALER\DEALER.MDB, k převodu nedojde a musíte nastavení programu provést ručně.


Stiskem tlačítka vyvoláte funkci, která Vám umožní najít nový program. Řídíte-li se příkladem, potom C:\DEALER\DEALER.MDB.

Toto tlačítko nemusíte vůbec použít.


Tlačítko slouží pro převod z verze 2.2 do libovolné novější.

 Toto tlačítko nemusíte vůbec použít.


Tlačítko spustí import dat ze staré verze do verze nové. Současně provede automaticky nutné úpravy v databázi.  Po ukončení přenosu se program sám ukončí a je nutno ho opět spustit.


Zpět


Import databáze
 F101000

Převzetí dat z jiné databáze

Pokud získáte data z jiných zdrojů, nemusíte je pracně přepisovat do databáze COMPSALE. Program je vybaven funkcí pro čtení externí databáze a její začlenění do vlastní databáze. Vstupní data je nutno nakopírovat do sešitu EXCELu s názvem BKONTAKT.XLS. COMPSALE bude číst pouze sloupce, jejichž názvy mu jsou známy. K tomu je připraveno tlačítko, které Vám připraví ukázkový BKONTAKT.XLS s nadefinovanými sloupci a ukázkou jejich vyplnění. Ukázku smažte, názvy sloupců ponechejte. Bude-li v BKONTAKT.XLS více sloupců než je nutné, nebudou se jejich data přenášet a COMPSALE to nebude považovat za chybu.

Při příjmu dat jsou prováděny dva druhy kontrol. Výsledkem prvního jsou informace o chybách v datech, tj. místo čísla jsou písmena atd. U druhého potom informace o nesouladech ve vztahu importovaná databáze : kmenová databáze COMPSALE. Bude se jednat především o duplicity v názvu firmy, IČO, DIČ, spojové číslo. Na jedné obrazovce máte možnost vidět importovaná i kmenová data. Usoudíte-li, že nový záznam je pro Vás bezcenný, můžete ho vynechat. Pomocí schránky lze take přenést jen vybraný údaj do nové databáze. (Například zjistíte, že určitou firmu již v databázi máte. Nechcete ji tedy převzít, nicméně si z ní můžete vykopírovat vybrané telefony aj.)

Stiskněte některá z následujících tlačítek.


 Tvorba prázdného sešitu v EXCELu.

Vstupem do databáze ACCESSu je soubor EXCELu s názvem BKONTAKT.XLS. Stiskem tlačítka vznikne v adresáři aplikace prázdný BKONTAKT.XLS. Vašim úkolem je tento soubor v EXCELu naplnit daty, která chcete konvertovat do ACCESSu. Data doplníte do připravených sloupců. Jména sloupců nelze měnit. Pořadí sloupců lze měnit. Přebytečné sloupce nevadí, ale neberou se z nich data. Poslední řádek ukončete textem KONEC v poli FIRMA.

Pro snadnější úpravu dat najdete ve stejném adresáři ještě sešit BOBOR2.XLS (tabulka oboru činností), BPSC.XLS (Tabulka měst a PSČ) a BSPOL.XLS (tabulka typu společnosti).

Obsah sešitu Vám slouží také jako ukázka. Vše, krom prvého řádku s názvy sloupců, vymažte a nahraďte aktuálnímy daty.


Převod EXCEL -> ACCESS.

Převede BKONTAKT.XLS z EXCELu do pomocné databáze ACCESSu. Případné chyby je možno opravit a celou akci opakovat. (Nutnost opravy chyb zvážíte po shlédnutí chybové sestavy. Jedná-li se o malé množství, je možno provést opravy přímo na tomto formuláři).


Sestava chyb z importu dat,

 tj. chyb, které nastaly při převodu mezi EXCELem a ACCESSem. Chyby opravte v EXCELu. Po opravě opakujte převod EXCEL -> ACCESS


Vyvolání EXCELu


Učení. Ukázka na příkladu


Konverze.

Kontroly a následný přesun dat z pomocné databáze do hlavní databáze ACCESSu. Zápis je prováděn do tabulek KONTAKTY, TABULKA_MĚST, SPOJE. Záznam, jenž neprojde kontrolní funkcí programu je nutno opravit přímo v tomto formuláři. Ohlásí-li program duplicitu, dá Vám k výběru, chcete-li vidět firmu, která obsahuje totožné atributy v hlavní databázi ACCESu. Odpovíte-li kladně, můžete provést aktualizaci i ve formuláři, který Vás informuje o duplicitě.

Zaškrtávací pole zapíná/vypíná způsob čtení vstupních dat. Křížek=zapnuto=čti automaticky do první chyby. Vypnuté pole znamená, že budou dodávány záznamy po jednom.


Rušení

Anuluje veškeré změny v hlavní databázi a připraví pomocnou databázi k opětnému čtení. tato funkce je velmi důležitá, pokud jste již založili nějaká data do hlavní databáze a potom se rozhodli, že se vrátíte zpět, tj. budete importovat data z EXCELu. V takovém případě by  program hlásil duplicitu. DEALER Vám nabídne dvojí způsob rušení.  První /bezpečný/  se uplatní, postupujete-li dle dokumentace (tj. COMPSALE ví, které záznamy má rušit). Druhý nabízený způsob je nebezpečný, neboť zruší z databáze vše co bylo změněno od datumu a času, který mu správce zadá. Takto by šla zrušit i celá databáze!


Přeskočí tento záznam. Záznam se nedostane do hlavní databáze


Zruší záznam v pomocné databázi


Tisky přírůstků v databázi


Zavře formulář, ukončí konverzi dat


Spojová čísla
 F101211

Spojová čísla.

Program eviduje k firmě neomezené množství spojových čísel. Tato dělíme dle

TYPu na
T - telefon, F - fax, O - telefon i fax, a dále E - email, I - internet, případně další, uzná-li to uživatel za vhodné. V případě typu T,F,O program provádí kontrolu obsahu. Tato čísla musí být ve tvaru: předčíslí/číslo[-číslo]. Příklad: 05/25252-8, tj. Brno, číslo 25252 až 25258. Pokud užijeme v typech T,F,O kdekoliv písmeno K, nebo P, znamená to, že se kurzor přesune do pole pro poznámku. (K, jako klapka; P, jako poznámka). Písmena typu (T,F,O,E,I) můžeme zapsat přímo do čísla. Program je automaticky přesune do pole pro TYP.

Poklepnutím na poznámku u spojového čísla vyvoláte formulář pro vytáčení čísla pomocí modemu. Ve formuláří přizpůsobení  lze zadat, chcete-li číslo vytočit okamžitě, nebo jenom přesunout do pole pro telefon. Dále zde můžete zadat, které předčíslí nechcete vytáčet (tj. i uživatel z Prahy může zapisovat číslo ve tvaru 02/124578. Je-li v Praze, zadá, že nechce vytáčet 02. Odjede-li do  Olomouce, zruší zákaz vytáčení 02 a může telefonovat i do Prahy.

Obrázek


 Otevře formulář F101211. V něm jsou jednak lépe vidět spojová čísla, jednak z něho můžete přímo vytáčet číslo, máte-li modem.


 Provede vytočení čísla, nebo číslo připraví k vytočení (záleží, co máte nastaveno v přizpůsobení programu).


 Spojové číslo. Příklad:02/2741504-6, tj. Praha, 2741504 až 2741506. COMPSALE sám zvyšuje volané číslo od spodního po horní interval. Při 1. volání tedy vytáčí 2741504, při 2. volání 2741505, ...


 Poznámka k číslu. Libovolný text. Je-li TYP T,nebo F, nebo O potom stačí do čísla zadat K, nebo P. Kurzor se okamžitě přesune do pole pro poznámku.


 Typ.

 Rozlišujeme 	T	Telefon

F	Fax

O	Oba, tj, telefon i fax

E	Email

I	Internet

cokoliv

TYP můžeme měnit přímo při zápisu čísla tím, že mezi čísla vložíme písmeno.


Zpět


Duplicity při zakládání nového záznamu
 F100960

Pomoc při ověřování nově zakládaných firem.

Program provádí kontrolu duplicit. Jako duplicitní považuje NAPROSTO stejné číslo, nebo text. Může se tedy stát, že z hlediska programu duplicita neexistuje, z hlediska odborníka je naprosto evidentní. Například číslo telefonu se liší pouze číslem  klapky, název firmy pouze tečkou aj. Ve formuláří přizpůsobení  je možno nastavit, chcete-li pro zakládání nových záznamů použít formulář F100960. Úkolem formuláře je nalézt všechny PODOBNÉ záznamy. Následně rozhodnete, je-li záznam duplicitní, či nikoliv.

Obrázek


 Spojové číslo. Program vyhledává všechna podobná čísla spojů. Je-li vyplněno jméno firmy, stiskem tlačítka ZÁPIS se číslo zapíše. Má-li firma více spojových čísel, ponechte jméno firmy a doplňujte pouze spojová čísla. Po zapsání čísla stiskněte tlačítko ZÁPIS.


 Pole pro libovolnou poznámku k spojovému číslu.


 Typ spojového čísla - telefon, fax, ...


 Jméno firmy. Program vyhledává podobná jména firem.


 Tlačítko ZÁPIS. Přesune zapisované údaje do základního formuláře (formulář F100920). Je-li vyplněno jméno firmy, je možno zapsat  N spojových čísel. Zápis nové firmy řešte přepsáním předchozí. Není vhodné formulář při každém novém záznamu uzavírat, neboť jeho následné otevírání trvá dlouho. Místo toho formulář raději minimalizujte, nebo přesuňte do míst, kde Vám nezavazí.


Zpět


Plánování práce
 F100030

Plánování práce.

Rozlišujeme dva typy plánu. První označujeme jako plán firemní, druhý jako plán soukromý F101121. Firemní plán vychází pouze z termínů kontaktů zapsaných v databázi. Soukromý plán vychází z poznámek, které si uživatel zapíše do plánovacího formuláře. (Název soukromý není přesný, neboť i zde je možno plánovat firemní aktivity, jako - zaplatit fakturu, koupit papír aj. Při jeho tvorbě máte přehled i o akcích firemního plánu.)
Chceme-li pracovat s plánem, musíme ho napřed vytvořit a teprve následně užít.

Co je vlastně plánem sledováno

Plán firemní


Plán firemní.

Plánování spustíte výběrem plán z horní nabídkové lišty.

nebo tlačítkem ve formuláři F100920. (Levé=užití, Pravé=tvorba)

Plán firemní (tvorba)

Plán firemní (užití)


Plán firemní (tvorba).

Otevře se formulář F100030. Zobrazí všechny záznamy, keré přísluší dni, na který chcete plánovat. Nyní máte možnost zapsat, nebo upravit časy jednotlivých kontaktů, což můžete provést ručně - pro každou firmu určíte čas, nebo automaticky - od aktivního záznamu po konec se provede zaplánování času s tím, že každý následující čas je o X minut vyšší než jeho předchůdce. Interval X zadáte přímo ve formuláři. Je-li X=0, potom se časy vynulují.

V poptávce naleznete zaškrtávací pole (vedle času kontaktu), jehož aktivováním sdělíte programu, že tento čas je pevný a nelze automaticky přeplánovávat.

Plán firemní - podrobněji


Plán firemní (užití).

Obsahuje úkoly na nejbližší následující časový úsek. Frekvence automatického spouštění plánu (například co 30 min)  a jeho hloubka (například následujících 45 min) jsou nastavitelné v přizpůsobení F100660. V tomto plánu se okamžitě projevují změny v databázi, tj. úkol splněn, nebo přeplánován.


Co je vlastně plánem sledováno:

Máte-li během dne kontaktovat více firem, nebudete zřejmě okamžitě úspěšní. Je obsazeno, dotyčný pracovník přijde za hodinu, nebo až zítra atd.

Budete-li pracovat bez plánovacího mechanizmu, nutně vynecháte firmy, kde jste v daný moment neuspěli. Za nějaký čas musíte zastavit dopředný posun v databázi, vrátit se zpět a pokoušet se znovu kontaktovat doposud neoslovené firmy. Pomocí automatického plánovače a vytvořeného denního časového plánu budete pracovat pouze  dopředným pohybem v databázi. Princip - co nemohu provést okamžitě, přeplánuji na později (v poptávce poznačíte nový čas, nebo datum) a věnujete se následující firmě. Po uplynutí zadaného času Vás plánovač upozorní na firmy, které máte oslovit během následujích minut.
Funkci plánovače ovlivníte ve formuláři pro přizpůsobení F100660, kde lze zadat interval automatického spouštění a délku zaplánovaného času (co 20 minut plán na následujících 45 minut). Z automaticky spuštěného plánu (nebo plán firemní užití) vypadávají splněné úkoly, úkoly přeplánované na jiný den, firmy označené jako nekontaktovat, tj. výsledek kontaktu=999.

Jinou možností, jak spustit plánování,  je klepnout myší na text plán v horní nabídkové liště.
Při užití libovolného plánu je možno  zadat, že chcete aplikovat filtr na formulář F100920

To znamená, že chcete vidět pouze záznamy-firmy, korespondující s plánem.

Obrázek


Podrobnější popis k plánování:

Datum, ze kterého plán vychází, je uloženo v černém řádku s textem PLÁNOVANÝ (Viz F100920). Uvedené datum se mění takto:

1. Při zápisu nové firmy se dosadí hodnota rovná dnešnímu datumu + hodnota, kterou jste zadali v přizpůsobení.

2. Při zápisu nového, nebo změně termínu kontaktu v poptávce, ale pouze v případě, je-li datum v poptávce větší.

3. Přímou změnou v černém řádku s textem PLÁNOVANÝ.

4. Provedete přeplánování na jiný den. V tomto případě se již neprovádí oprava datumu v poptávce.


Zpět


filtr
 F100860

Vytvoření soukromého filtru

Co to je filtr a k čemu slouží

Jak se vytvoří


 F100860

Co to je filtr a k čemu slouží soukromý filtr.

Filtr je dotaz sloužící k zobrazení určité podmnožiny záznamů. Výhoda Vámi vytvořeného filtru je v tom, že nemusíte stále dokola zadávat kriteria výběru, ale stačí je pojmenovat a následně vyvolat jen filtr zadaného jména. Program Vám umožňuje pojmenovat filtr jménem A,B,M,D,E,F,G a na jejich vyvolání má také připraveny tlačítka pro spuštění. Použití filtru.

Na jednom PC je možno založit tolik stejnojmenných filtrů, kolik prodejců se do programu přihlásí. Jinak řečeno: Na jednom PC může mít pan Novák svůj filtr A, pan Lopata taktéž svůj filtr A (a každý filtr dělá něco jiného). Program COMPSALE vybere z A - filtrů takový, který si založil právě přihlášený uživatel-prodejce. Začíná-li jméno filtru S_, je tím řečeno, že se jedná o filtr společný, jenž má být všem přístupný

Příbuzná témata


 F100860

Jak filtr vytvořit


Máte-li filtr vytvořen, potom tímto tlačítkem vyvoláte formulář F100860, jenž je určen k jeho uložení. Pojmenování filtru je vhodné pro často se opakující dotazy.


Zobrazí se všechny záznamy. Použije se po aplikaci filtru, tj. vidíte pouze podmnožinu záznamů. Chcete-li vidět vše, stiskněte toto tlačítko.


Pojmenujete-li filtr písmenem, které je zobrazeno na těchto tlačítcích, můžete ho opět tímto tlačítkem vyvolat. Filtr A = tlačítko A, Filtr B = tlačítko B, ...


Autor filtru. Stává se součástí názvu filtru.


Jméno filtru. COMPSALE  vytvoří nové jméno. Nové jméno=Autor+JmenoFiltru  = U01 + A

V rámci jednoho prodejce nesmí existovat stejné jméno filtru  U01A

Více prodejců může mít stejné jméno filtru U01A, U02A, ...U50A


Popis činnosti filtru - poznámka.


Logické zrušení filtru. Fyzické bude až po synchronizaci.


Spuštění filtru.


Uložení filtru.


rozbory realizace a poptávky
 F100891

Rozbory

klepnutím na pole získáte jeho popis


 suma.

Tlačítka suma se objeví na formuláři, jakmile zadáte libovolný výběr z databáze. Provádějí sumaci za položku, nad kterou jsou umístěny. (za prodejce, za firmu, ...). Máte možnost zvolit vyjádření dat ve formě sestavy, nebo grafu.

UPOZORŇENÍ. Ovládání formuláře je obdobné jako v F100840. Poklepnutím na pole FIRMA se tedy také přesunete do formuláře F100920, tj. formulář obsahující kontakty+poptávky+realizaci.


výběrová pole

Horní řádek slouží k zadání údaje OD, spodní řádek k zadání údaje DO. Pokud nepotřebujete zadávat interval, používejte, s ohledem na rychlost vyhodnocení, spodní řádek (DO). Vyhledání spustíte tlačítkem VYHLEDAT (nebo CTRL+S).


 realizace

Stiskem těchto tlačítek se mění jejich funkce a popis na tlačítku. V případě realizace si můžete vybrat, chcete-li S CENOU tj. zaplacené realizace, nebo BEZ CENY, tj. všechny realizace - zaplacené i nezaplacené. Po stisku tlačítka REALIZACE dojde k jeho přepsání na POPTÁVKA a zneviditelnění tlačítka k ceně. Budete pak mít k dispozici přehled všech poptávek v databázi.


Výmaz

Provede výmaz kritérií zadaných do světlemodrých řádků OD a DO


 Formulář F100641 se objeví po stisku tlačítka SESTAVY. Důležité je, že vše, co jeho pomocí podniknete, bude vycházet pouze z těch dat, které jste vybrali a tedy vidíte na tomto formuláři. Tj. pokud po aplikaci výběru vidíte na formuláři F100891 tři záznamy, budou pouze tři záznamy na sestavě, kterou spustíte z F100641.


Tlačítko SESTAVY vyvolá formulář F100641


journal - záznam o kopírování a synchronizaci
 F100090

Journal Evidence veškerých kopírování databáze a její synchronizace

 klepnutím na pole získáte jeho popis


 Datum vzniku kopie.


 Prodejce, jenž kopii provedl.

Prodejce, jenž provedl kopii tím zárověň vykopíroval ta data, která v zadaném období změnil, tj data prodejce. Je-li akce provedena správcem, vykopírují se záznamy všech prodejců, vytvořené/aktualizované od zadaného datumu.


Typ vzniku kopie.

1	 = Výsledek automatického kopírování

2x	 = Vynucená kopie mimo časový interval, datum výběru mohl zadat uživatel. Je-li například 2A, znamená to že se kopírovalo  na disketu A. Je-li obsah _A, potom vstupem byla kopie dříve vytvořená

3	 = Kopie vytvořená při ukončení práce s programem

ERR 	 = Kopie je chybná. Nemůže vstoupit do synchronizace

Je-li prvním znakem *, znamená to, že kopie byla načtena z adresáře ZALOHY [Do ZALOHY (je-li povoleno) se zapisuje  každá kopie].


Datum synchronizace.

Datum, kdy byla aktualizována databáze na serveru. Proběhne-li synchronizace úspěšně, bude každá pracovní stanice obsahovat  toto datum.


Datum výběru.

Datum od kterého se vybíraly přírůstky v databázi ARCHIV.MDB a zapisovaly do KOPIE.MDB.


Data v KOPIE.MDB

Uvedené počty záznamů vyhověly výběru (datum a prodejce)a byly uloženy do KOPIE.MDB. Jsou připraveny k odeslání na server. Je-li pravý sloupec prázdný - nebyly odeslány = nebyla synchronizace. (Ne každá KOPIE.MDB je určena k synchronizaci. )


Data přijatá na serveru

Uvedené počty záznamů byly předány na server. Jsou-li počty nulové, nebyla tato KOPIE.MDB použita pro synchronizaci.

Jsou-li počty nenulové, měl by být za normálních okolností soulad mezi čísly odesláno a přijato. Pokud tomu tak není, je vypsáno chybové hlášení. Nesoulad je však tolerován (tj. není chybové hlášení), pokud je ARCHIV.MDB aktualizován z adresáře ZALOHA (formulář F100660). Důvodem je to, že KOPIEhh.MDB v ZALOHA obsahuje data například jen za 1  hodinu, kdežto číslo na levé straně obsahuje počet aktualizovaných dat od datumu poslední kopie na disketu, nebo  synchronizace.


Zastavit odpočítávání.

Po provedeném kopírování zůstane formulář 10 sec aktivní. Po tomto čase se sám uzavře. Stiknete-li tlačítko, přerušíte odpočítávání času a můžete si podrobněji prohlédnout co potřebujete.


synchronizace databáze
 F100100

Synchronizace databází

Klepnutím na pole získáte jeho popis.Upozornění na možná nebezpečí.


 Právě zpracovávaná pracovní stanice.

V poli najdete logickou jednotku   toho počítače, s nímž je právě pracováno.


 Tj. písmeno, kterým je počítač označen systémem v síti. Obvykle máte na svém PC písmeno A, B - což jsou disketové mechaniky, C - disk. Další písmena značí již jiné počítače. (Popis platí, máte-li na počítači pouze jeden disk. Máte-li dva, bude mít na svém PC logické jednotky A,B,C,D. Jednotka E již patří jinému PC)


Právě prováděná činnost.

Obsah pole může být zajímavý při problémech v synchronizaci. V případě reklamace je nutné popsat obsah pole.  Nejspíše se však bude jednat o problém, že někdo vypnul pracovní stanici za běhu synchronizace, nebo došlo k přerušení sítě. Pokud chybu detekoval operační systém, je vidět v poli chyba číslo o kterou chybu se jedná - popis chyb naleznete v příručce DOSu. Po opravě je možno spustit synchronizaci od místa přerušení. Pokud by se synchronizace  provedla omylem vícekrát, není to na závadu.


Nápověda

Zde program podrobněji popisuje svoje akce. V případě reklamace je důležitý i obsah tohoto pole.


Definice pracovní skupiny.

Aby program věděl, které počítače chcete synchronizovat, je třeba provést definici pracovní skupiny. Ve formuláři, který stiskem tlačítka vyvoláte navíc vidíte, kdy bylo PC synchronizováno. Vypnutím zaškrtávacího pole můžete dát programu informaci, že tento PC je dočasně vyloučen ze synchronizace.


Pomocník při hledání cesty k databázi.

Nutným předpokladem je, že hledaný počítač budete vidět v okně tento počítač.

Synchronizují se pouze soubory .../archiv.mdb


Ukázka již vytvořené cesty k databázi.

Nutným předpokladem je, že hledaný počítač budete vidět v okně tento počítač.

Synchronizují se pouze soubory .../archiv.mdb


Řádek připravený k zápisu nové cesty.

Počet synchronizovaných počítačů není omezen.


Dočasně vyloučené PC ze synchronizace.

Křížek=synchronizovat. Bez křížku=nesynchronizovat. Při dočasné poruše některého z PC je lepší pouze synchronizaci na tomto řádku - tomto PC zakázat, než celý řádek zrušit a následně opět vytvořit.


Nápověda.

Text popisující prováděnou akci.


Obsah databáze.

Z databáze se vypíší záznamy odpovídající zadanému prodejci a datumu.


start synchronizace.

Po stisku tlačítka proběhne synchronizace na všech PC definovaných v pracovní skupině.

Popis synchronizace.

1. fáze. Ze všech PC definovaných v pracovní skupině (mimo dočasně vyloučených) se na server kopírují ta data, která jsou novější než data serveru.

2. fáze. Na serveru se provedou úpravy a rušení těch dat, které uživatelé označili jako logicky zrušené.

3. fáze. Databáze serveru - ARCHIV.MDB se celý zkopíruje na pracovní stanice. Výsledkem jsou naprosto shodné databáze na všech synchronizovaných počítačích.


Upozornění na možné problémy synchronizace.

Upozornění. Aby COMPSALE poznal novější data, musí být na všech počítačích shodné datum a v rozumných mezích i čas. Pokud by jste chtěli synchronizovat vícekrát denně, potom by čas hrál větší roli a musel by být na všech PC nastaven stejně. COMPSALE zjišťuje v rámci možností správnost systémového datumu. Bude-li dněšní datum menší než včerejší, nebo dojde-li k příliš velkému rozdílu mezi datumy (některé PC si občas vymyslí datum 2040 aj.), program to ohlásí. Je-li tato skutečnost zjištěna při startu programu, nechá postup na Vašem rozhodnutí. Zjistí-li změnu datumu za běhu programu, ukončí se. Změnu systémového datumu mohou mít na svědomí též viry. Věnujte proto prosím pozornost chybovým hlášením. Za určitých okolností může program i havarovat s chybou přetečení aj., pokud nebudete korektně postupovat.

UPOZORNĚNÍ. Program umí synchronizovat pouze tolik PC, na kolik máte licencí. Porušení je poznamenáno v databázi. Za určitých okolností může dojít k poškození databáze


Plánování práce
 F100110

Rušení v databázi.

Pokud se pomocí COMPSALE provádí synchronizace, není vhodné spouštet volbu přímého rušení na serveru a je zakázáno ji spustit na pracovní stanici. Pokud tak učiníte, nebudete s výsledkem spokojeni, neboť zrušené záznamy se Vám po synchronizaci dostanou zpět do databáze (jako aktivní), pokud již byly rozptýleny po ostatních PC.
Volba způsobí rušení všech záznamů, které byly označeny jako logicky zrušené (tj. získaly příznak, že mají být někdy zrušeny)  je vhodná pouze pro PC nepracující v síti. F100730

Kdy fyzické rušení proběhne automaticky, záleží na způsobu práce s databází. Nastavení způsobu je  řešeno formulářem F100660


záložní kopie a obnova dat
 F100130

Záložní kopie, obnova dat, synchronizace pomocí disket

klepnutím na pole získáte jeho popis

Popis funkce


Synchronizace.

Úvod:

V případě distribuované databáze je nutno provádět synchronizaci.

Cílem synchronizace je vzájemné prolnutí dat všech synchronizovaných počítačů.

Frekvence synchronizace není stanovena, ale čím častěji, tím lépe  například denně.

Nutným předpokladem je správné=pravdivé nastavení systémového datumu a času.

Máme dva způsoby synchronizace.

Synchronizace na síti

Synchronizace disketou

Synchronizace na síti:

Příprava:

Synchronizované počítače musí být zapnuty

Program Comp Sale na synchronizovaných počítačích musí být vypnut

Počítač, z něhož se synchronizuje, musí mít v okně tento počítač přístup ke všem synchronizovaným datům.

Vlastní synchronizace:

Start programu

Procházíme funkcemi  tlačítky:

Údržba dat

Synchronizace na síti

Definice pracovní skupiny (zadejte cesty k synchronizovaným počítačům)

Start synchronizace

Synchronizace disketou

Obecně:

Každá pracovní stanice vytvoří přírůstkový soubor (na disketu, disk, …)

Tento soubor dopraví do centra (poštou, pěšky, e-mailem,…)

Centrum postupně načte všechny soubory z pracovních stanic

Provede synchronizaci

Vytvoří soubor pro zpětné zaslání na pracovní stanice.

Konrétně  pracovní stanice:

Start programu

Údržba dat

Zálohování databáze a synchronizace disketou

Zapisovat na disketu

Důvod:synchronizace, zkontrolovat datum

Tlačítko 1+2

Odeslat data do centra

Konrétně  centrum:

Start programu

Údržba dat

Zálohování databáze a synchronizace disketou

Číst disketu

Důvod:synchronizace

Tlačítko 1+2  tolikrát, kolik je příchozích souborů

Ukončit formulář tlačítkem dveře”

Chci vytvořit soubor pro pracovní stanice

Odeslat soubor na všechny pracovní stanice

Na pracovní stanici se a tímto souborem zopakuje posledně popsaná akce, ale nevytváří se již žádná další disketa  soubor.


 výstup.

Vytvoří disketu s přírůstky databáze

Kdo: Data kterého prodejce vykopírovat. Je-li přihlášen správce, může obsah pole měnit. nezmění-li, vykopíruje data všech prodejců. Pro prodejce je obsah pole totožný s jeho přihlašovacím jménem a je nezměnitelný.

Od kdy: Od kterého datumu (po dnešek) data vykopírovat.

Důvod: Pouze pro evidenci. Nemá vliv na způsob vykopírování. I = interní kopie pro vlastní potřebu. S = systémová  kopie pro synchronizaci. Nutno vyplnit.

Zařízení: Na  kterou disketovou jednotku zapsat.

1  +   2: Simuluje stisk tlačítka databáze do kopie a kopie na disketu.

databáze do kopie: Data  odpovídající podmínce kdo a od kdy jsou přenesena do souboru KOPIE.MDB. Dají se nyní vypsat v části informace k vstupům do databáze; obsah kopie.

kopie na disketu: KOPIE.MDB se přesune na disketu. Obsah KOPIE.MDB je nenarušen, tj i nyní lze provést výpis obsah kopie.


vstup

Čte přírůstky databáze (z diskety, nebo adresáře ZALOHA)

Počet čtených souborů: kontrolní informace

Počet aktualizací databáze: kontrolní informace. Za normálních okolností by počet načtených souborů měl odpovídat počtu aktualizací.

Důvod:  Má vliv na akce po ukončení načítání vstupních souborů. . I = interní kopie pro vlastní potřebu - žádné akce po ukončení načítání. S = systémová  kopie pro synchronizaci - po ukončení načítání se provede synchronizace. Nutno vyplnit.

Zařízení: Ze které logické jednotky číst. Logická jednotka může reprezentovat disketu, nebo disk. Máte-li v přizpůsobení F100660  povoleno vytváření kopií v adresáři ZALOHA, je možno obnovovat data z tohoto adresáře. (Při obnově celého dne musíte provést 1  +   2  tolikrát, kolik hodin v rámci dne bylo vytvořeno).

1  +   2: Simuluje stisk tlačítka databáze do kopie a kopie na disketu. Tj. kompletní aktualizace.

Disketa do kopie: vše co je nalezeno na vstupu se přesune do KOPIE.MDB. (Lhostejno, kdo je přihlášen, za které období jsou data). Data se dají  nyní vypsat v části informace k vstupům do databáze; obsah kopie.

kopie do databáze: Z KOPIE.MDB je aktualizována databáze.  Obsah KOPIE.MDB je nenarušen, tj i nyní lze provést výpis obsah kopie.


 informace

Slouží k rozborům, nejste-li spokojeni s výsledkem synchronizace na disketách. Zde lze odhalit, že ač synchronizujete denně (a data na disketě by měla obsahovat pouze přírůstky jediného dne), načítáte disketu z daty za několik dnů. Uživatel a tvůrce této diskety si bude stěžovat, že mu v databázi (v některých případech  přibyly poptávky, které dříve přepsal - o nic však nepřijde!)


Synchronizace pomocí disket

Synchronizace pomocí disket probíhá následovně. Na všech pracovních stanicích vytvoříte disketu s přírůstky, viz.: výstup. Těmito disketami postupně aktualizujete databázi na serveru s důvod=S, viz: vstup. Při uzavírání formuláře se provede vytvoření nové diskety, která bude obsahovat přírůstky obsažené ve všech dříve načtených disketách a přírůstky na serveru. Tuto disketu postupně načtete do všech pracovních stanic, viz.: F100130

 Je žádoucí, aby byly diskety vytvářeny se správným datumem. Např. Pokud synchronizujeme denně, poslední synchronizace byla  1.1. 1997 na konci směny, musíme na pracovní stanici zadat, že chceme vykopírovat data od 2.1.1997.

Můžete-li  volit mezi synchronizací na síti a synchronizací disketou, volte raději síťové provedení, neboť je pro Vás daleko jednodušší.

UPOZORNĚNÍ. Program umí synchronizovat pouze tolik PC, na kolik máte licenci. Porušení je poznamenáno v databázi. Za určitých okolností může dojít k poškození databáze

F100130


Evidence klientů - firem
 F100920

Cílem formuláře je založení a údržba údajů vážících se k zákazníkovi. Tj. definice firmy, kontaktních jmen, jednání s firmou, nabídky, související korespondence až po fakturaci. Dále umožňuje jednoduché vyhledání firmy dle různých kriterií. Pro případ složitých vyhledávacích kriterií je k dispozici vyhledávací formulář F100840

Hromadná korespondence a tvorba nabídkových listů, viz. Obrázek č.2

Rušení

Obrázek č.1

+++++++++++++++++++++++++++++++++++


Obrázek č.2.

 Více k hromadné korepondenci


Jméno firmy. Povinné. Poklepnutím na pole se provede výmaz provedených, ale ještě nezapsaných změn. (Simuluje stisk ESC). Program zajišťuje, aby nedošlo k zápisu duplicitní firmy. Podobná témata:
Pomoc při zakládání nového záznamu - formulář F100960

Realizace kontrol -  kontroly

CompSale umožňuje vyjádřit vztahy podřízenosti a nadřízenosti firmy.


Druh společnosti dle Vašeho číselníku. (s.r.o; a.s; s.p; ...).

Platí pro všechny číselníky: Pokud záznam v číselníku neexistuje, otevře program formulář pro jeho doplnění. Předpokladem ovšem je, že správce povolil prodejcům zápis do číselníku. Ve formuláři F100660 je možno nastavit implicitní hodnotu.


Pro vyjádření vztahu organizační nadřízenosti - podřízenosti je nutno mít napřed standardním způsobem založeny obě firmy (Počet podřízených firem není omezen). Následně u podřízené firmy určíme nadřízený orgán. Tutu organizační návaznost řešíme pomocí tlačítka tlačítkové lišty formuláře F100920.


Spojové číslo. T = telefon, F = fax, E = E-mail, M=mobil,W = web, O použijte, je-li telefon=fax.. Je možno přidat i jiná písmena, ale nikoliv nahradit stávající. Program zajišťuje, aby nedošlo k zápisu duplicitní firmy. Duplicitu předpokládá, nalezne-li stejný telefon. Dále viz. Pomoc při zakládání nového záznamu - formulář F100960

Realizace kontrol -  kontroly


IČO firmy; DIČ firmy. Program zajišťuje, aby nedošlo k zápisu duplicitní firmy. Duplicitu předpokládá, nalezne-li stejné IČO. Dále viz. kontroly


Plánovaný termín kontaktu. Při zápisu se generuje automaticky připočtením konstanty (implicitně 28), kterou definujete v přizpůsobení.

Konstanta se automaticky nepřipočte, pokud

a) výsledek kontaktu je větší než 996

b) zápis neprovedl prodejce, kterému firma náleží


Jméno, přijmení, titul, funkce kontaktovaného. Program přebírá hodnoty z předchozího jednání. Pokud nevyhovují, lze je změnit.


adresa sídla firmy.


Obor činnosti firmy. Dle číselníku a volný text. Ve formuláři F100660 je možno nastavit implicitní hodnotu.


Tzv. hlavní jméno. Na toto jméno chodí dopisy hromadné korespondence. V přizpůsobení možno zadat, co má program chápat jako hlavní jméno. Na každou firmu možno evidovat neomezené množství jmen, na každé jméno neomezené množství spojů. Příbuzná témata


Index firmy. Vaše interní zatřídění firmy. K dispozici je 11 polí. Zvažte, jak je vhodně naplnit. Na každé z polí můžete napojit X připravených dopisů.

CompSale každému dopisu dodá správnou adresu, oslovení atd, které můžete ještě změnit.

Příklad: 1. index = špatná, dobrá, velmi dobrá firma; 2. index = občasný klient, předplatitel, častý klient;  atd. - na všechny typy mohou být připraveny jednotné dopisy. Ve formuláři F100840 lze použít filtr pro výběr, kterým vyberete všechny dobré a velmi dobré firmy, které jsou Vašimi předplatiteli a ... jsou z Prahy ...a kontaktní osoba je žena  .... Data předat do hromadné krespondence a na tyto adresy napsat jedním stiskem tlačítka nabídku na super rtěnku, kterou pro ně máte, pokud se ozvou s objednávkou na další služby pro Vaši firmu.


Poznámka k firmě. Poklepnutí lze zvětšit. Je-li poznámka uvozena znakem @, jedná se o poznámku z posledního jednání na firmě, která byla vyzvednuta z archivu firem. Zde zapisujte informace o firmě, které mají stabilnější charakter (Nerozhodné vedení, neplatiči, ...). Dynamiku jednání s firmou podchytíte v poznámce jednání.


 Pole, v němž se zobrazují záznamy pro jednání  (žlutá kontrolka) realizaci (červená kontrolka).


Provede přepnutí tlačítkové lišty a zobrazí další tlačítka. /filty, plán, rušení,.../


 Logické rušení záznamu.

Záznam označte a stiskněte tlačítko DELETE.

Obdobným způsobem zrušíte i záznam v REALIZACI.

Rušení firmy provedete po stisku tlačítka a nalezení tlačítkové lišty s tlačítkem ZRUŠ.


Logické rušení, tj. záznam je označen,že má být někdy zrušen.

Ono NĚKDY nastane:

a) po stisku tlačítka pro fyzické rušení. /z formuláře F100770 tlačítka: údržba dat, rušení v databázi/. Provádíte-li synchronizaci, nerušte tímto způsobem!

b) po synchronizaci

Logicky zrušený záznam je stále přítomen až do chvíle fyzického rušení. Do té doby můžete svůj požadavek anulovat tím, že na logicky zrušený záznam provedete opět rušení. (Tj. 2x opakované rušení = nerušit). Při fyzickém rušení záznamu firmy budou samozřejmě odstraněny i navazující.


Prodejce, garant firmy, ...tj. osoba odpovědná za styk s touto firmou. Jméno prodejce může být U01 až U75. Nového prodejce založíte z formuláře F100770, tlačítky nastavení, přizpůsob tabulky, prodejci, nebo přímo zde, uvedením doposud neexistujícího prodejce. Dle přihlášeného uživatele jsou přidělována oprávnění


Barevné zvýraznění firmy, která alespoň jednou byla Vašim klentem, tj. byla na ní vystavena faktura. Tj. Objeví se pouze tehdy, vystavujete-li programem faktury

Správce může poklepnutím na pole zrušit příznak - byl klient.


Možné připojení jakéhokoliv dokumentu, podporujícího OLE. /Například obrázek, zvuk, ale i dokument WORDu, EXCELu aj./.


Přepínaní v cyklu, mezi poznámkou, hodnocením placení faktur a informacemi o bance a účtu firmy.


Uživatelsky definovaná pole. Na každou firmu je možno připojit neomezené množství TYPů karet. Každá karta obsahuje 40 polí. Počet karet není omezen. Na každou kartu je možno připojit neomezeně OLE objektů.

Příklad:

Máme 2 typy karet: /a můžeme jich mít kolik chceme/

TYP karty č.1 - obsahuje záznamy o prodeji automobilů

Ve 40 polích karty evidujeme:

číslo karoserie, číslo motoru, způsob koupě, datu koupě, ....

TYP karty č.2 - obsahuje údaje o firmě

Ve 40 polích karty evidujeme:

plátce DPH, kopie ŽL, ....


Stiskem tlačítka otevřete/zavřete formulář pro evidenci jmen a spojů na firmě. Počet jmen je neomezen, počet spojů na jméno je neomezeno.


Formulář inspirovaný samolepicím papírkem přilepovaným tak, aby byl stále na očích. Poklepnutím na nadpis se pole rozšíří/zúží. Pokud do pole stále na očích zapíšete jméno (od případné poznámky oddělte středníkem), můžete poklepnutím na řádek s firmou provést její okamžité vyhledání. Do dalších polí můžete ještě zapsat datum a čas. V přizpůsobení potom můžete definovat připomínaní úkolů a program Vás bude na úkol upozorňovat co X minut.


Prodejce, jenž jednání realizoval.


Datum, kdy se jednání uskutečnilo. Datum můžete libovolně změnit. Při založení JEDNÁNÍ se nastavuje datum na dnešní..


Vaše hodnotová tabulka - číselné vyjádření úspěšnosti jednání.


Poznámka k jednání. 64 000 znaků. Nový řádek provedete stiskem CTRL a ENTER. Velikost pole poznámky lze zvětšit/zmenšit pomocí menu okno.


Další rozšiřující informace k jednání + připojené dokumentym a nabídkové listy.


Pole zaškrnuto = existuje minimálně jeden připojený dokument.


Pole zaškrnuto = existuje nabídkový list.


 Výběry z databáze, tvorba filtrů, export dat do EXCELu, WORDu aj.


 Vyhledá firmy, které patří uživateli, jenž je právě přihlášen. Nemůže reagovat, je-li přihlášen správce, neboť ten nemá přidělen žádný záznam. Vyjímkou je, viz. správce


 Inverze k předchozí funkci. Zobrazí všechny záznamy.


 Přizpůsobení programu, tisky, samolepky na dopisy. (Interval automatic. kopírování, reakce na duplicitu, hlásit kolizi v datu kontaktu, tisky...)."


 Okamžité ukončení programu bez tvorby kopie. (Nevytváří KOPIE.MDB pro synchronizaci a zálohu. Toto by nemělo být standardní ukončení programu)


 Tvorba záložní kopie


 Programový help. Po jeho zapnutí bude zobrazovat informace k polím, na nichž je právě kurzor. Zde najdete ty nejpodrobnější informace.


Tlačítko pro jednání. Pokud nejste v režimu jednání, přepne se do něj. Pokud jste v režimu jednání, založí nové jednání.


Tlačítko otevře novou lištu s tlačítky pro plánování práce


Založení nové firmy. Správce může zakázat zakládání.


Založení nového jména a spojového čísla. Můžete založit jméno bez spoje, nebo spoj bez jména. Na každé jméno můžete připojit neomezený počet spojů.


Tlačítko pro realizaci. Pokud nejste v režimu realizace, přepne se do ní. Pokud jste v režimu realizace, založí novou realizaci. Faktury


Tlačítko otevře formulář pro výběry v databázi. Výběry


Po aplikaci filtru na data formuláře vidíme jen jejich podmnožinu. Chceme-li výběr zrušit a vrátit se k plné databázi, stiskneme toto tlačítko.


Po stisku tlačítka se databáze omezí pouze na záznamy právě přihlášeného prodejce. /Stiskne-li tlačítko správce, neprovede se nice, neboť správce nemá přiděleny žádné firmy/. Chceme-li výběr zrušit - vidět vše


Otevře formulář s programovou nápovědou. Tato obsahuje text, jenž vidíte na spodním řádku formuláře. Popisuje všechna pole, na která ukážete myší.


Uzavře formulář.


 Vyhledání firmy. Určení výběrových polí je zřejmé z programové nápovědy. V menu, výběr okno můžete zvolit jiný tvar výběrových polí. Získáte jich větší počet a máte možnost hledat například dle neúplného spojového čísla, neúplného kontaktního jména aj.


Zobrazuje informace k údaji, na nějž ukazuje myš.


Tlačítko pro nový záznam.


Propojení jednání s jinou aplikací. Možnost jejich evidence a následného vyhledávání. Zde je možno například napojit dokument WORDu, EXCELu,  či jeného produktu, jenž podporuje OLE. Při stisku tlačítka se navíc generuje soubor KONTAKTY.DOC, obsahující proměnné využitelné v dopisech hromadné korespondence, tj. adresát, telefony, odesílatel aj.


Tvorba a užití firemního plánu, tedy plánu, jenž je plněn z termínů kontaktů jednotlivých jednání.


Tvorba a užití soukromého plánu, tedy plánu, jenž je plněn úkoly, které nemají svůj zdroj v databázi. Při tvorbě soukromého plánu budete mít přehled i o svých firemních úkolech.


Organizační nadřízenost/podřízenost. Může být pouze jednoúrovňová. Je tedy možno označit, komu je která firma podřízena. Názvy podřízených firem jsou modré.


Jednoduché hledání firmy, znáte-li alespoň počátek jejího názvu, respektive oboru činnosti, respektive jména hledané osoby.


 V obdobném tlačítku při tvorbě jednání máte možnost vytvořit na základě ceníku nabídkový list. V již založeném jednání (tj. zde) ho již nelze měnit - je to doklad o tom, co bylo odesláno.


 Tvorba dopisu pro zákazníka. Je-li tlačítko prosvícené, dopis existuje. Zde je vhodné psát konkrétní dopis, jako reakci na přímý kontakt se zákazníkem. Obecné dopisy, tj. jeden dopis na X míst je vhodné psát v polích indexu firmy. Dopis zůstává součástí databáze COMPSALE. Není nutno si pamatovat jeho jméno.


 Do textu poznámky - za Váš text se vygeneruje, jaký typ dopisu byl odeslán. Příklad: F10/upomínka 19.7.1999 - tj. v 10. poli vybrán dopis upomínka dne 19.7.1999.


  Logické rušení jednání. Příbuzné téma


  Rušení nedokončeného zápisu - stiskněte vícekrát ESC. Pokud se však kurzor dostal do míst pro zápis telefonu, nebude ESC úspěšné.

Rušení firmy - tlačítko popelnice. Není-li záznam starší než 1 hod, zruší se fyzicky, jinak jen logicky.

Rušení jednání, nebo realizace - terč na levé straně, viz. Obrázek č.2.


   	Datum plánovaného následujícího kontaktu. Jak se mění ?


   	Standardní způsob odeslání faxu v Compsale je: Výběr adresáta, vyvolání dokumentu Wordu /nejlépe jako dokumentu hromadné korespondence/ a teprve potom vlastní faxování. V případě, že máte faxovat konstantní text, můžete ušetřit mnoho času touto funkcí, která umožňuje váš WOrD dokument přes schránku přenést a uložit do databáze CompSale. Takových dokumentů může být i více. Jestliže na firmě zvolíte  určitý typ faxu, okamžitě se faxuje, a to bez prostředníka ve WORD. CompSale dodá adresáta a nabídne faxovací čísla.


   	Plán práce


   	Správce má nejvyšší prioritu v přístupu do databáze. Může prodejcům povolit/zakázat přístup k cizím firmám, zakázat rušení, přidělovat skupinu  utajení. Jedině on může rušit fyzicky.


   	Váš číselník druhů společností. Například s.r.o, a.s.  aj.


   	CompSale umí nabídkové listy a faktury. Obojí vychází z interního ceníku. Ceník obsahuje 5 druhů cen. Zde, přímo na firmě můžete určit, jaký ceníkový typ ceny přísluší této firmě.


   	...


   	...


přidělení firmy prodejci
 F101120

Hromadné přidělení firem prodejcům.

Jednotlivě může být firma přidělena správcem ve formuláři F100920. Formulář F101120 umožňuje provádět přidělení firem ve velkém a provedené změny vypsat na sestavě.

Ovládání formuláře


Stisk tlačítka má dvojí funkci.

1. stisk provede anulování předchozího fitru,

2. stisk provede vyvolání filtru.

Filtr použijeme ve složitějších případech.

Příklad: Novému pracovníkovi chceme přidělit všechny strojařské firmy z regionu Ostrava, které jsou v současné době přiděleny prodejcům od U01 do U04.

Přidělení provedeme:

1. V F100840 vytvoříme požadovaný filtr - pojmenujeme ho např. Ostrava

2. V101120 sdělíme programu, že hodláme použít filtr  Ostrava.

Po aplikaci filtru budeme na tomto formuláři vidět pouze záznamy odpovídající filtru  Ostrava


Výběrem prodejce se na formuláři zobrazí pouze firmy jemu přidělené. Příklad: vybereme prodejce U04, na formuláři uvidíme pouze firmy prodejce U04.


Program umožňuje rozdělit firmy na aktivní a neaktivní.

Aktivní firma má přiděleného prodejce s názvem U01 - Uxx.

Neaktivní firma má přiděleného fiktivního prodejce, s jednoznakovým názvem - například a. Takový prodejce se nemůže přihlásit k programu.

Neaktivní firmy mohou být přesunuty do spec. souboru.

Stiskem tlačítka se střídavě dívame na aktivní firmy a neaktivní firmy v spec. souboru.


Pomocí výběrového pole určíme, který prodejce bude mít na starosti firmu na daném řádku. Poklepem na pole se dosadí posledně vybraný prodejce.

Příklad: vybereme v 1. řádku prodejce U01

Poklepnutím na výběrové pole v 5. a 10. řádku se dosadí v řádku 5 a 10 prodejce U01.


Slouží k záměně prodejců v řádcích OD - DO.

Příklad. V řádku 2 zaměňte prodejce za U05.

V řádku 20 klepněte na toto tlačítko.

Výsledek - firmy v řádcích 2 až 20 budou mít přiděleny prodejce U05.


Křížek = záznam logicky zrušen. Nejde ručně aktualizovat. Navazuje na přesuny mezi aktiv. a neaktiv. záznamy.


Je-li jednoznakový prodejce, přesune se mezi neaktivní firmy. Je-li tříznakový prodejce, přesune se mezi aktivní firmy.

Při přesunu mezi neaktivní firmy dochází k:

zrušení všech jednání - text posledního se přepíše do poznámky k firmě

zrušení všech realizací

zrušení všech spojů - zůstává pouze informace o 2 telefonech a 2 faxech.

Přesun je zcela proveden po:

1. fyzickém rušení (děláte-li synchronizaci, nesmíte rušit fyzicky)

2. synchronizaci


Serie. Pokud v průběhu dne provádíte mnoho záměn, je možno si jednotlivá přidělení rozdělit na serie. Tím získáte možnost vytisknout seznam přidělených firem nejenom za určitý den, ale i za jeho část = serii.


Datum přidělení. Údaj pro tisk.


Serie. Možné rozdělení přidělovaných serií v rámci jednoho dne. Údaj pro tisk.


Prodejce. Údaj pro tisk.


Zpět


Plánování práce
 F101121

Plánování práce. Rozlišujeme dva typy plánu. První označujeme jako plán firemní, druhý jako plán soukromý. Firemní plán vychází pouze z termínů kontaktů zapsaných v databázi. Soukromý plán vychází z poznámek, které si uživatel zapíše do plánovacího formuláře. (Název soukromý není přesný, neboť i zde je možno plánovat firemní aktivity, jako - zaplatit fakturu, koupit papír, provést školení, připomenout narozeniny šéfa, připomenout provést například kontrolu bezpečnosti práce aj. Při jeho tvorbě máte přehled i o akcích firemního plánu, můžete tedy posoudit, jste-li vůbec schopni v daném termínu splnit tolik úkolů. Nejste-li, není problém úkol přeplánovat na jiné období.
Další informace k firemnímu plánu najdete v F100030

Co je vlastně plánem sledováno:

Plán soukromých akcí je propojen s databází. Pokud si tedy budete například do plánu zapisovat na pátek návštěvu holiče, program Vás ihned bude informovat o jednáních, které máte na  pátek připraveny, tj. v pátek holič nebude.

Plán též může být napojen na hromadnou korespondenci WORDu. Můžete definovat, jaký typ dokumentu, které firmě a v jakém intervalu zasílat. (Způsob použití:)

Plán soukromý

Formulář F101121 /od verze 3.3 zrušeno/

Přehled o všech úkolech


 Plán soukromý.

Plánování spustíte výběrem plán z horní nabídkové lišty.

nebo

Máte-li již plán vytvořen, je aktivován automaticky, současně s plánem firemním.

Akce označená jakou soukromá je viditelná pouze autorovi. (Neuvidí ji ani správce)

Na jeden den a čas lze pro jednoho prodejce zaplánovat pouze jednu akci. Formulář F101121


Perioda a násobnost.

Perioda

jednorázově -	 	viz. pokuta. Po splnění úkolu se vymaže (po synchronizaci)

den, týden, měsíc, rok - 	viz. noviny, týdeník, měsíčník, narozeniny.

po splnění úkolu se přeplánuje.

Násobnost:	po jaké periodě opakovat

příklad: 	perioda=měsíc; násobnost=3.	 tj. 1 x za kvartál

perioda=den;násobnost=10.	 tj. 1 x za dekádu

perioda=rok;násobnost=1. 	 tj. 1 x ročně


 Pole od kterého, do kterého datumu zjistit, co je v plánu


Výběrové pole upřesňující, co chceme hledat. Stiskem tlačítka VÝMAZ provedete výmaz  polí, mimo datum a prodejce. Tím získáte výběr všeho v zadaném časovém intervalu.


Mimo datumu a jména prodejce vymaže všechna ostatní kriteria. Při vyhledání tak získáte plán všech akcí daného prodejce v zadaném čase.


Spustí vyhledání na základě zadaných parametrů.


Datum a čas naplánované akce. Není možno naplánovat více akcí pro 1 prodejce, na jeden den a stejný čas.


Splnění úkolu je nutno dát programu na vědomí. Činíte tak stiskem tlačítka OK. Pokud se jedná o jednorázový úkol, COMPSALE úkol zruší. V ostatních případech ho přeplánuje na následující termín. V případě, že OK nestisknete, budete zatěžování zbytečným hlášením o nutnosti vykonat akci, kterou již máte za sebou.

V případě, že je vyplněno pole adresát a dokument, provede program přeplánování všech úkolů, které:

a) splnily kriteria výběru (jsou tedy přístupny na tomto formuláři)

b) mají shodný název dokumentu, jako záznam, na němž jste stiskli OK. (Na jedno stisknutí OK se tedy vypíše určitý typ dokumentu pro N firem).

Způsob použití:


Prodejce, kterému je úkol určen.


Seznam jednání na daný den.

Při každé změně datumu, prodejce, nebo klepnutí na řádek, provede COMPSALE výpis jednání, které na daný den nalezne.


Text popisující úkol, jenž má být splněn.


Signalizace o zrušení úkolu. Úkol můžete klepnutím na pole zrušit, případně opět aktivovat, neboť rušení je opět prováděno pouze logicky. Fyzicky až po synchronizaci, nebo je-li vyžádáno. Úkol se zruší automaticky, je-li jednorázový a je-li splněn, tj. stiskne se OK.


Adresát. Vyplněním pole adresát + dokument požadujete, aby program v zaplánovaném dni (periodách) vypsal jmenovaný dokument pro danou firmu.

Způsob použití:


Současné datum a čas.


Po stisku tlačítka program vyhledá veškeré úkoly dle Vašeho zadání.


Dokument. Jméno dokumentu WORDu, jenž má být vypsán.

Způsob použití:


K čemu je dobré napojení dokumentů WORDU na plán.

Od zákazníka víme, že ho nemá smysl kontaktovat v následujících 4 měsících a stačí se ozvat v prosinci. Přesto chceme o sobě dát vědět a zasílat mu informace o novinkách naší nabídky. Zadáme tedy, že 1 x měsíčně je třeba na uvedenou adresu odeslat tento typ nabídky. V jednání  nám zůstává datum následujícího kontaktu prosinec a celé 4 měsíce se jednání nězmění. (Jinak bychom museli postupovat tak, že do jednání by bylo nutno poznačit termín následujícího kontaktu = následující měsíc a textem popsat, že 1 x měsíčně až do prosince posílat nabídku a v prosinci se ozvat osobně.)


Přehled plánovaných úkolů
 F101122

Přehled o plánovaných úkolech.

Formulář poskytne informaci o veškerých úkolech /zapomenutých, současných i budoucích/. Do přehledu vstupují data pouze právě přihlášeného prodejce (správce ale vidí vše) a jejichž  výsledek kontaktu se nerovná 997, 998, 999, tj. nekontaktovat.

Obrázek


 Prodejce. Kdo je pověřen úkolem. Možný poklep


 Datum plánovaného úkolu. Možný poklep


 Jméno dne. Možný poklep


 Suma všech úkolů na tento den.


 Suma všech úkolů, které nemají určen čas vykonání.


 Suma všech úkolů, které mají být v tuto hodinu vykonány.


 Kontrolka. Svítí-li červená, znamená to, že je úkol v soukromém plánu. Při poklepnutí poklep se aplikuje filtr na formulář F100920 a současně se otevře formulář F101121 - soukromý plán s úkoly  tohoto dne.


 Provede opětný průchod databází a zjistí nové úkoly. COMPSALE popisovanou funkci zajišťuje automaticky 1 x denně, a to při prvním otevření formuláře.


 Poklepnutím na pole s modrým pozadím provede COMPSALE vyhledání úkolu v databázi. Ve formuláři F100920 aplikuje filtr, uvidíte tedy pouze podmnožinu databáze, která se vztahuje k úkolům dne, na jehož řádku jste poklepali. Je-li nalezen i úkol v soukromém plánu, ukáže se navíc formulář F101121 - soukromý plán s úkoly  tohoto dne.


 Informace k formuláři. Zde se zobrazí vysvětlující text k poli, na které ukazujete myší.


Více k plánování F101121

Zpět


Tabulka indexu firmy a hromadná korespondence
 F100021

Tabulka indexu firmy.

Pro hodnocení a utřídění firem dle Vašich vlastních kriterií máte k dispozici 11 polí.

Každé může obsahovat nekonečné množství hodnot.

Na každou hodnotu můžete napojit jeden objekt.

Pod pojmem objekt máme na mysli dopis (ve WORDu), tabulku (v EXCELu) aj.

Objekt/dopis může čerpat z parametrů, které COMPSALE  vytváří do souboru KONTAKTY.DOC v adresáři, v němž je umístěn WORD.

Obrázek


 Index firmy se vztahuje ke zvolené barvě pole, viz:typ. Počet hodnot pole závisí pouze na Vás. Obsah pole může být například pro červenou barvu: 1=výborná firma, 2=slušná firma, 3=špatná firma, pro modrou barvu: 1=předplatitel, 2=občasný odběratel, pro zelenou barvu: 1=milí lidé, 2=dá se s nimi vyjít, 3=nepříjemí lidé.


 Textové vyjádření hodnocení firmy.


Přesunete-li myš na toto tlačítko, objeví se ve spodním informačním poli text s obsahem například: Práce s dokumentem (tj. musí být vytvořen dokument tohoto jména)

C:\WINWORD\F01_3.DOC. Tj. vytvoříte-li ve WORDu dokument a pojmenujete-li ho F01_3.DOC,  napojí se v tomto případě na červený index (F01_3 = Funkce 01. pole a 3. volba). Zvolíte-li ve formuláři F100920 červený index a 3. volbu, vytiskne se dopis se jménem F01_3.DOC, jenž může čerpat parametry pro hromadnou korespondenci z KONTAKTY.DOC. V daném případě bude soubor KONTAKTY_DOC obsahovat data pouze k jedné firmě, tedy firmě, která je právě zobrazena na formuláři F100920.

Příbuzné téma


Přesunete-li myš na toto tlačítko, objeví se ve spodním informačním poli text s obsahem například: Tvorba propojeného dokumentu /dopis-WORD, tabulka-EXCEL, .../  napojeného na index č.1. Číslo indexu se samozřejmě mění, dle toho, které řádek je právě aktibní. V těchto místech můžete napojit dokument libovolného jména. Napojení na hromadnou korespondenci je naprosto stejné, jako u předchozího tlačítka . Tisk je proveden volbou dle indexu firmy ve formuláři F100920.

Příbuzné téma


Volba barvy pro index firmy. Místo pojmenování polí je provedeno jejich barevné odlišení. Přidělení barvy určité skutečnosti je věcí uživatele.


Zpět


Tabulka hromadné korespondence
 F101282

Tabulka hromadné korespondence.

Každý prodejce má možnost vytvořit si neomezené množství typů polí po deseti parametrech. Pro hromadnou korespondenci se použije pouze typ, jenž je v daném okamžiku označen jako hlavní. Pokud si prodejce nevytvoří vlastní tabulku, vezme se tabulka vytvořená někým jiným, například správcem. Pomocí popisované tabulky jste schopni z jediného místa ovlivňovat obsah dopisů, například co se týče uzávěrek, termínů a jiných  textů. Bližší informace naleznete v  F101282.


 Množství typů není omezeno. DELAER však musí znát, který chcete použít, neboť do hromadné korespondence může zaslat pouze typ jediný. Z uvedeného důvodu je zapotřebí, aby jste sdělili, který typ hromadné korespondence hodláte použít. Pokud jste při tvorbě nezadali žádný, bude se COMPSALE dožadovat, aby jste tak učinili.


 Každou serii 10 parametrů máte možnost pojmenovat. Bude sloužit různým účelům.Typ, který právě nyní chcete použít, musíte označit jako hlavní


 Každému z 10 polí můžete přidělit nějaký text. Nemusíte vyplňovat všechna pole. (V hromadné korespondenci použijete pole Px, které následně WORD zamění za obsah pole Px).


 Reakce programu na stisk tlačítka je popsána přímo ve formuláři. Text se objeví, jakmile na tlačítko ukážete myší.


Změna databáze
 F101284

Volba databáze.

V uvedeném formuláři máte možnost programu COMPSALE podsunovat různé databáze (DB). Praktické užití může být například takové, že v jedné databázi máte soukromou, ve druhé potom firemní agendu. COMPSALE o jiné, než aktivní databázi neví, tudíž neprovádí žádné kontroly na duplicitu aj.

Pro COMPSALE má však výsadní postavení databáze ARCHIV.MDB. Veškeré zálohování a synchronizace probíhá pouze nad touto DB.
V případě, že Vám více vyhovuje sdílená databáze, je možno v tomto formuláři definovat cestu k databázi na serveru. Pokud není databáze na C:\, dosadí se automaticky, že se jedná o sdílenou databázi. Tato vlastnost vyhoví ve všech případech, kdy se jedná o pracovní stanici. Na serveru nastavte databázi jako sdílenou pouze tehdy, jsou-li na databázi serveru připojeny všechny pracovní stanice, tj. nebudete provádět synchronizaci. Pokud existuje byť jediná pracovní stanice, která má vlastní databázi a budete ji synchronizovat, zvolte na serveru typ databáze - nesdílená.

Obrázek


Zpět


 Tvorba nové databáze (DB). Chcete-li pracovat s více DB, je nutno napřed založit prázdnou DB, nebo kopii aktivní DB. Aby se prázdná DB stala aktivní, tedy aby COMPSALE věděl, že s ní má pracovat, musí následovat volba POUŽITÍ.


 Použití vybrané databáze. Zde určíme, kterou DB hodláme právě nyní použít.


 Kopie aktivní databáze (DB). Pro vytvoření nové DB máme dvě možnosti. Buď vytvořit prázdnou DB (Tvorba DB), nebo ji zkopírovat z existující.


 Chceme-li se zbavit databáze, kterou již nehodláme používat, můžeme ji zde zrušit.


 Určíme, se kterou databází hodláme provádět zvolenou akci.


Utajení dat a přístup k datům
 UTAJENÍ

Utajení dat.

Implicitně je nastaveno, že prodejce má oprávnění aktualizovat data jemu přidělených firem. Záznamy svých kolegů sice vidí, ale přístup k jejich aktualizaci je mu odepřen.

Správce v přizpůsobení F100660 může uvedené nastavení změnit na:
a) všichni mohou všechno
b) prodejce není oprávněn shlédnout záznam, jenž mu nepatří.
Navíc může být jak prodejce, tak firma, zařazena do určité skupiny. Potom platí, že prodejce může vidět jen záznamy, které patří firmám se skupinou menší, nebo rovnou, než je skupina prodejce. Tj. Prodejce skupiny 10 vidí záznamy firmy skupiny 0 až 10.
Popsaným aparátem je možno zajistit postupné odtajňování určitých informací, tj. vedení firmy rozhoduje o zakázce a nemá zájem aby, podřízení sledovali její vývoj. Po schválení zakázky stačí snížít skupinu firmy a firma bude přístupná střednímu článku řízení. Až zakázku posoudí, opět sníží skupinu firmy do takové hodnoty, že záznamy budou přístupné všem, nebo jen vybraným prodejcům.

Viz. definice skupiny prodejce  F101120

Viz. definice skupiny firmy  F100920

Pdrobný popis utajení dat a přístup k datům, omezení exportu.

Funkce je řízena

přihlašovacím jménem  Logon Name (dale jen LN) /U01,U02,…SPRÁVCE, SPRÁVC1,…/)

a

skupinou utajení.

Standardní nastavení programu je:

Všechny skupiny oprávnění jsou nulové.

Každý prodejce může aktualizovat záznamy pouze jemu přidělených firem. Záznamy svých kolegů vidí, může provést dopsání nového údaje.

Žádný z prodejců nemá oprávnění k rušení mkou je firma prodejcem právě založená, která není v databázi déle než 3 hodinyfirmy.

Žádný z prodejců a správcůnemá oprávnění k vykopírování celé databáze do externího souboru.

Pro LN = SPRÁVCE neplatí žádná omezení

SPRÁVCE může provést nastavení z formuláře F100660 pomocí tlačítek

Nastavení, přizpůsob chod programu, organizace1

A zaškrtávací pole

Uživatelé mohou/nemohou aktualizovat záznamy u firem …

Uživatel bude vidět pouze vlastní/všechny záznamy…

V případě nastavení výše uvedených zaškrtávacích polí na omezující podmínky, je přístup povolen pouze po splnění alespoň jednoho z následujících bodů:

1.LN=SPRÁVCE

2.LN=SPRÁVCx, náleží-li zpracovávaný záznam prodejci Uxx, jemuž je SPRÁVCx nadřízen

3.Prodejce má skupinu oprávnění >= skupina oprávnění u firmy

4.Zpracovávaný záznam je přidělen přihlášenému prodejci

Dalším omezením manipulace s daty je funkce omezení exportudat. Je aktivizována pomocí zaškrtávacího pole:

Uživatelé mohou/nemohou exportovat data …


Skupina utajení

Skupina utajení je číselný údaj, jehož hodnota je plně na uživateli. Program pouze srovnává velikost čísel.
Princip utajení” spočívá v tom, že je srovnáváno číslo skupiny utajení definované u prodejce a číslo skupiny utajení definované u firmy. Použití této funkce má přednost před výše uvedeným nastavením Uživatel bude vidět pouze vlastní záznamy” a Uživatelé nemohou aktualizovat záznamy u firem…!  tj. bude vidět vlastní + vybrané cizí a má právo je aktualizovat.

Informace o jednání/realizaci budou přístupny pouze prodejcům patřícím do vyšší, nebo stejné skupiny, než je definována u firmy. Tito prodejci mají oprávnění provádět aktualizaci záznamu na stejné úrovni, jako jeho vlastník. Má-li firma vyšší skupinu oprávnění než prodejce, prodejce neuvídí záznamy k jednání/realizaci.

Příklad: prodejce U01 je členem skupiny  číslo. 12. Prodejce U01 uvidí jednání/realizace jen těch firem, které mají pole SKUPINA rovno 0 až 11. Současně může provádět aktualizaci.

Změnu skupiny provede správce, nebo prodejce, mající k firmě přístup.

Příklad: prodejce skupiny 12, může opravit číslo skupiny u firmy skupiny 0 až 11, a to do plusu i mínusu.

Sám sobě může omezit přístup k firmě, zadá-li číslo skupiny vyšší než 12.

Této funkce se dá využít k postupnému odtajňování, tj. ředitel odtajní pro náměstka, náměstek odtajní pro vedoucího odboru vedoucí odboru odtajní pro mistra, …


funkce programu
 FUNKCE

Funkce programu a jak se k nim dostaneme.

  Kdykoliv získáte pocit, že Vy děláte vše OK, ale program Vám nerozumí, stiskněte několikrát ESC.
  Program vrátí data do původního stavu před Vašim zásahem.

jméno výchozího formuláře/tlačítko, nebo popis

barvy formuláře	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, barvy-písmo

data na jiném PC	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, sdílení+office,cesta k datům

datum - termín schůzky, ...	a) ručně
b) pomocí tlačítek, které se objeví, chcete-li měnit datum
c) pravé tlačítko myši otevře kalendář. Lze zadat datum i čas dohromady.

duplicity - odstranění	F100770/nastavení, údržba dat, oprava databáze (spojí jednání duplicit. firem do jediné firmy. Původní firmy označí ke zrušení)

duplicity - vyhledání	F100770/klient	F100920/pravým tlačítkem myši na tlačítku nová firma (F100920)

export dat do ...	z každé sestavy tlačítko odeslat objekt

firma - hledání	F100770/Klient,serie barevných výběrových polí ve spodním řádku (F100920)

firma - hledání, n kriterií	F100770/Klient,výběr (F100920)

heslo	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, heslo

historie faktur-vytisknout	V menu rozbory, volba vypsat realizace/firma

historie jednání-vytisknout	V menu rozbory, volba vypsat jednání/firma

hodnocení placení FA	F100770/Klient,přepínač (F100920)

hromadná korespondence	viz. tisky, výběry

import dat z jiné databáze	F100770/nastavení, údržba dat, doplnění databáze

index firmy	F100770/Klient,index firmy (F100920)

kod firmy, banka	F100770/Klient,přepínač (F100920)

komprimace dat	F100770/nastavení, údržba dat, oprava databáze

komprimace databáze	F100770/nastavení, údržba dat, oprava databáze

licenční disketa-čtení	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, licence

max. počet formulářů	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, start/počítač

nápověda	a) nejspodnější řádek na obrazovce popisuje místo, kde je právě kurzor myši
    stejný, ale neodříznutý text bude ve formuláři otevřeném tlač. info, nebo?
b) stisk tlačítka F1 (kurzor myši musí být na formuláři)
c) dokumenty na CD v adresáři DOCNEW

nová faktura	F100770/Klient,realizace,tlačítko s obrázkem ruky (F100920)

nová firma - implicitní hodnoty	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, tabulátor-firma

nová firma	F100770/Klient,nová firma (F100920)

nová realizace	F100770/Klient,realizace  (F100920)

nová verze	F100770/nastavení, údržba dat, oprava databáze (F101072)

nové jednání	F100770/Klient,jednání (F100920)

nové kontaktní jméno	F100770/Klient,jména,tlačítko šipka a hvězdička (F100920)

nové uživatelské pole	F100770/Klient,uživatelská pole  (F100954)

nový nabídkový list	F100770/Klient,jednání,tlačítko s obrázkem ruky (F100920)

nový připojený dokument	F100770/Klient, v jednání tlačítko se znakem > odkryje tlačítko word (F100920)

nový údaj do tabulky	F100770/Nastavení,přizpůsob tabulky, nebo zápisem do výběrového pole způsobíte otevření formuláře pro zadání nové hodnoty v patřičné tabulce

obnova dat z kopie	F100770/nastavení, údržba dat, oprava databáze

obnova databáze	F100770/nastavení, údržba dat, oprava databáze

obor činnosti vedlejší	F100770/Klient,poklepnout na pole obor činnosti (F100920)

Obor činnosti	seznam oborů činností, viz. adresář na CD SpecUziv, program DLRCIS

oddělovač v hromadné korespondenciF100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, jména,odděl.

OLE	F100770/Klient (F100920) + ke každému jednání  + ke každému uživatel. def. poli

oprava databáze	Ukončit CompSale, vyvolat Dtrans.mdb (opravuje vše v c:\DEALER)

oprava databáze	viz. zálohování, program DTRANS.MDB

oprava KOPIE.MDB	F100770/nastavení, údržba dat, oprava databáze

opravit, tisknout fakturu	F100770/Klient, v realizaci tlačítko s obrázkem ruky (F100920)

opravit, tisknout nabídkový list	F100770/Klient, v jednání tlačítko se znakem > odkryje tlačítko s obrázkem ruky (F100920)

oslovení, není-li jméno	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, jména,hrom.korep.

písmo - velikost	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, barvy-písmo

placení faktur - hodnocení	F100770/Klient, v realizaci tlač. s obrázkem brýlí. /pole pod tlač. ruky=datum zaplacení/ (F100920)

plán dnes	F100770/Klient,plán, plán dnes (F100920)

plán hodiny	F100770/Klient,plán, plán hodiny (F100920)

plán připomínání/nastavení/	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, plánování

plán tisk	F100770/Klient,plán, plán tisk   /tisk plánu dle období a prodejce/ (F100920)

plán vytvořit	F100770/Klient,plán, plán tvorba (F100920)

povolení zálohování	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, zálohování

poznámka k firmě-vytisknout	F100770/Klient,poklepnout na pole poznámka ve firmě (F100920)

poznámka z jednání-vytisknout	F100770/Klient,poklepnout na pole poznámka v jednání (F100920)

přidělení firem prodejci - hromad.	F100770/nastavení, přidělení prodejce

přístup - oprávnění	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, organizace1 - organizace2

přístup - oprávnění	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, sdílení+office,přístup/síť

přizpůsobení	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu

PSČ	seznam PSČ v ČR a SR, viz. adresář na CD SpecUziv, program DLRCIS

realizační doklady uschovat	F100770/nastavení, údržba dat, oprava databáze

rušení - oprávnění	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, organizace2

rušení firmy logické	F100770/klient, F100920/2 x stisknout tlačítko [image] objeví se tlačítko zruš/máte-li
oprávnění (F100920)

rušení fyzické	 	F100770/údržba dat,rušení v databázi (nebo při synchronizaci)

rušení logické všeho ostatního, není-li rušicí tlačítko	označit záznam, stisknout tlačítko delete

SMS	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, telefon

tabulátor-nastavení	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, tabulátor-xxxx

telefon vytáčení	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, telefon

tisky, výběry	F100770/klient, výběr, provedení výběru + stisk tlač.search. Objeví se tlač. s ikonou lupy. Jeho stiskem otevřete formulář pro tisky sestav i hromadnou korepondenci  (F100840)

tvar jména /jméno+přijmení:přijmení+jméno/F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu, jména,odděl.

určit hlavní jméno	F100770/Klient,jména,poklepnout na zvolené jméno - zobrazí se žlutým textem

uživatelská pole	viz. nové uživatelské pole

Vaše firma, banka - definice	F100770/Nastavení,přizpůsob chod programu,firma

zálohování	F100770/ (F100130) (F100730) (F100660)

záměna dat (ing za ing. aj.)	F100770/nastavení, údržba dat, oprava databáze

záměna dat	F100770/nastavení, údržba dat, oprava databáze

zatřídění firmy	F100770/Klient,index firmy (F100920)