Program Microsoft Outlook Express prenáša svet komunikácie on-line na pracovnú plochu vášho počítača. Ak si chcete vymieňať s kolegami a priateľmi elektronickú poštu, alebo zdieľať nápady a informácie v diskusných skupinách, v programe Microsoft Outlook Express na to nájdete prostriedky.
Ak máte viac poštových kont alebo kont diskusných skupín, môžete ich všetky používať z jedného okna. Pre jeden počítač môžete tiež vytvoriť viacero používateľov alebo totožností. Každá totožnosť dostane vlastné poštové priečinky a adresár. Schopnosť vytvárať viac kont a totožností umožňuje oddeliť pracovnú poštu a osobnú poštu, ako aj poštu jednotlivých používateľov.
Pomocou zoznamu správ a okna s ukážkou môžete súčasne zobraziť zoznam správ a čítať jednotlivé správy. Zoznam Priečinky obsahuje poštové priečinky, servery diskusných skupín a samotné diskusné skupiny, medzi ktorými môžete jednoducho prepínať. Ak chcete správy organizovať a triediť, môžete pridať ďalšie priečinky a nastaviť pravidlá pre doručenú poštu tak, aby prichádzajúca pošta zodpovedajúca vašim kritériám prešla automaticky do osobitného priečinka. Môžete si tiež vytvoriť svoje vlastné zobrazenia a prispôsobiť tak spôsob prezerania svojej pošty.
Ak váš poskytovateľ služieb siete Internet používa pre doručenú poštu poštový server IMAP, môžete na tomto serveri čítať, ukladať a organizovať správy v priečinkoch bez toho, aby ste ich museli prevziať do svojho počítača. V takom prípade môžete správy zobraziť na ktoromkoľvek počítači pripojenom na daný server.
Mená a kontá môžete do adresára automaticky uložiť tak, že jednoducho odpoviete na správu, alebo ju importujete, ďalej tak, že ich zadáte, pridáte z poštových správ, ktoré ste dostali, alebo vyhľadáte v obľúbených adresárových službách siete Internet (biele stránky). Adresár umožňuje prístup k adresárovým službám siete Internet prostredníctvom protokolu Lightweight Directory Access Protocol (LDAP).
Do odchádzajúcich správ môžete vložiť základné informácie ako súčasť osobného podpisu a môžete si tiež vytvoriť viac podpisov pre rôzne účely. Ak chcete poskytnúť podrobnejšie informácie, vložte svoju vizitku. Môžete tiež použiť grafické efekty, ako napríklad vzorky alebo pozadie, aby vaša správa vyzerala atraktívnejšie a môžete tiež zmeniť farbu a štýl písma.
Pomocou digitálneho ID môžete digitálne podpísať a šifrovať svoje správy. Digitálnym podpisom ubezpečíte príjemcu, že správa je naozaj od vás. Šifrovanie zaručuje, že správu si prečítajú iba určení príjemcovia.
Hľadáte diskusnú skupinu, ktorá zodpovedá vašim záujmom? Môžete hľadať diskusnú skupinu, ktorá obsahuje kľúčové slovo, alebo prehľadávať všetky diskusné skupiny, ktoré poskytuje poskytovateľ siete Usenet. Keď nájdete diskusnú skupinu, ktorú chcete pravidelne navštevovať, pridajte si ju do zoznamu prihlásených skupín, aby ste sa k nej nabudúce ľahko dostali.
Zobrazenie správy diskusnej skupiny a všetkých odpovedí (tzv. konverzácie) je možné bez toho, aby ste museli prečítať celý zoznam správ. Pri zobrazení zoznamu správ si môžete hľadanie zaujímavostí uľahčiť rozbaľovaním a balením konverzácií. Môžete tiež použiť zobrazenia a zobraziť iba tie správy, ktoré si chcete prečítať.
Ak chcete čas v režime on-line využiť čo najefektívnejšie, môžete prevziať správy alebo celé diskusné skupiny a pri čítaní správ nemusíte byť pripojení k poskytovateľovi služieb siete Internet (ISP). Môžete tiež prevziať iba hlavičky správ na prezeranie v režime off-line a potom označiť hlavičky správ, ktoré chcete čítať. Pri ďalšom pripojení prevezme program Outlook Express text týchto správ. Správy môžete tiež vytvoriť v režime off-line a odoslať ich, keď sa opäť pripojíte.