Microsoft Access si získal oblibu i jako prostředek sloužící k vytváření kancelářských databázových aplikací. V tomto prvním ze série článků věnovaných tipům a metodám, které mohou méně zkušeným uživatelům ulehčit práci, se budeme věnovat práci s tabulkami. Máte-li konkrétní dotazy nebo jiné náměty, pošlete je prosím na pcworld@idg.cz.
Založení tabulky
Důležité je u každé tabulky nastavit primární klíč, který může tvořit jedno nebo více polí, a jehož hodnota musí být jedinečná v celé tabulce. Primární klíč umožňuje rychlejší prohledávání záznamů a používá se v relacích mezi tabulkami. Access pro jeho volbu nabízí speciální typ pole automatické číslo, kdy se program sám postará o přiřazení jedinečného čísla záznamu. Volba automatického čísla je rozhodně lepší než primární klíč založený na "jednoznačném" poli, jako je např. rodné číslo. Rodné číslo jednak nemusí bohužel být jednoznačné, a navíc může dojít k jeho špatnému zapsání, ať již vinou obsluhy programu či chybou zákazníka ve vyplněném formuláři (problémy nastávají např. s jeho dodatečnou změnou).
Občas nastane situace, kdy potřebujete změnit formát pole. Například zjistíte, že velikost textového pole Obec, která je 25 znaků, nestačí, a rozhodnete se ji zvýšit na 30 znaků. Pokud tabulka obsahuje větší počet záznamů, může i v závislosti na konfiguraci hardwaru nastat situace, že Access odmítne typ dat změnit (viz obr. 1). Problém můžete vyřešit vytvořením dočasného nového pole stejného typu (v našem příkladu Obec2, text, velikost 30 znaků) do něj dotazem zkopírujte obsah pole Obec, a nakonec toto pole smažte a pole Obec2 přejmenujte na Obec.
Novinkou ve verzi Accessu 97 je typ pole hypertextový odkaz, které jak název napovídá obsahuje adresy internetovských stránek nebo dokumentů, jejichž obsah se zobrazí ťuknutím na příslušnou položku. Vlastní hodnoty pole (např. www.pcworld.cz) zadáváte buď přímo zapsáním, nebo zobrazením kontextové nabídky a volbou Hypertextový odkaz\Zobrazit hypertextový odkaz. V následujícím dialogovém okně (viz obr. 2) pak zadáte či vyhledáte příslušnou webovskou stránku nebo dokument (např. excelovský soubor). K zadání jiného textu, který se zobrazí v poli hypertextového odkazu, použijete volbu Hypertextový odkaz\Zobrazený text.
Práce s indexy
Pokud chcete, aby pole obsahovalo jedinečné, ale specifické hodnoty (jako např. Číslo výrobku), použijte u tohoto pole tzv. index Unique (v návrhovém zobrazení nastavte vlastnost Indexovat na Ano (bez duplicity)) a program neumožní vložit záznam s duplicitní hodnotou tohoto pole. Nastavíte-li však jedinečnou indexaci u již existující tabulky a pole obsahuje záznamy s duplicitní hodnotou, Access index nedovolí vytvořit. V tomto případě můžete pro zjištění a odstranění duplicit použít Průvodce vyhledávacím dotazem (duplicitní položky) při vytváření nového dotazu. Za pomoci tohoto průvodce vytvoříte dotaz, jenž vyhledá a zobrazí duplicitní údaje, které můžete odstranit nebo změnit.
Zabezpečení zadání
Často potřebujete zajistit, aby u dceřiné tabulky (např. Prodeje) mohly být zadány pouze určité hodnoty z rodičovské tabulky (např. Dealeři). V našem příkladě s tabulkami Dealeři a Prodeje to znamená, že program nesmí dovolit zadat do tabulky Prodeje prodej, který provedl zatím v tabulce Dealeři nezadaný dealer (vazba přes ID_dealera). To zajistíte tak, že v návrhovém zobrazení u tabulky Prodeje vyberete pole ID_dealera a ve spodní části okna ťuknete na "ouško" Vyhledávání. Nyní nastavte tyto hodnoty: t
Při zadávání prodejů se při volbě ID dealera zobrazí rozevírací nabíd-ka se jmény prodejců (předpokládáme, že druhý sloupec v tabulce Dealeři je Jméno_Deal), ze kterého vyberete požadované jméno. Program také zajistí, že místo "pouhých" ID se v poli zobrazují odpovídající jména.
Mazání záznamů
Chcete-li zmenšit velikost databáze smazáním (nebo archivací a následným smazáním) většího počtu záznamů tabulky, zjistíte, že se velikost databáze vůbec nezměnila. Problém spočívá v tom, že musíte ještě provést tzv. komprimaci (volbou Nástroje\Správa databáze\Zkomprimovat databázi). Program tím provede reorganizaci uložení záznamů fyzického prostoru souboru databáze a uvolní místo zabírané "smazanými" záznamy.
Pokud smažete souvislou řadu záznamů (např. s hodnotou automatického čísla 1000-2000 a číslo 2000 bylo zároveň nejvyšší) a ihned provedete komprimaci, program zajistí, že hodnota pole automatického čísla nově vkládaných záznamů bude bez mezery pokračovat od čísla 1000. (Bez provedení komprimace by číslování pokračovalo od hodnoty 2001.)
Import a export údajů tabulek
Access poskytuje bohaté možnosti při importu a exportu údajů. Základní volbou pro import je volba Otevřít databázi..., pro export pak označení tabulky v okně databáze a volba Uložit jako/Export... V následujícím dialogovém okně v poli Typ souboru určíte požadovaný formát (Excel, text, HTML, dbf, Paradox aj. samozřejmě pokud máte požadovaný typ nainstalován) a nakonec příslušný soubor. Při volbě textového souboru se spustí průvodce, s jehož asisten-cí určíte další požadavky na importovaná/exportovaná data. Zajímavou je i možnost publikovat data, formuláře či sestavy na Webu (staticky i dynamicky), k čemuž je určen Průvodce publikováním na síť WWW (volba Soubor/Uložit jako HTML viz obr. 3).
Hromadná korespondence
Údaje tabulek Access můžete použít jako zdroj dat při hromadné korespondenci v programu Word. Při nastavení zdroje dat stačí v okně Otevřít zdroj dat nastavit pole Soubory typu na databáze MS Access, dále určit databázi a poté příslušnou tabulku.8 0697/OK o