Microsoft Access si získal oblibu i jako prost°edek slou₧ící k vytvá°ení kancelá°ských databázových aplikací. V tomto prvním ze série Φlánk∙ v∞novaných tip∙m a metodám, které mohou mén∞ zkuÜeným u₧ivatel∙m ulehΦit práci, se budeme v∞novat práci s tabulkami. Máte-li konkrétní dotazy nebo jiné nám∞ty, poÜlete je prosím na pcworld@idg.cz.
Zalo₧ení tabulky
D∙le₧ité je u ka₧dé tabulky nastavit primární klíΦ, který m∙₧e tvo°it jedno nebo více polí, a jeho₧ hodnota musí být jedineΦná v celé tabulce. Primární klíΦ umo₧≥uje rychlejÜí prohledávání záznam∙ a pou₧ívá se v relacích mezi tabulkami. Access pro jeho volbu nabízí speciální typ pole automatické Φíslo, kdy se program sám postará o p°i°azení jedineΦného Φísla záznamu. Volba automatického Φísla je rozhodn∞ lepÜí ne₧ primární klíΦ zalo₧ený na "jednoznaΦném" poli, jako je nap°. rodné Φíslo. Rodné Φíslo jednak nemusí bohu₧el být jednoznaΦné, a navíc m∙₧e dojít k jeho Üpatnému zapsání, a¥ ji₧ vinou obsluhy programu Φi chybou zákazníka ve vypln∞ném formulá°i (problémy nastávají nap°. s jeho dodateΦnou zm∞nou).
ObΦas nastane situace, kdy pot°ebujete zm∞nit formát pole. Nap°íklad zjistíte, ₧e velikost textového pole Obec, která je 25 znak∙, nestaΦí, a rozhodnete se ji zvýÜit na 30 znak∙. Pokud tabulka obsahuje v∞tÜí poΦet záznam∙, m∙₧e i v závislosti na konfiguraci hardwaru nastat situace, ₧e Access odmítne typ dat zm∞nit (viz obr. 1). Problém m∙₧ete vy°eÜit vytvo°ením doΦasného nového pole stejného typu (v naÜem p°íkladu Obec2, text, velikost 30 znak∙) do n∞j dotazem zkopírujte obsah pole Obec, a nakonec toto pole sma₧te a pole Obec2 p°ejmenujte na Obec.
Novinkou ve verzi Accessu 97 je typ pole hypertextový odkaz, které jak název napovídá obsahuje adresy internetovských stránek nebo dokument∙, jejich₧ obsah se zobrazí ¥uknutím na p°ísluÜnou polo₧ku. Vlastní hodnoty pole (nap°. www.pcworld.cz) zadáváte bu∩ p°ímo zapsáním, nebo zobrazením kontextové nabídky a volbou Hypertextový odkaz\Zobrazit hypertextový odkaz. V následujícím dialogovém okn∞ (viz obr. 2) pak zadáte Φi vyhledáte p°ísluÜnou webovskou stránku nebo dokument (nap°. excelovský soubor). K zadání jiného textu, který se zobrazí v poli hypertextového odkazu, pou₧ijete volbu Hypertextový odkaz\Zobrazený text.
Práce s indexy
Pokud chcete, aby pole obsahovalo jedineΦné, ale specifické hodnoty (jako nap°. ╚íslo výrobku), pou₧ijte u tohoto pole tzv. index Unique (v návrhovém zobrazení nastavte vlastnost Indexovat na Ano (bez duplicity)) a program neumo₧ní vlo₧it záznam s duplicitní hodnotou tohoto pole. Nastavíte-li vÜak jedineΦnou indexaci u ji₧ existující tabulky a pole obsahuje záznamy s duplicitní hodnotou, Access index nedovolí vytvo°it. V tomto p°ípad∞ m∙₧ete pro zjiÜt∞ní a odstran∞ní duplicit pou₧ít Pr∙vodce vyhledávacím dotazem (duplicitní polo₧ky) p°i vytvá°ení nového dotazu. Za pomoci tohoto pr∙vodce vytvo°íte dotaz, jen₧ vyhledá a zobrazí duplicitní údaje, které m∙₧ete odstranit nebo zm∞nit.
ZabezpeΦení zadání
╚asto pot°ebujete zajistit, aby u dce°iné tabulky (nap°. Prodeje) mohly být zadány pouze urΦité hodnoty z rodiΦovské tabulky (nap°. Deale°i). V naÜem p°íklad∞ s tabulkami Deale°i a Prodeje to znamená, ₧e program nesmí dovolit zadat do tabulky Prodeje prodej, který provedl zatím v tabulce Deale°i nezadaný dealer (vazba p°es ID_dealera). To zajistíte tak, ₧e v návrhovém zobrazení u tabulky Prodeje vyberete pole ID_dealera a ve spodní Φásti okna ¥uknete na "ouÜko" Vyhledávání. Nyní nastavte tyto hodnoty: t
P°i zadávání prodej∙ se p°i volb∞ ID dealera zobrazí rozevírací nabíd-ka se jmény prodejc∙ (p°edpokládáme, ₧e druhý sloupec v tabulce Deale°i je Jméno_Deal), ze kterého vyberete po₧adované jméno. Program také zajistí, ₧e místo "pouhých" ID se v poli zobrazují odpovídající jména.
Mazání záznam∙
Chcete-li zmenÜit velikost databáze smazáním (nebo archivací a následným smazáním) v∞tÜího poΦtu záznam∙ tabulky, zjistíte, ₧e se velikost databáze v∙bec nezm∞nila. Problém spoΦívá v tom, ₧e musíte jeÜt∞ provést tzv. komprimaci (volbou Nástroje\Správa databáze\Zkomprimovat databázi). Program tím provede reorganizaci ulo₧ení záznam∙ fyzického prostoru souboru databáze a uvolní místo zabírané "smazanými" záznamy.
Pokud sma₧ete souvislou °adu záznam∙ (nap°. s hodnotou automatického Φísla 1000-2000 a Φíslo 2000 bylo zárove≥ nejvyÜÜí) a ihned provedete komprimaci, program zajistí, ₧e hodnota pole automatického Φísla nov∞ vkládaných záznam∙ bude bez mezery pokraΦovat od Φísla 1000. (Bez provedení komprimace by Φíslování pokraΦovalo od hodnoty 2001.)
Import a export údaj∙ tabulek
Access poskytuje bohaté mo₧nosti p°i importu a exportu údaj∙. Základní volbou pro import je volba Otev°ít databázi..., pro export pak oznaΦení tabulky v okn∞ databáze a volba Ulo₧it jako/Export... V následujícím dialogovém okn∞ v poli Typ souboru urΦíte po₧adovaný formát (Excel, text, HTML, dbf, Paradox aj. samoz°ejm∞ pokud máte po₧adovaný typ nainstalován) a nakonec p°ísluÜný soubor. P°i volb∞ textového souboru se spustí pr∙vodce, s jeho₧ asisten-cí urΦíte dalÜí po₧adavky na importovaná/exportovaná data. Zajímavou je i mo₧nost publikovat data, formulá°e Φi sestavy na Webu (staticky i dynamicky), k Φemu₧ je urΦen Pr∙vodce publikováním na sí¥ WWW (volba Soubor/Ulo₧it jako HTML viz obr. 3).
Hromadná korespondence
Údaje tabulek Access m∙₧ete pou₧ít jako zdroj dat p°i hromadné korespondenci v programu Word. P°i nastavení zdroje dat staΦí v okn∞ Otev°ít zdroj dat nastavit pole Soubory typu na databáze MS Access, dále urΦit databázi a poté p°ísluÜnou tabulku.8 0697/OK o