Aplikace Microsoft Outlook Express otevírá svět komunikace online. Obsahuje všechny potřebné nástroje jak pro elektronickou korespondenci s přáteli a kolegy, tak i pro přístup k diskusním skupinám, které umožňují výměnu nápadů a informací.
Máte-li více poštovních nebo diskusních účtů, můžete se všemi pracovat v jednom okně. Lze také vytvářet více uživatelů, tzv. identit, na jednom počítači. Každá identita má vlastní poštovní složky a adresář. Možnost vytvářet více účtů a identit zjednodušuje oddělení pracovní a soukromé pošty nebo pošty patřící různým uživatelům.
Seznam zpráv a náhledové okno umožňují zobrazit seznam zpráv a současně číst jednotlivé zprávy. Seznam Složky obsahuje poštovní složky, diskusní servery a skupiny a umožňuje jednoduché přechody mezi nimi. Je rovněž možné vytvářet nové složky a snadněji tak organizovat a třídit zprávy, a také definovat pravidla pro zprávy, která příchozí poštu splňující určité podmínky automaticky zařadí do příslušné složky. Můžete také definovat vlastní zobrazení a přizpůsobit tak pohled na poštu.
Používá-li zprostředkovatel připojení pro příchozí poštu poštovní server IMAP, je možné číst, uchovávat a organizovat zprávy a složky na tomto serveru, namísto jejich stahovaní na lokální počítač. To pak umožní jejich zobrazení na libovolném počítači, který je k tomuto serveru připojen.
Adresář umožňuje ukládat jména a adresy mnoha způsoby. Kontakty můžete ukládat automaticky při odeslání odpovědi na zprávu, importovat je z jiných programů, zadat je ručně, vložit je z došlých zpráv nebo z oblíbených adresářových služeb na síti Internet (bílé stránky). Adresář podporuje protokol LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) pro přístup k adresářovým službám na síti Internet.
K odesílaným zprávám lze připojit důležité informace ve formě podpisu. Těchto podpisů můžete vytvořit více, pro různé účely. Podrobnější informace může obsahovat vizitka, vložená do zprávy. Použitím šablon, obrázků, pozadí a barvy a stylu textu můžete dosáhnout atraktivnějšího vzhledu odesílaných zpráv.
Pomocí digitálního ID je možné zprávy digitálně podepisovat a šifrovat. Digitální podpis zaručuje identitu odesílatele. Šifrování pak zajistí, že zprávu může přečíst pouze příjemce, jemuž je určena.
Hledáte-li diskusní skupiny, které by vás zajímaly můžete skupiny dostupné prostřednictvím zprostředkovatele připojení prohlížet přímo nebo v nich vyhledávat klíčová slova. Skupiny, které sledujete pravidelně, lze zařadit do seznamu odebíraných skupin, což usnadní jejich příští vyhledání.
Aplikace Outlook Express umožňuje zobrazit danou zprávu diskusní skupiny a všechny odpovědi na ni, aniž je nutné pročítat všechny zprávy. Při prohlížení seznamu zpráv lze jednotlivé konverzace sbalovat a rozbalovat a snáze tak najít požadovaná témata. Je také možné zobrazit pouze ty zprávy, které chcete číst.
Pro efektivní využití připojení je možné stáhnout zprávy nebo celé diskusní skupiny, a číst je pak bez nutnosti připojení. Rovněž lze stáhnout pouze záhlaví zpráv, prohlédnout si je v režimu offline a označit zprávy, které si chcete přečíst. Aplikace Outlook Express při příštím připojení stáhne texty takto označených zpráv. Je také možné psát zprávy v režimu offline a odesílat je při dalším připojení.