èablony dokument∙ pro sluΦovßnφ Tisk slouΦenΘho dokumentu Vytvo°te si vlastnφ databßzi Zßhlavφ - identifikace polo₧ek zßznam∙ Data Ulo₧enφ do souboru Dokument s poli pro sluΦovßnφ Pozor na k≤dovßnφ ΦeÜtiny Vlo₧enφ pole pro sluΦovßnφ Zßm∞na pole za jinΘ AutomatickΘ faxovßnφ s vyu₧itφm polφ pro sluΦovßnφ Napojenφ p°es ODBC ve formßtu XLS Vytvo°enφ zdroje dat Definice zdroje dat Vyu₧itφ zdroje dat - napojenφ v textovΘm procesoru Napojenφ dat ve formßtu dBASE SlouΦenφ se souborem ve formßtu DBF SluΦovßnφ s DBF soubory p°es ODBC Nastavenφ parametr∙ ODBC rozhranφ SlouΦenφ dat s dokumentem Zm∞ny p°i°azenφ polφ databßzov²m polo₧kßmP°edstavte si, ₧e pot°ebujete poslat jeden obchodnφ dopis na sto r∙zn²ch adres. Vlastnφ text dopisu se prakticky nem∞nφ; r∙znß je jen hlaviΦka, ve kterΘ je uvedena adresa. Psßt sto obsahov∞ skoro stejn²ch dopis∙, to zabere hodn∞ Φasu a nerv∙. Mßte vÜak jinou mo₧nost: napsat jeden dopis, doplnit do n∞j pole pro vlo₧enφ budoucφch prom∞nn²ch a pak jej vytisknout. P°i tisku se z databßze naΦtou skuteΦnΘ hodnoty a postupn∞ dosadφ na mφsto prom∞nn²ch polφ.
V praxi jsou zapot°ebφ dva soubory:
èablony dokument∙ s poli pro napojenφ na databßzi najdete ve sk°φni se Üablonami a v Üanonu èablony s napojenφm na databßzi. èanon mß Φty°i slo₧ky. V ka₧dΘ ze slo₧ek jsou Üablony prakticky stejn²ch dokument∙; jsou vÜak upraveny k napojenφ na r∙znΘ typy zdroj∙ dat:
NejjednoduÜÜφ zdroj dat je textov² soubor ve formßtu CSV, ke kterΘmu nenφ zapot°ebφ ₧ßdn² dalÜφ aplikaΦnφ program. Pro zaΦßtek tedy m∙₧eme otev°φt slo₧ku Csv a v nφ si vybrat Üablonu, t°eba Nabφdka. èablonu p°eneste na liÜtu, otev°ete si sk°φ≥ a Üanon s cviΦn²mi dokumenty a zde na zßklad∞ Üablony vytvo°te nov² dokument. Dokument pojmenujte a otev°ete v textovΘm procesoru.
Na prvnφ pohled vßs upoutajφ nezvyklΘ polo₧ky ve slo₧en²ch zßvorkßch umφst∞nΘ hned na zaΦßtku strßnky. To jsou tak zvanß pole pro sluΦovßnφ. P°edstavujφ prom∞nnΘ, kterΘ se po slouΦenφ naplnφ obsahem zßznamu naΦtenΘho z databßze.
Pole pro sluΦovßnφ nejsou jedin²m typem polφ pln∞n²ch bez vaÜeho zßsahu. Na obrßzku je vid∞t jeÜt∞ pole {Datum}, do kterΘho se vklßdß aktußlnφ datum naΦtenΘ z internφho kalendß°e poΦφtaΦe.
Dokument opat°en² pat°iΦn²mi poli tedy mßme. Te∩ je zapot°ebφ urΦit, ze kterΘ databßze se mß naplnit. V menu Pom∙cky spus¥te p°φkaz Nastavenφ databßze. Pomocφ dialogu vyberte soubor, ve kterΘm jsou pot°ebnß data. V naÜem p°φpad∞ je ve stejnΘm Üanonu jako byla Üablona dokumentu takΘ ulo₧en vzorek dat - soubor ADRESY.CSV.
Tφm je sice vÜe hotovo, dokument se vÜak na prvnφ pohled nezm∞nil. Otev°ete si menu Zobrazit. V jeho dolnφ sekci je p°φkaz Obsah polφ. Ten slou₧φ jako p°epφnaΦ mezi dv∞ma pohledy na dokument. Pokud nenφ polo₧ka p°φkazu zatr₧ena, vidφte v dokumentu prom∞nnΘ, tj. identifikßtory polφ. Pokud na polo₧ku p°φkazu kliknete myÜφ, zobrazφ se p°ed nφ znak pro zatr₧enφ a do dokumentu se naΦte obsah prvnφho zßznamu databßze.
Listovßnφ mezi zßznamy databßze umo₧≥ujφ p°φkazy submenu rozvinutΘho p°φkazem Zßznam nebo tlaΦφtka umφst∞nß na liÜt∞ Pole a databßze.
|
Smyslem tisku dokumentu napojenΘho na databßzi je tisknout tolikrßt, kolik je zßznam∙ databßze, p°iΦem₧ sluΦovacφ pole ka₧dΘ kopie jsou napln∞na daty z odpovφdajφcφho zßznamu. Dialog pro tisk je rozÜφ°en o dalÜφ sekci. V nφ m∙₧ete nastavit tisk dokument∙ se vÜemi zßznamy nebo jen zßznamy od - do urΦitΘho Φφsla. ZruÜenφm zaÜkrtnutφ Φtverce SlouΦit s databßzφ lze tisknout bez napojenφ; to lze vyu₧φt p°i äodla∩ovßnφ textu" vlastnφho dokumentu. |
|
Nebudeme se zde zab²vat databßzov²mi aplikacemi, jejich₧ pou₧itφ sice doporuΦujeme, ale popis p°esahuje rozsah tohoto manußlu. Ukß₧eme si aplikaci souboru ve formßtu DTA, co₧ je ten nejjednoduÜÜφ zp∙sob, kter² je pro vßs dostupn² okam₧it∞ a bez jak²chkoliv problΘm∙.
Kliknutφm na tlaΦφtko na ovlßdacφ liÜt∞ 602Desktop spus¥te textov² procesor.
Na prvnφ °ßdek se zapisujφ nßzvy datov²ch polo₧ek. JednotlivΘ polo₧ky piÜte do uvozovek a odd∞lujte Φßrkami. P°i zßpisu nepou₧φvejte znaky s diakritick²mi znamΘnky. Polo₧ky tΘto v∞ty budou pou₧ity jako nßzvy polφ pro sluΦovßnφ (odpovφdajφ nßzv∙m databßzov²ch polo₧ek).
╚ßrka jako odd∞lovaΦ je dßna okam₧itou konfiguracφ Windows. P°ed zaΦßtkem prßce se ujist∞te, jak² odd∞lovaΦ mßte skuteΦn∞ nastaven².
P°φklad: "Nazev","Ulice","Cislo","Mesto","PSC","Telefon","Fax","Email"
Na dalÜφ °ßdky zapisujte ji₧ skuteΦnß data (bez uvozovek). Ka₧d² °ßdek odpovφdß de facto jednomu zßznamu databßze a musφ obsahovat stejn² poΦet datov²ch polo₧ek jako zßhlavφ. Po°adφ polo₧ek se rovn∞₧ musφ shodovat s po°adφm polφ v zßhlavφ; v opaΦnΘm p°φpad∞ sice nedojde k ₧ßdnΘ ₧ivelnΘ pohrom∞, ale mφsto dopisu obdr₧φte cosi velmi podivnΘho. Pokud n∞kterß hodnota pro urΦit² zßznam neexistuje nebo nemß smysl, nepiÜte ji, ale p°φsluÜnou Φßrku nezapome≥te zapsat.
POZOR, tohle je velice d∙le₧itΘ - soubor DTA nesmφ b²t formßtovan². To znamenß, ₧e jej musφte ulo₧it jako prost² text. Proto p°i uklßdßnφ nastavte export do formßtu ASCII (Standard) Windows.
Pro opravy datovΘho souboru je v²hodnΘ pou₧φt libovoln² editor, kter² umφ zapisovat "hol²" text v ASCII formßtu - nap°φklad textov² procesor WinText602, internφ editor Mana₧eru WinM602, z prost°edk∙ Windows pak standardnφ editor Notepad.
Dokument, do kterΘho budete chtφt vklßdat pole pro sluΦovßnφ, vytvo°φte stejn²m zp∙sobem jako jak²koli jin² dokument. V mφstech, kam hodlßte vklßdat prom∞nnß pole, vÜak poΦφtejte s dostateΦnou rezervou pro rozvinutφ slouΦen²ch dat.
Nejprve si napiÜte text dokumentu; ten bude stejn² pro vÜechny slouΦenΘ exemplß°e. DalÜφm ·kolem bude dokument napojit na vaÜi databßzi. V menu Pom∙cky spus¥te p°φkaz Nastavenφ databßze a zvolte datov² soubor.
Pokud jste p°ed vklßdßnφm polφ pro sluΦovßnφ nenastavili ₧ßdnou databßzi, za°adφ se dialog pro jejφ volbu automaticky p°ed vlo₧enφm prvnφho pole.
Data s diakritikou vytvo°enß v prost°edφ Windows naΦtete bez problΘmu. V n∞kter²ch p°φpadech (zejmΘna pro data naΦφtanß z jin²ch zdroj∙) m∙₧e b²t d∙le₧it² seznam K≤dovßnφ. Ten pou₧ijete ke zm∞n∞ implicitnφho nastavenφ WIN EE na zp∙sob k≤dovßnφ ΦeÜtiny, v n∞m₧ byla po°φzena data.
K vlo₧enφ pole pro sluΦovßnφ pou₧ijte p°φkaz Pole pro sluΦovßnφ z menu Vlo₧it. Otev°e se seznam polφ odpovφdajφcφch polo₧kßm zßznam∙ nastavenΘ databßze. Volbou jednΘ z polo₧ek a jejφm potvrzenφm se odpovφdajφcφ pole vlo₧φ na pozici kurzoru do dokumentu.
Pokud pole pot°ebujete zam∞nit za jinΘ, m∙₧ete ho smazat a nahradit nov²m. M∙₧ete ho vÜak nahradit i p°φmo, pomocφ plovoucφho menu. Postup si zapamatujte, proto₧e p°φkazy tohoto menu se vßm budou hodit i p°i jin²ch manipulacφch:
AutomatickΘ faxovßnφ s vyu₧itφm napojenφ na databßzi p°edpoklßdß, ₧e v databßzi jsou mimo jinΘ dv∞ polo₧ky urΦenΘ prßv∞ pro pot°eby faxu: faxovΘ Φφslo a nßzev adresßta.
P°edpoklßdejme, ₧e mßte dokument napojen² na databßzi a databßze sama obsahuje po₧adovanΘ polo₧ky. Pak p°φkazem P°edvolby z menu Pom∙cky otev°ete konfiguraΦnφ dialog. Na kart∞ Komunikace vypl≥te v sekci Faxovßnφ se sluΦovßnφm nßzvy databßzov²ch polo₧ek odpovφdajφcφch faxovΘmu Φφslu a jmΘnu adresßta. V sekci E-mail nastavte poÜtovnφ systΘm Mail602.
Po odeslßnφ se fax prost°ednictvφm databßze adres vytiskne v pot°ebnΘm poΦtu exemplß°∙ a za°adφ do v²stupnφ fronty komunikaΦnφho serveru Mail602.
Jako zdroj dat m∙₧ete takΘ vyu₧φt tabulku vytvo°enou na bßzi oblasti seÜitu v tabulkovΘm procesoru. Pro p°ipojenφ se vyu₧ije metoda ODBC.
Zdroj dat vytvo°φte v tabulkovΘm procesoru podobn∞ jako jsme si to demonstrovali na textovΘm formßtu DTA. Na nßsledujφcφm obrßzku si uka₧me vytvo°enφ jednoduchΘ databßze adres.
Na prvnφm °ßdku se specifikujφ nßzvy polo₧ek zßznam∙ (jmΘno, p°φjmenφ ...). Na nßsledujφcφ °ßdky se zapisujφ jednotlivΘ databßzovΘ zßznamy. Nenφ samoz°ejm∞ nutnΘ zaklßdat nov² seÜit a jako zaΦßtek datovΘ oblasti brßt zrovna bu≥ku A1. V praxi lze vzφt libovoln² v²°ez existujφcφho seÜitu ve vhodnΘm tvaru.
Oblast bun∞k tvo°φcφ popis a obsah budoucφ ädatabßze" je t°eba pojmenovat. V menu Vlo₧it spus¥te p°φkaz Definovat jmΘno.
Do pole JmΘna v seÜitu zapiÜte nßzev, pod kter²m bude oblast seÜitu figurovat jako ädatabßze"
Do pole Definice vymezte hranice oblasti s daty - pou₧ijte absolutnφ adresovßnφ (se znaky ädolar")
Po vymezenφ a pojmenovßnφ oblasti stiskn∞te tlaΦφtka P°idat a OK. Dokument se seÜitem ulo₧te. OvÜem pozor - pou₧ijte p°φkaz Zapsat jako a jako p°φponu nßzvu souboru zapiÜte XLS.
Vytvo°en² zdroj dat je zapot°ebφ nadefinovat tak, aby se dostal do seznamu zdroj∙ vyu₧iteln²ch pomocφ ODBC.
V hlavnφm menu Windows (Start) spus¥te p°φkaz Nastavenφ a ze submenu pak p°φkaz Ovlßdacφ panely. V okn∞ Ovlßdacφ panely dvakrßt klikn∞te na ikonu 32bit ODBC.
Ukazatel seznamu nastavte na polo₧ku Excel Files a stiskn∞te tlaΦφtko Configure.
Stiskn∞te tlaΦφtko Select Workbook a specifikujte XLS soubor se zdrojem dat
Volbu potvr∩te a ukonΦete Φinnost ODBC Mana₧eru. Tφm se zdroj dat zaregistroval a bude dostupn² pro vaÜe aplikace.
Specifikovan² zdroj dat m∙₧ete vyu₧φt v textovΘm procesoru pro napojenφ ulo₧en²ch informacφ na textov² dokument (v naÜem p°φpad∞ t°eba pro tisk Ütφtk∙ s adresami).
Nejprve je nutnΘ zdroj dat nastavit jako pracovnφ databßzi. V menu Pom∙cky spus¥te p°φkaz Nastavenφ databßze.
V dialogu p°φkazu Vlo₧it pole pro sluΦovßnφ nynφ uvidφte nßzvy polo₧ek zßznam∙ odpovφdajφcφ t∞m, kterΘ jste specifikovali na prvnφm °ßdku datovΘ oblasti seÜitu tabulkovΘho procesoru.
DatovΘ zdroje ve formßtu dBASE (DBF) se v praxi vyskytujφ a pou₧φvajφ velice Φasto. Pro slouΦenφ lze p°φmo vy₧ßdat import dat ve formßtu DBF nebo postupovat p°es obecnΘ a konfigurovatelnΘ rozhranφ ODBC.
Otev°ete-li Üanon èablony s napojenφm na databßzi a otev°ete slo₧ku DBF, uvidφte vzory Üablon vhodn²ch pro slouΦenφ s daty ve formßtu dBASE. K dispozici mßte takΘ vzorovou databßzi adres ADRESY.DBF (a jejφ indexov² soubor ADRESY.DBT).
SlouΦenφ s DBF souborem je jednoduchΘ:
Nynφ m∙₧ete listovat dokumenty slouΦen²mi s adresami a prohlφ₧et si je Φi tisknout jako p°i ka₧dΘm jinΘm typu slouΦenφ.
Z menu Start spus¥te p°φkaz Nastavenφ a v submenu dßle p°φkaz Ovlßdacφ panely. Zde klikn∞te na ikonu 32 bit ODBC. V dialogu ODBC Data Source Administrator otev°ete kartu User DSN, v sekci User Data Sources vyberte polo₧ku dBASE Files a stiskn∞te tlaΦφtko Configure.
ZaÜkrtnutφm p°epφnaΦe Use current directory zajistφte, ₧e se p°i volb∞ databßze budou nabφzet databßzovΘ soubory z toho adresß°e, se kter²m systΘm Windows prßv∞ pracuje. V opaΦnΘm p°φpad∞ m∙₧ete tlaΦφtky Select directory a Select indexes urΦit adresß°e, ze kter²ch budou implicitn∞ nabφzeny datovΘ soubory a jakΘ jim budou p°i°azeny indexovΘ soubory. VaÜe volba se ukß₧e v informaΦnφm poli Directory.
VoliΦem Version m∙₧ete vybrat, zda budete pou₧φvat soubory ve formßtu dBASE 5.0 (a ni₧Üφ) nebo äjenom" do dBASE IV (a ni₧Üφ).
V dialogu p°φkazu Nastavenφ databßze vyberte voliΦem Soubory typu polo₧ku Zdroj dat ODBC. V sekci Zdroj dat nastavte ukazatel na polo₧ku dBASE files a v sekci Tabulky vyberte databßzi - zdroj vaÜich dat. P°i°azenφ Tabulky - Zdroj dat zßvisφ prßv∞ na nastavenφ parametr∙ popsanΘm v p°edchozφ kapitole.
Pak ji₧ m∙₧ete nastavenφm p°φkazu Obsah polφ (menu Zobrazit) prohlφ₧et slouΦenΘ dokumenty.
M∙₧e se stßt, ₧e vlo₧enΘ pole pro sluΦovßnφ neodpovφdß skuteΦnΘ polo₧ce zßznamu databßze. Tak t°eba mφsto jmΘna najdete ve slouΦenΘm dokumentu p°φjmenφ nebo mφsto telefonnφho Φφsla Φφslo bot. Dßle popsan² postup je univerzßlnφ recept, jak chyby tohoto druhu napravit.
V dialogu Pole pro sluΦovßnφ vyberte nßzev pole, kterΘ se mß na danΘm mφst∞ vyskytovat a volbu potvr∩te tlaΦφtkem OK.
