Zvláštnosti práce s tabulkami Účetní výkaz Tisk sešitu Uložení Vytvořte si vlastní sešit s tabulkou Uložení nového sešitu Využití sešitu pro šablonu dalších dokumentů Využití listů sešitu Chcete tabelovaná data zobrazit v grafu? Vkládání dat z jiných aplikací Načtení dat z databáze ve formátu dBASE Musí tabulky obsahovat jen text a čísla? Vložení obrázku Ozdobný text OLE objektyZatím jsme pracovali s dokumenty, které na základě jejich šablon vytvářel textový procesor. Některá dokumenty obsahují řady tabelárně zarovnávaných položek a jiné dokonce předpokládají kalkulační výpočty (jako třeba mezisoučty) některých položek. Takové dokumenty je výhodné vytvářet a zpracovávat tabulkovým procesorem.
Plocha pracovního okna tabulkového procesoru není tvořena „čistým papírem", ale sítí vodorovných řádků a svislých sloupců ohraničujících tzv. buňky. Každá buňka je určena řádkovým (číselným) a sloupcovým (znakovým) indexem. Je tak jednoznačně adresovatelná a tím jsou např. umožněny výpočty nad buňkami nesoucími číselné hodnoty. Tak třeba buňka označená C12 je ve třetím sloupci a na dvanáctém řádku.
Buňky vytvořené na „jednom papíře" vytvářejí tzv. list sešitu. Sešit se může skládat z několika pojmenovaných listů, mezi kterými může být vzájemná interakce.
Práci se sešitem můžeme demonstrovat na formuláři pro účetní výkazy. Ve skříni se šablonami otevřete šanon Daně a ekonomika a v něm složku Ekonomika. Mezi šablonami najdete také šablonu Účetní výkazy. Tu přesuňte na šablonovou lištu. Pak otevřete nějaký šanon a složku sloužící pro vaše pokusy a stiskněte tlačítko se šablonou. Ve složce se vytvoří položka Nový dokument podle položky Účetní výkazy. Položku si přejmenujte podle chuti a pak na ni dvakrát klikněte myší.
Nyní se spustí tabulkový procesor a v jeho okně se otevře dokument vytvořený na základě vaší šablony. Na první pohled vidíte odlišnost v ovládání proti textovému procesoru a také se změnil kurzor myši - místo šipky je zde silný křížek. Mohlo by se zdát, že výše uvedené tvrzení o síti buněk neplatí, někde jsou souvisle vybarvené prázdné plochy, jinde nadepsané kolonky a prázdná pole či pole předvyplněná čísly. To je tím, že tabulky vytvářené v sešitech na základě šablon jsou již naformátované.
Co se rozumí pod pojmem formátování v listu sešitu? Uvedeme si jen ty nejzákladnější informace, bližší údaje najdete v nápovědném systému.
Dále lze potlačit zobrazení pomocného rastru vytvářejícího obrysy buněk, některé buňky uzamknout, definovat záhlaví atd.
|
Naše vzorová tabulka však je již vytvořená a formátovaná; podívejme se, jak ji vyplnit. Nejprve vyplníme adresu firmy v kolonkách Název a sídlo účetní jednotky. Klikněte křížovým kurzorem na začátek prvního pole. V poli se vytvoří obrys buňky, jak ukazuje obrázek vpravo. |
|
|
|
Začněte psát název firmy. Ale co to? Buňka zůstává stále prázdná! Nic se neděje, vše je v pořádku. Právě jste objevili zvláštnost zápisu do buněk tabulkových procesorů. Obsah buněk se připravuje ve vstupním pole mimo list a do buňky se přenese, až jej uznáte za hotový. Zapisovaný text se objevuje ve vstupním poli v levé horní části okna tabulkového procesoru. |
|
|
|
Jakmile jste zapsali název firmy, klikněte myší na začátek druhého pole, do kterého budete chtít zapsat ulici a domovní číslo. Tím se pokládá vstup prvního údaje za ukončený a obsah vstupního pole se přenese na list sešitu do buňky I6. Pro vstup lze také použít klávesu Enter, tlačítko se zatržením před vstupním polem nebo prostě stisknout některou z kurzorových kláves. |
|
|
Obdobně vyplňte všechny popisné údaje. Pokud v některé z buněk zjistíte chybu, klikněte na ni myší. Obsah se přenese do vstupního pole, kde jej můžete opravit nebo přepsat a znovu vložit do buňky.
Nyní se podívejme na další část tabulky určené pro zápis finančních hodnot. Některá pole jsou prázdná, v jiných jsou předvyplněny nuly. V naší vzorové tabulce představují pole s nulami taková pole, která se pomocí vzorců vyhodnocují na základě údajů vložených do jiných buněk.
|
|
|
|
Klikněte myší na buňku s nulou v řádku 18 a sloupci F. Ve vstupním poli se objeví zápis =F19+F20+F56+F84. Jestliže je prvním znakem v poli rovnítko, jedná se o vzorec. V tomto případě jde o vzorec pro vyhodnocení součtu čtyř buněk. Zkuste si do buňky F19 zapsat nějaké číslo, třeba 10000. Uvidíte, že i v součtové buňce se objeví stejné číslo (ostatní tři buňky mají zatím nulové hodnoty).
Jak je z obrázku patrné, zápis do jedné buňky ovlivnil i buňky další, ve sloupci Netto. I tam jsou totiž vloženy vzorce počítající s hodnotou buňky F19.
Pozor - při zápisu finančních částek, ale i čísel obecně, nepoužívejte mezery ani oddělovače jiné než je desetinný symbol nastavený ve vašich Windows. Pokud místo čísla 10000 vložíte hodnotu 10 000 (s mezerou mezi druhou a třetí nulou), bude posuzována jako textový řetězec a nikoliv jako číslo.
Nyní znáte vše potřebné k vyplnění prvního listu vašeho sešitu s tabulkami.
Dále se podívejte k levému dolnímu okraji okna tabulkového procesoru. Zde najdete záložky s nápisy Rozvaha-aktiva, Rozvaha-pasiva a Výsledovka. To jsou jmenovky tří listů obsažených v tomto dokumentu. Kliknutím na záložku se otevře příslušný list.
Otevřete list Rozvaha-pasíva. V buňce E22 najdete vzorec ='Rozvaha-aktiva'!I18-E6-E9-E14-E18-E23-E54. První položka ve vzorci ('Rozvaha-aktiva'!I18) ukazuje na buňku z listu Rozvaha-aktiva. Ostatní odkazy ukazují na buňky z listu právě otevřeného. Tak lze ve vzorcích kombinovat hodnoty obsažené v buňkách na libovolných listech.
Tabulkový dokument vytisknete příkazem Tisk z menu Soubor. Příkaz otevře dialog, který je obdobný dialogu pro tisk textového dokumentu.
Ještě před tiskem máte možnost ovlivnit vzhled výsledné sestavy. V menu Soubor spusťte příkaz Vzhled tisku. Otevře se dialog obsahující dvě karty: Stránka a Okraje a záhlaví. Podrobný popis ovladačů najdete v nápovědném systému. Orientaci v možnostech nastavení na kartách vám také usnadní tlačítka Náhled. Jejich pomocí, stejně tak jako použijete-li příkaz Náhled z menu Soubor, uvidíte tiskovou sestavu tak, jak se na nastavené tiskárně bude skutečně tisknout.
Sešit s tabulkami uložíte příkazem Uložit z menu Soubor. Ukládat opět doporučujeme častěji i v průběhu práce, jistota je jistota.
Nyní již znáte vše potřebné k rutinní práci se sešity s tabulkami vytvářenými na základě připravených šablon. Samozřejmě, že nabízené šablony nemohou pokrýt všechny možnosti a proto si můžete zkusit vytvořit vlastní sešit.
Mějme modelový příklad. Jste majitel malého zahradnictví a prodáváte sazenice, řezané květiny a zeleninu. Budete si chtít udělat přehlednou tabulku zisků za jednotlivá čtvrtletí loňského roku.
V záhlaví listu sešitu (buňka A1) bude název zahradnictví. Následující řádek bude vyhrazen nadpisům sloupců (buňky B2 až F2). Pak budou čtyři řádky (3 až 6) pro jednotlivá čtvrtletí a poslední řádek (7) pro sumace výsledků.
V prvním sloupci (A) budou názvy čtvrtletí. Druhý až čtvrtý sloupec (B až D) budou vyhrazeny pro zisky za sazenice, květiny a zeleninu. Následující sloupec (E) vyhradíme investicím. V posledním sloupci (F) se ukáže, zda zahradnictví bylo v daném období finančně aktivní či pasivní.
Modelová tabulka po zápisu jednotlivých nadpisů pak může vypadat asi tak, jak ukazuje následující obrázek. Všimněte si, že přestože zápis v buňce A1 je dlouhý, je celý viditelný. To je tím, že překrývá buňky B1 až E1, ve kterých dosud nic není. Pokud by však tyto buňky nebyly prázdné, byla by z nadpisu vidět jen část. Pak by se musel sloupec A rozšířit tak, aby se do buňky vešel nadpis celý.
Popisy jsou hotové. Teď je třeba naplnit buňky B3 až E6 čísly vyjadřujícími příslušné tržby či investice. Až to uděláte, bude zbývat vytvořit vzorce, které vám vypočtou příslušnou bilanci. Nejprve si třeba sečteme sazenice.
Pro výpočet tržby za květiny lze vytvořit podobný vzorec, pro součet zde z cvičných důvodů využijeme vestavěnou funkci SUM, které sečte obsah oblasti buněk uvedených v argumentu (v závorce za názvem funkce).
Informace o funkcích a jejich aplikacích ve vzorcích najdete v nápovědném systému. Další možnost sumace nabízí tlačítko se znakem sumy na liště. Tahem myší při stisknutém levém tlačítku označte buňky, jejichž obsah chcete sečíst (zobrazí se inverzně). Pak stiskněte tlačítko se sumou a klikněte myši na buňku, do které chcete vložit vzorec. Vzorec se automaticky vygeneruje a v buňce se ihned objeví příslušná hodnota.
Pro vzorce ve sloupci zisk je zapotřebí sečíst čtvrtletní zisky za jednotlivé tržní položky a odečíst investice. Příslušný vzorec pro řádek 3 může vypadat buď =B3+C3+D3-E3 nebo =SUM(B3:D3)-E3.
Vzorce pro další řádky jsou analogické. Konečná podoba tabulky pak bude:
Taková tabulka je sice asi přesná (pokud jste vyplnili čísla poctivě), leč ošklivá. Pokusíme se ji vylepšit, aby získala trochu na líbivosti.
Začneme nadpisem; jeho písmo zvětšíme a ztučníme. Nastavte kurzor na buňku A1.
|
|
|
|
Přesunutím voliče velikosti písma z hodnoty 10 na hodnotu 14 se oísmo zvětší a stiskem tlačítka se symbolem "B" se ztuční. |
|
|
|
|
|
|
Dalším požadavkem může být podložení nadpisu střední šedí a podložení hlaviček sloupců a řádků světlou šedí. Tahem myší při stisknutém levém tlačítku označte buňky, které chcete formátovat. V případě nadpisu to musí být oblast A1 až G1. Pak na liště stiskněte tlačítko s kbelíčkem a barvou. Tlačítko otevře paletu barev a odstínů šedi; kliknutím na příslušné políčko se oblast označených buněk „vybarví". Stejně vybarvíte záhlaví sloupců a řádků. |
|
|
Odstín šedi použitý pod nadpis se může zdát příliš tmavý. Zkuste změnit barvu písma z černé na bílou. Při nastavení na buňku A1 stiskněte tlačítko pro změnu barvy písma. Ze stejné palety jako prve vyberte barvu. |
Nadpis se může zdát v řádku příliš stísněný. Proto celý první řádek trochu zvýšíme. Kurzor myši nastavte na dělící příčku mezi tlačítky v záhlaví řádků 1 a 2. Kurzor se změní ve dvojitou šipku. Tahem myší při stisknutém levém tlačítku se výška řádku mění ve směru tahu. (Stejně lze rozšířit libovolný jiný řádek a tahem za dělící příčku mezi tlačítky v záhlaví sloupců rozšířit nebo zúžit sloupec). Můžete si zkusit rozšířit jednotlivé sloupce tak, aby „zařezávaly" s nadpisem, který se změnou písma poněkud prodloužil.
Teď je řádek sice dostatečně vysoký, nadpis však „leží". Zkuste v menu Formát spustit příkaz Buňky. V dialogu Formát buněk přejděte na kartu Zarovnání a zde nastavte přepínač značený jako Vertikální do polohy Doprostřed. Nadpis se vystředí mezi horním a dolním okrajem buněk.
Co ještě lze vylepšit? Zkuste si třeba vystředit nadpisy sloupců v buňkách. Označte oblast buněk B2 až F2 a stiskněte tlačítko pro vystředění.
Nakonec bychom mohli zkusit tabulku orámovat. Označte všechny buňky, tj. oblast A1 až F7. Pak spusťte v menu Formát příkaz Buňky a otevřete kartu Pozadí. V sekci Ohraničení klikněte na položku Okolo (tím se orámují jen strany buněk ohraničující oblast). Ze vzorníku Typ ohraničení vyberte vhodnou čáru a voličem Barva určete její barvu.
Po provedených úpravách vypadá tabulka asi tak, jak ukazuje obrázek.
|
Pokud vám tabulka připadá ještě příliš „komisní", můžete ji vylepšit zrušením zobrazení mřížky a podle potřeby i záhlaví řádků a sloupců. V menu List spusťte příkaz Zobrazení. Dialog Zobrazení listu obsahuje zaškrtávací přepínače umožňující požadované změny zobrazení. |
|
Váš sešit je nyní třeba uložit na disk. V menu Soubor spusťte příkaz Uložit. Pokud dokument se sešitem ukládáte poprvé, zobrazí se dialog Uložit jako. Zde můžete přímo vybrat název dokumentu i cílový disk a adresář pro uložení. Pokud však dokument chcete založit do vaší elektronické kanceláře, stiskněte tlačítko s obrázkem šanonů. Otevře se nadstavba 602Desktop; v horní části pravé sekce je jako v případě uložení nového textového dokumentu nahrazena lišta s tlačítky lištou pro uložení - určení názvu souboru. Vyberte cílový šanon (skříň) a složku, zkontrolujte název souboru a pak stiskněte tlačítko Uložit.
Je-li váš sešit s tabulkami natolik univerzální, že se dá předpokládat jeho opakované použití, můžete si z ní vytvořit šablonu.
Šablona vycházející z výše uvedeného příkladu by měla obsahovat všechny popisné a formátovací údaje, nikoliv však proměnné hodnoty. V našem případě to znamená vymazat všechny vstupní hodnoty a naopak ponechat beze změny všechny buňky obsahující vzorce, a to tak, aby bylo zachováno formátování. Tento zdánlivě složitý požadavek splníte jednoduše - označte oblast B3 až E6 a stiskněte klávesu Del. Hodnoty z oblasti zmizí a buňky se vzorci se vynulují.
Zbývá získaný prototyp tabulky uložit do vhodného šanonu a složky. Server MagicTab nerozlišuje soubory typu „dokument" a „šablona dokumentu". Proto není třeba přemýšlet nad typem ukládaného dokumentu. „Šablonu" lze však bez omezení přiřadit na šablonovou lištu a na jejím základě vytvořit libovolné obdobné dokumenty.
V dalším výkladu opět využijeme příklad našeho fiktivního zahradnictví. Předpokládejme, že zahradnictví po první zimě nezkrachovalo a že vesele prosperuje několik dalších let. Každý rok je třeba vyplnit tabulku obdobnou té, kterou jsme společně vytvořili prve. Samozřejmě by bylo možné pro každou z tabulek založit zvláštní dokument a tabulky tak ukládat odděleně. Tím bychom však přišli o možnost snadného porovnání výsledků za jednotlivé roky. Určitá možnost by byla „mastit roční tabulky za sebe", do jediného dokumentu. To by ale nebylo příliš operativní a přehledné.
Server MagicTab vám nabízí jinou možnost - práci s více tabulkovými listy v rámci jednoho sešitu - dokumentu. Listy si můžete představit jako archy čtverečkovaného papíru sešité v jednom rohu do podoby dokumentu.
Každý z listů sešitu má v levé dolní části okna tabulkového procesoru záložku se jménem. Kliknutím na záložku se otevře příslušný list. Otevřený list je možné snadno přejmenovat. V menu List stačí spustit příkaz Přejmenovat a do dialogu zapsat nové jméno. Tak si můžete jednotlivé listy pojmenovat třeba 1989, 1988, 1987 a Souhrn.
Po otevření nového dokumentu se implicitně nabízejí čtyři listy. Pokud vám nestačí, můžete si listů vytvořit více - k tomu je v menu List příkaz Vložit.
Budeme předpokládat, že jste otevřeli dokument, na jehož prvním listu je tabulka zisků za určitý rok. Na dalších listech budeme chtít vytvořit obdobné tabulky pro jiné roky. Samozřejmě by bylo možné tabulky znovu napsat, ale to by nebulo příliš efektivní. Raději zkuste tento postup.
Na listu Souhrn si můžete na základě uložených hodnot dělat bilanci za několik uplynulých let. Zapíšete-li zde třeba vzorec ='1988'!F6+'1987'!F6+'1986'!F6, sečtou se do příslušné buňky výsledky výpočtů celoročního zisku za léta 1988, 1977 a 1966.
Data tabelovaná způsobem použitým v ilustračním příkladu lze výhodně zobrazit v grafickém tvaru. Postup je velice jednoduchý:
Při práci s objektem nesoucím graf je spuštěn server MagicGraf. Ten svými ovládacími prvky překrývá ovládání MagicTabu. Pomocí ovladačů lze volit různé typy „dvojrozměrných" a „trojrozměrných" grafů a nastavovat různé atributy zobrazení. Podrobný popis jednotlivých možností najdete v nápovědném systému.
Potřebujete-li pomocí serveru MagicTab zpracovat data z jiných aplikací, máte dvě možnost:
Importu souboru z jiné aplikace dosáhnete tak, že nejprve otevřete prázdný sešit. Pak v menu Soubor spustíte příkaz Otevřít, v dialogu voličem Soubory typu určíte způsob importu a pak specifikujete přístupovou cestu a název příslušného souboru.
ODBC (Open Database Connectivity) je softwarové rozhraní umožňující vkládat do tabulky data uložená v jakémkoliv databázovém systému, který toto rozhraní podporuje. ODBC není součástí MS Windows. Programový celek 602proPC jej však při instalaci doplnil a zároveň vám dává k dispozici potřebné ovladače.
ODBC data se vkládají na list sešitu počínajíc okamžitou pozicí jeho ukazatele. Ke vložení slouží příkaz ODBC data z menu Vložit. V následujícím dialogu vyberte zdrojovou aplikaci a soubor obsahující požadovaná data.
Funkci načítání dat přes ODBC rozhraní si předvedeme na importu databáze ve formátu dBASE do sešitu tabulkového procesoru.
Nejprve určíte lokalizaci souboru s databází:
Specifikovanou databázi již lze bez problému načíst na list sešitu v tabulkovém procesoru:
SQL dotaz se zapisuje prostřednictvím tzv. SQL jazyka. Jeho popis přesahuje rámec této publikace; bližší informace naleznete např. na Internetu.
Tip - pole v dialogu je předvyplněno položkami záznamu databáze v pořadí, jak jsou v databázi uloženy. „Přerovnáním" nebo vynecháním některých názvů polí určíte způsob importu do listu vašeho sešitu.
Dokumenty s tabulkami jsou určeny převážně pro tabelární zpracování číselných a alfanumerických položek. Jak ale vidíte na šablonách, formulář nemusí být jen strohý list papíru s „nalajnovanými" políčky. Již sám tabulkový procesor dává k dispozici možnosti barevného ladění písma i podkladu, nabízí různé styly a velikosti písmen, rámování buněk atd. To však není ještě všechno. Potřebujete například vedle položky s názvem vaší firmy vložit její logo? Je to jednoduché - vložte jej ve formě obrázku uloženého v grafickém souboru.
Předpokladem samozřejmě je existence souboru s logem. Máte-li jej ve svém šanonu, postupujte následovně:
Graficky provedený text můžete do tabulky vložit ve formě objektu serveru MagicText, pomocí příkazu MagicText z menu Vložit.
Další možnost je vložení obecného objektu spravovaného technologií OLE. Tak je možné vkládat třeba zvukové záznamy, video sekvence a cokoliv jiného, co vám prostředí Windows nabízí. OLE objekt vložíte příkazem OLE objekt z menu Vložit. Bližší informace o tomto typu objektů najdete v nápovědném systému textového procesoru.
