Autor: Jaroslav Fikker

Pat°íte mezi organizace, které nevlastní telefonní úst°ednu s p°ímou provolbou, a p°esto byste rádi ulehΦili ₧ivot vaÜí sekretá°ce? Potom zbyst°ete pozornost... Program Spojovatelka od pardubické spoleΦnosti PoSys je tu práv∞ pro vás. Pomocí této aplikace a modemu p°ipojeného k poΦítaΦi m∙₧ete pom∞rn∞ snadno a s minimálními náklady zautomatizovat p°epojování p°íchozích telefonních hovor∙ na jednotlivé poboΦky. Jakmile modem rozpozná p°íchozí hovor, p°ehraje volajícímu úΦastníkovi p°edem namluvený vzkaz. B∞hem n∞ho m∙₧e volající pomocí tónové volby Spojovatelce sd∞lit, kam má hovor p°epojit. Pokud volající Φíslo poboΦky nezná, je hovor automaticky p°esm∞rován na p°eddefinovanou linku, odkud je mo₧né jej p°epojit ruΦn∞.
Pro instalaci programu pot°ebujete b∞₧né PC s operaΦním systémem Windows 95, 98 nebo NT, p°ibli₧n∞ 5 MB volného místa na disku a modem s Φipovou sadou firmy Rockwell vybavený hlasovými funkcemi. Po skonΦené instalaci je nejprve nutné spustit modul Konfigurace. Zde urΦíte modem, který bude zajiÜ¥ovat p°epojování hovor∙, a vyberete soubory, je₧ volající uslyÜí jako úvodní záznam, p°ípadn∞ jako hláÜení o obsazené lince. Velmi d∙le₧itým parametrem je také délka flashe. Ta musí odpovídat nastavení vaÜí telefonní úst°edny, jinak nebude program pracovat korektn∞. Na základ∞ vlastních zkuÜeností doporuΦuji nejprve vyzkouÜet, zda Spojovatelka spolupracuje s vaÜím modemem a telefonní úst°ednou. K tomuto úΦelu lze s výhodou pou₧ít 30denní demoverzi, kterou lze získat od firmy PoSys zdarma.
K p°íprav∞ zvukových soubor∙, je₧ lze pou₧ít k p°ehrání vzkaz∙ p°i obsazené lince nebo jako úvodní oznámení, slou₧í modul Nahrávání. Zvuky se ukládají do soubor∙ speciálního formátu (PVF), je₧ lze p°ehrávat do telefonu.
DalÜím krokem ke zprovozn∞ní Spojovatelky je vytvo°ení telefonního seznamu poboΦek telefonní úst°edny. K tomu slou₧í Adresá°. PoboΦky jsou rozd∞leny do t°ech kategorií osoby, faxy a modemy. Program toti₧ umí rozpoznat na vstupu faxový i modemový tón, a podle toho automaticky p°epojí hovor na linku, ke které je p°ipojen fax nebo modem. Mezi osobami je v₧dy nutné jednu poboΦku oznaΦit za "spojovatelku". Na tuto linku budou automaticky p°esm∞rovány vÜechny hovory, u nich₧ volající nebude znát p°ímou volbu nebo nestihne zvolit Φíslo do stanovené doby.
Nyní je vÜe p°ipraveno a je mo₧né spustit Spojovatelku. Okno programu je velmi jednoduché. Obsahuje pouze menu, ze kterého lze otev°ít moduly Konfigurace a Adresá° nebo ukonΦit b∞h aplikace. Nejv∞tÜí Φást okna zabírá plocha, kde se vypisují informace o Φinnosti programu. Pokud je vÜe správn∞ zkonfigurováno, tak si koneΦn∞ vaÜe sekretá°ka nebo recepΦní m∙₧e odpoΦinout od neustálého p°epojování telefonních hovor∙ a v∞novat se jiné d∙le₧it∞jÜí práci.

Spojovatelka
+jednoduchá instalace
+cena
-nespolupracuje s n∞kterými kombinacemi modem úst°edna

MailShot 2.0
Jaroslav Fikker
P°i zpracování textu jsou u₧ivatelé Φasto postaveni p°ed problém hromadného rozeslání dopis∙ na základ∞ údaj∙ získaných nap°. z firemní databáze. VÜechny moderní textové editory mají funkce usnad≥ující toto tzv. sluΦování dokument∙ velmi dob°e propracované. Pokud se ale rozhodnete obdobný postup aplikovat i na e-mailové zprávy, narazíte na °adu problém∙. V∞tÜina klient∙ elektronické poÜty umo₧≥uje tak nanejvýÜ vytvo°it distribuΦní seznam a rozeslat poÜtu na vÜechny v n∞m uvedené adresy. Takto odesílané zprávy nelze ale ₧ádným jednoduchým zp∙sobem personalizovat. A práv∞ tento nedostatek se sna₧í odstranit program MailShot, výtvor spoleΦnosti Software Now (www.soft warenow.com).
V p°ípad∞ MailShotu se nejedná o nového klienta elektronické poÜty, ale "pouze" o u₧iteΦný dopln∞k stávajícího poÜtovního systému, který na základ∞ informací ulo₧ených v databázi vygeneruje zprávy jednotlivým p°íjemc∙m a ty p°edá k dalÜímu zpracování. Podporovány jsou poÜtovní systémy zalo₧ené na standardech SMTP (Internet mail), MAPI, Active Messaging (Extended MAPI), VIM, MHS nebo Banyan VINES.
Pro hromadné rozesílání korespondence pot°ebujete dva soubory. Tím prvním je hlavní dokument obsahující standardní text, který se má objevit v ka₧dé zpráv∞. Druhým je datový soubor, kde jsou ulo₧eny prom∞nné informace (adresy, oslovení, dokumenty atd.). Jako zdroj dat pro MailShot lze pou₧ít pouze databázi Microsoft Access nebo ASCII textové soubory.
Vlastní práce s programem je velmi jednoduchá. U₧ivatelské rozhraní se p°i zb∞₧ném pohledu p°íliÜ neliÜí od okna pro vytvá°ení nových zpráv v Outlooku, a tak se i zaΦáteΦník velmi rychle zorientuje. Prvním krokem je otev°ení p°ísluÜného zdroje dat. Následuje vytvo°ení vlastní zprávy, kterou m∙₧ete doplnit o prom∞nné informace z databáze. Tato sluΦovaná pole lze pou₧ít k dosazení adresy p°íjemce (To:), p°edm∞tu zprávy (Subject:), p°ipojených soubor∙ (Attachment:) nebo libovolného textu do t∞la zprávy. Na záv∞r m∙₧ete spustit kontrolu pravopisu. V naÜich podmínkách ale není tato funkce p°íliÜ pou₧itelná, jeliko₧ obsahuje pouze anglický jazykový modul. Posledním krokem je odeslání pomocí tlaΦítka Send. Tím se spustí proces, který vygeneruje jednotlivé zprávy a p°edá je p°ísluÜnému poÜtovnímu systému. Jeho úkolem je doruΦit poÜtu vÜem p°íjemc∙m.
Samoz°ejm∞ i MailShot má své nedostatky (nap°. malý výb∞r podporovaných databázových formát∙, nelze p°epnout mezi zobrazením datových polí a sluΦovaných dat). P°esto si myslím, ₧e se jedná o u₧iteΦného pomocníka, zejména pro ty u₧ivatele, kte°í pot°ebují rozesílat ve v∞tÜí mí°e nejr∙zn∞jÜí druhy informací v elektronické podob∞.

Mailshot 2.0
+nápad
+snadné pou₧ití
+poΦet podporovaných poÜtovních systém∙
+poΦet podporovaných datových formát∙
-nelze p°epínat zobrazení polí