Velkokapacitní skenování a převod papírové dokumentace do elektronické podoby
Mnoho představitelů různých firem, kteří byli v různých výzkumech dotazováni, jakou část svých aktivit by rádi zlepšili, omezili nebo nejlépe zrušili, jednoznačně nejčastěji odpověděli: papírování.
Firmy i jednotlivci mají problémy s přetékajícími registraturami. V mnoha případech jsou dokumenty - jako jsou nejrůznější seznamy, dodací listy, faktury ale i například mikrofiše či mikrofilmy archivovány, protože to vyžadují zákonná ustanovení. Jak určitě víte, čas od času je třeba zajít do archívu a vyhledat určitý doklad. Takové hledání je velice nákladné, a to z hlediska času i vynaložených finančních prostředků. Přesto, že podniky a podnikatelé vynakládají značné částky na automatizaci svých informačních systémů, praxe ukazuje, že toto snažení často nevede k žádoucím výsledkům. I přes obrovské finanční náklady se daří zpracovávat zhruba pouze 5% informací pomocí počítače. Zbylých 95% i nadále představuje manipulaci s tištěnými či psanými materiály. Znamená to, že většinu informací, která se dnes a denně používají a zpracovávají, lze špatně založit, pomalu vyhledávat, poslat na nesprávné místo nebo dokonce ztratit. Přitom pouze ve zcela výjimečných případech je třeba pracovat s originálním dokladem, většinou postačí pouze kopie, fotokopie či náhled na monitoru počítače s možností vytisknout kopii.
Jedna z nejčastěji požadovaných služeb je převod papírové dokumentace do elektronické podoby (vytvoření elektronického archivu). Jakkoli je digitalizace dokumentů u nás novinkou, jinde ve světě je zavedeným způsobem archivace, který využívá mnoho firem a institucí. V USA dnes používají tuto technologii státní instituce ke zpracování a archivaci daňových přiznání, pojišťovny k archivaci formulářů hlášení pojistných událostí. Důkazem rozšíření této technologie je i to, že v USA již mnoho běžných formulářů má v záhlaví vytištěno ”Scannable Form”. Také mnozí právníci si dnes již svou práci bez digitalizace dokumentů nedokáží představit. Místo toho, aby jako dřív nosili k soudnímu jednání stohy papírů s výpověďmi, korespondencí, obálkami, fotografiemi a jinými papírovými podklady pro proces, přicházejí dnes pouze s notebookem, na jehož pevném disku jsou všechny tyto doklady naskenovány a zkatalogizovány (oindexovány pomocí např. klíčových slov), takže mohou být pohodlně vyhledávány.
Cena této služby představuje pouze malou část nákladů, které je jinak nutné vynaložit na ukládání a vyhledávání dokumentů v jejich původní formě. S uváděnými službami často souvisí i vybudování systému pro správu dokumentace, dat a informací, tj. dodání komplexního systému pro správu veškeré dokumentace. K přednostem takovýchto systémů patří především jednoduchá správa veškerých dokumentů (dopisů, faktur, faxů, e-mailových zpráv, ceníků, naskenovaných dokumentů, výkresů, projektů, atd.) a vysoká bezpečnost jejich archivace včetně všech dalších a nových verzí.
Firma IMAGING SYSTEMS s.r.o. (www.imaging.cz) byla založena právě proto, aby pomáhala řešit problémy spojené se správou dat, dokumentace a informací pomocí výpočetní techniky a zejména problémy spojené se zakládáním elektronických archivů. Mezi naši nabídku služeb patří i skenování mikrofiší a mikrofilmů a - zhruba od října tohoto roku, zajistíme i fyzické uložení papírových dokladů podle požadavků ze zákonů 343/1992 Sb. o archivnictví a 563/1991 Sb. o účetnictví. Dokumenty budou uloženy v archivačních kartonech, lze je i připravit k pozdější likvidaci a posléze skartovat. Přitom máte stále svoje dokumenty rychle a bezpečně přístupné v elektronické podobě - můžete je vyhledávat, opatřovat poznámkami, tisknout apod.