Velkokapacitnφ skenovßnφ a p°evod papφrovΘ dokumentace do elektronickΘ podoby
Mnoho p°edstavitel∙ r∙zn²ch firem, kte°φ byli v r∙zn²ch v²zkumech dotazovßni, jakou Φßst sv²ch aktivit by rßdi zlepÜili, omezili nebo nejlΘpe zruÜili, jednoznaΦn∞ nejΦast∞ji odpov∞d∞li: papφrovßnφ.
Firmy i jednotlivci majφ problΘmy s p°etΘkajφcφmi registraturami. V mnoha p°φpadech jsou dokumenty - jako jsou nejr∙zn∞jÜφ seznamy, dodacφ listy, faktury ale i nap°φklad mikrofiÜe Φi mikrofilmy archivovßny, proto₧e to vy₧adujφ zßkonnß ustanovenφ. Jak urΦit∞ vφte, Φas od Φasu je t°eba zajφt do archφvu a vyhledat urΦit² doklad. TakovΘ hledßnφ je velice nßkladnΘ, a to z hlediska Φasu i vynalo₧en²ch finanΦnφch prost°edk∙. P°esto, ₧e podniky a podnikatelΘ vynaklßdajφ znaΦnΘ Φßstky na automatizaci sv²ch informaΦnφch systΘm∙, praxe ukazuje, ₧e toto sna₧enφ Φasto nevede k ₧ßdoucφm v²sledk∙m. I p°es obrovskΘ finanΦnφ nßklady se da°φ zpracovßvat zhruba pouze 5% informacφ pomocφ poΦφtaΦe. Zbyl²ch 95% i nadßle p°edstavuje manipulaci s tiÜt∞n²mi Φi psan²mi materißly. Znamenß to, ₧e v∞tÜinu informacφ, kterß se dnes a denn∞ pou₧φvajφ a zpracovßvajφ, lze Üpatn∞ zalo₧it, pomalu vyhledßvat, poslat na nesprßvnΘ mφsto nebo dokonce ztratit. P°itom pouze ve zcela v²jimeΦn²ch p°φpadech je t°eba pracovat s originßlnφm dokladem, v∞tÜinou postaΦφ pouze kopie, fotokopie Φi nßhled na monitoru poΦφtaΦe s mo₧nostφ vytisknout kopii.
Jedna z nejΦast∞ji po₧adovan²ch slu₧eb je p°evod papφrovΘ dokumentace do elektronickΘ podoby (vytvo°enφ elektronickΘho archivu). Jakkoli je digitalizace dokument∙ u nßs novinkou, jinde ve sv∞t∞ je zaveden²m zp∙sobem archivace, kter² vyu₧φvß mnoho firem a institucφ. V USA dnes pou₧φvajφ tuto technologii stßtnφ instituce ke zpracovßnφ a archivaci da≥ov²ch p°iznßnφ, pojiÜ¥ovny k archivaci formulß°∙ hlßÜenφ pojistn²ch udßlostφ. D∙kazem rozÜφ°enφ tΘto technologie je i to, ₧e v USA ji₧ mnoho b∞₧n²ch formulß°∙ mß v zßhlavφ vytiÜt∞no öScannable Formö. TakΘ mnozφ prßvnφci si dnes ji₧ svou prßci bez digitalizace dokument∙ nedokß₧φ p°edstavit. Mφsto toho, aby jako d°φv nosili k soudnφmu jednßnφ stohy papφr∙ s v²pov∞∩mi, korespondencφ, obßlkami, fotografiemi a jin²mi papφrov²mi podklady pro proces, p°ichßzejφ dnes pouze s notebookem, na jeho₧ pevnΘm disku jsou vÜechny tyto doklady naskenovßny a zkatalogizovßny (oindexovßny pomocφ nap°. klφΦov²ch slov), tak₧e mohou b²t pohodln∞ vyhledßvßny.
Cena tΘto slu₧by p°edstavuje pouze malou Φßst nßklad∙, kterΘ je jinak nutnΘ vynalo₧it na uklßdßnφ a vyhledßvßnφ dokument∙ v jejich p∙vodnφ form∞. S uvßd∞n²mi slu₧bami Φasto souvisφ i vybudovßnφ systΘmu pro sprßvu dokumentace, dat a informacφ, tj. dodßnφ komplexnφho systΘmu pro sprßvu veÜkerΘ dokumentace. K p°ednostem takov²chto systΘm∙ pat°φ p°edevÜφm jednoduchß sprßva veÜker²ch dokument∙ (dopis∙, faktur, fax∙, e-mailov²ch zprßv, cenφk∙, naskenovan²ch dokument∙, v²kres∙, projekt∙, atd.) a vysokß bezpeΦnost jejich archivace vΦetn∞ vÜech dalÜφch a nov²ch verzφ.
Firma IMAGING SYSTEMS s.r.o. (www.imaging.cz) byla zalo₧ena prßv∞ proto, aby pomßhala °eÜit problΘmy spojenΘ se sprßvou dat, dokumentace a informacφ pomocφ v²poΦetnφ techniky a zejmΘna problΘmy spojenΘ se zaklßdßnφm elektronick²ch archiv∙. Mezi naÜi nabφdku slu₧eb pat°φ i skenovßnφ mikrofiÜφ a mikrofilm∙ a - zhruba od °φjna tohoto roku, zajistφme i fyzickΘ ulo₧enφ papφrov²ch doklad∙ podle po₧adavk∙ ze zßkon∙ 343/1992 Sb. o archivnictvφ a 563/1991 Sb. o ·Φetnictvφ. Dokumenty budou ulo₧eny v archivaΦnφch kartonech, lze je i p°ipravit k pozd∞jÜφ likvidaci a poslΘze skartovat. P°itom mßte stßle svoje dokumenty rychle a bezpeΦn∞ p°φstupnΘ v elektronickΘ podob∞ - m∙₧ete je vyhledßvat, opat°ovat poznßmkami, tisknout apod.