| Mnoho
představitelů firem, kteří byli v různých
výzkumech dotazováni, jakou část svých
aktivit by rádi zlepšili, omezili nebo nejlépe
zrušili, jednoznačně nejčastěji
odpověděli: |
| |
|
| |
| Firmy
i jednotlivci mají problémy
s přetékajícími registraturami. V mnoha
případech jsou dokumenty - jako jsou
nejrůznější seznamy, dodací listy, faktury
apod., archivovány, protože to vyžadují
zákonná ustanovení. Jak určitě víte, čas
od času je třeba zajít do archívu a vyhledat
určitý doklad. Takové hledání je velice
nákladné, a to z hlediska času i
vynaložených finančních prostředků.
Přesto, že podniky a podnikatelé vynakládají
značné částky na automatizaci svých
informačních systémů, praxe ukazuje, že toto
snažení často nevede k žádoucím
výsledkům. I přes obrovské finanční
náklady se daří zpracovávat zhruba pouze 5%
informací pomocí počítače. Zbylých 95% i
nadále představuje manipulaci s tištěnými
či psanými materiály. Znamená to, že
většinu informací, která se dnes a denně
používají a zpracovávají, lze špatně
založit, pomalu vyhledávat, poslat na
nesprávné místo nebo dokonce ztratit. |
Přitom pouze ve zcela
výjimečných případech je třeba pracovat
s originálním dokladem, většinou postačí pouze
kopie, fotokopie či náhled na monitoru počítače
s možností vytisknout kopii.
Firma IMAGING
SYSTEMS, s.r.o. byla založena právě
proto, aby pomáhala řešit problémy spojené se
správou dat, dokumentace a informací pomocí
výpočetní techniky a zejména problémy spojené se
zakládáním elektronických archivů.
Mezi naši novou nabídku
služeb patří i skenování mikrofiší
a - zhruba od září tohoto roku, pro Vás zajistíme i
fyzické uložení Vašich papírových dokladů
podle požadavků ze zákonů 343/1992 Sb. o
archivnictví a 563/1991 Sb. o účetnictví. Dokumenty
budou uloženy v archivačních kartonech, lze je i
připravit k pozdější likvidaci a posléze skartovat.
Přitom máte stále svoje dokumenty rychle přístupné
v elektronické podobě - můžete je vyhledávat,
opatřovat poznámkami, tisknout apod.
| Převod
papírové dokumentace do elektronické podoby |
Jedna z nejčastěji
požadovaných služeb je převod
papírové dokumentace do elektronické
podoby (vytvoření elektronického
archivu). Jakkoli je digitalizace
dokumentů u nás novinkou, jinde ve
světě je zavedeným způsobem
archivace, který využívá mnoho firem
a institucí. V USA dnes používají
tuto technologii státní instituce
ke zpracování a archivaci daňových
přiznání, pojišťovny k archivaci
formulářů hlášení pojistných
událostí. Důkazem rozšíření této
technologie je i to, že v USA již
mnoho běžných formulářů má
v záhlaví vytištěno “Scannable
Form“. Také mnozí právníci si dnes
již svou práci bez digitalizace
dokumentů nedokáží představit.
Místo toho, aby jako dřív nosili
k soudnímu jednání stohy papírů
s výpověďmi, korespondencí,
obálkami, fotografiemi a jinými
papírovými podklady pro proces,
přicházejí dnes pouze s notebookem,
na jehož pevném disku jsou všechny
tyto doklady naskenovány
a zkatalogizovány, takže mohou být
pohodlně vyhledávány.
|
|
Cena této služby
představuje pouze malou část nákladů, které
je jinak nutné vynaložit na ukládání a
vyhledávání dokumentů v jejich původní
formě.
|
| Vybudování
systému pro správu dokumentace, dat a
informací |
IMAGING SYSTEMS
nabízí zájemcům i vybudování
komplexního systému pro správu
dokumentace, dat a informací.
K přednostem těchto systémů patří
především jednoduchá správa
veškerých dokumentů (dopisů, faxů,
e-mailových zpráv, ceníků,
naskenovaných dokumentů atd.) a vysoká
bezpečnost jejich archivace včetně
všech verzí. Pomocí námi nabízených
produktů lze vybudovat i systém
WorkFlow, tj. přesně definovat a
zabezpečit tok dokumentů ve firmě.
|
|
|
