Popis technologie - Imaging Systems spol. s r.o.

áá

Mnoho p°edstavitel∙ firem, kte°φ byli v r∙zn²ch v²zkumech dotazovßni, jakou Φßst sv²ch aktivit by rßdi zlepÜili, omezili nebo nejlΘpe zruÜili, jednoznaΦn∞ nejΦast∞ji odpov∞d∞li:

Firmy i jednotlivci majφ problΘmy sáp°etΘkajφcφmi registraturami. Vámnoha p°φpadech jsou dokumenty - jako jsou nejr∙zn∞jÜφ seznamy, dodacφ listy, faktury apod., archivovßny, proto₧e to vy₧adujφ zßkonnß ustanovenφ. Jak urΦit∞ vφte, Φas od Φasu je t°eba zajφt do archφvu a vyhledat urΦit² doklad. TakovΘ hledßnφ je velice nßkladnΘ, a to záhlediska Φasu i vynalo₧en²ch finanΦnφch prost°edk∙. P°esto, ₧e podniky a podnikatelΘ vynaklßdajφ znaΦnΘ Φßstky na automatizaci sv²ch informaΦnφch systΘm∙, praxe ukazuje, ₧e toto sna₧enφ Φasto nevede ká₧ßdoucφm v²sledk∙m. I p°es obrovskΘ finanΦnφ nßklady se da°φ zpracovßvat zhruba pouze 5% informacφ pomocφ poΦφtaΦe. Zbyl²ch 95% i nadßle p°edstavuje manipulaci sátiÜt∞n²mi Φi psan²mi materißly. Znamenß to, ₧e v∞tÜinu informacφ, kterß se dnes a denn∞ pou₧φvajφ a zpracovßvajφ, lze Üpatn∞ zalo₧it, pomalu vyhledßvat, poslat na nesprßvnΘ mφsto nebo dokonce ztratit.

P°itom pouze ve zcela v²jimeΦn²ch p°φpadech je t°eba pracovat sáoriginßlnφm dokladem, v∞tÜinou postaΦφ pouze kopie, fotokopie Φi nßhled na monitoru poΦφtaΦe sámo₧nostφ vytisknout kopii.

Firma IMAGING SYSTEMS, s.r.o. byla zalo₧ena prßv∞ proto, aby pomßhala °eÜit problΘmy spojenΘ se sprßvou dat, dokumentace a informacφ pomocφ v²poΦetnφ techniky a zejmΘna problΘmy spojenΘ se zaklßdßnφm elektronick²ch archiv∙.

Mezi naÜi novou nabφdku slu₧eb pat°φ i skenovßnφ mikrofiÜφ a - zhruba od zß°φ tohoto roku, pro Vßs zajistφme i fyzickΘ ulo₧enφ VaÜich papφrov²ch doklad∙ podle po₧adavk∙ ze zßkon∙ 343/1992 Sb. o archivnictvφ a 563/1991 Sb. o ·Φetnictvφ. Dokumenty budou ulo₧eny v archivaΦnφch kartonech, lze je i p°ipravit k pozd∞jÜφ likvidaci a poslΘze skartovat. P°itom mßte stßle svoje dokumenty rychle p°φstupnΘ v elektronickΘ podob∞ - m∙₧ete je vyhledßvat, opat°ovat poznßmkami, tisknout apod.

ááP°evod papφrovΘ dokumentace do elektronickΘ podoby

Jedna zánejΦast∞ji po₧adovan²ch slu₧eb je p°evod papφrovΘ dokumentace do elektronickΘ podoby (vytvo°enφ elektronickΘho archivu). Jakkoli je digitalizace dokument∙ uánßs novinkou, jinde ve sv∞t∞ je zaveden²m zp∙sobem archivace, kter² vyu₧φvß mnoho firem aáinstitucφ. VáUSA dnes pou₧φvajφ tuto technologii stßtnφ instituce keázpracovßnφ aáarchivaci da≥ov²ch p°iznßnφ, pojiÜ¥ovny k archivaci formulß°∙ hlßÜenφ pojistn²ch udßlostφ. D∙kazem rozÜφ°enφ tΘto technologie je iáto, ₧e váUSA ji₧ mnoho b∞₧n²ch formulß°∙ mß vázßhlavφ vytiÜt∞no ôScannable Formô. TakΘ mnozφ prßvnφci si dnes ji₧ svou prßci bez digitalizace dokument∙ nedokß₧φ p°edstavit. Mφsto toho, aby jako d°φv nosili kásoudnφmu jednßnφ stohy papφr∙ sáv²pov∞∩mi, korespondencφ, obßlkami, fotografiemi aájin²mi papφrov²mi podklady pro proces, p°ichßzejφ dnes pouze sánotebookem, na jeho₧ pevnΘm disku jsou vÜechny tyto doklady naskenovßny aázkatalogizovßny, tak₧e mohou b²t pohodln∞ vyhledßvßny.
áá

*Vápraxi lze cel² postup ve struΦnosti popsat nßsledujφcφm zp∙sobem:*

	áá	nßvrh struktury databßze podle po₧adavku zßkaznφka a typu dokument∙
		p°evoz dokument∙ zámφsta ulo₧enφ na skenovacφ pracoviÜt∞
		p°φprava dokument∙ p°ed skenovßnφm (odstran∞nφ svorek, vyrovnßnφ, podlepenφ apod.)
		snφmßnφ dokument∙ vysoce v²konn²m snφmacφm za°φzenφm (skenerem) sározliÜenφm 200≈400 dpi
		kontrola kvality, jejφm₧ cφlem je zjistit, zda byly nasnφmßny veÜkerΘ p°evzatΘ dokumenty a nßslednß indexace pro pod∞jÜφ vyhledßvßnφ
		nezm∞nitelnΘ ulo₧enφ dokument∙ (CD-ROM, MO, MO-WORM) - dokument po ulo₧enφ ji₧ nenφ mo₧no upravovat
		vytvo°enφ zßlo₧nφho mΘdia (disky lze ulo₧it na r∙zn²ch mφstech)
		p°edßnφ mΘdia sáulo₧en²mi dokumenty zßkaznφkovi, vΦetn∞ p°φsluÜnΘho programovΘho p°φpadn∞ i technickΘho vybavenφ slou₧φcφho kávyhledßvßnφ a prohlφ₧enφ dokument∙
		vrßcenφ Φi oficißlnφ skartace p∙vodnφch dokument∙ (podle p°ßnφ zßkaznφka)

Cena tΘto slu₧by p°edstavuje pouze malou Φßst nßklad∙, kterΘ je jinak nutnΘ vynalo₧it na uklßdßnφ a vyhledßvßnφ dokument∙ vájejich p∙vodnφ form∞.
áá

ááVybudovßnφ systΘmu pro sprßvu dokumentace, dat a informacφ

IMAGING SYSTEMS nabφzφ zßjemc∙m i vybudovßnφ komplexnφho systΘmu pro sprßvu dokumentace, dat a informacφ. Káp°ednostem t∞chto systΘm∙ pat°φ p°edevÜφm jednoduchß sprßva veÜker²ch dokument∙ (dopis∙, fax∙, e-mailov²ch zprßv, cenφk∙, naskenovan²ch dokument∙ atd.) a vysokß bezpeΦnost jejich archivace vΦetn∞ vÜech verzφ. Pomocφ nßmi nabφzen²ch produkt∙ lze vybudovat i systΘm WorkFlow, tj. p°esn∞ definovat a zabezpeΦit tok dokument∙ ve firm∞.
áá

		*Obvykl² postup p°i budovßnφ takov²chto systΘm∙ je nßsledujφcφ:*

	áá	odbornß konzultace
		anal²za pot°eb zßkaznφka, na zßklad∞ tΘto anal²zy v²b∞r vhodnΘho softwarovΘho a hardwarovΘho vybavenφ
		vypracovßnφ projektu nasazenφ systΘmu
		instalace a konfigurace programovΘho a hardwarovΘho vybavenφ podle zßkaznφkem schvßlenΘho projektu
		zkuÜebnφ provoz systΘmu, zaÜkolenφ u₧ivatel∙
		p°edßnφ systΘmu zßkaznφkovi

SouΦßstφ t∞chto systΘm∙ m∙₧e b²t i kompletnφ v²konnΘ skenovacφ pracoviÜt∞.

ááá

IMAGING SYSTEMS ⌐ 1998 - poslednφ ·pravy provedeny dne 20.07.1998