FAKTUROWANIE VAT (c) 1991-97 PPU MICRO Otmuch¢w Przedstawiamy Pa¤stwu program przeznaczony do szybkiego wysta- wiania faktur i rachunk¢w uproszczonych z wykorzystaniem cenni- k¢w towar¢w i us’ug. Program Fakturowanie VAT jest jednym z ele- ment¢w pakietu program¢w pod nazw† System MaFi przeznaczonego do obs’ugi firmy. Wsp¢’pracuje z innymi programami wchodz†cymi w sk’ad systemu: przesy’a dane o wystawionym dokumencie do bufora ksi‘gowania program¢w Ksi‘ga Podatkowa lub Rycza’t oraz do pro- gramu kontroli rozlicze¤ Rozrachunkami. Wsp¢’praca z Ksi‘g† Ad- resow† umo§liwia szybkie pobieranie danych o odbiorcach faktur. Fakt wystawienia dokumentu mo§e by tak§e odnotowywany w ewiden- cji zakup¢w i sprzeda§y (program Ewidencja VAT). W tym zestawie wszystkie dodatkowe programy s† umieszczone w wersji demonstra- cyjnej. Obs’uga programu polega na wype’nianiu danymi formularza wyž- wietlonego na ekranie. Konstruuj†c program przyj‘to za’o§enie, §e u§ytkownik b‘dzie tworzy’ zestaw dodatkowych rejestr¢w, kt¢re pozwol† szybko wystawia faktury. Rejestry te obejmuj† cennik towar¢w i us’ug i wykaz kont firmy. Mo§na te§ zdefiniowa zestaw typowych faktur (np. dla sta’ych odbiorc¢w). Niejako pochodn† wystawiania faktur jest utworzenie cennika to- war¢w i us’ug i ewidencji wystawionych faktur. Cennik ten mo§na uzupe’nia podczas wystawiania faktur (poprzez dopisywanie nie umieszczonego jeszcze w cenniku towaru), jak i wpisuj†c do cen- nika wszystkie towary przed rozpocz‘ciem pracy. Oczywižcie po- zycj† w cenniku mo§e by tak§e okrežlona us’uga. Dla wystawionej faktury lub rachunku mo§na wystawi odpowiednio faktur‘ lub rachunek koryguj†cy podczas przegl†dania wystawio- nych faktur lub rachunk¢w. Ka§dy wystawiony dokument mo§na wyd- rukowa jako: orygina’, kopi‘ lub wystawi duplikat. Decyzj‘ o rodzaju druku podejmuje si‘ na pytanie programu zadawane przed rozpocz‘ciem drukowania. Zanim przyst†pimy do bli§szego om¢wienia zasad pracy z programem Fakturowanie VAT koniecznych b‘dzie kilka og¢lnych uwag dotycz†- cych Systemu MaFi, kt¢rego elementem jest ten program. Og¢lna charakterystyka Systemu MaFi Pakiet program¢w pod wsp¢ln† nazw† System MaFi przeznaczony jest do wspomagania zarz†dzania firm†. System MaFi pozwala na ’atw† zmian‘ sposobu prowadzenia dokumentacji firmy z tradycyjnego na elektroniczny - szybszy, wygodniejszy i umo§liwiaj†cy ’atwiejsze kontrolowanie i analizowanie stanu firmy. Jest przyjazny dla u§ytkownika, dzi‘ki czemu nawet osoby nie maj†ce dotychczas kon- taktu z komputerem nie maj† problem¢w z obs’ug† systemu. Podsta- wowymi cechami wyr¢§niaj†cymi System MaFi wžr¢d innych tej klasy program¢w s†: - 1 - 1) prostota obs’ugi - obs’uga systemem ofert (menu) wspieranych zestawami gor†cych klawiszy, ci†g’e prezentowanie u§ytkowni- kowi wykazu dost‘pnych operacji, proste i czytelne formularze ekranowe, maksymalnie zbli§ona do standardowych wzor¢w posta drukowanych dokument¢w; 2) mo§liwož obs’ugiwania kilku firm za pomoc† jednego programu; 3) szybki dost‘p do funkcji pomocniczych typu adresy kontrahen- t¢w, rejestr zdarze¤ gospodarczych czy rejestr przelew¢w sta- ’ych oraz ’atwož uzupe’niania kartotek; 4) ’atwož rozbudowy - w dowolnym momencie mo§na dokupi kolejny program pracuj†cy w Systemie MaFi zwi‘kszaj†c mo§liwožci sys- temu zgodnie z w’asnymi potrzebami; 5) mo§liwož pracy z tanimi drukarkami 10-calowymi, jak i z 15-calowymi; 6) elastycznož - dožwiadczeni u§ytkownicy mog† cz‘žciowo mody- fikowa prac‘ systemu zmieniaj†c wykorzystywane makropolece- nia(pliki BAT). System MaFi wyposa§ono m.in. w - wielopoziomowy system zabezpiecze¤ przed utrat† danych - ochron‘ kineskopu monitora przed nadmiernym zu§yciem (ekran jest wygaszany przy niekorzystaniu z klawiatury przez ok. 2 minuty) - wbudowanego suflera (F1), kt¢ry odpowie na wi‘kszož w†tpli- wožci - mo§liwož wprowadzania polskich znak¢w (†‘¤ž itp. jako kom- binacji klawisza Alt i litery bezogonowej); na ekranie litery s† widoczne tylko w komputerach wyposa§onych w kart‘ EGA, VGA lub SVGA (kody Mazovia),ale b‘d† zawsze umieszczane w drukach - mo§liwož definiowania postaci liczb (3 456.78 lub 3.456,78) - podstawow† kontrol‘ antywirusow† g’¢wnego pliku systemu. System MaFi ’†czy wszystkie programy wspomagaj†ce zarz†dzanie firm† w sp¢jne žrodowisko. Do systemu mo§na do’†czy m.in. pro- gramy: Ksi‘ga Podatkowa, Rycza’t, Deklaracja Podatkowa PIT-5, System, Obs’uga Bufora, Fakturowanie, Fakturowanie VAT, Ewiden- cja VAT, Deklaracja VAT-7, Przelewy, Ksi‘ga Adresowa, Rozrachun- ki, Magazyn, Amortyzacja, Umowy, Ekonom, Druki, Biuro Rachunkowe i inne. Programy sk’adowe Systemu MaFi mo§na ’†czy w zale§nožci od pot- rzeb. Pozwala to z jednej strony zminimalizowa koszty zakupu oprogramowania, z drugiej strony zapewnia mo§liwož ’atwej roz- budowy systemu. Do wygodnej pracy z Systemem MaFi zalecamy co najmniej komputer klasy PC 386SX z 2MB pami‘ci RAM, dyskiem sta’ym i kart† gra- ficzn† VGA. Konieczna jest te§ dowolna drukarka 10-calowa (przy du§ej liczbie tworzonych dokument¢w raczej 15-calowa). Programy dzia’aj† poprawnie w systemie operacyjnym MS (PC) DOS od wersji 5.0 wzwy§. - 2 - U§ywane poj‘cia Bufor - pomocnicza struktura, rodzaj skoroszytu, do kt¢rego "wpina si‘" tymczasowo dokumenty. S’u§y do komunikacji pomi‘dzy programami i do przechowywania danych. Oferta operacji - wyžwietlany na ekranie w okienku wykaz ofero- wanych operacji; menu Rejestr - zestaw sta’ych danych (np. konta bankowe firmy, opis zdarze¤ gospodarczych) wykorzystywane przez programy, rodzaj ba- zy danych. Rejestry pozwalaj† na szybsze wprowadzanie danych oraz ich ujednolicenie - zawsze jest u§ywana ta sama nazwa. Wsp¢lnymi dla danego podatnika s† rejestry: kont bankowych, zda- rze¤ gospodarczych oraz dane adresowe (Ksi‘ga Adresowa). Sesja - okres pracy z programem od uruchomienia do wyjžcia z programu. Sesja z Systemem MaFi musi ko¤czy si‘ powrotem do systemu operacyjnego - nigdy bezpožrednim wy’†czeniem komputera - grozi to utrat† cz‘žci danych! Klawiszologia czyli co spowoduje nacižni‘cie klawisza Wszystkie programy s† obs’ugiwane za pomoc† ofert oraz tzw. go- r†cych klawiszy, czyli klawiszy, kt¢rych nacižni‘cie powoduje okrežlone dzia’anie w programie. Wyboru z oferty dokonuje si‘ poprzez wskazanie belk† przesuwan† strza’kami w g¢r‘ i w d¢’ od- powiedniej operacji i nacižni‘cie Enter. Mo§na tak§e, co przys- piesza prac‘, nacisn† pierwsz†, podžwietlon† liter‘ lub cyfr‘ w nazwie operacji. Ponadto przyj‘to, §e: F1 - uruchamia suflera F2 - zapisuje wprowadzone dane F5 - drukuje i ewentualnie przesy’a dane do bufora ksi‘gowania Alt-K - wywo’uje Ksi‘g‘ Adresow† Alt-W - uruchamia kalkulator Wyliczaj†cy wartož podanego wyra- §enia Alt-D - podaje aktualn† Dat‘ i czas (z zegara komputera) Insert - zaznacza elementy z wyžwietlonego wykazu np. przy wy- bieraniu do usuni‘cia lub wydrukowania Esc - pozwala powr¢ci do poprzedniej operacji (ucieczka). Przy wprowadzaniu danych do pola rozpocz‘cie wprowadzania od li- tery lub cyfry (dla liczb) powoduje automatyczne usuni‘cie po- przedniej zawartožci pola. Polskie litery uzyskuje si‘ przytrzy- muj†c klawisz Alt i naciskaj†c liter‘ "bez ogonka", np. Alt_A daje †, Shift_Alt_A daje liter‘ . Ponadto: Spacja - pozwala poprawi wprowadzon† wartož Insert - zmienia tryb pracy edytora z wstawianie na zast‘powanie znak¢w i odwrotnie Enter - zatwierdza wprowadzony tekst lub uruchamia wprowadzanie nowego Esc - pozwala wycofa si‘ z wprowadzonych zmian W polach liczbowych grosze (lub cz‘ž u’amkow†) oddziela si‘ znakiem przecinka lub kropki, zale§nie od ustawienia sposobu za- pisywania liczb w programie System. Standardowa posta (123 456.78) wymaga oddzielania cz‘žci u’amkowej znakiem kropki. Je- §eli zdecydujemy si‘ na inny zapis (123.456,78), znakiem oddzie- laj†cym b‘dzie przecinek. Informacje o pozosta’ych aktywnych w danej chwili klawiszach umieszczone s† zawsze u do’u ekranu lub aktywnego okna. - 3 - URUCHOMIENIE SYSTEMU System MaFi uruchamia si‘ poleceniem MAFI (z kartoteki systemu). Mo§na to wykona np. wydaj†c z poziomu systemu operacyjnego po- lecenia: CD \MAFI-7 MAFI Makropolecenie MAFI (plik MAFI.BAT) inicjuje elementy niezb‘dne do w’ažciwej pracy Systemu MaFi. Uruchomienie wybranego programu nast‘puje po wskazaniu go kurso- rem i nacižni‘ciu klawisza Enter lub nacižni‘ciu symbolu (cyfry lub litery) danego programu. Pomi‘dzy oknami oferty przechodzi si‘ klawiszem Tab. Dla ka§dego programu mo§na wyžwietli jego opis wskazuj†c program kursorem i naciskaj†c klawisz F1. Obs’uga program¢w polega na wyborze konkretnej operacji z oferowanego na ekranie zestawu. Oferty operacji wyžwietlane s† w najni§szej li- nii ekranu b†d¦ te§ w dodatkowym oknie. Podczas pracy ekran wyg- l†da mniej wi‘cej tak: Opis programu Fakturowanie VAT Program uruchamia si‘ przesuwaj†c kursor do prawego okna (Tab), ustawiaj†c pasek wska¦nika na pozycji Fakturowanie VAT i nacis- kaj†c Enter (lub naciskaj†c znak 1). UWAGA: Przed przyst†pieniem do pracy nale§y ustawi odpowiednio w programie System/Parametry programu (zw’aszcza dane drukarki) oraz dane firmy a nast‘pnie parametry programu w programie Fak- turowanie VAT, zw’aszcza dane wystawcy faktury i numer pierwszej wystawianej faktury. Podczas pracy mo§na dowolnie zmienia numer na fakturze - program automatycznie b‘dzie potem przydziela’ nu- mery kolejne. Dalej omawiamy kolejne operacje dost‘pne w programie w kolejnož- ci, w jakiej s† umieszczone w ofertach. Poniewa§ program jest bardzo komunikatywny, niekt¢re opisy s† skr¢towe tam, gdzie pod- czas pracy nie powinny wyst‘powa §adne problemy. Faktury Po wybraniu tej operacji wykona mo§na nast‘puj†ce czynnožci: Emisja faktury VAT i rachunku uproszczonego Polega na wype’nieniu przedstawionego poni§ej formularza. Formu- larz mo§na wype’ni przesuwaj†c kursor na kolejne pola lub ko- rzystaj†c z utworzonych rejestr¢w (cennika i kont). Mo§na te§ skorzysta z jednej z tzw. faktur sta’ych jako wzorca faktury naciskaj†c klawisz F10. - 4 - Dane p’atnika mo§na wprowadzi z Ksi‘gi Adresowej naciskaj†c Alt_K. Spos¢b zap’aty (got¢wka, przelew, czek lub raty) wybiera si‘ klawiszem Spacji. Mo§na dowolnie zmieni kolejnož lub dopi- sa nowe formy p’atnožci. Podobnie zmienia si‘ typ dokumentu z FAKTURY VAT na RACHUNEK UPROSZCZONY. Jako dat‘ sprzeda§y mo§na wpisa dat‘ lub nazw‘ miesi†ca. Sk’adniki faktury (towary lub us’ugi) s† widoczne dopiero po nacižni‘ciu klawisza F4 lub na- cižni‘ciu Enter w polu sk’adniki - na formularzu widoczna jest tylko wartož faktury. Do faktury mo§na do’†cza nowe sk’adniki (naciskaj†c klawisz F9), usuwa (F8 po zaznaczeniu usuwanych sk’adnik¢w klawiszem Insert) lub poprawia ju§ wprowadzone sk’adniki (klawisz Spacji). Przy wype’nianiu faktury mo§na korzysta z tworzonych na bie§†co cennik¢w oraz z innych pomocniczych rejestr¢w danych, co znacz- nie u’atwia i przyspiesza prac‘: kont firmy, adres¢w odbiorc¢w. mo§na tak§e umieszcza na fakturze (klawiszem F7) uwagi okrežlo- ne w parametrach programu lub wprowadza je bezpožrednio. Wiersz uwag mo§na szybko usuwa naciskaj†c Delete. Po wejžciu do operacji emisji faktur i nacižni‘ciu sekwencji klawiszy F4 (sk’adniki) i F9 (nowy sk’adnik) otwierane jest okienko wprowadzania nowego sk’adnika. Kolejne nacižni‘cie kla- wisza (Fn) powoduje otworzenie na ekranie kolejnego okna reali- zuj†cego wybran† funkcj‘. Na ekranie widoczne s† trzy okna: for- mularza, sk’adnik¢w faktury i nowego sk’adnika. Cen‘ towaru mo§- na wprowadza zar¢wno w kwocie netto jak i brutto - w tym drugim przypadku cena netto zostanie automatycznie obliczona. Podobna zasada jest zastosowana w cenniku. Mo§na pobiera towar z cenni- ka naciskaj†c ponownie F9. Faktury s† zawsze wystawiane w z’ot¢wkach. Przeliczenie ceny z innej waluty nast‘puje zgodnie z podanym kursem. Wprowadzony ra- bat pomniejsza cen‘ netto towaru, przy czym dla ka§dego towaru mo§e by wprowadzony inny rabat (program pami‘ta stawk‘ rabatu z poprzedniego sk’adnika dokumentu). Przy drukowaniu gotowej faktury (F2) program umo§liwia (na §y- czenie) przes’anie danych o fakturze do bufora rozrachunk¢w dla kontroli p’atnožci (mo§e okaza si‘ konieczne uzupe’nienie da- nych dla rozrachunku) oraz do bufora ksi‘gowania (po uzupe’nie- niu danych o ZDARZENIU GOSPODARCZYM z wyžwietlonego rejestru zdarze¤ gospodarczych). Nale§y tak§e ustali spos¢b drukowania udzielonego rabatu (OG£LNY czyli ’†cznie dla ca’ego dokumentu lub SZCZEG£œOWY - dla ka§dej pozycji w dodatkowym wierszu b‘dzie podana cena brutto bez rabatu i procent udzielonego rabatu), czy maj† by drukowane kwoty podatku dla poszczeg¢lnych pozycji do- kumentu a tak§e czy sprzeda§ opodatkowana stawk† zerow† jest sprzeda§† krajow† czy eksportow† (por. PARAMETRY PROGRAMU). Faktury wystawione Operacja umo§liwia przejrzenie i ewentualne powt¢rne wydrukowa- nie wystawionych faktur lub wygenerowanie faktury koryguj†cej. Wyžwietlany jest wykaz faktur wed’ug numer¢w kolejnych.Po wciž- ni‘ciu Spacji mo§na dokona edycji i powt¢rnego wydrukowania b’‘dnie wystawionej faktury, przy czym nie powoduje to zmian w buforach (ksi‘gowania, ewidencji VAT). Wcižni‘cie klawisza Enter pozwala wystawi faktur‘ koryguj†c† do wskazanej faktury. - 5 - UWAGA: Tylko w ten spos¢b mo§na wystawi faktur‘ koryguj†c†. Faktura koryguj†ca zawiera zestawienie wybranych sk’adnik¢w fak- tury pierwotnej i tych samych sk’adnik¢w poprawionych oraz ich korekt‘. Do faktury koryguj†cej pobiera si‘ sk’adniki z faktury pierwotnej naciskaj†c F7 i wskazuj†c odpowiedni sk’adnik kurso- rem. Po nacižni‘ciu Spacji i wprowadzeniu poprawek (np. sprzeda- no 100 szt, a klient zwr¢ci’ 20 szt - wi‘c ilož poprawiamy na 80 szt) zapisujemy sk’adnik (F2). Zostaje on umieszczony na liž- cie sk’adnik¢w pierwotnych (jak w dokumencie pierwotnym) oraz sk’adnik¢w poprawionych (w postaci do jakiej poprawiono sk’ad- nik). Korekta zostanie wyliczona automatycznie jako r¢§nica mi‘- dzy zapisem prawid’owym a pierwotnym. Wystawione faktury koryguj†ce Operacja umo§liwia przejrzenie i ewentualne powt¢rne wydrukowa- nie wystawionych faktur koryguj†cych na podobnej zasadzie, jak wykazu faktur VAT. Rachunki uproszczone wed’ug cen brutto Pozwala na wystawianie rachunk¢w uproszczonych wed’ug cen brutto w przypadku žwiadczenia us’ug w zakresie handlu i gastronomii (por. art. 31 ustawy) dla p’atnik¢w nie b‘d†cych podatnikami VAT. Wszystkie operacje s† odpowiednikami operacji z pozycji FAKTURY (patrz wy§ej). Jedyn† r¢§nic† jest wype’niany formularz rachunku uproszczonego. Paragony Operacja ta pozwala na dokumentowanie sprzeda§y bez oznaczania odbiorcy. Zasada przygotowania dokumentu jest taka sama jak dla faktur. Na §yczenie mo§na utworzy zestawienie paragon¢w za po- dany okres (F4) w operacji WYSTAWIONE PARAGONY. Konta firmy Program pozwala zdefiniowa do szesnastu kont bankowych firmy. Wybranie tej operacji spowoduje wyžwietlenie rejestru kont ban- kowych. Klawisz Spacji umo§liwia edycj‘ wskazanego kursorem kon- ta. Waluty obce Mo§na tu definiowa kursy walut obcych stosowanych w cenniku. Nale§y poda dat‘ oraz kurs dla ka§dej waluty. Podczas wystawia- nia faktury na podstawie zawartožci cennika cena towaru b‘dzie przeliczana na z’ot¢wki wed’ug podanego kursu. Cennik towar¢w i us’ug Program pozwala tworzy i wykorzystywa podczas wype’niania fak- tur sta’y cennik. Towary i us’ugi umieszczone w cenniku s† po- rz†dkowane alfabetycznie. Cennik mo§e by rozbudowywany zar¢wno poprzez uruchomienie tej operacji, jak i podczas wype’niania faktury (poprzez dodanie nowego towaru do cennika). Mo§na zatem rozbudowywa cennik na bie§†co podczas pracy skracaj†c czas pot- rzebny na przygotowanie programu do pracy. - 6 - Dla ka§dego towaru/us’ugi mo§na umiežci 140-znakowy opis (4 wiersze po 35 znak¢w). Cena towaru mo§e by podana w dowolnej spožr¢d ustalonych w PARAMETRACH PROGRAMU walut. Przy wystawia- niu faktury cena towaru b‘dzie przeliczana na z’ot¢wki zgodnie z podanym kursem. Nale§y zwr¢ci uwag‘, §e SWW towaru nie jest uwidaczniane w cen- niku na ekranie, jest jednak drukowane. Aby sprawdzi SWW danego towaru, nale§y przejž do edycji danej pozycji cennika (klawiszem Spacji). Mo§na wyszukiwa towar w cenniku wpisuj†c pocz†tek nazwy towaru i naciskaj†c Enter. Zestawienie sprzeda§y Operacja ta tworzy zestawienie sprzeda§y za podany okres z po- dzia’em na rodzaje dokument¢w i wyr¢§nieniem kwot netto, brutto i naliczonego podatku VAT. Parametry programu Operacja pozwala ustali parametry programu, m.in. uzupe’ni da- ne firmy, ustali typowe uwagi umieszczane na dokumentach, po- cz†tkowe numery dokument¢w, ustawi g¢rny (w wierszach) i lewy (w znakach) margines druku oraz ustali ilož wierszy tekstu na stronie, co mo§e by przydatne przy wystawianiu d’ugich faktur. Ponadto pozwala na okrežlenie nazw stosowanych w cenniku walut obcych oraz zadeklarowa, czy sprzeda§ opodatkowana stawk† zero- w† VAT jest sprzeda§† tylko krajow†, tylko eksportow† czy raz jedn†, raz drug†. W tym ostatnim przypadku podczas wystawiania faktury konieczne b‘dzie ustalanie rodzaju sprzeda§y ze wzgl‘du na koniecznož odpowiedniego umieszczenia informacji w Ewidencji VAT. Nacižni‘cie F5 pozwala na pr¢bne wydrukowanie formularza faktury dla sprawdzenia poprawnego ustawienia margines¢w i d’u- gožci dokumentu. Operacje pomocnicze Operacja ta pozwala dokona porz†dkowania zbior¢w roboczych pro- gramu. Porz†dkowanie zbior¢w nale§y wykona w razie wyst†pienia awarii podczas pracy z programem (np. zanik napi‘cia). - 7 - Warunki licencji 1. Wszelkie prawa do programu Fakturowanie VAT, jak i do pozos- ta’ych program¢w Systemu MaFi s† zastrze§one przez PPU MICRO Ot- much¢w. Ten egzemplarz mo§na bezp’atnie rozpowszechnia pod wa- runkiem niedokonywania §adnych zmian. Posiadacz programu powi- nien zarejestrowa fakt jego posiadania przesy’aj†c na adres PPU MICRO Otmuch¢w, ul. Lipowa 1, 48-385 Otmuch¢w wype’nion† Kart‘ Zg’oszenia U§ytkownika. (patrz program Informacje). 2. Zarejestrowanemu nabywcy programu przys’uguje: - 12-miesi‘czna gwarancja od dnia otrzymania programu - bezp’atne porady dotycz†ce programu - mo§liwož sugerowania kierunk¢w rozwoju programu - nabycie uzupe’nie¤ i nowych wersji programu - zakupu dodatkowych program¢w Systemu MaFi 3. Wszelkie pr¢by modyfikacji kodu programu powoduj† utrat‘ gwa- rancji. 4. Po zarejestrowaniu U§ytkownik mo§e bezp’atnie powiela i roz- powszechnia posiadanego egzemplarza programu pod warunkiem nie- dokonywania §adnych zmian w pakiecie. 5. PPU MICRO nie gwarantuje, §e program spe’ni wszystkie wymaga- nia u§ytkownika. Wszelkie uwagi dotycz†ce programu prosimy kierowa na adres: PPU MICRO, ul. Lipowa 1, 48-385 Otmuch¢w, tel./fax (0-77)315504. UWAGA: Pomoc przys’uguje wy’†cznie zarejestrowanym u§ytkownikom programu.