FAKTUROWANIE VAT (c) 1991-97 PPU MICRO Otmuchw Przedstawiamy Pastwu program przeznaczony do szybkiego wysta- wiania faktur i rachunkw uproszczonych z wykorzystaniem cenni- kw towarw i usug. Program Fakturowanie VAT jest jednym z ele- mentw pakietu programw pod nazw System MaFi przeznaczonego do obsugi firmy. Wsppracuje z innymi programami wchodzcymi w skad systemu: przesya dane o wystawionym dokumencie do bufora ksigowania programw Ksiga Podatkowa lub Ryczat oraz do pro- gramu kontroli rozlicze Rozrachunkami. Wsppraca z Ksig Ad- resow umoliwia szybkie pobieranie danych o odbiorcach faktur. Fakt wystawienia dokumentu moe by take odnotowywany w ewiden- cji zakupw i sprzeday (program Ewidencja VAT). W tym zestawie wszystkie dodatkowe programy s umieszczone w wersji demonstra- cyjnej. Obsuga programu polega na wypenianiu danymi formularza wy- wietlonego na ekranie. Konstruujc program przyjto zaoenie, e uytkownik bdzie tworzy zestaw dodatkowych rejestrw, ktre pozwol szybko wystawia faktury. Rejestry te obejmuj cennik towarw i usug i wykaz kont firmy. Mona te zdefiniowa zestaw typowych faktur (np. dla staych odbiorcw). Niejako pochodn wystawiania faktur jest utworzenie cennika to- warw i usug i ewidencji wystawionych faktur. Cennik ten mona uzupenia podczas wystawiania faktur (poprzez dopisywanie nie umieszczonego jeszcze w cenniku towaru), jak i wpisujc do cen- nika wszystkie towary przed rozpoczciem pracy. Oczywicie po- zycj w cenniku moe by take okrelona usuga. Dla wystawionej faktury lub rachunku mona wystawi odpowiednio faktur lub rachunek korygujcy podczas przegldania wystawio- nych faktur lub rachunkw. Kady wystawiony dokument mona wyd- rukowa jako: orygina, kopi lub wystawi duplikat. Decyzj o rodzaju druku podejmuje si na pytanie programu zadawane przed rozpoczciem drukowania. Zanim przystpimy do bliszego omwienia zasad pracy z programem Fakturowanie VAT koniecznych bdzie kilka oglnych uwag dotycz- cych Systemu MaFi, ktrego elementem jest ten program. Oglna charakterystyka Systemu MaFi Pakiet programw pod wspln nazw System MaFi przeznaczony jest do wspomagania zarzdzania firm. System MaFi pozwala na atw zmian sposobu prowadzenia dokumentacji firmy z tradycyjnego na elektroniczny - szybszy, wygodniejszy i umoliwiajcy atwiejsze kontrolowanie i analizowanie stanu firmy. Jest przyjazny dla uytkownika, dziki czemu nawet osoby nie majce dotychczas kon- taktu z komputerem nie maj problemw z obsug systemu. Podsta- wowymi cechami wyrniajcymi System MaFi wrd innych tej klasy programw s: - 1 - 1) prostota obsugi - obsuga systemem ofert (menu) wspieranych zestawami gorcych klawiszy, cige prezentowanie uytkowni- kowi wykazu dostpnych operacji, proste i czytelne formularze ekranowe, maksymalnie zbliona do standardowych wzorw posta drukowanych dokumentw; 2) moliwo obsugiwania kilku firm za pomoc jednego programu; 3) szybki dostp do funkcji pomocniczych typu adresy kontrahen- tw, rejestr zdarze gospodarczych czy rejestr przeleww sta- ych oraz atwo uzupeniania kartotek; 4) atwo rozbudowy - w dowolnym momencie mona dokupi kolejny program pracujcy w Systemie MaFi zwikszajc moliwoci sys- temu zgodnie z wasnymi potrzebami; 5) moliwo pracy z tanimi drukarkami 10-calowymi, jak i z 15-calowymi; 6) elastyczno - dowiadczeni uytkownicy mog czciowo mody- fikowa prac systemu zmieniajc wykorzystywane makropolece- nia(pliki BAT). System MaFi wyposaono m.in. w - wielopoziomowy system zabezpiecze przed utrat danych - ochron kineskopu monitora przed nadmiernym zuyciem (ekran jest wygaszany przy niekorzystaniu z klawiatury przez ok. 2 minuty) - wbudowanego suflera (F1), ktry odpowie na wikszo wtpli- woci - moliwo wprowadzania polskich znakw (䘤 itp. jako kom- binacji klawisza Alt i litery bezogonowej); na ekranie litery s widoczne tylko w komputerach wyposaonych w kart EGA, VGA lub SVGA (kody Mazovia),ale bd zawsze umieszczane w drukach - moliwo definiowania postaci liczb (3 456.78 lub 3.456,78) - podstawow kontrol antywirusow gwnego pliku systemu. System MaFi czy wszystkie programy wspomagajce zarzdzanie firm w spjne rodowisko. Do systemu mona doczy m.in. pro- gramy: Ksiga Podatkowa, Ryczat, Deklaracja Podatkowa PIT-5, System, Obsuga Bufora, Fakturowanie, Fakturowanie VAT, Ewiden- cja VAT, Deklaracja VAT-7, Przelewy, Ksiga Adresowa, Rozrachun- ki, Magazyn, Amortyzacja, Umowy, Ekonom, Druki, Biuro Rachunkowe i inne. Programy skadowe Systemu MaFi mona czy w zalenoci od pot- rzeb. Pozwala to z jednej strony zminimalizowa koszty zakupu oprogramowania, z drugiej strony zapewnia moliwo atwej roz- budowy systemu. Do wygodnej pracy z Systemem MaFi zalecamy co najmniej komputer klasy PC 386SX z 2MB pamici RAM, dyskiem staym i kart gra- ficzn VGA. Konieczna jest te dowolna drukarka 10-calowa (przy duej liczbie tworzonych dokumentw raczej 15-calowa). Programy dziaaj poprawnie w systemie operacyjnym MS (PC) DOS od wersji 5.0 wzwy. - 2 - Uywane pojcia Bufor - pomocnicza struktura, rodzaj skoroszytu, do ktrego "wpina si" tymczasowo dokumenty. Suy do komunikacji pomidzy programami i do przechowywania danych. Oferta operacji - wywietlany na ekranie w okienku wykaz ofero- wanych operacji; menu Rejestr - zestaw staych danych (np. konta bankowe firmy, opis zdarze gospodarczych) wykorzystywane przez programy, rodzaj ba- zy danych. Rejestry pozwalaj na szybsze wprowadzanie danych oraz ich ujednolicenie - zawsze jest uywana ta sama nazwa. Wsplnymi dla danego podatnika s rejestry: kont bankowych, zda- rze gospodarczych oraz dane adresowe (Ksiga Adresowa). Sesja - okres pracy z programem od uruchomienia do wyjcia z programu. Sesja z Systemem MaFi musi koczy si powrotem do systemu operacyjnego - nigdy bezporednim wyczeniem komputera - grozi to utrat czci danych! Klawiszologia czyli co spowoduje nacinicie klawisza Wszystkie programy s obsugiwane za pomoc ofert oraz tzw. go- rcych klawiszy, czyli klawiszy, ktrych nacinicie powoduje okrelone dziaanie w programie. Wyboru z oferty dokonuje si poprzez wskazanie belk przesuwan strzakami w gr i w d od- powiedniej operacji i nacinicie Enter. Mona take, co przys- piesza prac, nacisn pierwsz, podwietlon liter lub cyfr w nazwie operacji. Ponadto przyjto, e: F1 - uruchamia suflera F2 - zapisuje wprowadzone dane F5 - drukuje i ewentualnie przesya dane do bufora ksigowania Alt-K - wywouje Ksig Adresow Alt-W - uruchamia kalkulator Wyliczajcy warto podanego wyra- enia Alt-D - podaje aktualn Dat i czas (z zegara komputera) Insert - zaznacza elementy z wywietlonego wykazu np. przy wy- bieraniu do usunicia lub wydrukowania Esc - pozwala powrci do poprzedniej operacji (ucieczka). Przy wprowadzaniu danych do pola rozpoczcie wprowadzania od li- tery lub cyfry (dla liczb) powoduje automatyczne usunicie po- przedniej zawartoci pola. Polskie litery uzyskuje si przytrzy- mujc klawisz Alt i naciskajc liter "bez ogonka", np. Alt_A daje , Shift_Alt_A daje liter . Ponadto: Spacja - pozwala poprawi wprowadzon warto Insert - zmienia tryb pracy edytora z wstawianie na zastpowanie znakw i odwrotnie Enter - zatwierdza wprowadzony tekst lub uruchamia wprowadzanie nowego Esc - pozwala wycofa si z wprowadzonych zmian W polach liczbowych grosze (lub cz uamkow) oddziela si znakiem przecinka lub kropki, zalenie od ustawienia sposobu za- pisywania liczb w programie System. Standardowa posta (123 456.78) wymaga oddzielania czci uamkowej znakiem kropki. Je- eli zdecydujemy si na inny zapis (123.456,78), znakiem oddzie- lajcym bdzie przecinek. Informacje o pozostaych aktywnych w danej chwili klawiszach umieszczone s zawsze u dou ekranu lub aktywnego okna. - 3 - URUCHOMIENIE SYSTEMU System MaFi uruchamia si poleceniem MAFI (z kartoteki systemu). Mona to wykona np. wydajc z poziomu systemu operacyjnego po- lecenia: CD \MAFI-7 MAFI Makropolecenie MAFI (plik MAFI.BAT) inicjuje elementy niezbdne do waciwej pracy Systemu MaFi. Uruchomienie wybranego programu nastpuje po wskazaniu go kurso- rem i naciniciu klawisza Enter lub naciniciu symbolu (cyfry lub litery) danego programu. Pomidzy oknami oferty przechodzi si klawiszem Tab. Dla kadego programu mona wywietli jego opis wskazujc program kursorem i naciskajc klawisz F1. Obsuga programw polega na wyborze konkretnej operacji z oferowanego na ekranie zestawu. Oferty operacji wywietlane s w najniszej li- nii ekranu bd te w dodatkowym oknie. Podczas pracy ekran wyg- lda mniej wicej tak: Opis programu Fakturowanie VAT Program uruchamia si przesuwajc kursor do prawego okna (Tab), ustawiajc pasek wskanika na pozycji Fakturowanie VAT i nacis- kajc Enter (lub naciskajc znak 1). UWAGA: Przed przystpieniem do pracy naley ustawi odpowiednio w programie System/Parametry programu (zwaszcza dane drukarki) oraz dane firmy a nastpnie parametry programu w programie Fak- turowanie VAT, zwaszcza dane wystawcy faktury i numer pierwszej wystawianej faktury. Podczas pracy mona dowolnie zmienia numer na fakturze - program automatycznie bdzie potem przydziela nu- mery kolejne. Dalej omawiamy kolejne operacje dostpne w programie w kolejno- ci, w jakiej s umieszczone w ofertach. Poniewa program jest bardzo komunikatywny, niektre opisy s skrtowe tam, gdzie pod- czas pracy nie powinny wystpowa adne problemy. Faktury Po wybraniu tej operacji wykona mona nastpujce czynnoci: Emisja faktury VAT i rachunku uproszczonego Polega na wypenieniu przedstawionego poniej formularza. Formu- larz mona wypeni przesuwajc kursor na kolejne pola lub ko- rzystajc z utworzonych rejestrw (cennika i kont). Mona te skorzysta z jednej z tzw. faktur staych jako wzorca faktury naciskajc klawisz F10. - 4 - Dane patnika mona wprowadzi z Ksigi Adresowej naciskajc Alt_K. Sposb zapaty (gotwka, przelew, czek lub raty) wybiera si klawiszem Spacji. Mona dowolnie zmieni kolejno lub dopi- sa nowe formy patnoci. Podobnie zmienia si typ dokumentu z FAKTURY VAT na RACHUNEK UPROSZCZONY. Jako dat sprzeday mona wpisa dat lub nazw miesica. Skadniki faktury (towary lub usugi) s widoczne dopiero po naciniciu klawisza F4 lub na- ciniciu Enter w polu skadniki - na formularzu widoczna jest tylko warto faktury. Do faktury mona docza nowe skadniki (naciskajc klawisz F9), usuwa (F8 po zaznaczeniu usuwanych skadnikw klawiszem Insert) lub poprawia ju wprowadzone skadniki (klawisz Spacji). Przy wypenianiu faktury mona korzysta z tworzonych na bieco cennikw oraz z innych pomocniczych rejestrw danych, co znacz- nie uatwia i przyspiesza prac: kont firmy, adresw odbiorcw. mona take umieszcza na fakturze (klawiszem F7) uwagi okrelo- ne w parametrach programu lub wprowadza je bezporednio. Wiersz uwag mona szybko usuwa naciskajc Delete. Po wejciu do operacji emisji faktur i naciniciu sekwencji klawiszy F4 (skadniki) i F9 (nowy skadnik) otwierane jest okienko wprowadzania nowego skadnika. Kolejne nacinicie kla- wisza (Fn) powoduje otworzenie na ekranie kolejnego okna reali- zujcego wybran funkcj. Na ekranie widoczne s trzy okna: for- mularza, skadnikw faktury i nowego skadnika. Cen towaru mo- na wprowadza zarwno w kwocie netto jak i brutto - w tym drugim przypadku cena netto zostanie automatycznie obliczona. Podobna zasada jest zastosowana w cenniku. Mona pobiera towar z cenni- ka naciskajc ponownie F9. Faktury s zawsze wystawiane w zotwkach. Przeliczenie ceny z innej waluty nastpuje zgodnie z podanym kursem. Wprowadzony ra- bat pomniejsza cen netto towaru, przy czym dla kadego towaru moe by wprowadzony inny rabat (program pamita stawk rabatu z poprzedniego skadnika dokumentu). Przy drukowaniu gotowej faktury (F2) program umoliwia (na y- czenie) przesanie danych o fakturze do bufora rozrachunkw dla kontroli patnoci (moe okaza si konieczne uzupenienie da- nych dla rozrachunku) oraz do bufora ksigowania (po uzupenie- niu danych o ZDARZENIU GOSPODARCZYM z wywietlonego rejestru zdarze gospodarczych). Naley take ustali sposb drukowania udzielonego rabatu (OGLNY czyli cznie dla caego dokumentu lub SZCZEGOWY - dla kadej pozycji w dodatkowym wierszu bdzie podana cena brutto bez rabatu i procent udzielonego rabatu), czy maj by drukowane kwoty podatku dla poszczeglnych pozycji do- kumentu a take czy sprzeda opodatkowana stawk zerow jest sprzeda krajow czy eksportow (por. PARAMETRY PROGRAMU). Faktury wystawione Operacja umoliwia przejrzenie i ewentualne powtrne wydrukowa- nie wystawionych faktur lub wygenerowanie faktury korygujcej. Wywietlany jest wykaz faktur wedug numerw kolejnych.Po wci- niciu Spacji mona dokona edycji i powtrnego wydrukowania bdnie wystawionej faktury, przy czym nie powoduje to zmian w buforach (ksigowania, ewidencji VAT). Wcinicie klawisza Enter pozwala wystawi faktur korygujc do wskazanej faktury. - 5 - UWAGA: Tylko w ten sposb mona wystawi faktur korygujc. Faktura korygujca zawiera zestawienie wybranych skadnikw fak- tury pierwotnej i tych samych skadnikw poprawionych oraz ich korekt. Do faktury korygujcej pobiera si skadniki z faktury pierwotnej naciskajc F7 i wskazujc odpowiedni skadnik kurso- rem. Po naciniciu Spacji i wprowadzeniu poprawek (np. sprzeda- no 100 szt, a klient zwrci 20 szt - wic ilo poprawiamy na 80 szt) zapisujemy skadnik (F2). Zostaje on umieszczony na li- cie skadnikw pierwotnych (jak w dokumencie pierwotnym) oraz skadnikw poprawionych (w postaci do jakiej poprawiono skad- nik). Korekta zostanie wyliczona automatycznie jako rnica mi- dzy zapisem prawidowym a pierwotnym. Wystawione faktury korygujce Operacja umoliwia przejrzenie i ewentualne powtrne wydrukowa- nie wystawionych faktur korygujcych na podobnej zasadzie, jak wykazu faktur VAT. Rachunki uproszczone wedug cen brutto Pozwala na wystawianie rachunkw uproszczonych wedug cen brutto w przypadku wiadczenia usug w zakresie handlu i gastronomii (por. art. 31 ustawy) dla patnikw nie bdcych podatnikami VAT. Wszystkie operacje s odpowiednikami operacji z pozycji FAKTURY (patrz wyej). Jedyn rnic jest wypeniany formularz rachunku uproszczonego. Paragony Operacja ta pozwala na dokumentowanie sprzeday bez oznaczania odbiorcy. Zasada przygotowania dokumentu jest taka sama jak dla faktur. Na yczenie mona utworzy zestawienie paragonw za po- dany okres (F4) w operacji WYSTAWIONE PARAGONY. Konta firmy Program pozwala zdefiniowa do szesnastu kont bankowych firmy. Wybranie tej operacji spowoduje wywietlenie rejestru kont ban- kowych. Klawisz Spacji umoliwia edycj wskazanego kursorem kon- ta. Waluty obce Mona tu definiowa kursy walut obcych stosowanych w cenniku. Naley poda dat oraz kurs dla kadej waluty. Podczas wystawia- nia faktury na podstawie zawartoci cennika cena towaru bdzie przeliczana na zotwki wedug podanego kursu. Cennik towarw i usug Program pozwala tworzy i wykorzystywa podczas wypeniania fak- tur stay cennik. Towary i usugi umieszczone w cenniku s po- rzdkowane alfabetycznie. Cennik moe by rozbudowywany zarwno poprzez uruchomienie tej operacji, jak i podczas wypeniania faktury (poprzez dodanie nowego towaru do cennika). Mona zatem rozbudowywa cennik na bieco podczas pracy skracajc czas pot- rzebny na przygotowanie programu do pracy. - 6 - Dla kadego towaru/usugi mona umieci 140-znakowy opis (4 wiersze po 35 znakw). Cena towaru moe by podana w dowolnej spord ustalonych w PARAMETRACH PROGRAMU walut. Przy wystawia- niu faktury cena towaru bdzie przeliczana na zotwki zgodnie z podanym kursem. Naley zwrci uwag, e SWW towaru nie jest uwidaczniane w cen- niku na ekranie, jest jednak drukowane. Aby sprawdzi SWW danego towaru, naley przej do edycji danej pozycji cennika (klawiszem Spacji). Mona wyszukiwa towar w cenniku wpisujc pocztek nazwy towaru i naciskajc Enter. Zestawienie sprzeday Operacja ta tworzy zestawienie sprzeday za podany okres z po- dziaem na rodzaje dokumentw i wyrnieniem kwot netto, brutto i naliczonego podatku VAT. Parametry programu Operacja pozwala ustali parametry programu, m.in. uzupeni da- ne firmy, ustali typowe uwagi umieszczane na dokumentach, po- cztkowe numery dokumentw, ustawi grny (w wierszach) i lewy (w znakach) margines druku oraz ustali ilo wierszy tekstu na stronie, co moe by przydatne przy wystawianiu dugich faktur. Ponadto pozwala na okrelenie nazw stosowanych w cenniku walut obcych oraz zadeklarowa, czy sprzeda opodatkowana stawk zero- w VAT jest sprzeda tylko krajow, tylko eksportow czy raz jedn, raz drug. W tym ostatnim przypadku podczas wystawiania faktury konieczne bdzie ustalanie rodzaju sprzeday ze wzgldu na konieczno odpowiedniego umieszczenia informacji w Ewidencji VAT. Nacinicie F5 pozwala na prbne wydrukowanie formularza faktury dla sprawdzenia poprawnego ustawienia marginesw i du- goci dokumentu. Operacje pomocnicze Operacja ta pozwala dokona porzdkowania zbiorw roboczych pro- gramu. Porzdkowanie zbiorw naley wykona w razie wystpienia awarii podczas pracy z programem (np. zanik napicia). - 7 - Warunki licencji 1. Wszelkie prawa do programu Fakturowanie VAT, jak i do pozos- taych programw Systemu MaFi s zastrzeone przez PPU MICRO Ot- muchw. Ten egzemplarz mona bezpatnie rozpowszechnia pod wa- runkiem niedokonywania adnych zmian. Posiadacz programu powi- nien zarejestrowa fakt jego posiadania przesyajc na adres PPU MICRO Otmuchw, ul. Lipowa 1, 48-385 Otmuchw wypenion Kart Zgoszenia Uytkownika. (patrz program Informacje). 2. Zarejestrowanemu nabywcy programu przysuguje: - 12-miesiczna gwarancja od dnia otrzymania programu - bezpatne porady dotyczce programu - moliwo sugerowania kierunkw rozwoju programu - nabycie uzupenie i nowych wersji programu - zakupu dodatkowych programw Systemu MaFi 3. Wszelkie prby modyfikacji kodu programu powoduj utrat gwa- rancji. 4. Po zarejestrowaniu Uytkownik moe bezpatnie powiela i roz- powszechnia posiadanego egzemplarza programu pod warunkiem nie- dokonywania adnych zmian w pakiecie. 5. PPU MICRO nie gwarantuje, e program speni wszystkie wymaga- nia uytkownika. Wszelkie uwagi dotyczce programu prosimy kierowa na adres: PPU MICRO, ul. Lipowa 1, 48-385 Otmuchw, tel./fax (0-77)315504. UWAGA: Pomoc przysuguje wycznie zarejestrowanym uytkownikom programu.