FAKTUROWANIE VAT (c) 1991-97 PPU MICRO Otmuchow Przedstawiamy Panstwu program przeznaczony do szybkiego wysta- wiania faktur i rachunkow uproszczonych z wykorzystaniem cenni- kow towarow i uslug. Program Fakturowanie VAT jest jednym z ele- mentow pakietu programow pod nazwa System MaFi przeznaczonego do obslugi firmy. Wspolpracuje z innymi programami wchodzacymi w sklad systemu: przesyla dane o wystawionym dokumencie do bufora ksiegowania programow Ksiega Podatkowa lub Ryczalt oraz do pro- gramu kontroli rozliczen Rozrachunkami. Wspolpraca z Ksiega Ad- resowa umozliwia szybkie pobieranie danych o odbiorcach faktur. Fakt wystawienia dokumentu moze byc takze odnotowywany w ewiden- cji zakupow i sprzedazy (program Ewidencja VAT). W tym zestawie wszystkie dodatkowe programy sa umieszczone w wersji demonstra- cyjnej. Obsluga programu polega na wypelnianiu danymi formularza wys- wietlonego na ekranie. Konstruujac program przyjeto zalozenie, ze uzytkownik bedzie tworzyl zestaw dodatkowych rejestrow, ktore pozwola szybko wystawiac faktury. Rejestry te obejmuja cennik towarow i uslug i wykaz kont firmy. Mozna tez zdefiniowac zestaw typowych faktur (np. dla stalych odbiorcow). Niejako pochodna wystawiania faktur jest utworzenie cennika to- warow i uslug i ewidencji wystawionych faktur. Cennik ten mozna uzupelniac podczas wystawiania faktur (poprzez dopisywanie nie umieszczonego jeszcze w cenniku towaru), jak i wpisujac do cen- nika wszystkie towary przed rozpoczeciem pracy. Oczywiscie po- zycja w cenniku moze byc takze okreslona usluga. Dla wystawionej faktury lub rachunku mozna wystawic odpowiednio fakture lub rachunek korygujacy podczas przegladania wystawio- nych faktur lub rachunkow. Kazdy wystawiony dokument mozna wyd- rukowac jako: oryginal, kopie lub wystawic duplikat. Decyzje o rodzaju druku podejmuje sie na pytanie programu zadawane przed rozpoczeciem drukowania. Zanim przystapimy do blizszego omowienia zasad pracy z programem Fakturowanie VAT koniecznych bedzie kilka ogolnych uwag dotycza- cych Systemu MaFi, ktorego elementem jest ten program. Ogolna charakterystyka Systemu MaFi Pakiet programow pod wspolna nazwa System MaFi przeznaczony jest do wspomagania zarzadzania firma. System MaFi pozwala na latwa zmiane sposobu prowadzenia dokumentacji firmy z tradycyjnego na elektroniczny - szybszy, wygodniejszy i umozliwiajacy latwiejsze kontrolowanie i analizowanie stanu firmy. Jest przyjazny dla uzytkownika, dzieki czemu nawet osoby nie majace dotychczas kon- taktu z komputerem nie maja problemow z obsluga systemu. Podsta- wowymi cechami wyrozniajacymi System MaFi wsrod innych tej klasy programow sa: - 1 - 1) prostota obslugi - obsluga systemem ofert (menu) wspieranych zestawami goracych klawiszy, ciagle prezentowanie uzytkowni- kowi wykazu dostepnych operacji, proste i czytelne formularze ekranowe, maksymalnie zblizona do standardowych wzorow postac drukowanych dokumentow; 2) mozliwosc obslugiwania kilku firm za pomoca jednego programu; 3) szybki dostep do funkcji pomocniczych typu adresy kontrahen- tow, rejestr zdarzen gospodarczych czy rejestr przelewow sta- lych oraz latwosc uzupelniania kartotek; 4) latwosc rozbudowy - w dowolnym momencie mozna dokupic kolejny program pracujacy w Systemie MaFi zwiekszajac mozliwosci sys- temu zgodnie z wlasnymi potrzebami; 5) mozliwosc pracy z tanimi drukarkami 10-calowymi, jak i z 15-calowymi; 6) elastycznosc - doswiadczeni uzytkownicy moga czesciowo mody- fikowac prace systemu zmieniajac wykorzystywane makropolece- nia(pliki BAT). System MaFi wyposazono m.in. w - wielopoziomowy system zabezpieczen przed utrata danych - ochrone kineskopu monitora przed nadmiernym zuzyciem (ekran jest wygaszany przy niekorzystaniu z klawiatury przez ok. 2 minuty) - wbudowanego suflera (F1), ktory odpowie na wiekszosc watpli- wosci - mozliwosc wprowadzania polskich znakow (aensAE itp. jako kom- binacji klawisza Alt i litery bezogonowej); na ekranie litery sa widoczne tylko w komputerach wyposazonych w karte EGA, VGA lub SVGA (kody Mazovia),ale beda zawsze umieszczane w drukach - mozliwosc definiowania postaci liczb (3 456.78 lub 3.456,78) - podstawowa kontrole antywirusowa glownego pliku systemu. System MaFi laczy wszystkie programy wspomagajace zarzadzanie firma w spojne srodowisko. Do systemu mozna dolaczyc m.in. pro- gramy: Ksiega Podatkowa, Ryczalt, Deklaracja Podatkowa PIT-5, System, Obsluga Bufora, Fakturowanie, Fakturowanie VAT, Ewiden- cja VAT, Deklaracja VAT-7, Przelewy, Ksiega Adresowa, Rozrachun- ki, Magazyn, Amortyzacja, Umowy, Ekonom, Druki, Biuro Rachunkowe i inne. Programy skladowe Systemu MaFi mozna laczyc w zaleznosci od pot- rzeb. Pozwala to z jednej strony zminimalizowac koszty zakupu oprogramowania, z drugiej strony zapewnia mozliwosc latwej roz- budowy systemu. Do wygodnej pracy z Systemem MaFi zalecamy co najmniej komputer klasy PC 386SX z 2MB pamieci RAM, dyskiem stalym i karta gra- ficzna VGA. Konieczna jest tez dowolna drukarka 10-calowa (przy duzej liczbie tworzonych dokumentow raczej 15-calowa). Programy dzialaja poprawnie w systemie operacyjnym MS (PC) DOS od wersji 5.0 wzwyz. - 2 - Uzywane pojecia Bufor - pomocnicza struktura, rodzaj skoroszytu, do ktorego "wpina sie" tymczasowo dokumenty. Sluzy do komunikacji pomiedzy programami i do przechowywania danych. Oferta operacji - wyswietlany na ekranie w okienku wykaz ofero- wanych operacji; menu Rejestr - zestaw stalych danych (np. konta bankowe firmy, opis zdarzen gospodarczych) wykorzystywane przez programy, rodzaj ba- zy danych. Rejestry pozwalaja na szybsze wprowadzanie danych oraz ich ujednolicenie - zawsze jest uzywana ta sama nazwa. Wspolnymi dla danego podatnika sa rejestry: kont bankowych, zda- rzen gospodarczych oraz dane adresowe (Ksiega Adresowa). Sesja - okres pracy z programem od uruchomienia do wyjscia z programu. Sesja z Systemem MaFi musi konczyc sie powrotem do systemu operacyjnego - nigdy bezposrednim wylaczeniem komputera - grozi to utrata czesci danych! Klawiszologia czyli co spowoduje nacisniecie klawisza Wszystkie programy sa obslugiwane za pomoca ofert oraz tzw. go- racych klawiszy, czyli klawiszy, ktorych nacisniecie powoduje okreslone dzialanie w programie. Wyboru z oferty dokonuje sie poprzez wskazanie belka przesuwana strzalkami w gore i w dol od- powiedniej operacji i nacisniecie Enter. Mozna takze, co przys- piesza prace, nacisnac pierwsza, podswietlona litere lub cyfre w nazwie operacji. Ponadto przyjeto, ze: F1 - uruchamia suflera F2 - zapisuje wprowadzone dane F5 - drukuje i ewentualnie przesyla dane do bufora ksiegowania Alt-K - wywoluje Ksiege Adresowa Alt-W - uruchamia kalkulator Wyliczajacy wartosc podanego wyra- zenia Alt-D - podaje aktualna Date i czas (z zegara komputera) Insert - zaznacza elementy z wyswietlonego wykazu np. przy wy- bieraniu do usuniecia lub wydrukowania Esc - pozwala powrocic do poprzedniej operacji (ucieczka). Przy wprowadzaniu danych do pola rozpoczecie wprowadzania od li- tery lub cyfry (dla liczb) powoduje automatyczne usuniecie po- przedniej zawartosci pola. Polskie litery uzyskuje sie przytrzy- mujac klawisz Alt i naciskajac litere "bez ogonka", np. Alt_A daje a, Shift_Alt_A daje litere A. Ponadto: Spacja - pozwala poprawic wprowadzona wartosc Insert - zmienia tryb pracy edytora z wstawianie na zastepowanie znakow i odwrotnie Enter - zatwierdza wprowadzony tekst lub uruchamia wprowadzanie nowego Esc - pozwala wycofac sie z wprowadzonych zmian W polach liczbowych grosze (lub czesc ulamkowa) oddziela sie znakiem przecinka lub kropki, zaleznie od ustawienia sposobu za- pisywania liczb w programie System. Standardowa postac (123 456.78) wymaga oddzielania czesci ulamkowej znakiem kropki. Je- zeli zdecydujemy sie na inny zapis (123.456,78), znakiem oddzie- lajacym bedzie przecinek. Informacje o pozostalych aktywnych w danej chwili klawiszach umieszczone sa zawsze u dolu ekranu lub aktywnego okna. - 3 - URUCHOMIENIE SYSTEMU System MaFi uruchamia sie poleceniem MAFI (z kartoteki systemu). Mozna to wykonac np. wydajac z poziomu systemu operacyjnego po- lecenia: CD \MAFI-7 MAFI Makropolecenie MAFI (plik MAFI.BAT) inicjuje elementy niezbedne do wlasciwej pracy Systemu MaFi. Uruchomienie wybranego programu nastepuje po wskazaniu go kurso- rem i nacisnieciu klawisza Enter lub nacisnieciu symbolu (cyfry lub litery) danego programu. Pomiedzy oknami oferty przechodzi sie klawiszem Tab. Dla kazdego programu mozna wyswietlic jego opis wskazujac program kursorem i naciskajac klawisz F1. Obsluga programow polega na wyborze konkretnej operacji z oferowanego na ekranie zestawu. Oferty operacji wyswietlane sa w najnizszej li- nii ekranu badz tez w dodatkowym oknie. Podczas pracy ekran wyg- lada mniej wiecej tak: Opis programu Fakturowanie VAT Program uruchamia sie przesuwajac kursor do prawego okna (Tab), ustawiajac pasek wskaznika na pozycji Fakturowanie VAT i nacis- kajac Enter (lub naciskajac znak 1). UWAGA: Przed przystapieniem do pracy nalezy ustawic odpowiednio w programie System/Parametry programu (zwlaszcza dane drukarki) oraz dane firmy a nastepnie parametry programu w programie Fak- turowanie VAT, zwlaszcza dane wystawcy faktury i numer pierwszej wystawianej faktury. Podczas pracy mozna dowolnie zmieniac numer na fakturze - program automatycznie bedzie potem przydzielal nu- mery kolejne. Dalej omawiamy kolejne operacje dostepne w programie w kolejnos- ci, w jakiej sa umieszczone w ofertach. Poniewaz program jest bardzo komunikatywny, niektore opisy sa skrotowe tam, gdzie pod- czas pracy nie powinny wystepowac zadne problemy. Faktury Po wybraniu tej operacji wykonac mozna nastepujace czynnosci: Emisja faktury VAT i rachunku uproszczonego Polega na wypelnieniu przedstawionego ponizej formularza. Formu- larz mozna wypelnic przesuwajac kursor na kolejne pola lub ko- rzystajac z utworzonych rejestrow (cennika i kont). Mozna tez skorzystac z jednej z tzw. faktur stalych jako wzorca faktury naciskajac klawisz F10. - 4 - Dane platnika mozna wprowadzic z Ksiegi Adresowej naciskajac Alt_K. Sposob zaplaty (gotowka, przelew, czek lub raty) wybiera sie klawiszem Spacji. Mozna dowolnie zmienic kolejnosc lub dopi- sac nowe formy platnosci. Podobnie zmienia sie typ dokumentu z FAKTURY VAT na RACHUNEK UPROSZCZONY. Jako date sprzedazy mozna wpisac date lub nazwe miesiaca. Skladniki faktury (towary lub uslugi) sa widoczne dopiero po nacisnieciu klawisza F4 lub na- cisnieciu Enter w polu skladniki - na formularzu widoczna jest tylko wartosc faktury. Do faktury mozna dolaczac nowe skladniki (naciskajac klawisz F9), usuwac (F8 po zaznaczeniu usuwanych skladnikow klawiszem Insert) lub poprawiac juz wprowadzone skladniki (klawisz Spacji). Przy wypelnianiu faktury mozna korzystac z tworzonych na biezaco cennikow oraz z innych pomocniczych rejestrow danych, co znacz- nie ulatwia i przyspiesza prace: kont firmy, adresow odbiorcow. mozna takze umieszczac na fakturze (klawiszem F7) uwagi okreslo- ne w parametrach programu lub wprowadzac je bezposrednio. Wiersz uwag mozna szybko usuwac naciskajac Delete. Po wejsciu do operacji emisji faktur i nacisnieciu sekwencji klawiszy F4 (skladniki) i F9 (nowy skladnik) otwierane jest okienko wprowadzania nowego skladnika. Kolejne nacisniecie kla- wisza (Fn) powoduje otworzenie na ekranie kolejnego okna reali- zujacego wybrana funkcje. Na ekranie widoczne sa trzy okna: for- mularza, skladnikow faktury i nowego skladnika. Cene towaru moz- na wprowadzac zarowno w kwocie netto jak i brutto - w tym drugim przypadku cena netto zostanie automatycznie obliczona. Podobna zasada jest zastosowana w cenniku. Mozna pobierac towar z cenni- ka naciskajac ponownie F9. Faktury sa zawsze wystawiane w zlotowkach. Przeliczenie ceny z innej waluty nastepuje zgodnie z podanym kursem. Wprowadzony ra- bat pomniejsza cene netto towaru, przy czym dla kazdego towaru moze byc wprowadzony inny rabat (program pamieta stawke rabatu z poprzedniego skladnika dokumentu). Przy drukowaniu gotowej faktury (F2) program umozliwia (na zy- czenie) przeslanie danych o fakturze do bufora rozrachunkow dla kontroli platnosci (moze okazac sie konieczne uzupelnienie da- nych dla rozrachunku) oraz do bufora ksiegowania (po uzupelnie- niu danych o ZDARZENIU GOSPODARCZYM z wyswietlonego rejestru zdarzen gospodarczych). Nalezy takze ustalic sposob drukowania udzielonego rabatu (OGOLNY czyli lacznie dla calego dokumentu lub SZCZEGOLOWY - dla kazdej pozycji w dodatkowym wierszu bedzie podana cena brutto bez rabatu i procent udzielonego rabatu), czy maja byc drukowane kwoty podatku dla poszczegolnych pozycji do- kumentu a takze czy sprzedaz opodatkowana stawka zerowa jest sprzedaza krajowa czy eksportowa (por. PARAMETRY PROGRAMU). Faktury wystawione Operacja umozliwia przejrzenie i ewentualne powtorne wydrukowa- nie wystawionych faktur lub wygenerowanie faktury korygujacej. Wyswietlany jest wykaz faktur wedlug numerow kolejnych.Po wcis- nieciu Spacji mozna dokonac edycji i powtornego wydrukowania blednie wystawionej faktury, przy czym nie powoduje to zmian w buforach (ksiegowania, ewidencji VAT). Wcisniecie klawisza Enter pozwala wystawic fakture korygujaca do wskazanej faktury. - 5 - UWAGA: Tylko w ten sposob mozna wystawic fakture korygujaca. Faktura korygujaca zawiera zestawienie wybranych skladnikow fak- tury pierwotnej i tych samych skladnikow poprawionych oraz ich korekte. Do faktury korygujacej pobiera sie skladniki z faktury pierwotnej naciskajac F7 i wskazujac odpowiedni skladnik kurso- rem. Po nacisnieciu Spacji i wprowadzeniu poprawek (np. sprzeda- no 100 szt, a klient zwrocil 20 szt - wiec ilosc poprawiamy na 80 szt) zapisujemy skladnik (F2). Zostaje on umieszczony na lis- cie skladnikow pierwotnych (jak w dokumencie pierwotnym) oraz skladnikow poprawionych (w postaci do jakiej poprawiono sklad- nik). Korekta zostanie wyliczona automatycznie jako roznica mie- dzy zapisem prawidlowym a pierwotnym. Wystawione faktury korygujace Operacja umozliwia przejrzenie i ewentualne powtorne wydrukowa- nie wystawionych faktur korygujacych na podobnej zasadzie, jak wykazu faktur VAT. Rachunki uproszczone wedlug cen brutto Pozwala na wystawianie rachunkow uproszczonych wedlug cen brutto w przypadku swiadczenia uslug w zakresie handlu i gastronomii (por. art. 31 ustawy) dla platnikow nie bedacych podatnikami VAT. Wszystkie operacje sa odpowiednikami operacji z pozycji FAKTURY (patrz wyzej). Jedyna roznica jest wypelniany formularz rachunku uproszczonego. Paragony Operacja ta pozwala na dokumentowanie sprzedazy bez oznaczania odbiorcy. Zasada przygotowania dokumentu jest taka sama jak dla faktur. Na zyczenie mozna utworzyc zestawienie paragonow za po- dany okres (F4) w operacji WYSTAWIONE PARAGONY. Konta firmy Program pozwala zdefiniowac do szesnastu kont bankowych firmy. Wybranie tej operacji spowoduje wyswietlenie rejestru kont ban- kowych. Klawisz Spacji umozliwia edycje wskazanego kursorem kon- ta. Waluty obce Mozna tu definiowac kursy walut obcych stosowanych w cenniku. Nalezy podac date oraz kurs dla kazdej waluty. Podczas wystawia- nia faktury na podstawie zawartosci cennika cena towaru bedzie przeliczana na zlotowki wedlug podanego kursu. Cennik towarow i uslug Program pozwala tworzyc i wykorzystywac podczas wypelniania fak- tur staly cennik. Towary i uslugi umieszczone w cenniku sa po- rzadkowane alfabetycznie. Cennik moze byc rozbudowywany zarowno poprzez uruchomienie tej operacji, jak i podczas wypelniania faktury (poprzez dodanie nowego towaru do cennika). Mozna zatem rozbudowywac cennik na biezaco podczas pracy skracajac czas pot- rzebny na przygotowanie programu do pracy. - 6 - Dla kazdego towaru/uslugi mozna umiescic 140-znakowy opis (4 wiersze po 35 znakow). Cena towaru moze byc podana w dowolnej sposrod ustalonych w PARAMETRACH PROGRAMU walut. Przy wystawia- niu faktury cena towaru bedzie przeliczana na zlotowki zgodnie z podanym kursem. Nalezy zwrocic uwage, ze SWW towaru nie jest uwidaczniane w cen- niku na ekranie, jest jednak drukowane. Aby sprawdzic SWW danego towaru, nalezy przejsc do edycji danej pozycji cennika (klawiszem Spacji). Mozna wyszukiwac towar w cenniku wpisujac poczatek nazwy towaru i naciskajac Enter. Zestawienie sprzedazy Operacja ta tworzy zestawienie sprzedazy za podany okres z po- dzialem na rodzaje dokumentow i wyroznieniem kwot netto, brutto i naliczonego podatku VAT. Parametry programu Operacja pozwala ustalic parametry programu, m.in. uzupelnic da- ne firmy, ustalic typowe uwagi umieszczane na dokumentach, po- czatkowe numery dokumentow, ustawic gorny (w wierszach) i lewy (w znakach) margines druku oraz ustalic ilosc wierszy tekstu na stronie, co moze byc przydatne przy wystawianiu dlugich faktur. Ponadto pozwala na okreslenie nazw stosowanych w cenniku walut obcych oraz zadeklarowac, czy sprzedaz opodatkowana stawka zero- wa VAT jest sprzedaza tylko krajowa, tylko eksportowa czy raz jedna, raz druga. W tym ostatnim przypadku podczas wystawiania faktury konieczne bedzie ustalanie rodzaju sprzedazy ze wzgledu na koniecznosc odpowiedniego umieszczenia informacji w Ewidencji VAT. Nacisniecie F5 pozwala na probne wydrukowanie formularza faktury dla sprawdzenia poprawnego ustawienia marginesow i dlu- gosci dokumentu. Operacje pomocnicze Operacja ta pozwala dokonac porzadkowania zbiorow roboczych pro- gramu. Porzadkowanie zbiorow nalezy wykonac w razie wystapienia awarii podczas pracy z programem (np. zanik napiecia). - 7 - Warunki licencji 1. Wszelkie prawa do programu Fakturowanie VAT, jak i do pozos- talych programow Systemu MaFi sa zastrzezone przez PPU MICRO Ot- muchow. Ten egzemplarz mozna bezplatnie rozpowszechniac pod wa- runkiem niedokonywania zadnych zmian. Posiadacz programu powi- nien zarejestrowac fakt jego posiadania przesylajac na adres PPU MICRO Otmuchow, ul. Lipowa 1, 48-385 Otmuchow wypelniona Karte Zgloszenia Uzytkownika. (patrz program Informacje). 2. Zarejestrowanemu nabywcy programu przysluguje: - 12-miesieczna gwarancja od dnia otrzymania programu - bezplatne porady dotyczace programu - mozliwosc sugerowania kierunkow rozwoju programu - nabycie uzupelnien i nowych wersji programu - zakupu dodatkowych programow Systemu MaFi 3. Wszelkie proby modyfikacji kodu programu powoduja utrate gwa- rancji. 4. Po zarejestrowaniu Uzytkownik moze bezplatnie powielac i roz- powszechniac posiadanego egzemplarza programu pod warunkiem nie- dokonywania zadnych zmian w pakiecie. 5. PPU MICRO nie gwarantuje, ze program spelni wszystkie wymaga- nia uzytkownika. Wszelkie uwagi dotyczace programu prosimy kierowac na adres: PPU MICRO, ul. Lipowa 1, 48-385 Otmuchow, tel./fax (0-77)315504. UWAGA: Pomoc przysluguje wylacznie zarejestrowanym uzytkownikom programu.