FAKTUROWANIE VAT (c) 1991-97 PPU MICRO Otmuchów Przedstawiamy Państwu program przeznaczony do szybkiego wystawiania faktur i rachunków uproszczonych z wykorzystaniem cenników towarów i usług. Program Fakturowanie VAT jest jednym z elementów pakietu programów pod nazwą System MaFi przeznaczonego do obsługi firmy. Współpracuje z innymi programami wchodzącymi w skład systemu: przesyła dane o wystawionym dokumencie do bufora księgowania programów Księga Podatkowa lub Ryczałt oraz do programu kontroli rozliczeń Rozrachunkami. Współpraca z Księgą Adresową umożliwia szybkie pobieranie danych o odbiorcach faktur. Fakt wystawienia dokumentu może być także odnotowywany w ewidencji zakupów i sprzedaży (program Ewidencja VAT). W tym zestawie wszystkie dodatkowe programy są umieszczone w wersji demonstracyjnej. Obsługa programu polega na wypełnianiu danymi formularza wyświetlonego na ekranie. Konstruując program przyjęto założenie, że użytkownik będzie tworzył zestaw dodatkowych rejestrów, które pozwolą szybko wystawiać faktury. Rejestry te obejmują cennik towarów i usług i wykaz kont firmy. Można też zdefiniować zestaw typowych faktur (np. dla stałych odbiorców). Niejako pochodną wystawiania faktur jest utworzenie cennika towarów i usług i ewidencji wystawionych faktur. Cennik ten można uzupełniać podczas wystawiania faktur (poprzez dopisywanie nie umieszczonego jeszcze w cenniku towaru), jak i wpisując do cennika wszystkie towary przed rozpoczęciem pracy. Oczywiście pozycją w cenniku może być także określona usługa. Dla wystawionej faktury lub rachunku można wystawić odpowiednio fakturę lub rachunek korygujący podczas przeglądania wystawionych faktur lub rachunków. Każdy wystawiony dokument można wydrukować jako: oryginał, kopię lub wystawić duplikat. Decyzję o rodzaju druku podejmuje się na pytanie programu zadawane przed rozpoczęciem drukowania. Zanim przystąpimy do bliższego omówienia zasad pracy z programem Fakturowanie VAT koniecznych będzie kilka ogólnych uwag dotyczących Systemu MaFi, którego elementem jest ten program. Ogólna charakterystyka Systemu MaFi =================================== Pakiet programów pod wspólną nazwą System MaFi przeznaczony jest do wspomagania zarządzania firmą. System MaFi pozwala na łatwą zmianę sposobu prowadzenia dokumentacji firmy z tradycyjnego na elektroniczny - szybszy, wygodniejszy i umożliwiający łatwiejsze kontrolowanie i analizowanie stanu firmy. Jest przyjazny dla użytkownika, dzięki czemu nawet osoby nie mające dotychczas kontaktu z komputerem nie mają problemów z obsługą systemu. Podstawowymi cechami wyróżniającymi System MaFi wśród innych tej klasy programów są: 1) prostota obsługi - obsługa systemem ofert (menu) wspieranych zestawami gorących klawiszy, ciągłe prezentowanie użytkownikowi wykazu dostępnych operacji, proste i czytelne formularze ekranowe, maksymalnie zbliżona do standardowych wzorów postać drukowanych dokumentów; 2) możliwość obsługiwania kilku firm za pomocą jednego programu; 3) szybki dostęp do funkcji pomocniczych typu adresy kontrahentów, rejestr zdarzeń gospodarczych czy rejestr przelewów stałych oraz łatwość uzupełniania kartotek; 4) łatwość rozbudowy - w dowolnym momencie można dokupić kolejny program pracujący w Systemie MaFi zwiększając możliwości systemu zgodnie z własnymi potrzebami; 5) możliwość pracy z tanimi drukarkami 10-calowymi, jak i z 15-calowymi; 6) elastyczność - doświadczeni użytkownicy mogą częściowo modyfikować pracę systemu zmieniając wykorzystywane makropolece- nia(pliki BAT). System MaFi wyposażono m.in. w ------------------------------ - wielopoziomowy system zabezpieczeń przed utratą danych - ochronę kineskopu monitora przed nadmiernym zużyciem (ekran jest wygaszany przy niekorzystaniu z klawiatury przez ok. 2 minuty) - wbudowanego suflera (F1), który odpowie na większość wątpliwości - możliwość wprowadzania polskich znaków (ąęńśĄĘ itp. jako kombinacji klawisza Alt i litery bezogonowej); na ekranie litery są widoczne tylko w komputerach wyposażonych w kartę EGA, VGA lub SVGA (kody Mazovia),ale będą zawsze umieszczane w drukach - możliwość definiowania postaci liczb (3 456.78 lub 3.456,78) - podstawową kontrolę antywirusową głównego pliku systemu. System MaFi łączy wszystkie programy wspomagające zarządzanie firmą w spójne środowisko. Do systemu można dołączyć m.in. programy: Księga Podatkowa, Ryczałt, Deklaracja Podatkowa PIT-5, System, Obsługa Bufora, Fakturowanie, Fakturowanie VAT, Ewidencja VAT, Deklaracja VAT-7, Przelewy, Księga Adresowa, Rozrachunki, Magazyn, Amortyzacja, Umowy, Ekonom, Druki, Biuro Rachunkowe i inne. Programy składowe Systemu MaFi można łączyć w zależności od potrzeb. Pozwala to z jednej strony zminimalizować koszty zakupu oprogramowania, z drugiej strony zapewnia możliwość łatwej rozbudowy systemu. Do wygodnej pracy z Systemem MaFi zalecamy co najmniej komputer klasy PC 386SX z 2MB pamięci RAM, dyskiem stałym i kartą graficzną VGA. Konieczna jest też dowolna drukarka 10-calowa (przy dużej liczbie tworzonych dokumentów raczej 15-calowa). Programy działają poprawnie w systemie operacyjnym MS (PC) DOS od wersji 5.0 wzwyż. Używane pojęcia --------------- Bufor - pomocnicza struktura, rodzaj skoroszytu, do którego "wpina się" tymczasowo dokumenty. Służy do komunikacji pomiędzy programami i do przechowywania danych. Oferta operacji - wyświetlany na ekranie w okienku wykaz oferowanych operacji; menu Rejestr - zestaw stałych danych (np. konta bankowe firmy, opis zdarzeń gospodarczych) wykorzystywane przez programy, rodzaj bazy danych. Rejestry pozwalają na szybsze wprowadzanie danych oraz ich ujednolicenie - zawsze jest używana ta sama nazwa. Wspólnymi dla danego podatnika są rejestry: kont bankowych, zdarzeń gospodarczych oraz dane adresowe (Księga Adresowa). Sesja - okres pracy z programem od uruchomienia do wyjścia z programu. Sesja z Systemem MaFi musi kończyć się powrotem do systemu operacyjnego - nigdy bezpośrednim wyłączeniem komputera - grozi to utratą części danych! Klawiszologia czyli co spowoduje naciśnięcie klawisza Wszystkie programy są obsługiwane za pomocą ofert oraz tzw. gorących klawiszy, czyli klawiszy, których naciśnięcie powoduje określone działanie w programie. Wyboru z oferty dokonuje się poprzez wskazanie belką przesuwaną strzałkami w górę i w dół odpowiedniej operacji i naciśnięcie Enter. Można także, co przyspiesza pracę, nacisnąć pierwszą, podświetloną literę lub cyfrę w nazwie operacji. Ponadto przyjęto, że: F1 - uruchamia suflera F2 - zapisuje wprowadzone dane F5 - drukuje i ewentualnie przesyła dane do bufora księgowania Alt-K - wywołuje Księgę Adresową Alt-W - uruchamia kalkulator Wyliczający wartość podanego wyrażenia Alt-D - podaje aktualną Datę i czas (z zegara komputera) Insert - zaznacza elementy z wyświetlonego wykazu np. przy wybieraniu do usunięcia lub wydrukowania Esc - pozwala powrócić do poprzedniej operacji (ucieczka). Przy wprowadzaniu danych do pola rozpoczęcie wprowadzania od litery lub cyfry (dla liczb) powoduje automatyczne usunięcie poprzedniej zawartości pola. Polskie litery uzyskuje się przytrzymując klawisz Alt i naciskając literę "bez ogonka", np. Alt_A daje ą, Shift_Alt_A daje literę Ą. Ponadto: Spacja - pozwala poprawić wprowadzoną wartość Insert - zmienia tryb pracy edytora z wstawianie na zastępowanie znaków i odwrotnie Enter - zatwierdza wprowadzony tekst lub uruchamia wprowadzanie nowego Esc - pozwala wycofać się z wprowadzonych zmian W polach liczbowych grosze (lub część ułamkową) oddziela się znakiem przecinka lub kropki, zależnie od ustawienia sposobu zapisywania liczb w programie System. Standardowa postać (123 456.78) wymaga oddzielania części ułamkowej znakiem kropki. Jeżeli zdecydujemy się na inny zapis (123.456,78), znakiem oddzielającym będzie przecinek. Informacje o pozostałych aktywnych w danej chwili klawiszach umieszczone są zawsze u dołu ekranu lub aktywnego okna. URUCHOMIENIE SYSTEMU ==================== System MaFi uruchamia się poleceniem MAFI (z kartoteki systemu). Można to wykonać np. wydając z poziomu systemu operacyjnego polecenia: CD \MAFI-7 MAFI Makropolecenie MAFI (plik MAFI.BAT) inicjuje elementy niezbędne do właściwej pracy Systemu MaFi. Uruchomienie wybranego programu następuje po wskazaniu go kursorem i naciśnięciu klawisza Enter lub naciśnięciu symbolu (cyfry lub litery) danego programu. Pomiędzy oknami oferty przechodzi się klawiszem Tab. Dla każdego programu można wyświetlić jego opis wskazując program kursorem i naciskając klawisz F1. Obsługa programów polega na wyborze konkretnej operacji z oferowanego na ekranie zestawu. Oferty operacji wyświetlane są w najniższej linii ekranu bądź też w dodatkowym oknie. Podczas pracy ekran wygląda mniej więcej tak: Opis programu Fakturowanie VAT ------------------------------ Program uruchamia się przesuwając kursor do prawego okna (Tab), ustawiając pasek wskaźnika na pozycji Fakturowanie VAT i naciskając Enter (lub naciskając znak 1). UWAGA: Przed przystąpieniem do pracy należy ustawić odpowiednio w programie System/Parametry programu (zwłaszcza dane drukarki) oraz dane firmy a następnie parametry programu w programie Fakturowanie VAT, zwłaszcza dane wystawcy faktury i numer pierwszej wystawianej faktury. Podczas pracy można dowolnie zmieniać numer na fakturze - program automatycznie będzie potem przydzielał numery kolejne. Dalej omawiamy kolejne operacje dostępne w programie w kolejności, w jakiej są umieszczone w ofertach. Ponieważ program jest bardzo komunikatywny, niektóre opisy są skrótowe tam, gdzie podczas pracy nie powinny występować żadne problemy. Faktury ------- Po wybraniu tej operacji wykonać można następujące czynności: Emisja faktury VAT i rachunku uproszczonego ------------------------------------------- Polega na wypełnieniu przedstawionego poniżej formularza. Formularz można wypełnić przesuwając kursor na kolejne pola lub korzystając z utworzonych rejestrów (cennika i kont). Można też skorzystać z jednej z tzw. faktur stałych jako wzorca faktury naciskając klawisz F10. Dane płatnika można wprowadzić z Księgi Adresowej naciskając Alt_K. Sposób zapłaty (gotówka, przelew, czek lub raty) wybiera się klawiszem Spacji. Można dowolnie zmienić kolejność lub dopisać nowe formy płatności. Podobnie zmienia się typ dokumentu z FAKTURY VAT na RACHUNEK UPROSZCZONY. Jako datę sprzedaży można wpisać datę lub nazwę miesiąca. Składniki faktury (towary lub usługi) są widoczne dopiero po naciśnięciu klawisza F4 lub naciśnięciu Enter w polu składniki - na formularzu widoczna jest tylko wartość faktury. Do faktury można dołączać nowe składniki (naciskając klawisz F9), usuwać (F8 po zaznaczeniu usuwanych składników klawiszem Insert) lub poprawiać już wprowadzone składniki (klawisz Spacji). Przy wypełnianiu faktury można korzystać z tworzonych na bieżąco cenników oraz z innych pomocniczych rejestrów danych, co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę: kont firmy, adresów odbiorców. można także umieszczać na fakturze (klawiszem F7) uwagi określone w parametrach programu lub wprowadzać je bezpośrednio. Wiersz uwag można szybko usuwać naciskając Delete. Po wejściu do operacji emisji faktur i naciśnięciu sekwencji klawiszy F4 (składniki) i F9 (nowy składnik) otwierane jest okienko wprowadzania nowego składnika. Kolejne naciśnięcie klawisza (Fn) powoduje otworzenie na ekranie kolejnego okna realizującego wybraną funkcję. Na ekranie widoczne są trzy okna: formularza, składników faktury i nowego składnika. Cenę towaru można wprowadzać zarówno w kwocie netto jak i brutto - w tym drugim przypadku cena netto zostanie automatycznie obliczona. Podobna zasada jest zastosowana w cenniku. Można pobierać towar z cennika naciskając ponownie F9. Faktury są zawsze wystawiane w złotówkach. Przeliczenie ceny z innej waluty następuje zgodnie z podanym kursem. Wprowadzony rabat pomniejsza cenę netto towaru, przy czym dla każdego towaru może być wprowadzony inny rabat (program pamięta stawkę rabatu z poprzedniego składnika dokumentu). Przy drukowaniu gotowej faktury (F2) program umożliwia (na życzenie) przesłanie danych o fakturze do bufora rozrachunków dla kontroli płatności (może okazać się konieczne uzupełnienie danych dla rozrachunku) oraz do bufora księgowania (po uzupełnieniu danych o ZDARZENIU GOSPODARCZYM z wyświetlonego rejestru zdarzeń gospodarczych). Należy także ustalić sposób drukowania udzielonego rabatu (OGÓLNY czyli łącznie dla całego dokumentu lub SZCZEGÓŁOWY - dla każdej pozycji w dodatkowym wierszu będzie podana cena brutto bez rabatu i procent udzielonego rabatu), czy mają być drukowane kwoty podatku dla poszczególnych pozycji dokumentu a także czy sprzedaż opodatkowana stawką zerową jest sprzedażą krajową czy eksportową (por. PARAMETRY PROGRAMU). Faktury wystawione ------------------ Operacja umożliwia przejrzenie i ewentualne powtórne wydrukowanie wystawionych faktur lub wygenerowanie faktury korygującej. Wyświetlany jest wykaz faktur według numerów kolejnych.Po wciśnięciu Spacji można dokonać edycji i powtórnego wydrukowania błędnie wystawionej faktury, przy czym nie powoduje to zmian w buforach (księgowania, ewidencji VAT). Wciśnięcie klawisza Enter pozwala wystawić fakturę korygującą do wskazanej faktury. UWAGA: Tylko w ten sposób można wystawić fakturę korygującą. Faktura korygująca zawiera zestawienie wybranych składników faktury pierwotnej i tych samych składników poprawionych oraz ich korektę. Do faktury korygującej pobiera się składniki z faktury pierwotnej naciskając F7 i wskazując odpowiedni składnik kursorem. Po naciśnięciu Spacji i wprowadzeniu poprawek (np. sprzeda- no 100 szt, a klient zwrócił 20 szt - więc ilość poprawiamy na 80 szt) zapisujemy składnik (F2). Zostaje on umieszczony na liście składników pierwotnych (jak w dokumencie pierwotnym) oraz składników poprawionych (w postaci do jakiej poprawiono składnik). Korekta zostanie wyliczona automatycznie jako różnica między zapisem prawidłowym a pierwotnym. Wystawione faktury korygujące ----------------------------- Operacja umożliwia przejrzenie i ewentualne powtórne wydrukowanie wystawionych faktur korygujących na podobnej zasadzie, jak wykazu faktur VAT. Rachunki uproszczone według cen brutto -------------------------------------- Pozwala na wystawianie rachunków uproszczonych według cen brutto w przypadku świadczenia usług w zakresie handlu i gastronomii (por. art. 31 ustawy) dla płatników nie będących podatnikami VAT. Wszystkie operacje są odpowiednikami operacji z pozycji FAKTURY (patrz wyżej). Jedyną różnicą jest wypełniany formularz rachunku uproszczonego. Paragony -------- Operacja ta pozwala na dokumentowanie sprzedaży bez oznaczania odbiorcy. Zasada przygotowania dokumentu jest taka sama jak dla faktur. Na życzenie można utworzyć zestawienie paragonów za podany okres (F4) w operacji WYSTAWIONE PARAGONY. Konta firmy ----------- Program pozwala zdefiniować do szesnastu kont bankowych firmy. Wybranie tej operacji spowoduje wyświetlenie rejestru kont bankowych. Klawisz Spacji umożliwia edycję wskazanego kursorem konta. Waluty obce ----------- Można tu definiować kursy walut obcych stosowanych w cenniku. Należy podać datę oraz kurs dla każdej waluty. Podczas wystawiania faktury na podstawie zawartości cennika cena towaru będzie przeliczana na złotówki według podanego kursu. Cennik towarów i usług ---------------------- Program pozwala tworzyć i wykorzystywać podczas wypełniania faktur stały cennik. Towary i usługi umieszczone w cenniku są porządkowane alfabetycznie. Cennik może być rozbudowywany zarówno poprzez uruchomienie tej operacji, jak i podczas wypełniania faktury (poprzez dodanie nowego towaru do cennika). Można zatem rozbudowywać cennik na bieżąco podczas pracy skracając czas potrzebny na przygotowanie programu do pracy. Dla każdego towaru/usługi można umieścić 140-znakowy opis (4 wiersze po 35 znaków). Cena towaru może być podana w dowolnej spośród ustalonych w PARAMETRACH PROGRAMU walut. Przy wystawianiu faktury cena towaru będzie przeliczana na złotówki zgodnie z podanym kursem. Należy zwrócić uwagę, że SWW towaru nie jest uwidaczniane w cenniku na ekranie, jest jednak drukowane. Aby sprawdzić SWW danego towaru, należy przejść do edycji danej pozycji cennika (klawiszem Spacji). Można wyszukiwać towar w cenniku wpisując początek nazwy towaru i naciskając Enter. Zestawienie sprzedaży --------------------- Operacja ta tworzy zestawienie sprzedaży za podany okres z podziałem na rodzaje dokumentów i wyróżnieniem kwot netto, brutto i naliczonego podatku VAT. Parametry programu ------------------ Operacja pozwala ustalić parametry programu, m.in. uzupełnić dane firmy, ustalić typowe uwagi umieszczane na dokumentach, początkowe numery dokumentów, ustawić górny (w wierszach) i lewy (w znakach) margines druku oraz ustalić ilość wierszy tekstu na stronie, co może być przydatne przy wystawianiu długich faktur. Ponadto pozwala na określenie nazw stosowanych w cenniku walut obcych oraz zadeklarować, czy sprzedaż opodatkowana stawką zerową VAT jest sprzedażą tylko krajową, tylko eksportową czy raz jedną, raz drugą. W tym ostatnim przypadku podczas wystawiania faktury konieczne będzie ustalanie rodzaju sprzedaży ze względu na konieczność odpowiedniego umieszczenia informacji w Ewidencji VAT. Naciśnięcie F5 pozwala na próbne wydrukowanie formularza faktury dla sprawdzenia poprawnego ustawienia marginesów i długości dokumentu. Operacje pomocnicze ------------------- Operacja ta pozwala dokonać porządkowania zbiorów roboczych programu. Porządkowanie zbiorów należy wykonać w razie wystąpienia awarii podczas pracy z programem (np. zanik napięcia). Warunki licencji 1. Wszelkie prawa do programu Fakturowanie VAT, jak i do pozostałych programów Systemu MaFi są zastrzeżone przez PPU MICRO Otmuchów. Ten egzemplarz można bezpłatnie rozpowszechniać pod warunkiem niedokonywania żadnych zmian. Posiadacz programu powinien zarejestrować fakt jego posiadania przesyłając na adres PPU MICRO Otmuchów, ul. Lipowa 1, 48-385 Otmuchów wypełnioną Kartę Zgłoszenia Użytkownika. (patrz program Informacje). 2. Zarejestrowanemu nabywcy programu przysługuje: - 12-miesięczna gwarancja od dnia otrzymania programu - bezpłatne porady dotyczące programu - możliwość sugerowania kierunków rozwoju programu - nabycie uzupełnień i nowych wersji programu - zakupu dodatkowych programów Systemu MaFi 3. Wszelkie próby modyfikacji kodu programu powodują utratę gwarancji. 4. Po zarejestrowaniu Użytkownik może bezpłatnie powielać i rozpowszechniać posiadanego egzemplarza programu pod warunkiem niedokonywania żadnych zmian w pakiecie. 5. PPU MICRO nie gwarantuje, że program spełni wszystkie wymagania użytkownika. Wszelkie uwagi dotyczące programu prosimy kierować na adres: PPU MICRO, ul. Lipowa 1, 48-385 Otmuchów, tel./fax (0-77)315504. UWAGA: Pomoc przysługuje wyłącznie zarejestrowanym użytkownikom programu.