SKRàCONY OPIS PROGRAMU MAH ver. 3.4E Firma Komputerowa "Wi˜niewski" 44-177 Pani¢wki, ul.Gliwicka 25A tel./fax. (032) 138-68-87 Pani¢wki 1996 1. Wymagania systemowe programu. W celu zainstalowania i poprawnej pracy programu wymagane s¥: - system operacyjny MS-DOS v.3.30 lub nowszy, - 3 MB wolnego obszaru na dysku, - 3 MB wolnej pami©ci RAM, - procesor 386 SX lub lepszy, - pami©† RAM powy¾ej granicy 1MB skonfigurowana jako XMS (himem.sys) lub EMS (emm386.exe), - karta grafiki VGA lub lepsza, Dla komfortowej pracy z programem zaleca si©: - system operacyjny MS-DOS v.6.22, - 10 MB wolnego obszaru na dysku, - 8 MB pami©ci RAM ( cache o rozmiarze 1MB ), - procesor 486DX4-100 lub lepszy, - pami©† RAM powy¾ej granicy 1MB skonfigurowana jako XMS (himem.sys), - karta grafiki VGA lub lepsza, Program potrafi wykorzysta† pami©† powy¾ej granicy 1MB skonfigurowan¥ jako XMS lub EMS. Ze wzgl©du na szybko˜† dziaˆania zaleca si© u¾ywanie pami©ci Extended. Karta grafiki VGA wymagana jest ze wzgl©du na u¾ywane w programie polskie znaki diakrytyczne w formacie Latin-2 (CP 852). Dla osi¥gni©cia maksymalnej szybko˜ci dziaˆania program przeˆ¥cza procesor w tryb pracy chronionej (st¥d wymagania odno˜nie procesora). Nale¾y tutaj zaznaczy†, ¾e jest dost©pna r¢wnie¾ wersja specjalna programu pracuj¥ca na komputerach z procesorami 8086 i 80286. 2. Opis procedury instalacji. W katalogu znajduj¥ si© zbiory: prog.exe - archiwum zawieraj¥ce upakowany program, readme.txt - kr¢tki opis wymagaä i mo¾liwo˜ci programu, instaluj.bat - program instalacyjny, karta.rej - karta rejestracyjna / zam¢wienie peˆnej wersji programu wraz z cennikiem W celu zainstalowania programu np. na dysku C w katalogu \MAH3_4E nale¾y uruchomi† program instalacyjny z nast©puj¥cymi parametrami: instaluj c:\mah3_4e Po instalacji programu na dysku docelowym zostan¥ utworzone nast©puj¥ce podkatalogi i zbiory: DBFS - katalog zawieraj¥cy dane bie¾¥ce, ARCH - katalog zawieraj¥cy dane archiwalne, SYSDBFS - katalog zawieraj¥cy zbiory systemowe, niezb©dne dla poprawnej pracy programu, FXP - katalog z programami generacji wydruk¢w, mah3_4e.exe - program, mah.bat - prosty program startowy, uruchamiaj¥cy system we wˆa˜ciwej konfiguracji, foxpro.int - niezb©dny dla poprawnej obsˆugi polskich znak¢w. 3. Mo¾liwo˜ci programu. W tym punkcie przedstawione zostan¥ podstawowe mo¾liwo˜ci programu, zakres realizowanych funkcji i kilka praktycznych porad usprawniaj¥cych prac© z programem. Mah jest programem wspomagaj¥cym prac© firm usˆugowo-handlowych, stosowanym przez pˆatnik¢w podatku od towar¢w i usˆug VAT. Z szerokiego spektrum program¢w o podobnym przeznaczeniu wyr¢¾nia go zdecydowanie najprostszy spos¢b obsˆugi bez utraty odpowiedniej funkcjonalno˜ci. Podstawowe funkcje speˆniane przez program to: - obsˆuga magazynu (niniejsza wersja jest wersj¥ jednomagazynow¥) towar¢w handlowych i surowc¢w, - bie¾¥ca kontrola stan¢w magazynowych, - emisja dokument¢w magazynowych: PZ,WZ,RW..., - rozliczanie warto˜ci magazynu wg faktycznych cen zakupu, - rejestr kontrahent¢w, - emisja dokument¢w sprzeda¾y: faktur, rachunk¢w..., - kontrola pˆatno˜ci za faktury i rachunki, - rozliczanie podatku VAT, - emisja wielu szczeg¢ˆowych zestawieä obrot¢w, rozliczenia sprzeda¾y, zakup¢w wg dowolnych kryteri¢w, - przechowywanie danych archiwalnych (zawsze dost©pny komplet danych od chwili wdro¾enia programu), - mo¾liwo˜† wsp¢ˆpracy z urz¥dzeniami fiskalnymi, - definiowane algorytmy sprzeda¾y (FIFO, LIFO, najdro¾szy, najtaäszy), - wsp¢ˆpraca z naszym systemem FK, - mo¾liwo˜† eksportu danych do formaty Excel'a, Niniejszy dokument nie jest kompletn¥ instrukcj¥ u¾ytkownika, lecz tylko skr¢conym opisem programu. Z tego powodu ograniczymy si© tu wyˆ¥cznie do zaprezentowania podstawowych mo¾liwo˜ci programu bez wchodzenia w najdrobniejsze szczeg¢ˆy obsˆugi. Zaczniemy od przedstawienia punkt¢w menu gˆ¢wnego. 3.1 Sprzeda¾ Pierwszy i chyba najcz©˜ciej wykorzystywany w zwykˆej pracy punkt menu gˆ¢wnego. Z tego punktu uruchamiane s¥ moduˆy wystawiania dokument¢w sprzeda¾y, poprawiania i przegl¥dania tych dokument¢w oraz wprowadzanie zapˆat za faktury i rachunki. Warto po˜wi©ci† tutaj kilka chwil na zapoznanie si© z filozofi¥ obsˆugi programu. Poniewa¾ przypisanie funkcji klawiszom funkcyjnym jest staˆe w caˆym programie, poznanie podstawowych operacji w tym punkcie pozwoli U¾ytkownikowi na swobodn¥ prac© z programem w pozostaˆych moduˆach. Wprowadzanie dokument¢w podzielone jest zawsze na dwie odr©bne procedury. Na pocz¥tku nale¾y wprowadzi† "nagˆ¢wek" dokumentu, a wi©c dane kontrahenta, odbiorcy, daty sprzeda¾y itp., a nast©pnie przej˜† do wypeˆniania listy towar¢w (pozycji) na dokumencie. Podstawowe funkcje wspomagaj¥ce te operacje to sˆowniki dost©pne zawsze przy u¾yciu klawisza funkcyjnego F1. Wypeˆniaj¥c kolejne pola formularza dokumentu nale¾y zwraca†, szczeg¢lnie w pierwszym okresie u¾ywania programu, baczn¥ uwag© na lini© podpowiedzi u doˆu ekranu. Jest tam zawsze aktualna informacja o dost©pnych w danej chwili sˆownikach i klawiszach funkcyjnych. Przykˆadem mo¾e by† tutaj pole do wprowadzania kodu kontrahenta. Je¾eli pami©tamy kod mo¾emy wprowadzi† go do wypeˆnianego pola, a program wyszuka z bazy odpowiednie dane i przywoˆa je na ekran. Je¾eli jednak kodu nie pami©tamy wystarczy spojrze† na d¢ˆ ekranu by zobaczy† w linii podpowiedzi opis " -lista" podpowiadaj¥cy nam w jaki spos¢b przywoˆa† na ekran list© wszystkich kontrahent¢w. Przywoˆana na ekran lista pozwala na wyszukanie wˆa˜ciwego kontrahenta wedˆug identyfikatora, czyli kr¢tkiej nazwy. Przeˆ¥czanie si© mi©dzy nagˆ¢wkiem dokumentu a list¥ towar¢w jest zawsze wykonywane klawiszami PageUp i PageDown. Klawisz ESC sˆu¾y zawsze do opuszczania danego moduˆu bez zapami©tywania. Klawisz F10 jest klawiszem akceptacji wprowadzonych danych i ich zapisu. 3.2 Kartoteka magazynowa Moduˆ przeznaczony do obsˆugi indeks¢w towarowych.Ka¾dy towar posiada w programie sw¢j wˆasny, unikalny kod (indeks) skˆadaj¥cy si© z maksymalnie 25 znak¢w (liter lub cyfr). Z danym indeksem zwi¥zane s¥: nazwa towaru,stawka vat, symbol sww, jednostka miary, identyfikator dostawcy, bie¾¥cy stan magazynowy, ostatnia cena zakupu (informacyjnie), minimalny stan magazynowy, cztery ceny sprzeda¾y A, B, C i D. Moduˆ obsˆugi kartoteki pozwala na dopisywanie, modyfikacj© i usuwanie indeks¢w. Uwaga !!! Nie nale¾y usuwa† indeks¢w dla kt¢rych w danych bie¾¥cych zostaˆ zarejestrowany jakikolwiek obr¢t. 3.3 Kartoteka firm Moduˆ przeznaczony do zarz¥dzania kartotek¥ firm, kontrahent¢w. Zakres przechowywanych informacji o firmach jest nast©puj¥cy: - nazwa firmy, dˆugo˜† pola ograniczona do 100 znak¢w, - adres firmy, - nazwa i adres odbiorcy, - forma pˆatno˜ci, - termin pˆatno˜ci, - rodzaj przypisanej ceny sprzeda¾y (A..D), - upust procentowy, - konto bankowe, - imi© i nazwisko osoby odbieraj¥cej faktury i rachunki, - kontakt (telefon, nazwisko). 3.4 Ewidencja ilo˜ciowo-warto˜ciowa Moduˆ przeznaczony do wprowadzania zakup¢w, rejestracji rozchodu wewn©trznego, obliczania stan¢w magazynowych i kontroli danych (u¾ywane tylko po awariach systemowych) oraz wprowadzania inwentaryzacji. UWAGA !!! Program pozwala na poprawianie zakup¢w, lecz zaleca si© ostro¾no˜† w u¾ywaniu tej funkcji. Poniewa¾ rozliczenie magazynu nast©puje ˜ci˜le wg cen zakupu, ka¾da sprzeda¾ zwi¥zana jest z konkretnym zakupem. Sytuacja, w kt¢rej towar zostanie wprowadzony do zakup¢w i sprzedany, a nast©pnie zakup ten zostanie poprawiony i dany towar z niego usuni©ty powoduje powstanie niezgodno˜ci danych. Sytuacje takie s¥ wychwytywane przez procedur© kontroli integralno˜ci w administratorze systemu. 3.5 Dane bie¾¥ce/dane archiwalne. W programie wyr¢¾nione s¥ dwa obszary danych: dane bie¾¥ce i archiwalne. Wszystkie wprowadzane nowe dokumenty zostaj¥ zapisane do danych bie¾¥cych. Mog¥ one by† poprawiane, powt¢rnie zapami©tywane lub usuwane. Przeniesienie danych z obszaru bie¾¥cego do archiwalnego nast©puje w procesie zamkni©cia miesi¥ca, uruchamianym z administratora systemu. Moment przeniesienia danych i ich zakres czasowy jest dowolny. UWAGA !!! Operacja zamkni©cia miesi¥ca jest nieodwracalna. Dane przeniesione do archiwum s¥ w dalszym ci¥gu dost©pne. Zablokowane jest tylko ich poprawianie. W archiwum mo¾na wykona† dowolne zestawienie lub raport, przejrze† faktur© sprzeda¾y lub zakupu. Mo¾na r¢wnie¾ wystawia† w obszarze danych bie¾¥cych faktury i rachunki koryguj¥ce do faktur i rachunk¢w b©d¥cych ju¾ w archiwum. 3.6 Zestawienia Opis wszystkich zestawieä przekracza zakres niniejszego opracowania. Proponujemy samodzielne wykonanie wszystkich zestawieä i sprawdzenie zakresu udost©pnianych przez nie informacji. 3.7 Administrator systemu. Moduˆ administratora systemu zawiera wszystkie podprogramy do konfiguracji programu, podprogramy, kt¢rych uruchomienie jest nieodwracalne (zamkni©cie miesi¥ca), procedury kontroli danych, archiwizacji i legalizacji programu. W opcji "Konfiguracja systemu" mo¾na ustawia† podstawowe parametry programu: - numeracja dokument¢w (faktury ˆ¥cznie z rachunkami lub osobno), - algorytm ˜ci¥gania z magazynu (FIFO, LIFO, Najdro¾szy, Najtaäszy), - zaokr¥glenia na dokumentach, - sklejanie towar¢w (lista towar¢w na magazynie rozbita na poszczeg¢lne dostawy lub nie), - polskie znaki na wydrukach (tak lub nie), - domy˜lna cena sprzeda¾y (dla odbiorc¢w bez przypisanej ceny), - stawki vat (podstawowa, preferencyjna, dodatkowa np.12%), - symbol dokument¢w sprzeda¾y (wyr¢¾nik umieszczany w numerach dokument¢w - 1 znak). W opcji konfiguracja drukarek mo¾na przypisa† rodzaj drukarki przyˆ¥czonej do dowolnego portu (LPT1, COM1...), oraz ustali† na kt¢ry port b©dzie kierowany dany rodzaj dokumentu.