Programy umożliwiające wykorzystanie modemu w roli faksu, pozwalają zapomnieć o zwykłym telefaksie. Należy tylko spełnić jeden warunek - znaleźć odpowiednie oprogramowanie. Oto cechy, na jakie powinno zwracać się uwagę, by dokonać odpowiedniego wyboru. Poza tym znajdziesz tu kilka wskazówek dotyczących wysyłania faksów. 1. Kompatybilność sprzętu Zwróć uwagę na listę rozkazów Najważniejsze i w większości przypadków najtrudniejsze pytanie, jakie pojawia się przy wyborze oprogramowania brzmi: Czy program jest kompatybilny z posiadanym przez nas fax-modemem? We wszystkich prawie przypadkach odpowiedź jest twierdząca. Z modemami faksowymi związane są dwa, nie tak dawno opracowane standardy, które zdobyły sobie popularność. Pierwszy dotyczący listy rozkazów sterujących obsługą części faksowej modemu o nazwie Class 2 i drugi związany z formatem przesyłania danych nazywany Grupą 3. Jeżeli fax-modem wbrew ogólnym tendencjom odpowiada tylko standardowi CAS lub Class 1, musisz zwrócić uwagę na to, by program obsługi wyposażony był w odpowiednią listę rozkazów. Kompatybilność z Grupą 4 wymagana jest jedynie przy wysyłaniu informacji przez ISDN. Mimo wszystko należy pamiętać jedno: zrezygnuj z oprogramowania, które nie odpowiada Klasie 2 i Grupie 3 - jest prawie bezwartościowe. 2. Komunikacja faksowa Najlepiej w tle Komunikacja faksowa, wymagająca kombinacji komputera, modemu i programu obsługi, ma pewien haczyk: komputer musi być włączony 24 godziny na dobę. Rozwiązanie takie powoduje znaczne zużycie energii i - według niektórych specjalistów - zwiększa awaryjność sprzętu. Do automatycznego odbierania faksów w tle potrzebny jest odpowiedni program. Jeżeli korzystasz z DOS-a i Windows, potrzebujesz dwóch tego typu programów. Poza tym program powinien posiadać funkcję umożliwiającą odbiór nieautomatyczny - oznacza to, że modem odbiera informacje dopiero po wydaniu przez użytkownika odpowiedniego polecenia. 3. Faxback Faxpolling jest przydatny Coraz więcej firm zaczyna przesyłać informacje o produktach i działalności przy pomocy tak zwanego "faxback" lub "faxpolling". Idea jest następująca: przy pomocy programu faksującego wybierasz odpowiedni numer, po czym otrzymujesz wysłany spod tego właśnie numeru faks z informacjami. Niestety, wszystko to działa pod jednym warunkiem. Program obsługi faksu powinien mieć możliwość zmiany kierunku połączenia. Dlatego też, jeżeli zamierzasz zdobywać w ten sposób informacje, powinieneś sprawdzić czy funkcje "faxback" lub "faxpolling" znajdują się w opisie programu. 4. Obróbka adresów Idealna w połączeniu z bazą danych Komfort wysyłania faksów przy pomocy komputera widać wyraźnie w przypadku tzw. fax-mailing'u - a więc tam, gdzie ten sam faks powinna otrzymać większa grupa odbiorców. Wystarczy, że program obsługi faksu potrafi stworzyć podzielony na grupy bank adresów. Teraz nie musimy wybierać poszczególnych adresatów, wybieramy po prostu grupę. Jeszcze lepiej, gdy cała operacja związana jest z regularną bazą danych - nie trzeba już sobie zawracać głowy uaktualnianiem danych w programie. Dużym plusem aplikacji zajmującej się obsługą faksu jest możliwość odczytu plików dBase. 5. Strona tytułowa Bardziej informacyjna niż reprezentacyjna Strona tytułowa (inaczej: cover page) pełni raczej użytkową funkcję. Na niej znajdują się niektóre informacje na temat nadawcy oraz zawartości faksu. Dzięki niej możliwy jest również podział otrzymanych faksów w przypadku, gdy z jednego urządzenia korzysta większa liczba użytkowników. Wtedy strona tytułowa powinna zawierać niezbędne dane na temat odbiorcy. Elementy graficzne można sobie darować - zwiększają czas transmisji. Nie jest dobrze, gdy czcionka używana przy wypełnianiu strony tytułowej jest zbyt mała i nie można zmienić tego ustawienia. Poza tym, powinno być możliwe wyłączenie automatycznego dołączania strony tytułowej. Przy wysyłaniu informacji na faks należący do jednej osoby, dodatkowa kartka jest tylko marnotrawieniem papieru. 6. Poczta seryjna Edytor tekstowy i program obsługi faksu powinny dobrze współpracować Jeżeli chcesz przesyłać za pomocą faksu pocztę seryjną, powinieneś zharmonizować pracę posiadanego edytora z programem obsługi faksu. Przede wszystkim ten ostani musi znać format pliku informacyjnego dla korespondencji seryjnej, który obowiązuje w danym edytorze tekstowym. Sam fax-mailing z funkcjami programu faksowego - na przykład łączenie w grupy adresów - tego nie dokona. Dlatego też już przy kupnie trzeba sprawdzić czy nabywany program "dogada się" z posiadanym przez nas edytorem. Odpowiednie informacja znajdują się na opakowaniu. 7. Funkcje archiwizacji Przechowywanie faksów W pracy jesteśmy zmuszeni do przechowywania wysłanych dokumentów. Przy używaniu faksu w celach prywatnych też dobrze jest niekiedy spojrzeć świeższym okiem na wysłany jakiś czas temu faks. Ma to swoje wady. Coraz nowsze pliki zapchają po pewnym czasie twardy dysk. Dlatego też przy kupnie należy zwrócić uwagę na to czy program obsługi faksu umożliwia archiwizację. 8. Export Dalsza obróbka otrzymanych faksów Możesz otrzymane faksy poddać dalszej obróbce, jeżeli tylko będzie możliwe zapamiętanie ich w jakimś popularnym formacie, na przykład BMP, PCX lub TIFF. W ten sposób masz możliwość wysłania informacji do osoby trzeciej, nie tracąc przy tym na jakości. Przy wyborze odpowiedniego programu sprawdź czy posiada on funkcję drag&drop. Jeżeli tak, pozwoli to przy pomocy kilku kliknięć myszką, przenieść fragment grafiki lub tekstu z faksu do aplikacji. 9. Wydruk Łatwy i dobrej jakości Na ogół nie ma problemów z czarno-białym wydrukiem otrzymanego faksu. Sprawdź tylko przy kupnie, jaką jakością wydruku dysponuje wybrany przez Ciebie program. Różnica w rozdzielczości faksu i drukarki może zmniejszyć podczas drukowania rozmiar faksu lub pogorszyć jego czytelność. Współpracę programu z drukarką najlepiej sprawdzić u sprzedawcy. Poza tym przydatna jest opcja oszczędzania papieru, która pozwala wydrukować cztery strony na kartce papieru formatu A4. 10. Windows i faksy Prawie za darmo Zanim wydasz setki złotych na kupno programu obsługi faksu, powinieneś się zastanowić czy nie wystarczy Ci najprostszy wariant. Prawie za darmo w oprogramowaniu Windows 3.11 (Windows for Worksgroup) znajduje się moduł Microsoft at Work. Program ten oprócz wysyłania informacji w sieci Microsoft'u potrafi również obsłużyć rozpowszechnione na rynku modemy faksowe. Co prawda interfejs użytkownika i zasób funkcji nie jest zbyt duży, ale w zupełności wystarczy do prostych zadań. Także Windows 95 zawierają specjalny program obsługi faksu, który dysponuje podstawowymi funkcjami, ale w zasadzie nie jest zbyt komfortowy. Ramka 1. [tab str 171, pc welt 7/95] Tytuł: Problemy przy wysyłaniu faksów 1. Czytelność Jeżeli chcesz wysyłać dokumenty przez faks wprost z edytora tekstowego, powinieneś zwrócić uwagę na pewne rzeczy. Rozdzielczość modemu faksowego jest zwykle mniejsza od możliwości standardowych drukarek (98 lub 198 dpi w porównaniu z 300 dpi), dlatego też należy od nowa sformatować dokument. Po zmianie sterownika drukarki lub modemu powinieneś obejrzeć dokument ponownie i ewentualnie polepszyć ogólny wygląd. 2. Błędy przy zmianie strony Przy wysyłaniu dokumentów wielostronicowych, przy zmianie strony połączenie jest inicjowane ponownie. W takich wypadkach współpraca niektórych urządzeń może nie być najlepsza. Jeżeli w przypadku jakiegoś odbiorcy nie możesz nigdy przesłać więcej, niż jedną stronę, powinieneś wielostronicowy faks wysyłać strona po stronie jako oddzielne faksy. Oczywiście jest to droższe i bardziej pracochłonne, ale w niektórych przypadkach jest to jedyne wyjście. 3. Błędy graficzne przy transmisji Twój faks dotarł do odbiorcy tylko częściowo lub jest zupełnie nieczytelny. Taki stan rzeczy mogły spowodować błędy w transmisji danych między komputerem a modemem faksowym. Zanim zaczniesz manipulować przy sterowniku portu szeregowego, powinieneś postarać się o jak najmniejsze obciążenie systemu. Pozamykaj wszystkie aplikacje pod Windows i dopiero wtedy wyślij faks. Przeważnie to wystarczy. Ramka 2. [tab str 172] Tytuł: Co potrafi OCR? Wiele programów obsługi faksów jest wyposażone w funkcję, która powinna dokonać konwersji otrzymanego faksu do formatu pliku tekstowego ASCII. Na pierwszy rzut oka istnieje pewne ograniczenie. Dokumenty przesyłane za pomocą faksu są zwykle graficzne i nie potrzebują dalszej obróbki tekstowej. Co robi funkcja OCR (Optical Character Recognition)? Otóż wyszukuje ona w faksie wzory, które można zamienić na znaki alfanumeryczne, a następnie składa z nich tekst. Tak więc grafika zostaje zamieniona na ciąg kodów ASCII. Moduły rozpoznawania tekstu znajdujące się w programach do obsługi faksów można uważać za zabawki, ponieważ opcja "wysoka rozdzielczość" dla modemów faksowych Grupy 3, daje 198x198 punktów na cal kwadratowy (dpi). Przy standardowym rozmiarze czcionki jaki używany jest do korespondencji, funkcja rozpoznawania tekstu nic nie rozpozna. Poza tym mechanizm wsuwający papier w większość faksów jest w stanie obrócić kartę nawet o 10 stopni. Dla porównania: profesjonalna technika rozpoznawania tekstu dysponuje rozdzielczościami 400 dpi; zwraca się przy tym szczególną uwagę na orientację oryginału przy odczycie skanerem stacjonarnym. W praktyce funkcje rozpoznawania tekstu dają zadowalające wyniki, jeżeli faks został wysłany z PC. Zwykle jest on w formacie prostokątnym, wyeliminowane jest "przekoszenie się" kartki i nie ma zbędnych punktów wynikających z zanieczyszczeń. Jeżeli biorą w tym udział dwa modemy, tekst można przesłać tak samo dobrze jak plik, w dodatku trwa to krócej i wymaga mniej pracy. Całą operacją może sterować program "Terminal" należący do wyposażenia Windows. Uwaga! Większość modułów OCR zawartych w programach faksowych nie rozpoznaje polskich liter. Autor: Opr. (bpd)