Help Index
Pomoc do programu Super Sekretariat

Informacje ogólne

Opis ogólny

Podprogramy systemu

Zdarzenia 	rejestrowanie korespondencji, telefonów

Sprawy 	tworzenie grup tematyczne zdarzeń

Baza adresów 	baza teleadresowa kontrahentów

Konfiguracja

Terminarz 	planowanie spotkań, kalendarz

Poczta EMAIL 	odczyt poczty email, wysyłanie poczty

Korespondencja seryjna 	adresowanie kopert, drukowanie zaproszeń


Edit Menu
Sprawy

Podprogram sprawy jest modułem grupującym poszczególne zdarzenia zaistniałe w sekretariacie (przyjście pisma, wysłanie pisma lub każda inna notatka) pod jednym tytułem Nazwa sprawy, jednocześnie umożliwiając pełną edycję wymienionych zdarzeń. Należy zauważyć, że jedno zdarzenie może pojawiać się w jednej, kilku lub wszystkich sprawach.

Wszystkie sprawy są wyszczególnione w postaci numeru i nazwy w liście przewijalnej (Lista przewijalna) znajdującej się w lewym górnym rogu okna. Po wybraniu odpowiedniej sprawy następuje wyświetlenie zdarzeń związanych ze sprawą w liście przewijalnej umieszczonej w lewym dolnym rogu okna.

Pola informacji zawartych w sprawie umieszczone są w Karcie (Karteczkach informacyjne) o tytule Sprawa.

Pola informacji zawartych w wybranym zdarzeniu umieszczone są w kartach Karty ( Karty informacyjne ) o tytule Zdarzenia.

Wstawianie, zmiana daty(Kalendarz)

Patrz:

Zdarzenia


File Menu
Korespondencja przychodząca

Okno korespondencji przychodzącej służy do wyboru symbolu korespondencji przychodzącej na którą następuje edytowana odpowiedź.

Do przeglądania rekordów służy Lista przewijalna (Lista przewijalna) z rekordami bazy pism przychodzących. Pola wybranego w Liście rekordu znajdują się w Karteczkach po lewej stronie okna (Karteczki).

Do wyszukania pism spełniających pewne warunki służy funkcja Filtr (Filtrowanie korespondencji ). Zadaniem tej funkcji jest narzucenie na bazę danych warunków ograniczających, na skutek których w Liście przewijalnej uzyskuje się wyspecjalizowaną grupę korespondencji. W ten dosyć prosty sposób można uzyskać odpowiedzi nawet na dość skomplikowane pytania np.: Jakie pisma przyszły od nadawcy X w okresie od daty Data1 do daty Data2 ?

Patrz:

Sprawy

Zdarzenia


Korespondencja wychodząca
Zdarzenia

Przez pojęcie zdarzenia należy rozumieć każde zaistniałe w programie zdarzenie tj. zarejestrowanie pisma przychodzącego, zarejestrowanie pisma wychodzącego lub każdej innej notatki.

Okno zdarzeń służy do pełnej obsługi i edycji zdarzeń obsługiwanych przez Super Sekretariat. Daje możliwość zarejestrowania, modyfikacji i przeszukiwania informacji związanych z korespondencją.

Sposób przedstawiania informacji w oknie:

1. 	W lewej części okna znajduje się  Lista przewjjalna zawierająca symbole zdarzeń zarejestrowanych w programie posortowanych wg dat. Poniżej listy znajdują się przyciski funkcji Nowe i Usuń.

2. 	Po prawej stronie okna znajdują się  sprzężone z Listą Karteczki zawierające komplet informacji i wszystkie pola wybranego w Liście rekordu.

3. 	W górnej części okna znajduje się pasek odpowiedzialny za filtrowanie rekordów wyświetlanych w Liście. Dzieli się na dwie części: przycisk funkcji Filtr i pola Ustawiania atrybutów.

4. 	W dolnej części okna znajduje się pasek z tzw. szybkimi przyciskami do wywoływania funkcji dodatkowych.

Dostępne funkcje:

1. 	Nowe - funkcja wstawiająca nowy rekord (nowe zdarzenie) do bazy. Po jej wywołaniu ukazuje się okno Nowe zdarzenie służące do zredagowania kompletu informacji nowo rejestrowanego zdarzenia. Po poprawnym wprowadzeniu rekordu następuje automatyczne dopisanie go do Listy.

2. 	Usuń - funkcja bezpowrotnie usuwająca z bazy wybrany rekord w Liście. Przed dokonaniem usunięcia system upewnia się co do intencji użytkownika poprzez wyświetlenie dialogu ostrzegającego.

3. 	Filtr - funkcja ograniczająca zakres wyświetlanych w Liście zdarzeń do dokładnie sprecyzowanej w oknie filtrowania zdarzeń  grupy rekordów. Wstępnego filtrowania bazy można dokonać ustawiając odpowiednio atrybuty okna wyświetlane w sąsiedztwie przycisku funkcji Filtr.

4. 	Szukaj - funkcja umożliwia wyszukiwanie zdarzenie zawierającego interesujące nas słowo kluczowe. Po nacisnieciu tego przycisku pojawi się okienko z pytaniem jakiego słowa szukamy. Po wpisaniu żądanego słowa i naciśnięciu przycisku OK w liście zdarzeń wyświetlane będą tylko te zdarzenia które zawierają wpisane słowo. Powtórne naciśnięcie przycisku Szukaj powoduje ponowne wyświetlanie wszystkich zdarzeń - już bez filtrowania.

5. 	Baza adresów.

6. 	Kalendarz.

7. 	Konfiguracja.

8. 	Terminarz.

9. 	Wydruk zestawienia na pocztę lub potwierdzenia odbioru.

Podstawową funkcją okna jest dodanie nowego rekordu ( zarejestrowanie i edycję zdarzenia ) poprzez naciśnięcie przycisku Nowe. W wyniku tej operacji pojawia się okno (Nowe zdarzenie) gotowe do wpisania kompletu danych.

Edycję tekstu przeprowadza się w polu tekstowym znajdującym się w Karcie Tekst.

W polu edycyjnym istnieje pomocne menu wywoływane naciśnięciem prawego klawisza myszy w obszarze tekstowym. W menu znajdują się istotne w edycji funkcje ( Kopiuj, Wytnij, Wstaw ), a także funkcje pozwalające wstawić w tekst odpowiednie dane o odbiorcy ( poszczególne dane adresowe z Bazy adresów). Pole edycyjne można powiększyć do dowolnie dużego pola przechodząc do specjalnego edytora (Powięsz edytor ) wybierając funkcje menu Powiększ edytor.

Tworzenie dokumentów

Przechodzimy do opcji TREŚĆ - kliknięcie  myszą we właściwy klawisz powoduje wyświetlenie na ekranie nowego okna, w którym możemy zapisać korespondencję otrzymaną bądź zredagować tekst korespondencji wysyłanej.
Oto sposoby według jakich można to wykonać:

* URUCHOMIENIE OKNA EDYCYJNEGO

Znajdując się w oknie ZDARZENIA  należy postępować w następujący sposób:

1.	kliknąć myszą w obszar karteczki TREŚĆ,

2.	następnie proszę uruchomić ostatnią z listy ikon (8) RYSUNKI I OBIEKTY  -  kliknięcie myszką bezpośrednio w obszar tej ikony wywołuje okno przeznaczone specjalnie do osadzania i łączenia pewnych elementów programu podstawowego z jego istniejącymi (i dostępnymi) aplikacjami.

* DOSTĘPNE  FUNKCJE

WSTAW  OBIEKT - funkcja pozwalająca na bezpośrednie osadzenie obiektu jednej aplikacji (wstawienie danych) do dokumentu innej aplikacji. Daje możliwość wykreowania nowego dokumentu, w którym poza tekstem mogą znaleźć się również rysunki, wykresy, tabele, różnego rodzaju zestawienia - zaimportowane bezpośrednio ze swoich macierzystych aplikacji i osadzone w nowo tworzonym dokumencie programu SEKRETARIAT.

EDYCJA  OBIEKTU - dzięki zastosowaniu tej funkcji możemy wyedytować obiekt, który wcześniej opracowaliśmy. Uruchamiana zostaje aplikacja gdzie został on utworzony, pozwala to np. bezpośrednio przeprowadzić (na terenie opracowywanego pliku) wszelkiego rodzaju poprawki.

USUŃ  OBIEKT - funkcja usuwa bezpowrotnie (!)  osadzone obiekty i likwiduje wszelkie połączenia między aplikacjami.

1. 3. PRAKTYCZNE SPOSOBY WZAJEMNEGO ŁĄCZENIA OBIEKTÓW RÓŻNYCH APLIKACJI.

I.OSADZENIE W PROGRAMIE SUPER SEKRETARIAT OBIEKTU APLIKACJI  MICROSOFT WORD.

Oprócz tworzenia dokumentów tekstowych - przy wykorzystaniu MICROSOFT WORD -
w bazie SEKRETARIATU osadzić można ponadto: dokumenty aplikacji EXCEL (tabele, wykresy), elementy grafiki przywołane np. z programu POWER POINT i wiele innych - w zależności od ich posiadania.

Aby zobrazować przykład zacznijmy więc od osadzenia obiektu aplikacji MICROSOFT WORD
w  dokumencie utworzonym w programie SEKRETARIAT:

1.	Na wstępie należy uruchomić ikonę RYSUNKI I OBIEKTY znajdującą się
w module ZDARZENIA (w tym celu proszę kliknąć myszką bezpośrednio w obszar karteczki TREŚĆ) - wyświetlone zostanie wówczas okno, w którym można utworzyć i zapisać nowy dokument (patrz opis Super Sekretariat w. 2.0., rozdz. II.2.5.Edycja Tekstu str. 22 - 23). Za pomocą zgromadzonych tam funkcji użytkownik ma możliwość graficznego opracowania tekstu, posiłkując się przeznaczonymi specjalnie do tego celu kilkoma podstawowymi poleceniami edytora tekstu MICROSOFT WORD. Przypuśćmy jednak, że użytkownik chce skorzystać ze wszystkich możliwości wspomnianego programu edytorskiego i dopiero po skonstruowaniu dokumentu w WORDZIE umieścić go
w SEKRETARIACIE. Po wykonaniu punktu 1 - ukaże się ekran (patrz rys. 1.) - można teraz przystąpić do otwarcia wybranej aplikacji  i stworzyć za pomocą posiadanych przez nią narzędzi dowolny dokument (w naszym przypadku będzie to  Dokument programu Microsoft Word),

·	proszę kliknąć przycisk WSTAW OBIEKT - na monitorze pojawi się kolejne okno, w którym można bezpośrednio dokonać wyboru aplikacji,

·	dostępne opcje to: CREATE NEW (patrz opcja zaznaczona w rys. 2.) - twórz nowy (plik), w momencie zaznaczenia tego atrybutu program pozwala na utworzenie całkiem nowego pliku, który dopiero zostanie nazwany i zapisany, typ obiektu wybieramy w specjalnie do tego celu przeznaczonym oknie z listą przewijalną, okno to jest umieszczone bezpośrednio pod napisem OBJECT TYPE,

·	opcja CREATE FROM FILE - twórz z pliku, pozwala na wykorzystanie w czasie osadzania - plików już gotowych (uprzednio nazwanych i zapisanych na dowolnym dysku i w dowolnym katalogu). W momencie zaznaczenia aktywności tego atrybutu na ekranie wyświetlone zostaje specjalne okno, w którym można dokonać wyboru i  osadzenia dokumentu z pliku  już istniejącego:

·	w  wyświetlonym polu dialogu komputer podaje użytkownikowi ścieżkę dostępu do pliku, aby bezbłędnie umieścić w tym miejscu nazwę wybranego pliku proszę kliknąć w obszar klawisza BROWSE - przeglądaj, wyświetlone zostanie wówczas okno gdzie można jak już wspomnieliśmy wybrać żądany plik z dowolnego dysku i katalogu.

(sposób wyboru jest standardowy nie będziemy więc poświęcać mu więcej uwagi).

3.	Jeżeli zdecydowaliśmy czy chcemy utworzyć nowy plik, czy wykorzystamy dokument już istniejący należy zaakceptować wszystkie poprzednie operacje (klawisz O.K.)

__________________________________________________________________

(na tym etapie można także zaniechać dalszej pracy i powrócić do poprzedniego okna, proszę wówczas nacisnąć klawisz CANCEL - kasuj).

4.	Przyjmijmy jednak, że zamierzamy osadzić Dokument programu Microsoft Word
i chcemy skonstruować w tym celu nowy dokument - po dokonaniu wyboru
i jego akceptacji (O.K.) - w programie SEKRETARIAT otwarta zostaje  aplikacja Microsoft Word (okno o nazwie - DOKUMENT w RYSUNKI) - jest to w pełni wyposażony edytor ze wszystkimi standardowymi funkcjami i narzędziami do opracowywania tekstu. Użytkownik jest więc w miejscu gdzie absolutnie dowolnie może wykreować swój dokument z zachowaniem oczywiście wszystkich zasad działania w programie Microsoft Word.

5.	Po zakończeniu redagowania tekstu proszę zamknąć okno DOKUMENT w RYSUNKI, program powróci do wstępnego ekranu (patrz rys.1.) gdzie widoczny będzie fragment wpisanego przez użytkownika tekstu. Jeżeli chcemy dokonać pełnej jego edycji (np. w celu przeprowadzenia poprawek) należy kliknąć klawisz EDYCJA OBIEKTU, bądź dwukrotnie kliknąć myszką na wyświetlanym fragmencie, spowoduje to bezpośrednio ponowne uruchomienie aplikacji i zainicjuje jej pełną gotowość do pracy.

6.	Sposób postępowania jest identyczny w przypadku pracy z zaznaczoną opcją CREATE FROM FILE - twórz z pliku - z tą jedynie różnicą, że użytkownik dokonuje operacji (wszelkiego rodzaju korekt, wstawiania dodatkowych, bądź usuwania zbędnych informacji) na istniejącym już tekście. Można go oczywiście osadzić bez przeprowadzania zmian. Wystarczy zaakceptować wszystkie kolejne kroki - jeżeli chcemy sprawdzić czy wybrany plik jest tym, który zamierzamy wykorzystać należy przeprowadzić jego edycję w sposób wyżej opisany (patrz pkt.5)

II. OPCJA LINK - POŁĄCZ, PRZY ZAZNACZONYM ATRYBUCIE
CREATE FROM FILE - TWÓRZ Z PLIKU.

Jeżeli chcemy aby umieszczone w programie SUPER SEKRETARIAT pliki były aktualizowane po każdorazowej ich poprawce (nawet jeśli poprawki te przeprowadzone były jedynie na terenie macierzystych aplikacji czyli bezpośrednio w programach np. PAINTBRUSH, WORD, EXCEL - należy wówczas zaznaczyć aktywność atrybutu LINK - połącz. Aktywność tej opcji pozwala na łączenie danych przechowywanych w pliku źródłowym z danymi tego samego pliku uprzednio połączonego z dokumentem programu SEKRETARIAT. W praktyce wygląda to w ten sposób:


PRZYKŁAD

Załóżmy, że zaznaczyliśmy opcję CREATE FROM FILE - twórz z pliku i LINK
- połącz. Połączyliśmy w ten sposób dwa obiekty (przyjmijmy, że jednym z nich był dokument Programu Microsoft Word). Dzięki aktywności atrybutu LINK- połącz uzyskaliśmy rzeczywiste połączenie dwu dokumentów. Pierwszym z nich jest plik źródłowy - stanowić go może dowolny tekst napisany w edytorze Microsoft Word, drugim zaś dokładnie taki sam plik zaimportowany do systemu SEKRETARIAT z programu Microsoft Word, (w którym faktycznie powstał).
Są to więc dwa identyczne pliki.

Co więc zyskujemy przez zaznaczenie aktywności atrybutu LINK- połącz ?

W momencie aktywności tej opcji jakakolwiek poprawka przeprowadzona
w jednym z plików (pierwszym, bądź drugim) jest automatycznie zapisywana na terenie obu tych plików ! Po przeprowadzeniu aktualizacji wyświetlane jest odwzorowanie plików w ich nowej postaci (po korekcie). Zmienia się więc zarówno postać informacji bezpośrednio w pliku zapisanym, w programie Microsoft Word, jak również w identycznym pliku osadzonym w programie SEKRETARIAT. Korekty możemy przeprowadzać na (jednym) dowolnie wybranym pliku
i zostaną one odczytane i zapisane tak przez plik źródłowy jak i przez plik osadzony !


Copying Text
Konfiguracja

W trosce o bezpieczeństwo danych przechowywanych przez program został on wyposażony w specjalny system dostępu do informacji. Każdy użytkownik posiada swoje hasło, bez którego uruchomienie programu jest niemożliwe.

Uruchomienie systemu SUPER SEKRETARIAT wymaga wprowadzenia hasła, które pozwoli następnie obsługiwać poszczególne moduły.

Z poziomu modułu Konfiguracja mamy również prawo pierwotnego określenia symboliki dokumentacji (korespondencji przychodzącej, korespondencji wychodzącej i wszelkich innych notatek).

Funkcje dostępne dla administratora:

- Lista użytkowników systemu

- Ustalenie symboliki zdarzeń


Deleting Text
Baza adresów

Okno bazy adresów jest modułem odpowiedzialnym za pełną obsługę bazy adresów nadawców, odbiorców i innych w programie Super Sekretariat.

Istnieje możliwość ograniczenia wyświetlanych adresów poprzez ustawienie odpowiednio atrybutów (Ustawienie atrybutu) okna.

Pełny zestaw danych dla konkretnego, wybranego rekordu jest wyświetlany w karcie (Karteczki) Wybrany adres Listy przewijalnej (Lista przewijalna), a ich modyfikację można przeprowadzić bezpośrednio w polach karty. Wpisywanie nowego rekordu odbywa się poprzez funkcję Nowy adres.

Należy zwrócić uwagę na poprawne wprowadzanie danych, ponieważ wszelkie adresy występujące w programie są pobierane z bazy adresów.

Wpisanie nowej korespondencji przychodzącej lub wychodzącej bez wybrania nadawcy, odbiorcy z bazy adresów jest niemożliwe !


Terminarz

Terminarz jest oknem pozwalającym na umieszczanie wszelkich notatek przypominających lub podsumowujących wydarzenia związane z konkretnym dniem kalendarzowym, oraz ustawienia budzika na konkretny czas wyświetlenia informacji przypominającej. Po wybraniu odpowiedniej daty ( w polu kalendarza ) ukazuje się zawartość notatki utworzonej dla konkretnego dnia, a poniżej wszelkie zapisy do budzika.

Okno Terminarza może być wywoływane prawie z każdego punktu programu, a ponadto może pojawiać się automatycznie w trakcie logowania się w programie jeżeli posiada karteczkę na dzień w którym się logujemy i ma ustawiony atrybut (Ustawienie atrybutu) Szukaj przy uruchomieniu programu.


Opis
Opis ogólny

Dobre zarządzanie firmą wymaga szybkiego i łatwego dostępu do informacji. To wszystko da Wam Super Sekretariat. Zaoszczędzi czas i w przyszłości zmniejszy do niezbędnego minimum liczbę segregatorów przechowujących ogromne ilości pism, w których trudno znaleźć potrzebne w danym momencie informacje.

Super Sekretariat jest wielomodułowym pakietem pomocnym w pracy każdego biura.

Jest to program, który całkowicie zrewolucjonizuje Twój sekretariat: zwiększy jego możliwości, przyśpieszy działanie oraz uczyni wysoce profesjonalnym.

Program przeznaczony jest przede wszystkim do bieżącej archiwizacji pism przychodzących, redagowania i archiwizacji pism wychodzących, oraz tworzenia tzw. spraw przez kojarzenie wybranych pism i innych notatek we wspólnej kartotece. Pełni rolę tak zwanego organizera. Zarządza czasem i przypomina o terminach umówionych spotkań.

Jednocześnie wszelkie pisma i notatki, oprócz standardowych pól informacyjnych, posiadają pole testowe, które może być redagowane z wykorzystaniem dowolnej czcionki systemu Windows, drukowane, zapisywane do pliku lub wstawiane z pliku, oraz dowolnie liczny zestaw rekordów z rysunkami bitmapowymi, które można wstawiać do bazy z pliku, zapisać do pliku, wstawiać bezpośrednio ze skanera lub drukować na drukarce.

Pomoc dla Super Sekretariatu może być uruchamiana w programie po naciśnięciu przycisku F1.


Wybór opcji

Wybór opcji jest obszarem zawierającym alternatywne elementy (Nazwa opcji 1, Nazwa opcji 2 itd.) pod jedną nazwą (Nazwa wyboru opcji). Opcje są zazwyczaj wzajemnie się wykluczającymi i można dokonać wyboru tylko jednej z nich. W momencie wyświetlenia obszaru wyboru opcji jedna z nich jest zaznaczona (Nazwa opcji 1), co charakteryzuje się zaciemnieniem kółeczka po lewej stronie nazwy. Zmianę wyboru dokonuje się poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w obrębie kółka innej nazwy opcji.

W programie Super Sekretariat wybór opcji wykorzystany jest przede wszystkim do w ustawianiu warunków filtrowania bazy.

Patrz też:

Ustawianie atrybutu


Ustawianie atrybutu

Ustawianie atrybutu jest dokonywane najczęściej w obszarze zawierającym koniunkcyjne elementy (Nazwa pola atrybutu 1, Nazwa pola atrybutu 2 itd.), może się jednak zdarzyć, że atrybut będzie występował samodzielnie, pojedynczo. Atrybuty nie wykluczają się nawzajem i możną być ustawione wszystkie.  Ustawienie atrybutu polega na wypełnieni krzyżykiem kwadratu znajdującego się po prawej stronie nazwy atrybutu. Ustawienie atrybutu jak też jego usunięcie dokonuje się poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w obrębie kwadratu.

W programie Super Sekretariat ustawianie atrybutów jest stosowane przede wszystkim do edycji pól logicznych bazy.

Patrz też:

Wybór opcji


Lista przewijalna

Lista przewijalna jest obiektem będącym pewną reprezentacją fizycznych rekordów bazy danych. Wiersze listy są reprezentacją pól należących do jednego rekordu (Np. do rekordu pierwszego należą pola R1 P1, R1 P2, R1 P3), natomiast kolumny reprezentują jedno pole występujące w kolejnych rekordach (Np. pola R1 P2, R2 P2, R3 P2) Nazwy wyświetlanych pól znajdują się w nagłówkach kolumn (Nazwa 1, Nazwa 2, Nazwa 3 itd.). W danej chwili tylko jeden rekord może zostać wybrany i zaznaczany jest znakiem strzałki umieszczonym w pierwszej lewej kolumnie listy, oraz zacieniowaniem pola rekordu (R1 P1). Do poruszania się po liście (bazie danych) służą standardowe klawisze klawiatury: strzałki (w lewo, w prawo, do góry, w dół), Page Up, Page Down, Home, End oraz Tab, lub lewy przycisk myszy.

Lista przewijalna jest używana w Super Sekretariacie do wybrania rekordu podlegającego edycji, kasowaniu lub zaznaczeniu.


Karty informacyjne
Karteczki

Karteczki są obiektem grupującym zestawy danych w postaci stosu kolejnych kart. W danej chwili tylko jedna karteczka (Karteczka 1) jest aktywna, i co jest z tym związane, widoczna wraz ze swoimi polami danych (Nazwa pola 1, Zawartość pola 1, Nazwa pola 2, Zawartość pola 2 itd.).

W górnej części Kart znajdują się nazwy poszczególnych karteczek (Karteczka 1, Karteczka 2 itd.), a nazwa aktualnie aktywnej jest napisana wytłuszczonym drukiem.

Zmiana aktywnej karteczki i udostępnienie jej pól następuje na skutek kliknięcia lewym przyciskiem myszy w nazwę aktywowanej karty.

W Super Sekretariacie karteczki są wykorzystane przede wszystkim do edycji pogrupowanych tematycznie pól wybranego rekordu i zazwyczaj są sprzęgnięte z listą przewijalną (Lista przewijalna) bazy rekordów.


Okno przeglądu pism

Zadaniem okna przeglądu pism jest obsługa zeskanowanych stron korespondencji przychodzącej do Super Sekretariatu. Okno umożliwia przeglądanie zawartych w konkretnym piśmie stron za pomocą przycisków znajdujących się w górnym lewym rogu okna (kolejno: pierwszy, poprzedni, następny, ostatni).

Dodanie nowej zeskanowanej strony odbywa się poprzez przycisk wczytanie pliku w formacie BMP, lub bezpośredniego zeskanowania. Uprzednio wczytany skan można usunąć z bazy poprzez przycisk Usuń, wydrukować, lub zmienić skalę podglądu poprzez zaznaczenie odpowiedniej wartości procentowego widoku.


Okno skojarzenia

W oknie skojarzenia znajduje się Lista przewijalna z wszystkimi sprawami zapisanymi w sekretariacie wraz z polem opisu sprawy po prawej stronie okna. W celu wybrania sprawy, z którą ma być skojarzone pismo, należy zaznaczyć w Liście przewijalnej odpowiedni rekord lub, jeżeli istnieje konieczność utworzenia nowej sprawy, wpierw uruchomić funkcję Utwórz nową sprawę.

Patrz też:

Sprawy


Filtrowanie korespondencji

Filtrowanie korespondencji jest przeprowadzane w celu ograniczenia wyświetlanej bazy do rekordów spełniających wyspecjalizowany warunek.

Warunek może być sformułowany na następne sposoby:

1. 	Przeglądana jest cała baza ( domyślnie).

2. 	Przeglądane są wszystkie rekordy z datą rejestracji pomiędzy wyszczególnionymi datami (może to być ta sama data, wówczas warunek obejmuje jeden dzień).

3. 	Przeglądane są wszystkie rekordy związane z konkretnym adresem.

4. 	Przeglądane są wszystkie rekordy spełniające koniunkcję warunków 2 i 3.

Ustawianie filtru dat następuje wskutek ustawienia znacznika Wybrana data, a następnie wstawienia dat Od i Do korzystając z Kalendarz.

Ustawianie filtru adresu następuje wskutek ustawienia znacznika Wybrany adres, a następnie wstawienia adresu korzystając z Bazy adresów.


Nowa korespondencja wychodząca
Nowe zdarzenie

Okno dialogowe nowego zdarzenia służy do wprowadzenia do bazy nowego zapisu archiwizacji każdego zdarzenia do sekretariatu. Aby zapis był możliwy do wykonania niezbędne jest wyszczególnienie wśród dostępnych opcji charakteru zdarzenia (Wybór opcji) oraz wprowadzenie pól:

- Numer, Symbol i Adres (dla korespondencji przychodzącej).

- Numer i Adres (dla korespondencji wychodzącej).

- Numer (inne).

Numer jest sugerowany według ustalonej symboliki, ale można go ręcznie zmienić, symbol i odbiorca jest wpisywany ręcznie, natomiast adres jest pobierany z Bazy adresów. Domyślną datą pisma jest aktualna data komputerowe, którą można zmienić poprzez funkcję kalendarza (Kalendarz).

Wpisanie nowego rekordu do bazy zatwiersza się przyciskiem OK, lub anuluje przyciskiem Anuluj podczas opuszczania okienka.

Edycja tekstu pisma może być przeprowadzana w standardowy sposób (Zdarzenia) po przejściu do Karty (Karty informacyjne) o nazwie Tekst.


Powiększ edytor

Funkcja wyświetlająca okno edycyjne o dynamicznych rozmiarach. Okno posiada listwę szybkich klawiszy umożliwiających kolejno:

1. 	Powrót do pola edycyjnego.

2. 	Wycięcie zaznaczonego tekstu z umieszczeniem go w schowku systemowym.

3. 	Skopiowanie zaznaczonego tekstu do schowka systemowego.

4. 	Wstawienie tekstu ze schowka systemowego.

5. 	Wstawienie nazwy firmy (nazwiska i imienia) z Bazy adresów.

6. 	Wstawienie nazwy miejscowości z Bazy adresów.

7. 	Wstawienie kodu pocztowego z Bazy adresów.

8. 	Wstawienie nazwy ulicy z Bazy adresów.

9. 	Wstawienie numeru domu z Bazy adresów.

10. 	Wstawienie numeru lokalu z Bazy adresów.

11. 	Wstawienie numeru telefonu z Bazy adresów.

12. 	Wstawienie numeru faxu z Bazy adresów.


 Lista użytkowników

Okienko lista użytkowników umożliwia nam zarządzanie listą osób uprawnionych do korzystania z programu. W tym miejscu możemy dodawać nowe osoby którym chcemy umożliwić pracę, usuwać te którym nie przysługują już prawa do programu. Możliwe jest również edycja istniejących danych, której celem może być np. zmiana hasła lub imienia i nazwiska.


Ustalenie symboliki zdarzeń

W module konfiguracja istnieje również możliwość ustalenia i nadania kształtu symbolu dla danego pisma. Podprogram ten pozwala na automatyczne narzucenie numerów i charakterystyk korespondencji, w konsekwencji tego każde pismo zarejestrowane w bazie otrzymuje własną unikalną symbolikę . Wstępne odpowiednie skonfigurowanie szablonu dla symboli daje gwarancję, że żaden z zapisanych w programie dokumentów nie otrzyma charakterystyki, która została już wcześniej użyta, program nigdy bowiem nie powieli symbolu jeśli został on uprzednio zastosowany w odniesieniu do innego dokumentu. Pozwala to na zachowanie jednolitości numeracji i kształtu charakterystyk określających - bez względu na to kto wprowadza dokument. Ustalone symbole są wykorzystywane przez system aż do  momentu ich usunięcia i ponownego skonfigurowania.

Konfigurując symbol należy:

- we wspomnianym wyżej module konfiguracja wybrać kartę symbole (Karteczki), następnie ustal dla jakiej korespondencji konfigurujesz symbolikę (w tym celu zaznacz przy pomocy myszy odpowiednią opcję wybierając (Ustawiania opcji): korespondencja przychodząca, korespondencja wychodząca, bądź inne),

- w prawej dolnej części okna znajduję się pole  o nazwie NUMER w nim zaś lista wyboru w oparciu o którą ustalamy szablon według jakiego program będzie numerował dokumentację:

a/ jeśli w tym polu dokonamy wyboru opcji NUMER ZDARZENIA {NZ} program będzie kolejno numerował wszelkie zaistniałe zdarzenia (bez rozróżnienia numeracji) dla korespondencji  przychodzącej, wychodzącej jak również dla wszystkich innych dokumentów w tym korespondencji lokalnej prowadzonej wewnątrz zakładu pracy - numeracja taka będzie więc ciągła,

b/ jeżeli zaś zaakceptujemy opcję NUMER PISMA {NP} program będzie numerował jedynie korespondencję przychodzącą i wychodzącą bez nadawania numeracji korespondencji lokalnej, jednakże numeracja taka będzie ciągła dla obu tych korespondencji (program nie będzie ustalał jej osobno dla pism wychodzących i przychodzących lecz nada im rozwijający się ciąg cyfrowy),

c/ istnieje jeszcze jedna możliwość wyboru opcja NUMER KLASY {NK} jeżeli zaakceptujemy tę właśnie opcję program wówczas ponumeruje naszą dokumentację nadając oddzielną numerację korespondencji wysyłanej z biura i korespondencji otrzymywanej.

UWAGA !!!

Przy konfigurowaniu szablonu symbolu proszę pamiętać o skorzystaniu z opcji NUMER w przeciwnym razie kilka dokumentów może posiadać identyczne oznaczenie.

- następnie w szablonie symbolu możemy umieścić miesiąc - akceptując tę opcję kliknięciem myszy

- a także rok - postępując jak wyżej

W oknie wyświetlane jest również pole dialogowe  dla opcji tekst - w polu tym możemy wpisać skrót firmy w przypadku firmy MEMAX może to być przykładowo MMX łamiąc go dla dodatkowego ułatwienia przez skrót od korespondencji przychodzącej np. (P), korespondencji wychodzącej np. (W), bądź korespondencji innej np. (D  dodatkowa) ustalone przez nas szablony są podstawą dla narzucenia dokumentacji jednolitej i unikalnej symboliki.

W polu dialogowym tekst wpisujemy również znak z klawiatury \ którym oddzielamy od siebie poszczególne elementy składające się na szablon. Dokonując operacji rozłączenia proszę postępować następująco:

- za każdym razem po wybraniu elementu np. {R2}(rok dwucyfrowy) chcąc oddzielić ten element od następującego po nim np. {MSC}(miesiąc) należy w polu dialogu wpisać znak \i  kliknięciem w klawisz TEKST zaakceptować obecność tego znaku
w szablonie (w ślad za tym zostanie on wyświetlony w polu demonstracyjnym opcji SYMBOL W KLASIE).

Symbolikę dla dokumentów można konfigurować w sposób dowolny, należy pamiętać jednak o tym aby zapewnić jej czytelność i jednolitość co znacznie ułatwi nam późniejszy przegląd i kojarzenie pism.

Oto kilka przykładów ilustrujących zastosowanie opisanego powyżej, skonfigurowanego kilkakrotnie w sposób dowolny szablonu:

SZABLON: {R2}\{MSC}\MMX\P\{NZ} symbol zapisany wg ustalonego szablonu: 97\2\MMX\P\1

   {R2} - rok dwucyfrowy - 97

   {MSC} -  aktualny miesiąc - 02

   {MMX} - wpisany uprzednio w polu dialogowym opcji TEKST skrót firmy (MEMAX),

    \P\ - wpisany również w polu dialogu opcji TEKST skrót identyfikujący korespondencję jako przychodzącą,

   {NZ} - numer zdarzenia (w tym przypadku zdarzenie jest zapisane jako pierwsze zaistniałe w programie), należy pamiętać, że wybierając z opcji NUMER taką możliwość każde następne pismo wychodzące, przychodzące bądź inna notatka (korespondencja lokalna) zostaną ponumerowane na zasadzie rosnącego ciągu cyfrowego, a więc jeśli otrzymamy jakikolwiek dokument z zewnątrz (korespondencja przychodząca) program zapisze go z kolejnym numerem w ciągu czyli (2), dlatego ważne jest zaznaczenie w narzucanym szablonie pewnej identyfikującej korespondencję cechy (patrz skróty od korespondencji  : P-przychodząca, W-wychodząca, D-dodatkowa).

SZABLON: {NP}\MMX\W\{R4}\{MSC} symbol zapisany wg ustalonego szablonu: 7\MMX\W\1997\2

{NP} - numer pisma - pismo zapisane zostaje jako siódme (7) jednak wybór takiej możliwości również nie pozwala na utworzenie dwu oddzielnych ciągów numerycznych dla korespondencji wychodzącej i przychodzącej,  pomija natomiast numerowanie korespondencji lokalnej,

{MMX\W} - MMX (j.w) \W - skrót  korespondencji wychodzącej,

{R4} - rok czterocyfrowy - 1997

{MSC} - aktualny miesiąc - 02

SZABLON: {NK}\{R2}\{MSC}\MMX\P symbol zapisany wg ustalonego szablonu: 4\97\2\MMX\P

{NK} - numer w klasie - wybór takiej opcji pozwala na nadanie  o s o b n e j  numeracji korespondencji opuszczającej biuro i  korespondencji, jaką biuro otrzymuje (pomija korespondencję lokalną). W takiej sytuacji symbole ustalone są w sposób następujący:

- korespondencja wychodząca otrzymuje numerację od 1 do nieskończoności,

- korespondencja przychodząca także otrzymuje numerację od 1 do nieskończoności,

{R2} 	- j.w.

{MSC} 	- j.w.

{MMX\P} - j.w.


Wydruk zestawień
Wydruk zestawienia na pocztę lub potwierdzenia odbioru

Okno automatycznie buduje tabelę z zestawieniem pism na dany dzień.

W celu poprawnego zbudowania wydruku należy:

 	- opcjonalnie wybrać tryb zestawienia (Ustawiania opcji),

 	- z pomocą kalendarza ustawić odpowiedni dzień z którego dokonuje się wydruku,

 	- ustawić odpowiednią czcionkę i drukarkę funkcjami czcionka i wybór drukarki,

 	- uruchomić wydruk funkcją drukuj.

Sugerowany wygląd tabeli wydruku można ręcznie zmieniać poprzez bezpośrednią edycję tekstu.


Kalendarz

Okno Kalendarza ma dwojaki charakter:

1. 	Przeglądania i wyszukiwania dni kalendarzowych w celu np. znalezienia dnia tygodnia odpowiadającego zaznaczonej dacie. Początkowo Kalendarz ustawiony jest na aktualnej dacie komputerowej.

2. 	Modyfikacja daty w polu typu Data. Dzięki korzystania z okna Kalendarza eliminuje się możliwość wpisania nieprawidłowej daty. Uruchomienie kalendarza zsynchronizowanego z polem uzyskuje się poprzez naciśnięcie przycisku z ikoną kalendarza znajdującego się obok konkretnego pola typu Data. Początkowo Kalendarz ustawiony jest na dacie wpisanej do pola z którego jest uruchomiony. Zmianę daty można zatwierdzić ( przycisk OK ) lub anulować ( przycisk Anuluj ) przy wyjściu z okna.

Zaznaczony dzień jest wyróżniony niebieskim tłem na planie miesiąca i pełną nazwą dnia w dolnej części okienka.

·	Zmianę dnia w miesiącu uzyskuje się poprzez kliknięcie myszą w inne pole planu miesiąca lub zmianę położenia wyróżnionego pola poprzez manipulację strzałkami z klawiatury,

·	Zmianę miesiąca uzyskuje się poprzez kliknięcie lewego ( na miesiąc poprzedni do aktualnego ) lub prawego ( na miesiąc następny ) w obszarze z nazwą miesiąca, który znajduje się pod planem miesiąca po lewej stronie okna.

·	Zmianę roku uzyskuje się poprzez kliknięcie lewego ( na rok poprzedni do aktualnego ) lub prawego ( na rok następny ) w obszarze z wypisanym rokiem, który znajduje się pod planem miesiąca po prawej stronie okna.

Okno kalendarza jest używane każdorazowo przy wpisywaniu lub manipulowaniu datą w programie Super Sekretariat.


Osadzanie obiektów

OBIEKT

- obiektem będziemy nazywać np.: rysunek z PAINTBRUSH, dokument zapisany w edytorze tekstu WORD, arkusz bądź wykres skonstruowany w programie EXCEL.

OSADZANIE OBIEKTÓW

oznacza wstawianie danych (takich jak np.: grafika programu POWER POINT) do dokumentu innej aplikacji (np.: programu WORD). Osadzona informacja czyli  obiekt, staje się w wyniku tej operacji częścią nowego dokumentu. Aby dokonać edycji osadzonego obiektu, należy (w jego obszarze) kliknąć dwukrotnie myszą, uruchamiając w ten sposób aplikację za pomocą której utworzony został dany obiekt. Jeśli po zakończeniu edycji powrócimy do dokumentu wszystkie zmiany wprowadzone w obiekcie, zostaną zachowane.

Podczas osadzania informacje nie zmieniają się, gdy zmieniany jest plik źródłowy. Osadzane obiekty stają się częścią pliku kontenerowego. Dwukrotne kliknięcie obiektu po osadzeniu, otwiera go w aplikacji źródłowej. Można go wtedy edytować, pozostawiając w aplikacji źródłowej nie zmieniony pierwotny obiekt.


Łączenie obiektów

ŁĄCZENIE OBIEKTÓW

- łączenie obiektów oznacza wstawianie informacji na przykład takich jak dane z arkusza kalkulacyjnego, z zachowaniem trwałego połączenia z informacjami przechowywanymi w innym pliku. Informacje można łączyć między dowolnymi dokumentami. Złóżmy np.: że korzystając z programu  WORD  chcemy przygotować miesięczny raport zawierający aktualne dane o sprzedaży. Informacje te (wciąż zmieniające się) są przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym EXCELA. Z przygotowywanym raportem możemy połączyć część lub całość wybranego arkusza. Istnieje również możliwość jego ciągłej aktualizacji po każdorazowym wprowadzeniu w arkuszu kalkulacyjnym jakichkolwiek zmian.

Podczas łączenia informacje są aktualizowane wtedy, gdy zmieniany jest plik źródłowy. Łączone dane są przechowywane w pliku źródłowym; zaś plik, w którym dane są umieszczane, przechowuje tylko lokalizację źródła i wyświetla odwzorowanie łączonych danych.


Poczta EMAIL

Zamiast drukować i wysyłać dokumenty korespondencji zwykłą pocztą, można je rozsyłać za pośrednictwem zainstalowanych w komputerze aplikacji obsługujących pocztę elektroniczną. Pierwszym krokiem który należy wykonać jest ustawienie parametrów połączenia z internetem. Aby to uczynić należy wybrać zakładkę Parametry połączenia i wpisać tam stosowne dane :

   dla okna SMTP Serwer (skrzynka nadawcza)

Adres serwera - adres serwera, na którym masz założone konto e-mailowe,

Adres zwrotny (adres nadawcy) - wpisz adres gdzie mają być przesłane listy zwrotne,

   dla okna POP Serwer (skrzynka odbiorcza)

 	Adres serwera - adres serwera, na którym masz założone konto e-mailowe,

Użytkownik - wpisz nazwę użytkownika skrzynki,

Hasło - wpisz hasło, które pozwoli przeglądać otrzymaną korespondencję.

WYSYŁANIE POCZTY.

Aby wysłać list należy wybrać zakładkę Wysyłanie poczty a następnie :

w polu Do wpisać internetowy adres odbiorcy listu. Można się wspomóc bazą adresową poprzez naciśnięcie przycisku ze znakiem ?.

W polu Temat wpisać temat naszego listu.

W polu Treść listu wpisać żądaną treść listu.

Po wpisaniu wszystkich informacji naciskamy przycisk Wyślij w celu wysłania listu.

POCZTA OTRZYMANA.

Przy pomocy programu Super Sekretariat możliwe jest również przeglądanie otrzymanych listów. W tym celu należy wybrać zakładkę Otrzymana poczta i nacisnąć przycisk Odbierz pocztę. Po krótkiej chwili w okienku pod przyciskiem pojawi się lista otrzymanych wiadomości. Możemy ją przeglądać posługując się myszką.

Jeżeli chcemy usunąć podświetloną wiadomość należy nacisnąć przycisk Usuń list. Jeżeli chcemy z danej wiadomości utworzyć nowe zdarzenie należy nacisnąć przycisk Utwórz zdarzenie.

UWAGA :

Należy pamiętać aby przed wysyłaniem i odbiorem poczty wpisać poprawne parametry w polach zakłądki Parametry połączenia. W przeciwnym przypadku obsługa poczty może nie działać prawidłowo.


Korespondencja seryjna

Wykorzystując moduł do tworzenia korespondencji seryjnej, można rozesłać jedną lub więcej kopii dokumentu do różnych adresatów. Możliwe jest adresowanie kopert, drukowanie zaproszeń, wysyłanie pocztą email partii listów do zadanej grupy odbiorców.

Pierwszym krokiem przy korzystaniu z korespondencji seryjnej jest przygotowanie wzorców korespondencji. W tym celu należy nacisnąć przycisk NOWY, dzięki czemu przechodzimy do podprogramu Edycja wzoru korespondencji.

Jeżeli mamy już przygotowany wzorzec korespondencji możemy skorzystać z dwóch opcji :

Rozsyłanie korespondencji pocztą EMAIL.

Aby to uczynić należy kliknąć klawisz - SERYJNA POCZTA EMAIL, w wyświetlonej bazie adresów zaznaczamy wybranych odbiorców, zaznaczamy adresy : naciskając jednocześnie klawisz Shift i kursor do góry, bądź na dół, lub naciskając klawisz Ctrl i klikając w tym czasie myszą w wybrane adresy. Po wybraniu adresatów naciskamy przycisk OK. w liście adresów. Program Super sekretariat automatycznie roześle listy do wybranych odbiorców.

SERYJNY WYDRUK KORESPONDENCJI.

Seryjny wydruk korespondencji przeprowadza się w sposób podobny jak opisywaliśmy powyżej dla seryjnej poczty email, podstawowa różnica to skierowanie korespondencji na drukarkę nie zaś na serwer. (Wybór adresatów z bazy jest identyczny jak w przypadku rozsyłania dokumentów za pośrednictwem poczty elektronicznej).


Edycja wzorca korespondencji
Edycja wzorów korespondencji

Każdy opracowany wzór korespondencji musi mieć swoją unikalną nazwę np. nota odsetkowa, upomnienie. Dzięki tej nazwie bez problemu odnajdziemy wybrany szablon. Nazwę należy zapisać w jasnym polu dialogu, w sąsiedztwie klawisza TEST.

Pola adresowe

użytkownik może tutaj wybrać z dostępnej listy te pola z danymi adresowymi, które chce wykorzystać w korespondencji. Z bazy adresowej we wskazane miejsca wstawione zostaną konkretne dane wybranych adresatów.

Pola stałe

 jeżeli w dokumencie chcemy umieścić informację o tym kto jest jego autorem, a także zapisać konkretną datę i czas powstania wówczas możemy skorzystać z pól stałych.

Pola użytkownika

Definiowanie pól użytkownika

użytkownik ma możliwość dowolnego zdefiniowania dziewięciu pól, które może następnie wstawić do wzorca korespondencji. Mogą to być pola, zawierające często powtarzające się
w tekście informacje. Zamiast każdorazowo je wpisywać użytkownik klika myszą w wybrane pole, a zanotowana w nim informacja pojawia się w tekście dokumentu.

W każdej chwili możliwy jest podgląd przygotowywanego wzorca poprzez naciśnięcie klawisza TEST.


Przeglądarka internetowa
PRZEGLĄDANIE STRON INTERNETOWYCH.

Jeżeli chcesz przeglądnąć strony internetowe :

W pole dialogu adres wpisz dane adresowe strony, którą chcesz przeglądnąć, a następnie kliknij w ikonę połącz (pierwsza z  dwóch ikon funkcyjnych po lewej stronie / obok znajduje się ikona za pomocą, której zatrzymujemy połączenie).