Program służący zarządzaniu informacją osobistą, to nieodzowne narzędzie dla ludzi zapracowanych. Wybór właściwego pakietu, który najlepiej dopasuje się do charakteru naszej pracy, to istotne zadanie. Każdy z nas przyzna: uporządkowanie własnych spraw zawodowych to marzenie "ściętej głowy". Raz usiłujemy odnaleźć numer telefonu, innym razem staramy się skojarzyć, kiedy i gdzie ma się odbyć następne spotkanie... Tymczasem zaplanowany termin właśnie mija i jesteśmy w kropce. Na biurku króluje bałagan, tysiące listów, karteczek z nie podpisanymi numerami telefonów, żółtych przylepnych kartoników z niepełnymi adresami. W jaki sposób zapanować nad bałaganem? Jeżeli taki już jest styl naszej pracy, to chyba nic się nie da zrobić, a przenoszenie wszystkich tych informacji do komputera odniesie tylko taki skutek, że stworzymy sobie dodatkowy, elektroniczny bałagan. Jednak, jeśli naprawdę chcemy włożyć w to nieco wysiłku, by trud nasz procentował w przyszłości, znalezienie właściwego PIM - Personal Information Manager - warte jest zachodu. Różne potrzeby, różne programy PIM By pomóc w wyborze, PC World Test Center przetestował kilka programów zarządzania informacją osobistą: Act 2.0 for Windows (Symantec), Ascend 5.0 (Franklin Quest), Ecco Pro 3.0 (NetManage), GoldMine 2.5a (Elan), Janna Contact 95 (Janna Systems), Lotus Organizer 2.1, Microsoft Schedule+ for Windows 95 oraz Sidekick 95 (Starfish). Produktami działającymi pod Windows 95 są trzy pakiety: Janna Contact, Schedule+ oraz Sidekick. Pozostałe programy, to aplikacje Windows 3.1. PIM-y wydają się stawać dziś nową i traktowaną bardzo poważnie kategorią programów, o czym świadczy chociażby fakt, że trzy główne pakiety biurowe mają je na standardowym wyposażeniu: Lotus SmartSuite posiada Organizer, Microsoft Office 95 ma Schedule+, zaś PerfectOffice - InfoCentral. Aplikacje tego rodzaju kładą duży nacisk - przynależąc do świata komputerów osobistych - właśnie na słowo "osobisty". Jedne z nich przypominają wyglądem normalne notatniki z kartkami mocowanymi metalowymi obręczami. Inne wyglądają jak katalogi przeznaczone na korespondencję. Wszystko robione jest pod klienta, a że każdy ma inne gusta, więc i oferta zróżnicowana. Wśród prezentowanych tu ośmiu PIM-ów, każdy powinien znaleźć coś dla siebie, począwszy od domowego amatora na biznesmenie skończywszy. Jeśli spróbujemy zgrubnie sklasyfikować programy, to wyodrębnimy w nich dwie grupy: aplikacje pomocne w zarządzaniu czasem oraz aplikacje pomocne w zarządzaniu informacjami personalnymi. Typowy reprezentant tej pierwszej grupy kosztuje w granicach 100 USD i posiada takie cechy jak: ustawianie spotkań w kalendarzu, elastycznie projektowane listy zadań do wykonania. Druga grupa PIM-ów (cena 200 USD lub więcej) projektowana jest z reguły pod kątem konkretnych potrzeb osób, które mają stały kontakt z klientami. Podobnie jak programy zarządzające czasem, są wyposażane w kalendarz, jednakże kluczową ich cechą jest wymyślna książka adresowa uwzględniająca relacje zawodowe. Spośród produktów z tego porównania Act, GoldMine i Janna Contact, to PIM-y przeznaczone do obsługi kontaktów zawodowych, zaś Ascend, Organizer, Schedule+ oraz Sidekick, to aplikacje "czasowe". Ecco Pro nie pasuje ściśle do żadnej z dwu grup. Jak wybrać właściwy program? Przede wszystkim zadajmy sobie pytanie: w jaki sposób pracujemy? Jeżeli nie możemy "odgonić się" od ludzi, z pewnością przyda nam się pakiet zarządzający danymi personalnymi (kontaktami). Z drugiej strony może się okazać, że częste spotkania, wyjazdy, konferencje, skłonność do planowania, wskazywać będą na zakup PIM-u "czasowego". Jeszcze jednym kryterium jest fakt czy pracujemy indywidualnie, czy w zespole? Jeżeli w zespole, to zainteresujmy się PIM-em z mechanizmami pracy grupowej, który jest w stanie automatycznie sprawdzić grafiki poszczególnych osób, wyszukać pasujący wszystkim termin, wysłać pocztą elektroniczną zaproszenia... Tego rodzaju funkcje na pewno nie są do pogardzenia. W gronie badanych programów jedynie Act, Janna Contact i Sidekick nie dysponują tego typu możliwościami. Nie zawsze jednak PIM-y z grupowymi funkcjami planowania spotkań dysponują równie dobrymi mechanizmami dzielenia się danymi innego typu, np. książką adresową. I tak na naszym przykładzie: o ile prawie wszystkie produkty - oprócz Ascend - są w stanie dokonać dystrybucji tego typu danych poprzez umieszczenie ich na serwerze, to jedynie Ecco Pro i GoldMine implementują to w sposób klarowny i prosty w obsłudze. Korzyści z Windows 95 Trzy pakiety PIM dla Windows 95 korzystają z zalet wewnętrznych mechanizmów systemu, tzn. zostały zintegrowane z klientem poczty elektronicznej modułu Exchange. Nie znaczy to jednak, że aplikacje dla Windows 3.1 z góry postawione są na gorszej pozycji. W rzeczywistości końcowy wybór padł na dwa pakiety - Ecco Pro oraz Lotus Organizer - w wersji dla Windows 3.1. Wszystkie z prezentowanych tu programów pracują bez zarzutu także pod Windows 95, zaś ich nowe wersje dla tego systemu są już tworzone. Użytkownicy sieci powinni dodatkowo zwrócić uwagę na aspekty techniczne. Poszukiwany przez nich produkt winien współpracować z funkcjonującym w sieci oprogramowaniem poczty elektronicznej. Znalezienie właściwego PIM-u, który jest kompatybilny nie tylko z naszym sprzętem, ale przede wszystkim z nami samymi, to zadanie wymagające czasu. Najpierw należy przeanalizować własną filozofię pracy i na tej podstawie zawęzić poszukiwania do produktów, które funkcjonują w zbliżony sposób co my. Jeżeli to możliwe, warto każdy z nich wstępnie przetestować. Gorzej przedstawia się sytuacja, gdy przychodzi znaleźć PIM dla całego zespołu współpracowników. Aby spełniał on dobrze swoje zadanie musi to być produkt, który przypadnie do gustu wszystkim. Czy znajdziemy zatem doskonały program zarządzający informacją osobistą? Na pewno nie i nikt nie zastąpi naszej wewnętrznej dyscypliny i organizacji, ale z pewnością jest też taki program, z którym będziemy się doskonale rozumieli i który przypomni nam w porę o wszystkich czekających sprawach. Act 2.0 for Windows Plusy: Doskonałe funkcje służące zarządzaniu "kontaktami", wbudowany edytor tekstu, dobra współpraca z pocztą elektroniczną. Minusy: Brak możliwości automatycznego planowania grupowego, ograniczone możliwości obsługi dokumentów. Jeżeli nasze zawodowe motto brzmi: najważniejsze jest, kogo się zna, nie zaś co się wie, to ów pakiet PIM z pewnością przypadnie nam do gustu. Jego cena w USA wynosi 199 USD. Jakkolwiek brak mu mechanizmów automatycznego planowania spotkań w grupie, cechuje go łatwość obsługi i stanowi bardzo wygodne narzędzie dla handlowców, agentów nieruchomości i innych osób, których praca polega na kontakcie z klientem. W przeciwieństwie do Lotus Organizer czy Microsoft Schedule+, które są PIM-ami ułatwiającymi organizację czasu, Act bazuje bardziej na książce adresowej niż kalendarzu. Każde spotkanie, projekt, rozmowa telefoniczna, posiada odwołanie do osoby z bazy danych Act. Program nie dysponuje być może tak wieloma funkcjami jak GoldMine, posiada natomiast bardziej przyjazny i przejrzysty interfejs, w którym bez trudu można się zorientować co określone opcje znaczą. Użytkownik jest w stanie bez problemu zaimportować dane do książki adresowej. Ma również do wyboru wiele opcji wydruku oraz generowania raportów, np. raportu z zapisem rozmów telefonicznych. Act jest jednym z dwu pakietów porównania - obok Sidekick 95 - który posiada wbudowany edytor tekstu. Z jego pomocą można szybko napisać krótką notatkę, faks, pocztę elektroniczną i wysłać pod adres znaleziony w książce adresowej. Napisane listy można dołączać do rekordów adresowych, ale na tym koniec - żadnych innych dokumentów Act nie jest w stanie skojarzyć, np. arkusz kalkulacyjny Excela. Przedstawiciele Symanteca twierdzą, że Act to program dla użytkowników przebywających stale w rozjazdach, w terenie u klienta, a nie w biurze. Tym można tłumaczyć brak wbudowanych możliwości planowania grupowego. Program nie jest w stanie automatycznie zlokalizować wolnego przedziału czasowego, gdy każdy pracownik jest do dyspozycji, wynaleźć wolną salę konferencyjną, zaplanować spotkanie i powiadomić uczestników o jego terminie pocztą elektroniczną. Act doskonale współpracuje z popularnymi pakietami poczty elektronicznej, udostępniając skrzynki pocztowe na przesyłki nadchodzące i wychodzące. Udostępnia również narzędzia potrzebne do przygotowania wiadomości, dołączenia do nich pliku, zbioru z danymi personalnymi, bądź zbioru z wypełnionym fragmentem kalendarza. Bazująca na danych adresowych architektura Act może być niepotrzebnym utrudnieniem, jeśli ktoś zamierza tylko korzystać z kalendarza i prostego notatnika. Niestety, brak planowania grupowego czyni go nieco nieprzydatnym do użytku na miejscu. A jednak dla osób o indywidualnym charakterze pracy jest to doskonałe narzędzie. Producent: Symantec Informacje: MSP, 00-108 Warszawa, ul. Zielna 39, tel. (0-22) 264011, fax (0-22) 6204174